Rubel förbättrar arbetseffektiviteten. Förbättra effektiviteten hos personal i alla branscher

Hallå! I den här artikeln kommer vi att prata om personlig effektivitet.

Idag lär du dig:

• Vad är personlig effektivitet;
• Vad påverkar det?
• Hur man verkligen är effektiv.

Vad är personlig effektivitet

Låt oss börja med den teoretiska delen. Själva begreppet personlig effektivitet vanlig person förståeligt, men något suddigt. På grund av att det inte finns någon tydlig definition uppstår problem i metodiken och i allmänhet i själva omfattningen. Låt oss försöka definiera en persons personliga effektivitet.

Personlig effektivitet – en persons förmåga att utföra vissa uppgifter så snabbt och effektivt som möjligt.

Baserat på denna definition är det redan möjligt att ge ut de viktigaste problemen som en person står inför när han utför vissa dagliga uppgifter:

• Växla uppmärksamhet;
• Arbetet är inte fullt ut.

Det vill säga, vi kan säga att personlig effektivitet innebär en tydlig koncentration på utförandet av en viss uppgift på maximal nivå. Idag prioriterar psykologer alltmer frågor om personlig effektivitet. I en värld full av information är det ganska svårt att inte drunkna i en sådan ström, att filtrera bort den rätta.

Varför är det viktigt att utvärdera och förbättra personlig prestation

Effektiviteten hos en viss person kan inte bara påverka en persons prestation specifik uppgift i arbetet eller studier, men också i allmänhet på strävan efter vissa mänskliga mål.

Genom personlig effektivitet kan vi inte bara bedöma hur snabbt du slutför uppgiften som arbetsgivaren tilldelat, utan också hur snabbt du kan klättra karriärsstegen, ta emot och använda ny information och uppnå sina mål.

Personlig effektivitet är ansvarig för en viktig parameter - arbetsförmåga. En person med liten effektivitet kommer att släpa efter oändligt medan mer framgångsrika människor använder sin potential för att utföra sina uppgifter. För att bättre förstå själva innebörden av att använda personlig effektivitet måste du ta upp ämnet talang och använda din potential.

Det är ett välkänt faktum att framgång består av hårt arbete och talang. Dessutom lägger folk fram olika proportioner, från 10% av talang och 90% av arbetskraft, till 50/50.

Personlig effektivitet är en analog av arbete med användning av ens talang. Det vill säga att du använder dina resurser för att nå ditt mål så snabbt som möjligt, med minsta möjliga ansträngning.

Detta betyder inte att utförandet av uppgiften kommer att vara av dålig kvalitet, tvärtom, ju mer effektiv en person är, desto mer effektivt kommer han att slutföra arbetet på kort tid.

Följaktligen kommer en ökning av personlig effektivitet oundvikligen att leda till det faktum att en person kommer att spendera mycket mindre tid på vardagliga angelägenheter.

Exempel: den anställde har anförtrotts uppgiften att analysera konkurrenter inom branschen för sitt företag. Baserat på denna rapport kommer han att behöva göra sin egen analys, bedöma utsikterna för företagets utveckling och i allmänhet avge sin dom om lämpligheten att gå in på marknaden. Den anställde kommer att klara av en sådan uppgift från 1 vecka till 1 månad. Och ju högre effektiviteten är, desto mindre tid kommer att läggas på denna uppgift.

Vi talar mer om tidpunkten för uppgifter, och inte deras kvalitet, i första hand utifrån moderna verkligheter. Problemet med det nuvarande arbetet är att inte klara av uppgiften på nivån – det är nästan aldrig problem med detta. huvudproblemet- i .

Alla märkte ett sådant fenomen bakom sig: de första 20-30 minuterna på jobbet börjar du utföra de uppgifter som tilldelats dig med brinnande ögon. Sedan sjunker effektiviteten, ögonen slutar bränna, och det som tog 5 minuter tar gradvis 10, 15 och 20.

Om du vid den här tiden ser på dig själv utifrån kan du märka oändliga distraktioner, försvagning av koncentrationen, byte från en uppgift till en annan och andra riktigt ineffektiva saker. Och ett sådant fenomen observeras överallt, inte bara på jobbet utan också i skolan, när man genomför, tränar, läser etc.

Det är för att minska tiden för att slutföra en uppgift och därigenom öka din produktivitet som du behöver träna upp personlig effektivitet.

Vem rekommenderas att förbättra personlig effektivitet i första hand

Personlig effektivitet krävs för att träna absolut varje person, men vissa yrken kräver ett speciellt förhållningssätt till detta. Låt oss ta itu med dem som först av allt och omedelbart behöver ta hand om sig själva.

Frilansare. Låt oss börja med dem. Detta är en speciell kategori av arbetare som utför olika uppgifter. Det kan vara skapandet av program, design, bokföring osv.

Denna kategori av människor är mest mottagliga för informationsattack på grund av ständig kontakt med information. Om på jobbet på kontoret sociala nätverk, nyhetssajter och andra sätt att döda tid och distrahera från arbetet blockeras eller övervakas, så finns det inga sådana begränsningar när man arbetar hemifrån.

Ofta, för att utföra en uppgift som tar högst 15 minuter, spenderar den genomsnittliga frilansaren mer än en timme. Det är för att få jobbet gjort snabbare, öka intäkterna, antalet kunder och samtidigt frigöra tid för mer intressanta saker – frilansare behöver hela tiden förbättra sin personliga effektivitet.

Affärsmän. Alla som har några, liksom direktörer och toppchefer i stora företag, kommer att hamna i denna kategori. I den moderna ekonomins verklighet har affärsmän och företagsledning en mycket begränsad tid på sig att lösa viktiga problem.

Samtidigt har de mer ansvar än vanliga anställda. Det är för att hitta tid till allt, och lämna några timmar till för livet utanför jobbet, som du behöver utveckla din personliga effektivitet.

Studenter. Alla som lär sig något kan inkluderas i denna kategori. Oavsett om det är en skola eller en tvåmånaders redovisningskurs, är att utnyttja din potential i dina studier fullt ut den primära uppgiften för dessa personer.

Att få maximal mängd användbar information, filtrera bort det från onödigt skräp och göra det lämpligt att använda för ens egna syften är en uppgift som beror på personlig effektivitet.

När bildas personlig effektivitet?

En persons personliga effektivitet är en subjektiv faktor. Det börjar bildas i förskoleåldern, och toppen av bildningen faller på 19-25 år, den tid då människor precis börjar arbeta och använder allt som de fått under sin utbildning.

Men hela grunden förvärvas i skolan, när själva multitasking av elever visar sig: du måste göra läxor, göra vad du vill, sitta på sociala nätverk, ta en promenad med vänner, utföra uppgifter för föräldrar runt huset, och så på. Det är under denna period som prioriteringarna görs.

Men det betyder inte att det är omöjligt att öka den personliga effektiviteten vid en senare ålder. Det är efter 23-25 ​​år som folk funderar över hur de kan öka sin effektivitet för att kunna ägna tid åt sin familj och lämna lite till sina hobbyer.

Därför är det nödvändigt att öka sin egen effektivitet så tidigt som möjligt, men även i en senare ålder kan man inte säga att en person inte klarar av att förändra sig själv och börja bli mer effektiv.

Tre faktorer ligger till grund för personlig effektivitet:

• Sätta mål;
• Resursanvändning;
• Socialisering.

Målsättningär den viktigaste faktorn av alla tre. För att kunna arbeta effektivt måste du förstå varför du gör det. Ett väl definierat mål är grunden för resultatet. Det är viktigt att sätta delmål. Det minsta tidsintervallet för ett mål bör vara 1 dag.

Resursanvändning. En jämförelse av personlig effektivitet med ekonomin är utmärkt här. Ekonomi är vetenskapen om att använda en begränsad mängd resurser för att möta behov. Om vi ​​drar en analogi med en person, så har alla sin egen tillgång på resurser som måste användas för att uppfylla sina mål.

Socialisering. Också en ganska viktig faktor. Han ansvarar för kommunikation och genomförande av mål i samhället. Varje dag möter en person oundvikligen andra människor, och de påverkar också uppfyllandet av hans mål, precis som han själv.

Det är för att träna upp förmågan att uppnå mål som du behöver lära dig att bygga relationer med människor, och se till att de hjälper till att nå mål på ett eller annat sätt.

En person som vill utveckla sin personliga effektivitet måste röra sig i dessa tre riktningar:

• Lär dig hur du ställer in dina mål på rätt sätt.
• Försök att använda dina resurser mer klokt för att uppnå dem;
• Interagera med människor för att genomföra deras planer.

Metoder för att förbättra personlig effektivitet

Det finns många metoder för att öka den personliga effektiviteten, men de talar alla om samma sak. Vi har sammanställt de 10 mest populära sätten att öka den personliga effektiviteten åt dig, och efter minst hälften av dem i flera månader kommer du garanterat att märka en ökad effektivitet.

Planera

Ett av de viktigaste sätten att förbättra effektiviteten är att planera din dag väl. Detta är en av de viktigaste färdigheterna som kan öka prestationen under hela dagen.

Abraham Lincoln var en verkligt lysande man som kunde uppnå de mest ambitiösa målen endast genom sin personliga effektivitet. Han arbetade nästan alltid maximalt, och detta skilde honom positivt från alla som stod i vägen för att uppnå hans mål.

Att arbeta mot ditt mål är det första området du måste arbeta med först. Det är bäst att skriva ner dina mål på vanligt papper - det gör dem mer påtagliga. Det är bäst att ha med sig en dagbok med mål och titta med jämna mellanrum.

Men planerna för dagen är bara toppen av isberget. Mål bör också sättas för längre perioder. En person bör också ha ett mål - ett uppdrag som han borde vara lika med. Detta är vanligtvis ett stort och storslaget mål, vars uppnående kan ta nästan en livstid.

Samtidigt är att utarbeta ett kompetent uppdrag det första steget för att bli effektiv.

En broschyr med huvudmålen och uppdraget är också önskvärt att ha med sig. Det kommer att hjälpa till att svara på frågan: "Varför gör jag det här det här ögonblicket”, och kommer också att ge ytterligare motivation till arbetet.

Prioritering

Att prioritera är en viktig färdighet att lära sig så snart du lär dig att sätta upp dina mål. Prioritera - Bestäm vilken uppgift som ska utföras först och vilken efter. Genom att ordna en sådan prioritet kan du lösa de viktigaste uppgifterna i början av dagen med maximala resurser, vilket ger mindre energi till sekundära.

Mark Twain sa: "Om du äter en groda i början av dagen, lovar resten av dagen att bli underbar. När allt kommer omkring har du redan gjort allt det hårda arbetet.”

Det vill säga, du behöver slutföra en stor och svår uppgift omedelbart, utan dröjsmål. Efter det kommer allt annat att verka inte så svårt och du kan göra allt utan mycket ansträngning.

Psykologer håller sig också till en liknande synvinkel. Efter att ha slutfört en svår uppgift upplever en person en våg av endorfiner - glädjehormonet, och som ett resultat - en ökning av den interna tillgången på resurser. Det vill säga, efter en svår uppgift tar du gärna på dig något mindre svårt. Samtidigt bör den trevligaste uppgiften lämnas till slutet. Att sträva efter det kommer också att öka prestandan.

Prioritering gör att du kan välja den största och fulaste grodan, sedan en lite mindre groda och så vidare.

Koncentration av uppmärksamhet

En av de mest komplexa metoder, vilket gör att du kan sprida personlig effektivitet maximalt.

Koncentration - förmågan att fokusera på något specifikt. Det vill säga när du utför en uppgift distraheras du inte av främmande saker, du ägnar dig helt åt arbetet och slutför det mycket snabbare.

Problemet med koncentration idag är en av de mest angelägna frågorna som psykologer fäster vikt vid.

Lite statistik:

• Den genomsnittliga tiden ett barn koncentrerar sig på en sak är 7 minuter. Hos en vuxen kan denna siffra öka till 40 minuter.
• Efter 40 minuter av samma typ av arbete, oavsett hur kreativt det är, sker en förlust av koncentration och en nedgång i effektivitet. Detta påverkar den personliga effektiviteten negativt.

Idag finns det flera metoder för att förbättra koncentrationen, men principen är densamma: du måste med jämna mellanrum ta pauser och efter långa sessioner i samma företag, byta verksamhetsområde. En av de äldsta men mest effektiva metoderna för att upprätthålla koncentrationen är Pomodoro-metoden.

Kärnan i metoden är att du behöver göra en typ av aktivitet i 25 minuter och sedan ordna en 5 minuters vila. Efter att du har gjort den här Pomodoro-cykeln 4 gånger måste du byta aktivitet, även om aktiviteten inte är avslutad. Och efter 1-2 cykler, gå tillbaka till det och avsluta jobbet.

Det finns många andra metoder som du kan lära dig om online.

Gradvis upphörande av prylar på jobbet

Detta följer av föregående punkt. Mobiltelefoner och surfplattor har en negativ effekt på koncentrationen. De gör en person ständigt distraherad av onödig information. Prylar på jobbet ska endast användas för kommunikation.

Begränsa tid på sociala nätverk

Sociala medier är det perfekta verktyget för att minska personlig effektivitet. De tar enormt lång tid och ger ingenting i gengäld. För att rationellt använda din personliga tid och din arbetstid måste du begränsa dig själv så mycket som möjligt när det gäller sociala nätverk.

Spendera så lite tid som möjligt på Vkontakte eller Odnoklassniki, så kommer du att märka att du har mycket fler möjligheter att göra det du verkligen gillar.

Kontroll över välmående

Dålig hälsa är en av anledningarna till att en person inte kan utnyttja sin maximala potential. Under en sjukdom kommer en person att vara praktiskt taget värdelös på jobbet, eftersom han inte kommer att kunna utföra vardagliga uppgifter så snabbt och effektivt som han gjorde tidigare.

Därför bör man komma ihåg att det ibland är mycket bättre att spendera 1-2 dagar för att äntligen återhämta sig än att arbeta med sjukdomen i 1-2 veckor, och därmed sänka din effektivitet.

Det skadar inte heller att slappna av ordentligt innan man börjar jobba. För detta skulle ett bra alternativ vara badkar. För älskare av orientalisk konst kan meditation vara en riktig räddning. Under det vilar människokroppen i ett accelererat läge, och bokstavligen efter 20 minuters meditation kommer du att känna en verklig styrka.

Går in i flödestillstånd

Flöde är namnet på ett ganska intressant psykologiskt tillstånd hos en person, som kännetecknas av toppprestanda. I detta tillstånd kan en person ge ut sitt maximala, eller till och med gå utöver sina egna gränser.

För att komma in i flödet kan du använda interna eller externa stimulantia. Interna stimulantia inkluderar allt som har med en persons personliga motivation att göra. Externa stimulantia inkluderar allt som på ett eller annat sätt kan få en person att lugna ner sig och ställa in på rätt sätt.

Lämplig för detta:

• lämpliga lokaler;
• varmt bad;
• Meditation.

Med inre stimulantia är saker och ting lite mer komplicerade. De är individuella för varje person, men de är lika i en sak - de orsakar en positiv laddning av känslor, vilket gör att du kan fokusera på en sak under lång tid. De handlar också om inneboende motivation. Det räcker med att lära dig om dina motivationsspakar, och du kan enkelt påverka dig själv och gå in i flödestillståndet.

Vet hur man vilar

Detta är en av de viktigaste färdigheterna som de flesta människor har förlorat. Som de säger, i de flesta ordböcker är vila en förändring av aktivitet. Därför kan du inte vila bara liggande på soffan. Du måste göra något annat som använder dina andra muskler och förmågor.

Att ändra typ av aktivitet är något som du bör lära dig på kort tid. Om du arbetar med händerna - spela schack, poker, få din hjärna att tänka. Om ditt arbete är relaterat till mentalt arbete, görs allt precis tvärtom - du behöver vila, belasta kroppen fysiskt, utan att ge den mycket tid att tänka.

Det finns en vanlig missuppfattning att människor som arbetar mycket vid datorn kan koppla av när de sitter på sociala nätverk. Men detta är långt ifrån sant. Tiden vid datorn påverkar ögonmusklerna negativt, såväl som hjärnan, som tvingas filtrera enorma informationsflöden.

Sluta bearbeta

Denna punkt hänvisar till hälsa, men den bör markeras separat. Varje person måste tydligt representera sin gräns - mängden arbete som utförs, varefter han kommer att skada sin kropp.

Vi vet att möjligheterna människokroppär ganska stora, och fall av att gå över den egna gränsen är inte ovanliga, särskilt när det gäller akuta och viktiga arbeten. Men konsekvenserna av sådana fall är inte positiva.

För att kompetent vägra bearbetning behöver du bara ta reda på din omfördelning genom erfarenhet - det tillståndet när ingenting fungerar, arbetet går 2-3 gånger långsammare och fysisk trötthet helt enkelt obalanserar. Och i nästa gång när du når en liknande mängd arbete måste du sakta ner och skjuta upp dem ett tag efter vila.

Lär dig att delegera

Detta gäller särskilt för anställda som är anställda i ledarpositioner. De flesta chefer, särskilt de gamla, försöker göra det mesta av arbetet i företaget ensam. Och detta är fel. När allt kommer omkring blir ledaren som är anställd på företaget en arbetare, men den arbetare som fattar ett beslut kommer inte att bli en ledare.

Det är därför det är bättre att skapa en tydlig hierarkisk struktur, med valfrihet för varje länk - att överföra en del av de befogenheter som ligger hos dig till de övriga, lägre arbetande länkarna. Detta gör att du kan lasta av dig själv och öka effektiviteten för varje enskild länk och anställd.

Ledarens personliga effektivitet är vad hela företaget bygger på. Ju effektivare dess ledningslänk fungerar, desto fler ledningsbeslut kan fattas och desto bättre kommer företagets ekonomiska situation att bli.

Detta räcker enkla metoder som är kända för nästan alla. Men implementeringen av dem kan ta en betydande tid. För att kunna använda dem maximalt måste du göra dessa metoder till dina vanor.

Lathet och rädsla för förändring som hinder för framgång

Lathet finns bara i ordspråk - framstegens motor. Faktum är att detta är en av huvudbromsarna som hindrar en person från att gå vidare. Tillsammans med det kommer rädsla. Och för det mesta är det rädslan för förändring.

En person är rädd att han i en ny miljö kommer att förlora stabilitet. Och stabilitet för de flesta moderna människorär en av de viktigaste aspekterna av ett framgångsrikt liv.

Samtidigt, om lathet är något som kan och bör bekämpas, och varje människa förstår detta, så är rädslan för förändring nästan oöverstiglig ensam.

Ett bra sätt att bekämpa lättja är att utveckla vanor. framgångsrika människor. En av de viktigaste metoderna du bör följa i ditt liv är att se vad framgångsrika människor gör och föra in det i ditt liv.

En annan populär ursäkt är ålder.

Vi kommer inte att fokusera på detta, vi kommer bara att ge några exempel på framgångsrika människor som implementerade sina idéer i en ganska hög ålder:

• Suze Orman är en av de mest kända amerikanska författarna. Fram till 30 års ålder arbetade hon som servitris. Framgången kom först efter 40;
• Harrison Ford är en ganska känd regissör. Fram till 30 års ålder arbetade han som snickare;
• JK Rowling är författaren till Harry Potter-boken. Vid 31 år levde hon fortfarande på socialbidrag;
• Ray Kroc är den nuvarande ägaren till McDonald's. Fram till 52 års ålder arbetade han som resande säljare;
• Henry Ford – du behöver inte förklara vem han är. Först vid 40 års ålder lyckades han starta sin första bilfabrik.

Och det finns hundratals och tusentals sådana exempel runt om i världen. Samma siffra - 30 år, varefter en person blir så tung på uppgång, enligt statistik, förblir bara en siffra. Det är aldrig för sent att börja gå framåt.

Åldern gör förstås människors hjärnor mindre formbara, information absorberas allt svårare, nya färdigheter förvärvas med stor svårighet. Sant, det finns ett men. Detta kommer att vara typiskt för dem som helt enkelt slutade utvecklas efter examen från skolan/institutet.

Om en person uppmärksammar sin egen, studerar ny information, lär sig om nya frågor av intresse för honom, kommer hans hjärna med 100% sannolikhet inte att fungera sämre än i skolan till 50-70 års ålder.

Vi berörde frågan om framgång inte av en slump. När allt kommer omkring, de flesta läsare som har öppnat den här artikeln räknar med att ökad personlig effektivitet kommer att leda dem till framgång.

Och i de flesta fall är kriterierna för framgång: ekonomiskt välbefinnande, god hälsa och familj. Det är personlig effektivitet som är ansvarig för en persons väg till framgång. Ju mer effektivt du använder dina interna resurser, desto mer sannolikt är det att du är bland verkligt framgångsrika människor.

Personlig effektivitet och självutbildning

Här är det nödvändigt att beröra frågan om utbildning och självutbildning. Låt oss börja med det faktum att många människor i sina liv har tänkt på personlig effektivitet mer än en gång, även om de kallade det med andra ord.

De läste ganska mycket på internet och köpte olika böcker om hur man blir rik, berömd och framgångsrik. Och en ganska levande illustration av all sådan litteratur kommer att vara Evgeny Gordeevs verk - "hur man tjänar en miljon". Boken består av 200 sidor, varav 100 är upptagna av den ändlösa upprepningen av ordet "arbete", och de återstående 100 är kantade för att passa planen. Detta är den mest sanningsenliga boken om hur man blir en framgångsrik och rik person.

Det vill säga, du måste förstå en gång att det inte finns något sådant magiskt piller som dramatiskt kommer att göra dig framgångsrik och rik. Du behöver utvecklas, och en av huvudriktningarna är att maximera din egen effektivitet. Från barndomen är människor omgivna av värdelös kunskap, inte lärde det viktigaste - hur man sätter mål, använder sina egna resurser och uppnår dem. Det är därför det första du måste lära dig om du vill bli framgångsrik är att använda dina egna resurser.

Personlig effektivitet och komfortzon

Om hur man är med komfortzonen, säger titeln på en annan bok – ”Kom ut ur komfortzonen. Förändra ditt liv. 21 sätt att öka personlig effektivitet av Brian Tracy. För att öka din personliga effektivitet måste du komma ur din komfortzon till den verkliga världen så snart som möjligt.

En person kan inte uppnå maximalt om han förblir på plats. Naturligtvis är komfortzonen det som gör dig riktigt lugn och till och med glad. Samtidigt markerar du tid, och uppnår inte mer.

Framgångsrika människor stannar aldrig i sin komfortzon, de går framåt i det oändliga. Ett slående exempel är grundaren av varumärket Virgin, Richard Branson. En person som har valt 7 aktiviteter för sitt företag och fortsätter att expandera sin verksamhet.

Naturligtvis kommer det med utmaningar att ta sig ur din komfortzon. Den första är rädslan för att misslyckas. Det andra hindret är lättja. Det tredje är fel miljö. Alla dessa tre faktorer påverkar personlig effektivitet negativt, vilket hindrar dig från att använda din fulla potential. Det är för att göra ditt maximala, sätta upp ambitiösa mål och uppnå dem som du behöver använda metoder för att öka effektiviteten, implementera dem i ditt liv och öka din effektivitet maximalt.

Personlig effektivitet i företaget

Från den personliga effektiviteten hos en individ, låt oss gå vidare till ett helt företag eller företag.

Effektiviteten hos företagets anställda är inte längre så mycket en fråga om psykologi, utan om läskunnighet. Det är därför bra ledare ska arbeta åt flera håll samtidigt - att studera tillämpad psykologi (metoder för att påverka människor) och att känna till grunderna i management. Denna kombination gör att du kan hantera människor kompetent och driva dem i rätt riktning.

Metodiken för att förbättra effektiviteten hos anställda skiljer sig inte mycket från den personliga effektiviteten hos en individ. Samtidigt kommer det att vara nödvändigt att bygga en kompetent som tillåter belöning effektiva arbetare och på något sätt påverka dem som inte arbetar maximalt.

Motivationssystem kan vara helt olika – från monetära (vilket inte är tillräckligt effektivt) till ideologiska (det mest effektiva).

Tänk på två ytterligheter: och ideologisk motivation. Du kan motivera med pengar för ett framgångsrikt slutförande av arbetet eller för att överuppfylla planen. Men det finns en betydande nackdel - för vissa arbetare är pengar inte den främsta motivationen, och kanske går de till jobbet inte på grund av det.

Ideologisk motivation är förmågan att inspirera dina anställda på ett sådant sätt att de genomsyras av idén om företaget och självständigt kommer till slutsatsen: du måste arbeta maximalt för att hjälpa din arbetsgivare att nå sina mål . Det är tillräckligt komplicerat, men intressant sätt, vilket minimerar kostnaderna för monetära belöningar, men ökar effektiviteten för de anställda.

Men i sin rena form är två sådana motivationsmetoder nästan omöjliga att möta. Därför måste arbetsgivare kombinera flera tillvägagångssätt: ge bonusar till särskilt framstående anställda och deklarera sina högprofilerade mål på bolagsstämmor.

Ett litet liv hack för affärsmän: en kompetent uppdragsbeskrivning motiverar anställda perfekt. Ju större, mer intressant och "vitare" företagets uppdrag är, desto fler anställda är redo att tro på det och ge sitt bästa.

Utöver uppdraget kommer ett personligt exempel vara ett bra sätt att motivera personalen. Historien om toppchefen Lee Iacocca förtjänar uppmärksamhet i denna riktning. Denna toppchef gjorde ett åtagande att få Chrysler ur krisen. Och för att visa alla anställda att han är en del av teamet, satte han sig en lön - $ 1 per år.

Dessa är naturligtvis extremer, och den här metoden har länge varit populär och är redan något hackad. Men huvudprincipen är tydlig – om du vill inspirera dina medarbetare att göra sitt bästa – visa dem hur man gör.

Slutsats

Personlig effektivitet är en persons förmåga att utföra de uppgifter som tilldelats honom med högsta kvalitet och på kortast möjliga tid. Personlig effektivitet är grunden livsframgång, utan att öka vilket, den genomsnittliga personen kommer aldrig att kunna klättra på den sociala stegen.

Psykologin för personlig effektivitet under 2000-talet är sådan att en person måste försvara sig mot överdrivna flöden av värdelös information. Det är därför minskningen av personlig effektivitet måste förknippas med distraktioner och skapande av fel mål.

Metoder för att förbättra personlig effektivitet är ganska enkla: de involverar alla, i en eller annan grad, att fokusera på en specifik uppgift, prioritera och balansera arbetsbelastning och bearbetning.

Det är nödvändigt att öka den personliga effektiviteten genom att utveckla vissa vanor, vars förvärv kommer att ha en positiv inverkan på prestation och kommer att ge positiva resultat både i livet och i en karriär.

Prestationsindikatorerna för anställda i företaget är det som bör ägnas särskild uppmärksamhet. Uppfyllelsen av deras maximala av varje anställd är ledningens huvuduppgift.

Alla som jobbar hela dagarna vet att det väldigt ofta inte räcker till med arbetstid för att göra allt. Du kan dock förbättra din produktivitet avsevärt om du lär dig speciella vanor som är utformade för att öka din arbetseffektivitet. En produktiv arbetare får ut det mesta av varje minut av sin arbetstid och ägnar det mesta av sin uppmärksamhet åt de viktigaste uppgifterna först. Arbetsplatsens effektivitet kommer inte bara att förbättra din produktivitet och vinna över din chef, utan det kommer också att få dig att känna att du har slutfört din uppgift för idag och haft en produktiv dag på jobbet.

Steg

Hur man fokuserar på jobbet

Håll arbetsplatsen ren och snygg. Ibland, för att arbeta mer effektivt, räcker det med att bara ta bort onödiga saker från arbetsplatsen. Skräp stör produktivt arbete. Om du ständigt rotar igenom en hög med skräp för att hitta de verktyg eller dokument du behöver, slösar du bort en anständig del av din arbetstid. Se till att du bara har de saker du behöver varje dag med dig. Förvara allt annat på en annan plats, men så att du vid behov snabbt kan få tag i dem.

Se till att din arbetsplats är utrustad med allt du behöver. Se till att du har allt rätt material och verktyg för jobbet. På kontoret bör till exempel saker som hålslagare, antihäftmaskiner, miniräknare etc. vara redo. Om dina aktiviteter inte äger rum på kontoret och du använder andra verktyg förblir grundprincipen densamma - innan du börjar med arbetsdag måste du förbereda allt du behöver. Forskare som använder sofistikerad utrustning och mekaniker som arbetar med hylsnycklar, det blir bättre om deras verktyg och fixturer är förberedda i förväg för arbete.

• Det betyder också att du måste säkerställa det nödvändiga material. Till exempel häftklamrar till häftapparater, spik (om du är snickare), krita (om du är lärare) osv.
• Se till att dina verktyg är i gott skick. Ett trasigt nyckelverktyg kan störa allt annat arbete. Spara framtida tid genom att regelbundet rengöra och, om nödvändigt, reparera dina armaturer.

1. Gör ett allmänt schema. Om du har många uppgifter kan schemaläggning öka din produktivitet. För att göra ditt schema riktigt effektivt, begränsa dig till en huvudplan (du kan lägga till en kalender för att planera långsiktiga mål). Du behöver inte komplicera ditt arbete genom att göra flera scheman eller berg av påminnelser som du säkert kommer att förlora. Du måste vägledas av en enda plan.

   Begränsa dig själv från saker som distraherar dig. Varje arbetsmiljö har sina egna saker som kan vara distraherande. Det kan till exempel vara en väldigt pratsam och påträngande kollega eller en för tyst atmosfär där minsta prasslande kan vara distraherande. Gör ditt bästa för att vara så fokuserad som möjligt på jobbet. Om din aktivitet låter dig lyssna på musik, ta en MP3-spelare med dig. Du kan till och med sätta upp en skylt eller sätta upp anslag så att kollegorna inte stör dig. Detta kan verka oförskämt för dig, men det är faktiskt ändamålsenligt och effektiv metod se till att ingen distraherar dig medan du arbetar. Glöm inte att du kan chatta med dina kollegor under din pause.

   Använd dina pauser för att reda ut dina personliga angelägenheter. Ironiskt nog kan pauser öka snarare än minska din produktivitet på arbetsplatsen. För det första, så får du den vila du behöver. Utan det kan du bli väldigt trött och arbeta långsammare och mindre produktivt. För det andra kommer du under pausen att kunna göra allt som vanligtvis distraherar dig från jobbet. Har du behövt ta dig i att tänka under arbetstid att du behöver ringa viss person? Gör detta på en rast så att du inte blir distraherad medan du arbetar.

   Utveckling av strategier för effektivt arbete

   1. Dela upp stora uppgifter i små delar. Stora projekt kan skrämma dig: om de är väldigt stora är det lätt att skjuta upp dem och lägga tid på mindre viktigt arbete tills du tvingas börja uppfylla dem före utgången av deadline. För effektivt arbete du bör göra det viktigaste arbetet först, även om det är en liten del av ett stort projekt. Naturligtvis kommer du på så sätt inte att ha känslan av att du har slutfört hela uppgiften (som i litet projekt), men det är ett smartare sätt att använda din tid. I framtiden kommer du att slutföra de viktigaste uppgifterna snabbare om du arbetar med dem lite varje dag.

      • Om du till exempel behöver göra en stor presentation på en månad, ställ in varje dag hur mycket av det här projektet du ska göra idag. Det tar inte lång tid, det kommer inte att distrahera dig från resten av ditt arbete, men det kommer att vara ett viktigt första steg som kommer att göra resten av processen snabbare och enklare.

   2. Gör ditt jobb enklare genom att sprida uppgifterna. Om du inte är i den lägsta positionen kan du kanske fördela uppgifter av samma typ bland dina underordnade för att spara tid. Lägg inte ut den delen av arbetet som bara du vet hur man gör ordentligt. Ge istället underordnade repetitiva uppgifter som tar mycket tid. Så du kan använda dina förmågor i viktigare uppgifter. Om du lämnar över ett arbete till någon, övervaka framstegen och sätt en deadline. Tacka alltid medarbetarna för deras hjälp: om de känner att du uppskattar dem kommer de att arbeta hårt för dig i framtiden.

      Organisera möten rationellt. Det finns en anledning till att ingen gillar dem: enligt en undersökning från 2012 anser nästan hälften av alla tillfrågade att möten är det största slöseriet med tid på jobbet; mer än att ens besöka onödiga platser. Möten kan vara nödvändiga för att diskutera och sätta upp mål. Men om de är dåligt genomtänkta kan möten ofta vara ett betungande slöseri med timmar (och ibland dagar) utan att ta ett viktigt beslut. Här är några tips för att göra dina möten så effektiva som möjligt:

      Undvik konflikter. Tyvärr kan det finnas många stressiga situationer på arbetsplatsen. Om du känner att du är på väg att knäppa, undertryck omedelbart fientligheten. Kanske du, personen du bråkar med, eller båda, uppriktigt borde be om ursäkt. Bättre att göra det förr än senare. Om du låter några slagsmål förvandlas till fejder, kommer din framtida prestation att lida eftersom du slösar tid på att försöka att inte stöta på den personen på jobbet. Men ännu viktigare, det kommer bara att få dig att må sämre, så låt inte arbetskonflikter påverka din produktivitet och ditt humör!

      • Var inte rädd för att kontakta en tvistlösningsspecialist och konfliktsituationer. Entreprenörer vet att konflikter och obehagliga situationer kan störa normalt arbete, så många anlitar specialister vars uppgifter inkluderar att lösa arbetskonflikter. Kontrollera med Human Resources om du är arg, nervös eller rädd för en kollega.
      • När din konflikt väl har lösts behöver du inte vara vän med personen du bråkade med – du behöver bara fortsätta arbeta med dem i lugn och ro. Var artig och hänsynsfull på arbetsplatsen, även med människor du inte gillar.

   Förändringar i livsstil

   1. Avsätt tillräckligt med tid för vila. Trötthet har aldrig förbättrat kvaliteten på någons arbete; hon kan sakta ner arbetsaktivitet, minska effektiviteten, och om du sover lite kan det påverka dig under viktiga möten. Dessutom leder regelbunden sömnbrist till många hälsoproblem. Somna inte vid ditt skrivbord och hoppa sedan över jobbet för att du inte mår bra. 7-8 timmars hälsosam sömn kommer att vara den bästa medicinen för dig.

      • I bästa fall tröghet på arbetsplatsen - litet problem. I värsta fall kan det innebära en allvarlig fara. Om människors säkerhet står på spel i ditt jobb (till exempel arbetar du som flygledare eller lastbilschaufför) är hälsosam och tillräcklig sömn oerhört viktig för dig.

   2. Börja med sporter. Forskare har bevisat att träning förbättrar humöret och produktiviteten på arbetsplatsen. Detta gäller särskilt för kontorsanställda. Om du tillbringar större delen av dagen med att sitta framför datorn, försök att lägga lite vikt vid fysisk aktivitet varje dag. Så det blir inte bara lättare för dig att sitta på jobbet, utan du kommer också att må bättre, mer energisk och du kommer att få mer motivation att jobba.

      • Om det här är första gången du tränar, prova att koppla ihop lite måttlig konditionsträning med styrketräning.

   3. Var på gott humör. Om du försöker förbättra din arbetseffektivitet kanske du vill ta ditt arbetsliv på allvar. I många fall detta dålig idé: kanske du kommer att förbättra effektiviteten för en kort tid men om du alltid begränsar dig själv från att trivas på jobbet kommer du lätt att slita ut dig själv, vilket leder till slöhet, stress och brist på motivation. Försök att vara på gott humör: om du mår bra på jobbet är det mer sannolikt att du är motiverad och driven. Gör de små sakerna som hjälper till att höja ditt humör utan att stå i vägen för din produktivitet: lyssna på musik med hörlurar, träna eller ta med din bärbara dator till ditt pausrum för lite lugn och ro.

      • Få ut det mesta av din rasttid: njut av möjligheten att äta gott, chatta och skratta med dina arbetskompisar.
      • Snåla inte med kaffe. Det kan vara ett fantastiskt botemedel de dagar då du känner dig extremt utmattad, men om du dricker det varje dag kommer du att bli beroende av det, och det kommer inte att göra dig någon nytta.

   4. Ge dig själv incitament. Det är lättare att arbeta effektivt när du har en bra anledning att göra det. Om det en dag blev svårt för dig att tvinga dig själv att arbeta, tänk på de främsta anledningarna som tog dig till det här jobbet: dina livsmål, drömmar eller självförverkligande. Försök att se ditt jobb som ett sätt att nå ett slutmål - din idealiska livsstil. Om du älskar ditt jobb, tänk på hur jobbet får dig att känna: Har du en känsla av prestation, prestation när du slutför en uppgift?

   5. Belöna dig själv. Om du framgångsrikt har förbättrat din produktivitet, fira: du förtjänar det. Det är inte lätt att bryta dåliga vanor och utveckla bra, så belöna dig själv för ditt hårda arbete. Ta en drink efter jobbet på fredag, gå på klubb med vänner eller bara ligga i sängen med en bok. Gör det som ger dig nöje efter arbetsveckan. Genom att belöna dig själv ökar du din känsla av prestation, vilket är en viktig del av att hålla dig motiverad.

      • Belöningen behöver inte vara stor eller storslagen. Det behöver inte heller vara något dyrt. Moderata måttliga belöningar är bäst. Spara din Rolex för ett speciellt tillfälle.
   • Gör mer komplexa projekt direkt, istället för att lämna dem till senare. På så sätt kommer du inte att försöka undvika dem och vänta i spänning på att deras tur ska komma. Genom att göra ett sådant projekt först är det mer sannolikt att du blir nöjd och kan avsluta din dag på en positiv ton genom att göra roligare eller mindre svåra projekt.

Oavsett vilken produkt ett företag skapar, kan ökad arbetseffektivitet förbättra resultatet. Att göra mer med mindre är verkligheten i dagens konkurrensutsatta affärsmiljö, och den dynamiken kommer sannolikt inte att förändras inom kort.

Anton Solovey, chef för Falcongaze expert direction, berättar om metoder för att öka arbetseffektiviteten i företaget och ger råd om hur man organiserar arbetsflödet på ett sådant sätt att man får maximal produktivitet.

Det verkar irrelevant 2018 att påminna dig om att datorteknik är ett utmärkt sätt att öka företagets produktivitet och hjälpa varje anställd att få mer gjort på kortare tid. Detta är dock ett så dynamiskt utvecklande område som kräver separat kontroll över nya innovationer som förändrar idén om arbetsflödet.

Att bedöma företagets tillstånd och behovet av datateknik är det nödvändigt att studera manuella processer som används av företaget och bestämmer hur de kan använda rätt teknik.

Det finns också uppgifter med Internetfiltrering (hur man förhindrar att den tid som sparas på detta sätt slösas bort) och att organisera praktiska verktyg för kommunikation inom teamet: e-post och anslagstavlor, snabbmeddelanden och så vidare.

Till exempel på Rusbase fanns en berättelse om optimering av hanteringen i Nimax-studion, där det fanns råd om att välja nytt system projektledning och försäljning, samt en ny budbärare. Det är inte så viktigt vilket särskilt verktyg som kommer att användas – det är mycket viktigare att det är lika för hela laget och att det används enhetligt. Och dessutom säker.

Kontrollera och sätta deadlines

Det är nödvändigt att spåra och begränsa hur mycket tid en anställd lägger på uppgifter. För att göra detta kan du använda en av aktivitetsspårningsapplikationerna och på så sätt bestämma vilka uppgifter som utförs i allmänhet under dagen. Detta kommer att hjälpa till att överge det överflödiga och installera optimal tid för att lösa problemet. Detta är den så kallade hanterade stressen. När en anställd tittar på sin klocka blir han fokuserad och produktiv.

En viktig poäng är att optimeringsprocessen inte ska vara kaotisk, utan kontrollerad.

Trots att vår utveckling - SecureTower DLP-systemet - är designad främst för att ge informationssäkerhet– många kunder använder det också för att arbeta med affärsprocesser. Till exempel är det efter implementering möjligt att analysera tillståndet för informationsflöden, hur avdelningar interagerar med varandra, var och vilken information som lagras, hur effektivt ledningssystemet fungerar, om det finns tydligt illojala medarbetare och i vilka grupper som ska delas in. beroende på graden av uppmärksamhet "säkerhet" till dem. En av de första sakerna som våra kundföretag brukar upptäcka är anställda som surfar på Internet och spelar spel under dagen.

Enligt en undersökning som genomförts under det senaste året av våra chefer mellan företag som använder vår utveckling, rapporterade 80 % av de tillfrågade att läckor av information av kommersiellt värde hade förhindrats i deras företag, och 11 % angav att försök att extrahera sådan data gjordes mer än 10 gånger.

Och vad mer?

En till viktigt tillstånd- att kontrollera inte bara anställda, utan även linjechefer. I ett av företagen, i vars informationsmiljö en DLP-lösning implementerades för länge sedan, utlöste en specialist som arbetade med programmet säkerhetsregler som rapporterade att på redovisningsavdelningen för föregående månad förblev en av datorerna ofta påslagen efter arbetstidens slut, och redovisningsprogram var aktiva i den.

Efter en tilläggsutredning visade det sig att avdelningschefen hade ändrat sig, som ordnade arbetet på ett sådant sätt att en av revisorerna tvingades att ständigt stanna för sent. Han dumpade helt enkelt några av sina uppgifter på en underordnad.

Hur du skyddar ditt företag från illojala anställda

När man bygger modernt system relationer i organisationen kan inte klara sig utan starkt skydd. Å ena sidan kommer DLP-systemet psykologiskt att stimulera medarbetaren att ansvarsfullt följa sina arbetsuppgifter och förbättra det sociala klimatet i organisationen. Och å andra sidan att skydda verksamheten från illojala anställda och insiders vars mål är att skada företaget, dra nytta av dess resurser och stjäla konfidentiell information.

Till exempel, i ett byggnadsdesignföretag, hittades en anställd som läckte information till konkurrenter. Det var inte lätt att spåra hans aktiviteter, eftersom han inte skickade ritningarna direkt via post eller snabbmeddelanden, utan kopierade dem till sin PC och tog bilder.

Med hjälp av modulen för övervakning av filsystem skapade informationssäkerhetstjänsten en databank med särskilt viktig dokumentation. Systemet skannade alla arbetsstationer på nätverket och avslöjade att denna dokumentation lagras av en användare som inte ens var involverad i detta projekt.

Ovanstående metoder för att öka arbetseffektiviteten kräver större oberoende av den anställde, och detta ökar i sin tur vikten av att övervaka hans verksamhet. Att bygga relationer på rätt sätt mellan en arbetsgivare och en anställd kan hjälpa till att få företagets arbete till ny nivå och öka vinsten.

Andelen "arbetsnarkomaner" bland IT-proffs är otroligt hög: de kan diskutera lösningen av ett problem i timmar, sitta vid datorn i dagar, åka på semester i flera år, gå från projekt till projekt. Men denna askes av någon anledning kanske inte påverkar effektiviteten hos IT-avdelningsteamet på något sätt.

Att öka personalens prestationer är en angelägenhet för praktiskt taget varje CIO - och litet företag, och en industrijätte. Personalmotivationssystemet byggs ofta upp genom försök och misstag, och antalet fel är ganska stort. Hur kan man optimera motivationsmodeller? Hur får man människor att vilja jobba i just den här organisationen, att arbeta för att nå ett affärsresultat?

Inom IT-tjänster uppstår ofta en situation när människor är väl motiverade att arbeta med ett projekt, förstår målen och målen för arbetet, tydligt ser horisonter, realiserar ansvarsområden och arbetar med fullt engagemang. I det dagliga arbetet är bilden ofta väsentligt annorlunda: människor tänker inte på de slutliga målen för sitt arbete, känner inte ett incitament att göra det så bra som möjligt. Det visar sig att laget går igenom sprintdistanserna snabbt och smidigt, men prestationerna på stayerdistanserna ser betydligt mer blygsamma ut. Eftersom chefer ofta inte kan vända situationen börjar sökandet efter yttre påverkansfaktorer. Alla förklaringar används - från det allmänna tillståndet i den ryska ekonomin, som, som ett hav i en droppe, återspeglas i de organisatoriska egenskaperna hos enskilda företag, till detaljerna i den ryska mentaliteten, som naturligtvis ibland låter dig "gå snabbt", men bara på grund av det faktum att innan detta "utnyttjas" under lång tid och långsamt. Men hur betryggande och tillförlitlig förklaringen än kan se ut så löser den inte problemet.

För att förstå orsaken till detta fenomen är det nödvändigt att överväga de verkliga, och inte de deklarerade, organisatoriska principerna för företaget i allmänhet och IT-avdelningen i synnerhet.

Formel för framgång

De funderar på att skapa eller förbättra ett motivationssystem när det blir nödvändigt att öka effektiviteten hos medarbetarna, mer rationell användning arbetskraftsresurser. Ofta beskriver chefer problemet ungefär så här: "Människor jobbar underbart, älskar sitt yrke - till den grad att de är redo att ge företaget och sin personliga tid, arbeta övertid på eget initiativ. Dom är - bra proffs. Men generellt sett fungerar inte IT-tjänsten så effektivt som den skulle kunna vara, tid och arbetsresurser används irrationellt.” Ofta uppstår känslan av ineffektiv användning av arbetskraftsresurser på en intuitiv nivå och stöds inte av några indikatorer. Chefer ser ofta en väg ut ur denna situation genom att ändra systemet för personalens motivation, vilket i regel innebär en ökning av lönen.

"Att förbättra resultatet för ett företag eller dess division är inte begränsat till att skapa motiverande system. Effektiviteten av människors arbete beror inte bara på motivation, så det är nödvändigt att överväga det i kombination med andra betydande inflytandefaktorer. Tillvägagångssättet för att skapa ett effektivt system för personalarbete, som vi utövar, används ganska ofta i västvärlden, men har ännu inte blivit utbrett i Ryssland, säger Dmitry Voloshchuk, konsult inom Ecopsy Consultings ledning för "Personnel Performance Management".

Inom detta tillvägagångssätt betraktas effektivitet som en derivata av tre element:

Effektivitet = kompetens / organisatoriska hinder x motivation,
där kompetens är yrkeskunskaper och färdigheter (och när det gäller en anställd i en ledande position även chefsförmåga). Ledaregenskaper är en viktig komponent i kompetensen hos IT-tjänstanställda, eftersom i en affärsmiljö, varav en betydande del är organiserad enligt projektprincipen, tar de flesta specialister från tid till annan en chefsposition - projektledare, chef för projektkontor etc.;

motivation - ett system av materiella och icke-materiella incitament, baserat på människors värderingar och orienteringar;
organisatoriska barriärer är attityder och drag i organisationsstrukturen som hindrar människor från att arbeta med fullt engagemang för företagets bästa. Det kan vara oorganiska arbetsregler, standarder som gör det svårt för anställda att arbeta, luckor i organisationsstrukturen, bristande regelverk och rutiner – till exempel rutiner för att bemöta problemsituationer osv.

Baserat på formeln är det möjligt att överväga anställdas aktiviteter i tre dimensioner - professionalism, motivation och företagsmiljö. ”För att förstå graden av effektivitet i enheten måste man titta på vilken punkt i detta tredimensionella koordinatsystem den finns: hur stor är kompetensen och motivationen, och vilka är de organisatoriska hindren. Först efter det är det möjligt att dra en slutsats om vilka åtgärder som behöver vidtas för att förbättra effektiviteten, säger Dmitry Voloshchuk.

Graden av professionalism hos IT-proffs kan mätas med hjälp av professionella tester eller baserat på bedömning av linjechefen. Situationen är mer komplicerad med deras ledningsförmåga och kompetens – ofta genomgår IT-specialister ingen utbildning i ledningsförmåga och implementerar sina chefsfunktioner utifrån sina egna idéer om dem. Dessutom är situationen utbredd när den bästa IT-specialisten blir chef för IT-tjänsten, oavsett om han har en ledares egenskaper och kompetens eller inte.

Organisatoriska barriärer i olika företag är mycket individuella. Oändligt obligatoriskt kontorsanteckningar, som du behöver skriva av någon anledning, komplicerade procedurer för att samordna åtgärder, föråldrade företagsstandarder och mycket mer kan hålla tillbaka utvecklingen av en organisation. "Det är svårt för människor att se på sina aktiviteter utifrån och vidta åtgärder för att optimera dem - det finns så många aktuella operativa prioriteringar och det finns absolut ingen tid för en kritisk granskning. Som ett resultat av detta underskattas ofta vikten av organisatoriska barriärer. Samtidigt visar erfarenheten att enkla steg för att förbättra affärsprocesser kan frigöra 20-30 % av anställdas användbara tid, säger Dmitry Voloshchuk. "Dessutom, om en person är engagerad i "aparbete", demotiverar det honom."

Teori och praktik

Roman Zhuravlev: "Praktikerna för att hantera IT-tjänster i företag bildar inte något system." Precis som alla andra processer i IT-ledningssystemet bör personalledningen ha tydligt definierade mål som är tydligt relaterade till målen för IT-avdelningen, som, i sin tur är överens om företagets mål och prioriteringar. För att uppnå dessa mål bör uppgifter, huvudaktiviteter, förfaranden definieras. Ansvaret för genomförandet av både enskilda rutiner och processen som helhet bör fördelas. Nödvändiga resurser måste tilldelas, tillgången på nödvändig kompetens måste säkerställas. Det är önskvärt att identifiera och lära sig hur man utvärderar mätbara indikatorer på effektiviteten i personalhanteringsprocessen. Det är viktigt att personalförvaltningens verksamhet omfattar faserna planering, genomförande, utvärdering och förbättring.

"Som regel utgör inte rutinerna för att hantera IT-tjänster i företag något system", säger Roman Zhuravlev, chef för IT-utbildningsavdelningen på IT Expert. - Processer, om de identifieras, interagerar ineffektivt. Målen för IT-tjänsten är inte definierade eller är inte relaterade till företagets mål. Huvudaktiviteterna inom personalhanteringsområdet utförs, enligt honom, ungefär så här:

* planering: kvantitativ - inom gränserna för personalexpansionskvoten, som regel årligen. Kvotberäkningen baseras inte på någonting. Inom utbildningsområdet - inom budgetar - å ena sidan vaga uppfattningar om utsikterna för infrastrukturutveckling - å andra sidan.
* rekrytering: källor är inte systematiserade. Motsvarande avdelnings aktivitet på företagsnivå ger inte resultat när det gäller IT-personal. Professionellt inriktat urval sker slumpmässigt. Utvalda på basis av en expertbedömning av cheferna för IT-avdelningar skickas medarbetarna "till personalen" för registrering och formella kontroller.
* utbildning: helt i enlighet med planeringen, det vill säga slumpmässigt. (En detaljerad kalenderplan kan inte bara upprättas, utan också observeras. Frågan "Varför är dessa människor och dessa program med i den?", hör dock till kategorin retoriska frågor.)
* motivation: anställda som är involverade i projekt är ekonomiskt motiverade att slutföra projektet i tid. Anställda som är involverade i operativ verksamhet motiveras att behålla som en del av ett företagsövergripande motivationsprogram (lön, bonusar, "socialt paket"). CIO:n engagerar sig i detta vid speciella tillfällen, till exempel en nyckelmedarbetares försök att lämna företaget.

De metoder som beskrivs liknar inte alls de rekommendationer som beskrivs i moderna modeller IT-ledning, såsom COBIT, MOF, som avgör behovet av effektiv personalledning, inklusive planering, urval, utbildning, utveckling, motivation, rotation och uppsägning. Orsakerna till denna avvikelse, enligt Roman Zhuravlev, är:

* låg mognadsnivå för ledningsprocesser i de flesta ryska företag;
* osäkerhet om status och mål för IT-tjänsten i företaget;
* otillräcklig utbildning av chefer för IT-tjänster inom förvaltningsområdet;
* Brist på anpassade metoder för personalhantering, med hänsyn till IT-tjänsternas särdrag.

"Under sådana förhållanden finns det i de flesta fall inget praktiskt behov av att "optimera motivationsmodeller". De kommer att förbli modeller”, säger Roman Zhuravlev.

"Det viktigaste är att bygga in ett motivationssystem för en viss person gemensamt system målsättning av företaget (eller divisionen, om vi pratar om IT-tjänst), - säger Elena Sharova, biträdande direktör för avdelningen för företagsledningssystem på IBS. - Varje enskild anställd måste förstå sin roll i den övergripande "arbetsmekanismen" och se hans bidrag till den övergripande framgången. Och motivationsschemat bör vara direkt relaterat till uppnåendet av affärsmålen för enheten och företaget som helhet.

I processen att sätta de allmänna strategiska målen för företaget bryts de ner till nivån för enskilda utförare. Varje medarbetare ska å ena sidan ha en lista med tydliga mål och objektiva kriterier för att nå dem, och å andra sidan se hur hans arbete bidrar till den övergripande framgången. Allt detta skapar den viktigaste psykologiska effekten - en känsla av att tillhöra en stor sak. Utan det är det nästan omöjligt att intressera en anställd.

Det är mycket viktigt att spelreglerna initialt sätts, inte bara när det gäller motivation, utan även organisationen av arbetet i stort. Det är nödvändigt att tydligt fixa vad som är de anställdas ansvarsområden, hur vi arbetar, hur vi kommunicerar, hur och vem som ska kontrollera arbetet, hur vi ska straffa. Arbetsreglerna (och motivationsreglerna i synnerhet) ska inte vara en "svart låda" - de ska vara transparenta och begripliga. Ju mindre subjektivitet, desto bättre.”

inspirationskällor

Elena Sharova: "Varje enskild anställd måste förstå sin roll i den övergripande "arbetsmekanismen." För att bygga ett effektivt lednings- och motivationssystem för IT-tjänsten, betonar Roman Zhuravlev, är det viktigt:

* tydligt formulera verksamhetens mål - IT-tjänsten som helhet, dess individuella divisioner, enskilda utförare. Samordna mål på hög nivå med företagets ledning, uppmärksamma de anställda på dem;
* göra förstärkningar endast beroende av de explicita resultaten av IT-aktiviteter. Belöningar för andras framgång stimulerar dig inte att arbeta bättre. Bonusar och andra incitament baserade på företagets prestation kan bidra till lojalitet hos IT-anställda, men inte till att förbättra kvaliteten på arbetet;
* bestämma de mellanliggande punkterna för att utvärdera aktiviteter - semantiska eller tidsmässiga. Bokslutsbonusen uppmuntrar till bättre arbete i december. Resultaten av interimsbedömningar bör vara snabba och synliga. Den goda prestationsbonusen för första kvartalet som betalades ut i september ses som en försenad betalning;
* göra systemet för ledning och motivation lämpligt för organisationens komplexitet, vilket säkerställer enkelhet, rättvisa och noggrannhet i bedömningar. Ta hänsyn till funktionerna olika sätt aktivitetsledning. Använd data från automationssystem för IT-förvaltningsaktiviteter (register över utfört arbete, rapporter, protokoll, etc.);
* kom ihåg att IT-anställda är olika. En användarsupportoperatör, en programmerare och en nätverksingenjör har olika personlighetsdrag, föredrar olika aktivitetsobjekt, organiserar sitt arbete på olika sätt ... Och ett effektivt lednings- och motivationssystem bör ta hänsyn till dessa skillnader;
* Ge möjligheter till professionell utveckling. För IT-proffs är det vanligtvis en prioritet för en karriär. Inlärningsmöjlighet ger relevans professionell nivå, underhåll och professionell utveckling;
* Försök att etablera effektiv kommunikation med HR-avdelningen. Ofta hjälper han inte CIO:n eftersom ingen av parterna förstår vad de gemensamma uppgifterna är, och inte för att dessa uppgifter inte har några lösningar.

Bröd, kunskap, andlig atmosfär!

"Om vi ​​jämför hela motivationssystemet med ett isberg, så är löner, bonusar och andra materiella förmåner det som ligger på ytan, det som är synligt och relativt lätt att jämföra", säger Nadezhda Shalashilina, HR-direktör för företagsgruppen Lanit. "Men icke-materiell motivation är själva undervattensdelen av isberget, som är mycket större och djupare, och du kan inte direkt se det, även om det utgör det mesta av blocket."

Men än så länge för de flesta är den huvudsakliga motivationsfaktorn materiell motivation. Men denna faktor, enligt Elena Sharova, måste bearbetas subtilt och kompetent: "Finansiell ersättning är inte bara ett köp av en persons kvalifikationer, det bör motivera honom att uppnå specifika mål och stimulera honom att växa. Den ofta förekommande ”rituella” löneökningen årligen med en viss procentsats motiverar inte på något sätt att nå framgång. Medarbetarna uppfattar det som ett faktum och ser inte sambandet mellan löneökningen och kvalifikationstillväxten. Och mer kapabla medarbetare är inte motiverade för snabb professionell tillväxt, eftersom de inte ser hur deras inkomster beror på kvaliteten på arbetet. Således bör en objektiv bedömning (i monetära termer) av den anställdes förmågor utformas med hänsyn till den anställdes bidrag till att uppnå projektmål (om vi talar om projektledning) och möjligheterna för hans professionella tillväxt.

En av de effektiva mekanismerna för materiell motivation är certifieringen av personal. Under certifieringsprocessen kommer medarbetaren överens om mål för året relaterade till yrkes- och karriärtillväxt. I certifieringsformuläret antecknas inte bara hans arbetsuppgifter utan en utvecklingsplan – i vilken ny roll du behöver pröva dig fram, vilka färdigheter och kompetenser du behöver utveckla för att ta dig till en ny nivå. Arbetsmål för året lägger grunden för utveckling av vissa färdigheter. Tillväxten av kvalifikationer, utvecklingen av kompetens och kompetens följs av en förändring av ersättningen.

Det andra verktyget för att bygga motivationsscheman är motivation genom mål. "Målen måste vara tydliga och tydliga indikatorer på deras prestation måste sättas så att det inte finns några avvikelser", betonar Elena Sharova. – Principen är att ett bättre resultat garanterar en större belöning. Det finns alltid en bonusfond. Det är bara nödvändigt att ge mening åt bonusarna som traditionellt utfärdas i olika företag årligen, kvartalsvis eller månadsvis, du måste knyta dem till uppnåendet av specifika mål. Denna mekanism bör inte vara en "svart låda", utan bör vara tydlig och objektiv."

"Med den obestridliga betydelsen av den monetära faktorn är icke-materiell motivation, enligt min mening, den mest pålitligt sätt att behålla högt kvalificerade specialister, särskilt inför en brist på personal och en snabb ökning av lönerna, - säger Nadezhda Shalashilina. "Och allt för att det är icke-materiell motivation som ger människor gemensamma värderingar och mål, passion för sitt arbete, möjligheter till utveckling och självförverkligande, erkännande och verklig glädje av arbetet."

Inom IT-branschen, av allt att döma, är den huvudsakliga faktorn för icke-materiell motivation professionell tillväxt och karriärtillväxt. Därför är det nödvändigt att planera hur medarbetaren ska växa både yrkesmässigt och karriärmässigt, under ett perspektiv på två eller tre år, säger Elena Sharova. "Det är här som verktyget för prestationsbedömning kommer in i bilden igen", fortsätter hon. – Det är under utvärderingen (om det är ett operativt, och inte ett formellt förfarande i företaget) som målen för medarbetarens personliga tillväxt utvecklas och de samordnas med företagets allmänna mål.

För att säkerställa överensstämmelse mellan företagets strategiska mål och individuella anställdas mål har IBS antagit en "top-down" bedömningsmetod - först ledningen och sedan ner på arbetsstegen. Tack vare detta bryts de allmänna målen för toppnivån upp i varje anställds specifika mål. I enlighet med arbetsmålen sätts den anställde utvecklingsmål – vad som behöver läras, vad man ska bemästra. För att visa medarbetarnas utvecklingsmöjligheter sätter vi dessutom alltid något mer ambitiösa mål i certifieringen än vad kvalifikationen kräver. Detta stimulerar och motiverar honom att utvecklas, ger förtroende för att han har många möjligheter och har möjlighet att hela tiden lära sig nya saker.”

Bland de andra viktiga faktorer Icke-materiell motivation kan noteras vikten av ledarens personlighet. "Självklart betyder ledaren och atmosfären han skapar i teamet mycket - företagets uppdrag överförs genom ledaren, han måste hetsa upp hjärtan. Men ändå, den organisatoriska strukturen, särskilt om vi talar om industriell skala, bör inte baseras på ledarens personlighet, utan först och främst på en viss kultur, regler, regler för interaktion och utvecklingsplaner,” Elena Sharova tror.

Enligt en undersökning gjord av Ecopsy Consulting på ämnet "Vad håller begåvade medarbetare kvar i företaget i första hand?" 91 %) visade sig vara den närmaste chefens personlighet. Den höga inkomstnivån steg inte över det tredje steget (16,42 %). "Människor förblir människor. Den materiella komponenten är viktig, men förutsättningarna är viktigare - professionella och personliga. Ingen är redo att arbeta med människor som är obehagliga för sig själva och häller vatten från tomt till tomt, - sammanfattar Dmitry Voloshchuk. - Ämnet om icke-materiell motivation ryska företagär fortfarande dåligt bemästrat, till stor del på grund av att potentialen för materiell motivation inte har förbrukats. Konkurrensen om specialister beror till stor del på denna resurs. Men eftersom vi redan befinner oss i en situation där kandidater bildar marknaden, och efterfrågan på dem är mycket högre än utbudet, kommer frågan om icke-materiell motivation att vara akut under de kommande åren. När lönerna når taket kommer andra resurser att sökas. Och här kommer den ryska marknaden att följa den västerländska vägen: troligen kommer det att vara en motivation som är kostsam för företaget, men som ges till anställda i form av immateriella förmåner: ett socialt paket, möjligheten till gratis utbildning och rekreation, betalning för ett antal familjebehov - livförsäkring, betalning för barns utbildning och etc. Dessa metoder är välutvecklade i väst och kommer snart att implementeras aktivt i ryska företag."

Hur man klargör hemligheten

Utvecklingen av ett motivationssystem för varje företag är individuellt, det beror på många interna och externa faktorer. "När man skapar ett motivationssystem är det först och främst nödvändigt att ta reda på människors interna attityder och hur deras egna mål är relaterade till företagets mål", betonar Dmitry Voloshchuk, konsult på Ecopsy Consulting. – I det ögonblick då ett system för motivation för operativ verksamhet utvecklas är det mycket viktigt att förstå å ena sidan vad företaget förväntar sig av medarbetarna och vad det är redo att motivera dem för, och å andra sidan vad folk förväntar sig av företaget.

Om systemet motiverar för en sak, och folk förväntar sig en annan av företaget, så kommer inte motivationssystemet att fungera eftersom det inte är lämpligt för just dessa personer. Och vice versa - motiverande system bör vara tillräckliga för företagets förväntningar från personalen. Om ett företag förväntar sig en uppdelning lagarbete, men motivationssystemet syftar till att uppmuntra manifestationen av individuella egenskaper, utan att ta hänsyn till hur en person är involverad i lagarbete och arbetar för ett gemensamt resultat, kommer ett sammanhållet team inte att fungera.

Människors interna attityder är ett svårt område att identifiera. De är uppbyggda av sociala, grupp- och individuella preferenser, mål och traditioner. Men trots alla olika interna motiv, vissa karaktärsdrag inneboende i IT-proffs kan identifieras.

Livet från projekt till projekt

Nadezhda Shalashilina: "Icke-materiell motivation är undervattensdelen av isberget." När chefer väljer ut anställda sympatiserar chefer med likasinnade. Som ett resultat, över tid, består teamet av människor med samma sätt att tänka. Tillsammans med de uppenbara fördelarna har detta tillvägagångssätt några nackdelar.

Idag är ledarna för företag och deras divisioner i de allra flesta fall människor som syftar till konstant yrkes- och karriärtillväxt, och IT-sektorn, som redan nämnts, kännetecknas av det faktum att professionell tillväxt har prioritet. Varje nästa steg av professionell tillväxt, som regel, korrelerar med deltagande i vilket projekt som helst. Följaktligen har många IT-proffs utvecklat designtänkande. Genom att bli ledare väljer de ut anställda med liknande affärsegenskaper. Om IT-avdelningens arbete i en sådan situation är organiserat enligt projektprincipen kommer det att vara mycket effektivt, särskilt i ett dynamiskt utvecklande företag. Men om de anställdas nuvarande operativa aktiviteter inte är markerade med tydliga tidsperioder och tydligt beskrivna mål, börjar människor på denna "släta" snabbt tappa livslusten och ger sig snart iväg på jakt efter nya Everests. "Den dagliga verksamheten för sådana anställda kan organiseras i form av miniprojekt, med tydliga mål och ett tydligt system för att utvärdera resultat", säger Dmitry Voloshchuk. "Motivation bör byggas på ett sådant sätt att människor ser tydliga riktlinjer och inser vad det kommer att innebära för dem att uppnå eller inte uppnå sina mål."

Designtänkande är fyllt med en annan fara. Människor som är vana vid projektarbete, anser att det är nödvändigt att engagera sig i genomförandet av så många projekt som möjligt, oavsett den faktiska möjligheten att genomföra dem. Den viktigaste indikatorn på professionellt misslyckande, de anser att projektet avvisas. Därför kan IT-avdelningen vara involverad i många samtidigt genomförda interna projekt som syftar till att automatisera olika affärsprocesser eller förbättra de skapade systemen. Samtidigt överstiger den totala mängden arbete avsevärt kapaciteten hos tillgängliga resurser. Följaktligen kan dussintals projekt vara i ett oavslutat tillstånd i flera år. "Den väsentliga skillnaden mellan en intern IT-avdelning och ett oberoende företag som genomför projekt på marknaden är att den interna avdelningen inte utvärderar sin egen lönsamhet", konstaterar Dmitry Voloshchuk. – Så är läget på de flesta IT-avdelningar hos stora företag. Naturligtvis skulle chefen behöva filtrera förslagen från interna kunder, baserat på de resurser som står till hans förfogande. Men som regel präglas han själv av projekttänkande, och han bildade ett team av likasinnade. Cirkeln sluter sig.

I en sådan situation föreslår vi att ändra värdeorienteringen - det viktigaste är inte antalet implementerade, utan antalet framgångsrika avslutade projekt. Detta innebär automatiskt att ett filter av kundförslag skapas - bara de projekt där de funktionella enheterna verkligen är intresserade av arbete börjar accepteras. Samtidigt måste uppenbart hopplösa projekt avslutas så att resurser inte går till spillo.”

Player Coach Syndrome

Problemet med den "spelande tränaren" är väldigt typiskt för IT-avdelningar. IT-personal är fantastiska proffs med hög kunskapsnivå och rik erfarenhet. De gick från nybörjare programmerare och systemadministratörer till proffs hög nivå, grundligt känna till ämnesområdet och förstå väl vad deras underordnade på alla nivåer gör. Deras nuvarande arbete ligger dock mer inom förvaltningsområdet än inom ett specifikt ämnesområde. Huvudfunktionen för dessa specialister är att sätta uppgifter och övervaka deras genomförande. Men kunskap om ämnesområdet och bristande chefskompetens leder till att de tenderar att analysera varje problem som medarbetarna har för noggrant eller åtar sig att själva rätta till bristerna. På varje begäran om hjälp eller i färd med att övervaka utförandet av order svarar de inte som chefer utan som ingenjörer. "Detta är ett mycket vanligt problem inom IT", konstaterar Dmitry Voloshchuk. – Enheten arbetar ineffektivt, eftersom anställda på högre tjänstemanna- och kvalifikationsnivå lägger sin tid och kraft på att lösa sina underordnades problem. De älskar sitt jobb väldigt mycket och kan inte tacka nej intressanta uppgifterämnesområde, eftersom chefsuppgifter inte fascinerar dem så mycket. I en sådan situation är det mycket viktigt att bygga upp ett prioriteringssystem i motivationsschemat. Om anställda är motiverade för ett affärsresultat kommer de att lösa problemet som helhet, utan att gå in på små detaljer.”

Offentlig framför privat

Dmitry Voloshchuk: "Motivation bör byggas på ett sådant sätt att människor ser tydliga riktlinjer." Ett annat vanligt misstag i att skapa ett motivationssystem är när systemet motiverar människor endast för individuellt arbete och alla indikatorer återspeglar den personliga effektiviteten hos varje anställd. I en sådan situation saknar de anställda en känsla av team, kollektiv ömsesidig hjälp och stöd för bekvämt arbete. I ett lag där alla känner sig som en "stjärna" finns det dessutom ingen lageffekt. Efter att ha trasslat till, tenderar folk omedvetet att lobba för prioriteringarna på sin webbplats, vilket bromsar den vanliga saken. Det finns inte tillräckligt med synergieffekter från lagets arbete.

"Det är nödvändigt att skapa indikatorer för enhetens kollektiva arbete," råder Dmitry Voloshchuk, "och säkerhetskopiera uppnåendet av dessa indikatorer med ett bonussystem. Premierna i detta fall kommer att delas: en del utfärdas på grundval av övergripande indikatorer, och del - på grundval av individuella. Det finns inget revolutionerande i denna metod för motivation - det är så här till exempel bonussystemet för industriföretag tillbaka i sovjettiden. Men det faller nästan aldrig in för CIO:er att tillämpa denna erfarenhet på arbetet på sin underordnade avdelning. Kanske, vid första anblicken, verkar idén att jämföra arbetet för en person som producerar materiella värden med arbetet för en person som skapar intellektuella värden absurt. Men om man tittar närmare så finns det mycket gemensamt i processen att organisera deras arbete och mål. Det är bara nödvändigt att bygga ett motivationssystem i strikt överensstämmelse med de anställdas förväntningar.”

CIO notering

Liksom alla verksamhetsområden genomgår informationsteknologin olika stadier av livscykeln. Först kommer kreatörer till ett nytt område, men med tiden utvecklas teknologier och ett brett lager av hantverkare dyker upp. En tydlig procedur visas, en uppsättning algoritmer och mallar utformade för att lösa problem. Detta är nödvändigt och oundvikligt. Eftersom IT-branschen är ganska ung har kreativiteten inom den relativt nyligen blivit ett hantverk. Därför är det idag typiskt att en IT-specialist som nått högsta professionella nivå tappar intresset för ämnesområdet, vilket inte längre ger honom möjlighet att lösa problem av allt högre komplexitet. Den sakramentala frågan uppstår: vad ska man göra? "Det finns två utvägar: antingen skjuta professionella prioriteringar i bakgrunden och njuta av livet, eller leta efter nya tillämpningar inom professionell verksamhet", säger Dmitry Voloshchuk. - Om det första alternativet är oacceptabelt, kan lösningen för CIO:n vara att byta roll, att gå in i chefsaktiviteten. Dessutom är IT-miljön arrangerad på ett sådant sätt att en person kan nå en mycket hög karriärnivå samtidigt som han förblir expert.

Idag har företag ett seriöst behov av att effektivisera IT-tjänsterna, för att öka deras hanterbarhet. IT-tjänster har stora budgetar, stora framtidsutsikter, stora risker med analfabeter. Situationen har kommit till en kritisk punkt när det är nödvändigt att nå en kvalitativt ny nivå av IT-servicehantering. Företag har redan börjat låta IT-chefer ta del av företagsledning, i strategisk planering. Följaktligen kommer inte bara specialister att efterfrågas, utan specialister med en chefs egenskaper och kunskap. De som kan kombinera båda dessa roller - en expert och en chef - börjar redan bli konkurrenskraftiga och intressanta för marknaden."

Dmitrij Kandybovich, vd personalcop

Otroligt många artiklar och böcker har skrivits om att förbättra medarbetarnas prestationer. De pratar om motivation, träning, kompetens, professionalism, personliga kvaliteter och mycket mera. Idag vill jag prata om den andra sidan av att arbeta med personal – kontroll.

Jag tror att många chefer känner till situationen "Katt ut ur huset - möss att dansa", när chefen åker på semester eller åker på affärsresa, och underordnade "slappar av" och inte utför sina direkta uppgifter, flyttar olika uppgifter till nästa vecka. Antalet rökavbrott, försening ökar, folk föredrar att gå tidigt, eftersom myndigheterna fortfarande inte ser.

Hur kan du vara säker på att anställda arbetar och inte sysslar utan överinseende av en chef? Hur kontrollerar man försening, rökpauser, att lämna jobbet tidigt? Hur fixar man improduktiv tid när anställda i oändlighet dricker kaffe och gör personliga affärer på arbetsplatsen?

Självklart kommer kollegor från HR-avdelningar att hitta svar på dessa frågor, men jag, som en professionell med lång erfarenhet inom IT-området, använder i första hand ett övervakningssystem som lösning – ett mjukvarupaket som ger analys av personalens verksamhet.

Hur hjälper övervakningssystemet till att lösa ovanstående problem? Jag ska berätta i ordning. Ett program installeras på varje dator i företaget – en agent som samlar in och överför information till servern. På servern bearbetas och genereras information i form av visuella rapporter som kan ses och analyseras av chefen. Övervakningssystemet fångar början och slutet av arbetsdagen, PC-stopptid, vad exakt den anställde gör på arbetsplatsen: vilka program han använder, vilka webbplatser han besöker, vilka filer han skapar, ändrar eller skickar via e-post, till webbplatser, till molnet.

Låt oss föreställa oss en situation: du är en ledare, du ser hur dina anställda sitter i öppet kontor vid datorer och arbetar. Chefen för försäljningsavdelningen konfererar med kollegor i ett mötesrum, två försäljningschefer åkte på möte med en kund, en kontorschef åkte på lunch och en marknadsförare är på konferens idag, resten är på sina jobb. Allt verkar gå enligt plan, men låt oss öppna övervakningssystemrapporten och se vad som faktiskt händer. Först måste alla möten med kunder eller eventuella evenemang schemaläggas i kalendern. För det andra är övervakningssystemet integrerat i IT-infrastrukturen och ser att frånvaron från arbetsplatsen är förknippad med vissa händelser i kalendern, om det inte finns några händelser i kalendern så registreras driftstopp, frånvaro från arbetsplatsen, vilket kräver en förklaring. Så det kan visa sig att mötet bara är att prata över en kopp kaffe, en av cheferna gick verkligen till kunden och den andra bestämmer sina personliga angelägenheter under arbetstid, till exempel tog han bilen till MOT. Kontorschefen har varit sen till lunch i 20 minuter, och marknadsföraren skulle komma tillbaka från konferensen på eftermiddagen, men han bestämde sig för att inte återvända till kontoret. Och ytterligare två anställda är systematiskt försenade i mer än 30 minuter.

Räkna nu hur många timmar av arbetstid som har gått till spillo och du har betalat ut lön till dina anställda för dessa timmar. Dra dina egna slutsatser. Men jag vill uppmärksamma chefer, det finns ingen anledning att betrakta övervakningssystemet som någon form av strafflösning för att fånga en anställd som inte gör någonting. Resultatrapporten låter dig se flaskhalsar och analysera varför detta händer.

Meddela först dina anställda att företaget nu använder ett övervakningssystem. Du kommer att se en ökad kvalitet arbetsdisciplin helt enkelt för att de anställda är insatta. De kommer inte längre att vara så lätta att springa hem tidigt eller försumma att komma för sent, eftersom de vet att alla incidenter registreras. Anställda kommer att börja behandla planering av sin arbetstid mer ansvarsfullt, spendera mindre tid på underhållningssajter, eftersom de kommer att veta att systemet fixar allt.

För det andra, analysera rapporterna. Kanske är det värt att prata med någon av de anställda och lägga om arbetstiden från 10 till 19, eller från 8 till 17 - medarbetaren bor långt bort och i rusningstid bara fastnar i bilköer och blir systematiskt sen, eller försöker springa iväg från jobbet tidigt för att inte komma in i kork. Analysera hur mycket tid anställda spenderar på icke-kärnhållningssajter och blockera dem helt enkelt – övervakningssystemet har sådan funktionalitet.

För det tredje, förhindra incidenter. Systemet registrerar alla åtgärder med filer - om någon vill stjäla kundbasen får du veta om det. Om någon söker jobb, kommer du att se det på de webbplatser som besökts, eller genom nyckelord som kommer att spelas in från korrespondens i personlig post eller messenger från en arbetsdator. Och naturligtvis, försäkra dig mot illegala handlingar från anställda, till exempel grå system för att arbeta med kunder - detta kan också bedömas av innehållet i korrespondens eller skicka viktiga filer från en arbetsdator.

Så låt mig sammanfatta. Övervakningssystemet tillhandahåller analys av personalens aktiviteter, skyddar mot interna hot som härrör från de anställdas handlingar vid en arbetsdator, låter dig kontrollera affärsprocesser och övervaka de anställdas effektivitet och förhindrar eventuellt dataläckage. Övervakningssystem används av företag olika nivåer, både småföretag upp till 30 personer och flera tusen företag. Nu har övervakningssystem blivit aktivt använda i statliga organ, där de löser inte bara frågor om arbetsdisciplin, utan även säkerhetsfrågor, till exempel inom ramen för antikorruptionslagen.

Personalövervaknings- och kontrollsystemet är ett av de viktiga verktygen för att öka de anställdas produktivitet.