Pieprasījumi arhīvā elektroniskā veidā. Iesnieguma paraugs arhīvā par radiem

Ja vēlaties zināt kā iesniegt pieprasījumu arhīvam par radiniekiem vai senčiem, tad šī publikācija noteikti ir domāta tev. Iedzīvotāju pieprasījumi tiek iedalīti trīs veidos: sociāli juridiskie (izziņas par darba pieredzi u.c.), tematiskie (biogrāfiska informācija par personu) un ģenealoģiskie. Pirmajām divām sugām ir paredzēti atsevišķi materiāli, un šeit mēs detalizēti izskatīsim jautājumu par to, kā iesniegt pieprasījumu arhīvam par senčiem. Raksta beigās ir saite uz vairāku veidlapu paraugu bezmaksas lejupielādi, taču mēs iesakām pirms iesniegšanas pārskatīt paskaidrojumus, lai palielinātu pozitīvas atbildes iespējamību, izmantojot informāciju par valsts iestādēm. Tiem lasītājiem, kuri vēlas ietaupīt laiku un nervus, iesakām mūsu dzimtas izpētes birojā pasūtīt radinieku arhīva ģenealoģisku aptauju. Šī pakalpojuma ietvaros par simbolisku samaksu sastādīsim kompetentu tekstu un norādīsim precīzas koordinātes arhīviem, kur jānosūta pieteikums. Tālāk izlasiet interesantās attiecību nianses ar lasītavu un dokumentu glabāšanas nodaļu darbiniekiem, jo vairumā gadījumu tieši viņi strādā ar lūgumiem par radiniekiem, kas nāk no pilsoņiem.

Pirms iesniedzat pieprasījumu arhīvam par senčiem, pievērsiet uzmanību svarīgajam psiholoģiskais faktors sazinoties ar reģionālo organizāciju pārstāvjiem, kur jāpārsūta dokumenti, kas vecāki par simts gadiem no dzimtsarakstu nodaļas. Vietnes veidotāji meklēja radiniekus vairāk nekā piecdesmit valsts reģionos un, ņemot vērā šo statistiku, atklājās, ka lielākā daļa valsts arhīvu darbinieku ir izglītoti un inteliģenti cilvēki. Pēc darbinieku domām, kavēt arhīvu pieprasījumu apstrādi nav viņu interesēs, jo, jo ātrāk viņi palīdzēs pieteikuma iesniedzējam, jo ātrāk viņi sāks pildīt savus tiešos pienākumus. Ir vērts apsvērt faktu, ka ienākumi no problēmu risināšanas pēc radinieku pieprasījumiem (un tas ir maksas pakalpojums) nonāk valsts kasē, nevis kādam konkrētam darbuzņēmējam. Sakarā ar to, ka atbildes uz pieprasījumiem arhīvam par senčiem neattiecas uz darbinieku pamatdarbību, Jūsu iesniegums var tikt noraidīts, nepaskaidrojot atteikuma iemeslus vai ar formālu atbildi. Dažos interneta resursos federālās aģentūras tātad ir rakstīts: "arhīvs neapstrādā ģenealoģiska rakstura pieprasījumus par radiniekiem speciālistu lielās nodarbinātības dēļ."

Ar dzimtsarakstu nodaļām (civilstāvokļa aktu reģistrācija) lietas ir savādākas. Viņiem ir pienākums atbildēt uz pieprasījumu arhīvam par radiniekiem. Pieteikumi krasi atšķiras, daži interesējas par laulību vai tās šķiršanu starp vecākiem ģimenes locekļiem, citi meklē radinieka dzimšanas vai miršanas apliecību. Normatīvie akti periodiski mainās, tāpēc pieprasījuma brīdī jābūt zināmai precīzai arhīvam pieprasījumu izpildes kārtībai par senčiem. Iestāde var pieprasīt pierādījumu par radniecību ar personu vai miršanas apliecību. Piemēram, vienā no ģimenes pētījumiem dzimtsarakstu nodaļā dokumentu glabāšanas nodaļas darbiniece noskaidroja, ka informāciju drīkst pieprasīt tikai par mirušajiem, un bez papildu atļaujas to drīkst darīt tikai bērni. Paredzams, ka cilvēki atjaunos pierādījumus personīgi vai ar pilnvarotu pārstāvju starpniecību. Tas ir, mazdēls ar dzīviem vecākiem nesaņems pozitīvu rezultātu pēc pieprasījuma arhīvam par trešās paaudzes radiniekiem (vecvecākiem). Ja tēvs vai māte nevar meklēt datus, tad jāizsniedz notāram pilnvara uz izpildītāja vārda, kas var būt jebkurš. Tomēr, kā jau minēts, faktiskais darbību algoritms kļūst zināms konkrēta situācija tā rašanās laikā un ir atkarīgs no sūtošā pilsoņa radniecības pakāpes pieprasījums arhīvam par senčiem, ar vēlamo personu. Stingros noteikumos ir loģika. Tikai retais lasītājs būs priecīgs par to, ka kāds cits brīvi "rakās" savu radinieku biogrāfijā un attiecībās vai veic ģimenes vēstures izpēti, savtīgos nolūkos cenšoties atrast kompromitējošus pierādījumus.

Kā iesniegt pieprasījumu arhīvam par ģimenes radiniekiem

Pēc komunikācijas ar arhivāriem pieejas pamatjēdziena izskaidrošanas pāriesim pie Livemem ģenealoģijas vietnes publikācijas tēmas būtības. Kā noformēt pieprasījumu arhīvam par tuviniekiem, lai tas netiktu ignorēts un pēc iespējas ātrāk izpildīts? Vispirms nosakiet, kurā pilsētas arhīvā vai dzimtsarakstu nodaļā jums ir jāpiesakās ar pieteikumu, lai meklētu senci. Institūcijas izvēle radinieku pieprasījuma nosūtīšanai ir atkarīga no uzdevuma veida (izziņu atgūšana vai informācijas iegūšana) un notikuma datuma (dzimšana, laulība vai miršana). Saskaņā ar noteikumiem, ja kopš dokumenta izveides nav pagājuši simts gadi, tad tas ir jāglabā teritoriālajās dzimtsarakstu nodaļās. Bet no mūsu ģimenes izpētes biroja prakses zināms, ka vairāk "jaunu" civilstāvokļa aktu ierakstu atrodami arī reģionālo arhīvu krātuvēs. Tas ir, ja interesē padomju izcelsmes ģimenes dokumenti, tad uz notikuma vietas dzimtsarakstu nodaļu jānosūta pieprasījums par radiniekiem, un, ja tie jau ir nodoti federālajam arhīvam, jūs par to informēsit. atbildes vēstulē. Sabiedriskie dienesti izstrādā centralizētu elektronisku datubāzi ar aktuālu informāciju par iedzīvotājiem, tādēļ, iespējams, drīzumā būs iespēja sūtīt uzziņas par senčiem vietējām organizācijām.

Izskatot lietu par lūgumu meklēt faktus par radiniekiem no baznīcas draudzes reģistriem (grāmatu ar civilstāvokļa aktiem priekštečiem, kas bija oficiāli dokumenti ~ līdz 1917. gadam), ir vērts pievērst uzmanību tam, ka nepieciešams rīkoties pretēji. Sākotnēji pieprasiet informāciju par senčiem no federālajiem arhīviem atkarībā no reģiona, kurā notika notikums, un, ja ieraksti viņiem netika nodoti glabāšanai, pieteikuma iesniedzējs tiks novirzīts uz dzimtsarakstu nodaļu. Atzīmēsim sarežģīto jucekli ar reģioniem, kur robežas dažkārt mainījās administratīvi teritoriālā iedalījuma ietvaros. Ir neskaidras situācijas, kad ciems (ciems, pilsēta) un tā baznīcas draudze, piemēram, 1850. gadā piederēja vienai guberņai, bet 1851. gadā citai. Tas nozīmē, ka baznīcas draudzes reģistri ar senču dzimtas vēsturi konkrētai vietai var glabāt divos reģionālajos arhīvos. Pastāv iespēja, ka pilsonis par to netiks informēts, un uz pieprasījumu tiks atbildēts ar klasisko atbildi "nav atrasts". Ja rodas šaubas par lūguma arhīvam par radiniekiem izskatīšanas rūpīgumu, dublēt vēstuli kaimiņpilsētu iestādēm, kur varētu nosūtīt grāmatas ar senču rituālu ierakstiem strīdīgajās teritorijās.

Tagad mēs tieši izskaidrosim pašu arhīva pieteikuma aizpildīšanas procedūru, lai meklētu informāciju par senčiem, rakstot pareizo teksta pavadījumu. Apskatīsim situāciju, izmantojot piemēru par ģenealoģisku pieprasījumu valsts arhīvam, jo dzimtsarakstu nodaļas gadījumā darbības ir diezgan līdzīgas, un veidlapas, kuras mēs sagatavojām, izmantojot saiti bezmaksas lejupielādei publikācijas beigās, nav. nepieciešams papildu skaidrojums. Pieprasījumu arhīvam par radiniekiem nosacīti var iedalīt trīs blokos (kā paraugā pirmajā fotoattēlā): kur nosūtīta apelācija, tās būtība un kas to sūtījis. Teiksim uzreiz, ka ir jāaizpilda visas daļas, ja vismaz viena ir izlaista, tad ar 99% varbūtību jūsu pieteikums tiks noraidīts. Pirms, kā vaicāt arhīvā par senčiem, dodieties uz iestādes mājaslapu vai pārbaudiet pa tālruni, vai darbinieki principā ir iesaistīti to izpildē. Un, ja notiek darbs ar iedzīvotāju aicinājumiem par tuvinieku datu meklēšanas tēmu, noskaidro, kādā veidā arhīvam būtu ērtāk pieņemt iesniegumu - līdz plkst. e-pasts vai tradicionālā rakstīšana. Ja pieprasījumi tiek apstrādāti tikai fiziskajā datu nesējā (in rakstīšana), nebūs lieki komplektēt paku ar otru aploksni. Diemžēl, pēc arhivāru stāstiem, dažkārt, tieši savu pārsūtīšanas līdzekļu trūkuma dēļ, lūgumus pēc radiniekiem var ignorēt (jo mazāks arhīvs, jo pieticīgāks budžets saziņai par dzimtas senčiem).

Kas attiecas uz dokumenta saturu, tas ir jāzina šādas nianses. Arhīvs, kurā tiek nosūtīts pieprasījums par dzimtas senčiem un sūtītājs, atrodas vizuāli vienotā telpā - augšējā kreisajā stūrī. Šajā gadījumā pieteikums jānosūta uz direktora vārdu. Precīzu vārdu un pašreizējo vadītāju atradīsiet iestādes mājaslapā. Šī informācijas pieprasījuma daļa par radiniekiem izskatās apmēram šādi: "Šāda un tāda Krievijas Federācijas subjekta (reģiona, republikas, teritorijas utt.) Valsts arhīva direktoram viņa uzvārds, vārds, patronīms (no jaunas rindas)". Pēc tam veidlapā norādiet savu pilno vārdu. pieteikuma iesniedzējs, viņa faktiskās dzīvesvietas adrese (kur var saņemt korespondenci), kā arī kontaktinformācija (tālruņa numurs vai e-pasts, vēlams abi). Anonīmus pieprasījumus arhīvam par ģimenes radiniekiem un pārsūdzības, nenorādot atgriezeniskās saites veidus, acīmredzamu iemeslu dēļ darbinieki nepieņem izpildei.

Kā uzrakstīt pieteikuma tekstu, lai palielinātu pozitīva rezultāta izredzes? Uzskatām par nepieciešamu atspēkot plaši izplatīto mītu, kas vēsta: "jo detalizētāka ir pieprasījuma būtība arhīvam par senčiem, jo lielāka iespēja saņemt atbildi ar informāciju no radiniekiem." Šī pieeja ir svarīga, sadarbojoties ar privātiem ģenealogiem vai specializētām organizācijām, piemēram, mūsu ģimenes izpētes biroju "Ģimenes noslēpumu glabātāji". Bet ar valsts iestādēm visam jānotiek tieši otrādi. Jo skaidrāk un kodolīgāk formulēts uzdevums, jo lielāka iespēja panākt, ka arhīvs īsā laikā atrisinās jautājumu un izskatīs lūgumu pēc tuviniekiem. Nevajag rakstīt eseju par cieņu pret senčiem, norādiet tikai precīzus faktus: vietu ar dzimšanas datumu, apdzīvoto vietu, radinieka vārdu, radniecības pakāpi, kā arī ieraksta veidu. Jūs varat rakstīt aptuvenus datus, taču tas palielinās ģenealoģiskā vaicājuma izpildes izmaksas un laiku arhīvā par senčiem, kā arī dažos gadījumos padarīs neiespējamu informācijas meklēšanu par radiniekiem. Arhīva pieprasījuma beigās atzīmējiet, ka procenti ir saistīti ar ciltsraksta atjaunošanu, un jūs piekrītat apmaksāt darbu. Mēģiniet ievietot esenci 3-4 rindās.

Kompetentais aicinājums arhīvā ar lūgumu atjaunot senču vēsturi izskatās apmēram šādi: “Lūdzu, atrodiet mana vecvectēva dzimšanas (vai miršanas) reģistrā tādu un tādu (viņa uzvārdu, vārdu, patronīmu) par X gadu ciemā (ciemā, pilsētā) N. Ja nav metriku, būšu pateicīgs, ja informēsiet par labojumu stāstu, atzīšanās un citu ģenealoģisko avotu drošību noteiktais periods. Veiksmīgi meklējot radinieku, vēlos izsniegt arhīva apliecību (uztaisīt lapas izrakstu, fotokopiju vai foto). Esmu gatavs maksāt par pakalpojumiem." Ja jūs interesē senču laulības rituāls, tad vienkārši aizstājiet frāzi par dzimšanu ar atbilstošu tekstu par laulību. Arhīvu darbinieki neatbalsta neskaidrus formulējumus un liela mēroga pieprasījumus par radiniekiem formā "veikt ģimenes ģenealoģisko izpēti" vai "Es gribu zināt sava uzvārda ģenealoģiju" Šādu problēmu risinājums ir diezgan sarežģīts, un arhīvs, visticamāk, tās neuzņems, jo ģimene nav tās pamatdarbības joma. Neformālās sarunās arhivāri atzīmē, ka pieklājīgi un kultūras komunikācija papildus motivē uz kvalitatīvu darbu veikšanu, kas principā ir gluži dabiski. Atsevišķās iestāžu mājaslapās sadaļā ar iesniegumu apstrādes noteikumiem raksta: "pieprasījumi arhīvam par tuviniekiem, kuros ir piedauzīgi izteicieni, netiek izskatīti." Ir biedējoši iedomāties, ar kādu iedzīvotāju skaitu jums ir jāsaskaras. Nezaudē seju, nediskreditē savu senču piemiņu un uzvedies cienīgi!

Veidlapas apakšā ierakstiet datumu un parakstiet. Tas ir, jums ir jāizdrukā dokuments, jāparaksta un jāskenē (ja mēs runājam par tā nosūtīšanu pa e-pastu). Vēršam lasītāju uzmanību, ka nav jēgas dublēt arhīvam pieprasījuma nosūtīšanu par radiniekiem, jo jauns pieprasījums nonāks rindas beigās un radīs nevajadzīgu slogu darbiniekiem. Labāk nosūtiet iestādei jautājumu: "Lūdzu precizēt mana pieprasījuma izpildes stadiju no Y datuma, pieteicējs ir tāds un tāds." Attiecībā uz laiku izceļam faktu, ka arhīva darba izpilde var ilgt gan dažas dienas, gan vairākus mēnešus. Internetā ir apstiprināti gadījumi, kad atbilde bija jāgaida 10 mēnešus. Tomēr, godīgi sakot, mēs atzīmējam, ka arhīva pieprasījumiem par senčiem, ko sagatavojuši vietnes speciālisti, rezultāts parasti tiek sasniegts 1-2 nedēļu laikā, kas vēlreiz apliecina pareiza dizaina un skaidra problēmas izklāsta nozīmi. Ņemot vērā visus mūsu ieteikumus, sagatavojot pieteikumu, varēsiet veikt pareizu pieprasījumu arhīvam par radiniekiem un iegūt informāciju par ģimenes locekļiem. Starp citu, mēs iesakām mūsu ģenealoģijas birojā pasūtīt detalizētu izpētes plānu, kas būtiski atvieglos senču meklēšanas īstenošanu, kā arī palielinās ciltsraksta atjaunošanā pavadītā laika un ieguldītās naudas efektivitāti.

lejupielādēt standarta pieprasījumus par senčiem arhīvā un dzimtsarakstu nodaļās (185 Kb; formāts: docx).

Ja jums ir papildinājumi - paziņojiet mums komentāros, mēs to izdarīsim noderīgs resurss kopā!

Visas tiesības paturētas, teksta kopēšana ir atļauta tikai ar saiti uz vietni

Katra cilvēka dzīvē var rasties nepieciešamība atsaukties uz arhīva dokumentiem. Iedzīvotāji raksta pieprasījumus, ja nepieciešams atjaunot dokumentus, izveidot no jauna vēstures notikumi, nodibinot attiecības vai Zinātniskie pētījumi. Neapšaubāma priekšrocība ir plaši izplatītā arhīvu tīkla attīstība Krievijas Federācijas teritorijā. Līdzās valsts, kurām ir visbagātākā dokumentālā bāze, ir arī privātās.

Nepieciešamība iesniegt pieteikumus ir saistīta ar arhīvu sarežģīto struktūru. Tūkstošiem fondu, dokumentu kolekcijas, fotomateriāli un citi avoti apgrūtina vajadzīgās informācijas meklēšanu. Tāpēc jums ir jāapraksta pieprasījums pēc iespējas precīzāk. Jo vairāk precizēsiet sev zināmos faktus, jo ātrāk darbinieks atbildēs uz pieprasījumu.

Kompilācijas iespējas

Krievijas arhīvs sadalīts tipos:

Valsts;
pašvaldības;
departamentu;
organizāciju arhīvi;
Privāts.

Visi Krievijas Federācijas pilsoņi var vērsties pēc palīdzības jebkurā organizācijā, galvenais ir zināt, kā pareizi pieteikties.

Pieprasījumu veidi:

sociāli juridiskā– noskaidrot nepieciešamos faktus, ievērojot tiesības un intereses personām vai uzņēmumiem. Tie ietver fizisku un juridisku personu, konsulāro (ārvalstu pilsoņu, ierēdņu) pieprasījumus;
ģenealoģisks- precizēt un precizēt senču biogrāfijas faktus, lai aprakstītu dzimtas, dzimtas ģenealoģiju;
tematisks- tiek darīts, lai iegūtu dokumentus par atsevišķu personas vēstures vai dzīves faktu. Šādi pieprasījumi ir raksturīgi pētniecības aktivitātēm.

Vispirms ir jānosaka, kurā no kategorijām jautājums iekļaujas, kurā arhīvā var atrasties interesējošā informācija.

Var pieteikties:

pie reģistratūras vai MFC (nepieciešama pase);
ar Krievijas pasta vēstuli;
elektroniski vai caur sabiedrisko pakalpojumu portālu.

Mūsdienu tehnoloģijas un Vienotā valsts portāla pieejamība ļauj nosūtīt pieteikumus, neizejot no mājām, vienkāršojot darbu ar Krievijas pilsētu arhīviem.

Informācija tiek sniegta bez maksas, to regulē 2010. gada 27. jūlija federālais likums "Par valsts un pašvaldību pakalpojumu sniegšanas organizēšanu" N 210-FZ. Vienīgais, par ko arhīva administrācija var noteikt cenu, ir informācijas apstrāde un darbinieku veikta jauna izpētes darba sastādīšana, pamatojoties uz pieprasītajiem dokumentiem.

Papildus likumdošanas aktiem ir iekšējie rīkojumi, hartas un noteikumi, kas regulē darbinieku darbu. Federālo arhīvu kolēģijas izstrādātie organizāciju arhīvu darba noteikumi regulē mazo arhīvu darbu.

Arhīvu darba vispārējais princips ir pieejamība un atklātība. Tie tika radīti, lai glābtu svarīgi dokumenti lai tās būtu pieejamas pilsoņiem pēc pieprasījuma. Tomēr ir ierobežojumi piekļuvei noteiktiem materiāliem ar noteiktu slepenības periodu. Tā var būt Iekšlietu ministrijas arhīva, bruņoto spēku vai slavenu cilvēku nominālu kolekciju dokumenti nodevuši radinieki.

Šo rakstu mudināja komentārs:

Es vēlos, lai viņi uzrakstītu rakstu par to, kā uzvarēt arhīvus un izsist palīdzību. Nav iespējams gaidīt.

Runa ir par programmas "NRJ" sākumposmu – dokumentu vākšanu, kas apliecina, ka tavs augšupējais sencis dzīvojis īstajā laikā un īstajā vietā:

16.4. Šo noteikumu 16.1. punktā minētie ārvalstu pilsoņi un bezvalstnieki, kuriem ir (kuriem bija) radinieki tiešā augšupējā līnijā, kuri pastāvīgi dzīvo vai iepriekš pastāvīgi dzīvoja Krievijas Federācijas teritorijā vai teritorijā, kas piederēja Krievijas impērijai vai PSRS Krievijas Federāciju valsts robežās papildus iesniedz vienu no dokumentiem (dokumentiem), kas apliecina (apliecina) šo radinieku klātbūtni, kā arī viņu uzturēšanās faktu. pastāvīgās uzturēšanās attiecīgajā teritorijā (dzimšanas apliecība, laulības dokuments, adopcijas apliecība, radinieka miršanas apliecība, uzturēšanās atļauja, izraksts no mājas grāmatas, dzīvokļa kartes kopija, dokuments, kurā ir informācija par militāro reģistrāciju, militārā apliecība vai cits dokuments (dokumentācija).
16.5. Ja nav šo noteikumu 16.3. un 16.4.punktā norādīto dokumentu, pretendenti iesniedz arhīva izziņas, izrakstus no arhīva dokumentiem, Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu kopijas un (vai) citus arhīva dokumentus.

Ļaujiet man jums atgādināt: Ja plānojat doties uz NPR, saņemot uzturēšanās atļauju citā programmā, jums nav jāvāc senča sertifikāti.

Rakstos par NPR gūtajiem panākumiem ( , ) par sertifikātu vākšanu sīki raksta retais, tomēr šis posms ir viens no grūtākajiem, jo nevar pat aptuveni aprēķināt, cik ilgi tas prasīs un vai tas vispār vainagosies ar pozitīvu rezultātu. Un nevar pat pārmest migrācijas dienestam - te tā loma ir niecīga, līmenī "pieņemsim dzimšanas apliecību - nē, nepietiek." Viss atkarīgs no jūsu neatlaidības, atjautības un arhīva darbinieku vēlmes jums palīdzēt.

Vai tiešām ir tik grūti saņemt palīdzību?

Jā. Pirmkārt, vienota datu bāze, viena iestāde vai organizācija, viena adrese, kur var pieteikties un saņemt sertifikātu/izrakstu, kas apliecina pastāvīgo dzīvesvietu Krievijā (RSFSR) (īpaši internetā, "tiešsaistes" režīmā)NEEKSISTĒ .

Šādu sertifikātu/dokumentu var iegūt dažādās organizācijās, kuru saraksts ir diezgan liels (pasu biroji, vadības organizācijas, arhīvi utt.).

Otrkārt, šo organizāciju darbinieki nebūt ne vienmēr ir noskaņoti pēc iespējas ātrāk palīdzēt svešiniekam bez maksas. Jūsu interesēs ir ne tikai pašam savākt maksimālo datu apjomu pieprasījumam, bet arī regulāri par sevi atgādināt (piemēram, zvanot).

Tālāk ir norādīts jautājuma pieejas princips.

No galvenajiem dokumentiem, kurus var atjaunot vai iegūt no jauna (dublikāts), ir dzimtsarakstu nodaļas dokumenti: dzimšanas, laulības, miršanas apliecības (jāzina precīzi datumi vai vismaz kurā gadā akts veikts, pretējā gadījumā dzimtsarakstu nodaļai var atteikt, paskaidrojot, ka nav iespējas izšķūrēt visu arhīvu).

Obligāti šajā ķēdē no tevis līdz priekštecim papildus dzimšanas apliecībām ir jāņem miršanas apliecības par mirušajiem. Ja iespējams - un par laulībām.

Ja sūtāt pieprasījumu citas pilsētas dzimtsarakstu nodaļai, noteikti: papildus dzīvesvietas pasta adresei (pasta indeksam utt.) pieprasījumā norādiet sev tuvākās dzimtsarakstu nodaļas adresi kur jums tiks nosūtīta atbilde.

Pieprasījumā jebkurā formā norādiet nepieciešamā dokumenta būtību, norādiet detalizētāko zināmo informāciju, kā arī pilnīgus personas datus.

Izskatīšanas termiņš ir līdz 30 dienām. Negaidiet ilgi. Zvaniet un jautājiet par pieprasījuma rezultātiem (tagad nav problēmu ne ar iestādes adresi, ne tālruņu numuriem, to var viegli uzzināt caur internetu). Ja tiek atrasts akta ieraksts, dokuments tiks nosūtīts.

Vietējā dzimtsarakstu nodaļā, saņemot dokumentu, viņiem būs jāapstiprina attiecības: jums ir nepieciešama dzimšanas apliecība un tālāk pa ķēdi (piemēram, vecāks, ja paņemat dokumentu vectēvam); + senča miršanas apliecība (ja sencis miris), un jūsu pase ar notariāli apliecinātu tulkojumu krievu valodā (var uzreiz nākt ar fotokopijām).

Esiet gatavs, ka, saņemot dokumentu "paaudzē" - ja saņemat, piemēram, vectēva dzimšanas apliecības dublikātu, un jūsu vecāks (tēvs vai māte) ir dzīvs, viņiem var būt nepieciešama notariāli apliecināta pilnvara (no plkst. tēvs-māte), vai - tie tiks izsniegti tikai viņiem. Tie. dažiem personīgi jums bez pilnvaras dos dokumentu tikai uz vecāku.

Attālākiem radiniekiem visā ķēdē: vai nu dzīva starppriekšteča pilnvara - vai miršanas apliecība (tad miršanas apliecība apliecina, ka esat viens tiešais pēcnācējs).

Civilstāvokļa aktu valsts reģistrācijas grāmatu glabāšanas laiks dzimtsarakstu nodaļās ir 100 gadi (Federālā likuma "Par civilstāvokļa aktiem" 77. pants).

Veidlapā Nr.9 ir informācija par dzīvojamajā telpā reģistrētajām personām. To bieži iegūst pirkšanas un pārdošanas darījumu, citu nekustamo īpašumu darījumu īstenošanai. Lai iegūtu, mēs sazināmies ar organizāciju, kas veic reģistrācijas ierakstus par šo mājokļu būvniecību (HOA utt.). Jāpatur prātā, ka nepiederošajiem (nereģistrētajiem) pilsoņiem šajā dzīvojamā telpā viņi prasīs dzīvokļa īpašnieka pilnvaru sertifikāta saņemšanai.

Reģistrācijas sertifikātu var saņemt arī UVM "pasu birojā". Savukārt informācija par dereģistrāciju (sakarā ar izbraukšanu uz citu vietu vai nāvi), saskaņā ar Administratīvie noteikumi FMS valsts funkcijas organizēšanai un veikšanai adrešu un uzziņu darbu veikšanai, 29.10.2007 rīkojums Nr.422. lpp.52 tiek glabāti 10 gadus, pēc tam tie ir pakļauti iznīcināšanai.

Sencis bija parasts militārists - viņa personas lietas kopija tiks glabāta Krievijas Federācijas Aizsardzības ministrijas Centrālajā arhīvā (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (Maskavas apgabals, Podoļska, Kirova St., 74).

Ja viņš bija parasts militārists līdz 1941. gadam. - iesniegt pieprasījumu Krievijas Valsts militārajā arhīvā http://rgvarchive.ru/ (Maskava, Adm. Makarova, 29).

Lai meklētu informāciju par senčiem kā Otrā pasaules kara dalībniekiem, var noderēt šī saite:

Vispārīgi: nosūtot pieprasījumu pa pastu jebkurai organizācijai, iestādei: ievietojiet aploksnē dokumentu fotokopijas, kas apliecina jūsu attiecības ar personu, par kuru pieprasāt informāciju. Tas tiešām ir nepieciešams.

Rajonu, pilsētu un reģionu arhīvi (atkarībā no apdzīvotās vietas administratīvās pakļautības). Jebkurā gadījumā katram reģionam/priekšmetam ir Valsts reģionālais arhīvs. Nodaļu arhīvi un konkrētu iestāžu/organizāciju arhīvi. Kā galīgā iestāde - Krievijas Federācijas federālais arhīvs.

Apgūstam interneta adreses (arī elektroniskās) un tālruņu numurus. Mēs piezvanām (tas ir racionālāk), noskaidrojam, vai viņiem ir nepieciešamā informācija (pretējā gadījumā mēs noskaidrojam, ar ko vēl varam sazināties). Tad mēs nosūtām viņiem rakstisku pieprasījumu.

Pieprasījums tiek iesniegts jebkurā formā.

Noteikti norādiet adresātu, pārsūdzības iemeslu (mūsu gadījumā pieprasījums būs "sociāls un juridisks" un ir bez maksas), formulējiet konkrētus jautājumus. Zināmai informācijai jābūt pēc iespējas detalizētākai. Jautājiet, vai nav iespējams palīdzēt ar pieprasījuma būtību, iesakiet pilnvarotās organizācijas adresi vai lūdziet pārsūtīt pieprasījumu atbilstoši kompetencei.

Vispirms īsi norādiet, kādam nolūkam pieprasāt informāciju. Tālāk - zināmākā informācija par senci. Jūs varat pievienot viņa dzimšanas apliecības kopiju. Ērtības un uztveres atvieglošanai (arhīvā taču strādā arī dzīvi cilvēki!) Noteikti norādiet zināmo informāciju hronoloģiskā secībā.

Esiet pēc iespējas precīzāks attiecībā uz jautājumiem, ko vēlaties uzdot.

Atsevišķā piedāvājumā, ja vajadzīgā informācija nav pieejama, jautājiet, kur vēl varat vērsties, vai lūdziet pāradresēt jūsu kompetences pieprasījumu.

Tāpat nepieciešams norādīt savus personas datus: pilnu vārdu un atgriešanas adresi, norādot pasta indeksu. Ieteicams norādīt tālruņa numuru un e-pasta adresi.

Valsts arhīva mājaslapās var atrast arī maksas pakalpojumu "ģenealoģiskā izziņa". Ar cenrādi un pakalpojumu sniegšanas kārtību var iepazīties valsts arhīva mājaslapā. Parasti šajā gadījumā tiek piedāvāts arhīvam nosūtīt anketas vēstuli, kurā norādīti obligātie vienumi, bez kuriem meklēšana nav iespējama. Ja norādītā informācija ir pietiekama, lai veiktu meklēšanu valsts arhīva dokumentos, pretendentam tiek nosūtīta priekšapmaksas kvīts. Pēc darbu pabeigšanas tiek nosūtīts galīgais izmaksu aprēķins (ieskaitot priekšapmaksu) un kvīts. Maksa tiek iekasēta neatkarīgi no meklēšanas rezultāta.

Tāpat nevajadzētu aizmirst par patstāvīgas meklēšanas iespēju arhīvu lasītavās.

Personas (organizācijas), kas sniedz ģenealoģiskās meklēšanas pakalpojumus apmaksāta pamata- kā iespējamā izvēle, tomēr galu galā Jūsu saņemtajiem dokumentiem (kopijām) jābūt atbilstoši apliecinātiem.

Atzinumi. Darbības algoritms

1. Tu izej cauri savam personīgajam arhīvam, apsēdies pie galda, pamatojoties uz tev zināmiem dokumentiem un informāciju, RAKSTI visus zināmos ticamos biogrāfijas faktus. Vērsieties pēc informācijas pie dzīviem radiniekiem, iespējams, viņiem ir saglabājušies kādi dokumenti. Ar interneta palīdzību noderēs arī iegūt informāciju par konkrēto vietu, laiku, politiskajiem un ekonomiskajiem notikumiem (kuru apmetni, iedzīvotāju nodarbošanos, rūpnieciskās iekārtas, tempļus u.c.).

2. Kad kopējais attēls kļūst skaidrs, varat pāriet uz pieprasījumiem. No pilsētas līdz reģionālajiem un federālajiem arhīviem. Ieskaitot departamentu. Mēs apstrādājam pieprasījumus kā zināmu faktu apstiprinājumu - dokumentāram apstiprinājumam. Un pretējā virzienā: vai jūsu radinieks ir iekļauts uzņēmuma darbinieku sarakstos (jūs, piemēram, uzzinājāt, ka noteiktā laikā noteiktā laikā vieta bija vienīgais uzņēmums. Visas represijas, trimdas, evakuācijas kaut kā atspoguļojās vispārējās resoru "bāzēs".

Arhīvs - valsts institūcija, kas nodrošina dokumentu drošību, labvēlīgus to izmantošanas nosacījumus, sniedz informāciju iestādēm valsts vara un vietējā pašvaldība, kā arī apmierina iedzīvotāju informācijas vajadzības. Un iegūt informāciju, kas nepieciešama pilsoņu personīgo interešu aizsardzībai, ir mūsu neatņemamās tiesības. Apsveriet posmus, ko cilvēks iziet, piesakoties arhīvā.

Kādi ir pieprasījumi?

Pieprasījumi ir trīs veidu:

tematisks- informācijas pieprasījumi par konkrētu jautājumu, tēmu, notikumu vai faktu. Piemēram, biogrāfisks pieprasījums, kurā konstatēta informācija, kas nepieciešama, lai izpētītu konkrēta cilvēka dzīvi, precizē viņa biogrāfijas faktus;
ģenealoģisks- pieprasījumi, kuros izteikta vajadzība pēc dokumentāras informācijas, kas apliecina radniecību, ģimenes saites divas vai vairākas personas, ģimenes vēsture, klans;
sociāli juridiskā- konkrētas personas vai organizācijas pieprasījumi, kas saistīti ar viņu tiesību un likumīgo interešu nodrošināšanu. Tie ir sadalīti trīs grupās:
- oficiālā būtība no likumdošanas un izpildvara;
- no fiziskām un juridiskām personām;
- ārvalstīs dzīvojošo Krievijas un ārvalstu pilsoņu un bezvalstnieku, tā saukto konsulāro, pieprasījumi.

Mums visinteresantākie būs sociālie un juridiskie pieprasījumi no fiziskām un juridiskām personām. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu glabāšanas, iegādes, uzskaites un izmantošanas organizēšanas noteikumiem sociālie un juridiskie pieprasījumi ietver pieprasījumus apstiprināt:

darba pieredzi un atalgojumu
dienests militārajās vienībās un formējumos,
par veselības stāvokli,
apbalvošana, titulu piešķiršana,
iegūt izglītību,
represiju izmantošana
par civilstāvokļa aktiem u.c.

1. piemērs

Sakļaut šovu

Piemēram, pēc vadošā un atbildīgā amatā pieņemtā darbinieka darba grāmatas analīzes uzņēmums vēlēsies pārliecināties, vai darbiniekam tiešām ir bijusi darba pieredze lielā uzņēmumā. Ja uzņēmums tika likvidēts likumā noteiktajā kārtībā (tai skaitā bankrota procedūras rezultātā) vai pārveidots tā, ka arhīvā tiek nodoti dokumenti par personālu, darba devējs ar attiecīgu lūgumu var vērsties arhīvā.

Nereti rodas grūtības ar dokumentu sagatavošanu, kas saistīti ar darbinieku pensiju iecelšanu.

Bezmaksas un maksas pakalpojumi

Visas sociāli juridiskās izziņas arhīvs veic bez maksas. Bet ir izņēmumi:

ja pieprasījums jāizpilda steidzami (1-5 dienu laikā no pieprasījuma iesniegšanas dienas);
izsniedz dublikātu vai atkārtoti izsniedz arhīva apliecību, lai aizstātu pazaudēto vai bojāto pretendenta vainas dēļ (izņemot dokumentētus nelaimes gadījumus);
pēc iesniedzēja pieprasījuma izgatavo vairākas arhīva apliecības kopijas;
veikt darba pieredzes pieprasījumu un algas uz laiku, kas pārsniedz 5 gadus (60 mēnešus pēc kārtas);
iesniegt īpašuma prasību.

Maksa par pakalpojumiem arhīva lasītavā netiek iekasēta (izņemot pakalpojumus, kas nav paredzēti Noteikumos par lietotāju darbu Krievijas Federācijas valsts arhīva lasītavās).

Arhīvu apmaksāto darbu un pakalpojumu nomenklatūru nosaka Krievijas Federālais arhīvu dienests. Pamatojoties uz to, arhīvs var izstrādāt detalizētāku sarakstu, kuru direktors apstiprina. Turklāt arhīvs var patstāvīgi noteikt juridisko un fizisko personu kategorijas (pensionāri, invalīdi, bērnu nami utt.), kurām darbs un pakalpojumi tiek veikti ar atvieglotiem noteikumiem.

Pieprasīt izpildes termiņus

Saskaņā ar Organizāciju arhīvu darba pamatnoteikumiem (apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002. gada 6. februāra lēmumu) sociāla un juridiska rakstura pieprasījumu izpildes termiņš saskaņā ar arhīva dokumentiem nedrīkst pārsniegt 30 dienas no pieprasījuma reģistrācijas dienas. Ar arhīva vadības atļauju šo termiņu nepieciešamības gadījumā var pagarināt, bet ne vairāk kā par 30 dienām ar obligātu pieteicēja brīdinājumu. Ja pēc derīguma termiņa beigām termiņi atbilde netiek saņemta, jāvēršas novada arhīvu apsaimniekošanas iestādē ar lūgumu, kāda iemesla dēļ virzītā pārsūdzība netika izpildīta.

Pieprasījumi tiek izpildīti saskaņā ar Krievijas Federācijas Arhīvu fonda dokumentu izmantošanas kārtību, kas noteikta ar 2004.gada 22.oktobra Federālo likumu Nr.125-FZ "Par arhivēšanu Krievijas Federācijā", Federālais likums Nr.24-FZ. 1995.gada 20.februāra "Par informāciju, informatizāciju un informācijas aizsardzību".

Ja jūsu pieprasījums tiek uzskatīts par nepamatotu, tad tā nodošana īpašumā citiem arhīviem vai organizācijām ir jāveic 5 dienu laikā no pieprasījuma saņemšanas arhīvā, un par to ir jāinformē Jūs.

Kur pieteikties?

Pirmkārt, tas, ar kuru arhīvu vērsties, ir atkarīgs no interesējošās organizācijas mēroga: ja nepieciešami dati par personu, kura strādā (strādāja) federālās padotības iestādē, jāsazinās ar federālo arhīvu; republikas, reģionālā, reģionālā pakļautībā - atbilstošā reģiona valsts arhīvam; pilsētas un rajona pakļautībā - pašvaldības arhīvā.

2. piemērs

Sakļaut šovu

Ja nepieciešams pieprasīt informāciju par personu, kura strādāja likvidētajā valsts uzņēmumā Maskavā, tad jāsazinās ar Centrālo valsts dokumentu arhīvu par likvidējamo personālu. valsts uzņēmumiem, Maskavas iestādes, organizācijas.

Ja persona strādāja pašvaldības padotības uzņēmumā vai nevalstiskā organizācijā, tad dokumentu meklēšana jāsāk ar pilsētas vai rajona arhīvu. Ar komerciālas organizācijas ir grūtības, kas saistītas ar juridisko mehānismu trūkumu dokumentu nodošanai valsts glabāšanai.

Lai uzzinātu, ar kuru arhīvu sazināties, varat izmantot vietni www.rusarchives.ru. Ir pieejams arī Krievijas arhīvu tiešsaistes ceļvedis www.guides.rusarchives.ru, kas ļauj meklēt 31 federālajā un 49 reģionālajā arhīvā un ietver aptuveni 140 tūkstošus arhīvu fondu, kas satur sociāli politiskos, vēsturiskos, militāros, ekonomiskos un citus datus. dokumentācija.

Kā noformēt pieprasījumu?

Pieprasījumam nav stingru prasību, pieteikums ir sagatavots brīvā formā, bet adresēts arhīva direktoram. Neatkarīgi no pieprasījuma veida ir jāsniedz šāda informācija:

interesējošās personas uzvārds, vārds, patronīms šobrīd un obligāti uzvārds pieprasītajā periodā (norāda uzvārda maiņas gadu, ja tā notikusi);
adrese, uz kuru jānosūta arhīva atbilde;
jūsu kontakttālruņa numurs;
par to, kam un kādam nolūkam informācija tiek pieprasīta.

Šeit ir visizplatītākie vaicājumi un paskaidrots, kas katrā no tiem jānorāda, lai šādu vaicājumu būtu iespējams izpildīt:

Kopumā daži arhīvi pieņem ne tikai sociālās un juridiskās uzziņas, kas noformētas uz papīra, bet arī nosūtītas pa e-pastu, bet daži pat pa tālruni.

3. piemērs

iesnieguma paraugs arhīva izziņas par darba samaksu saņemšanai

Sakļaut šovu

4. piemērs

Juridiskas personas pieprasījuma vēstules paraugs (veidlapas paraugs)

Sakļaut šovu

Arhīva atšifrējums

Visbiežāk pieteicējs saņem atbildi uz pieprasījumu arhīva izziņas veidā, retāk - arhīva izrakstu vai dokumenta kopiju.

Saskaņā ar GOST R 51141-98 “Biroja darbs un arhivēšana. Noteikumi un definīcijas" arhīva stenogramma - tas ir oficiāls arhīva dokuments, kurā ir informācija no arhīva dokumentiem saistībā ar pieprasījuma priekšmetu, norādot dokumentu adreses.

Apskatīsim dažas atsauces, kas tiek izdotas populārākajiem pieprasījumiem.

Arhīva apliecībā, kas apliecina darba stāžu, ir iekļauti dati par laiku, par kuru informācija pieejama arhīva dokumentos: norādīts precīzs pilsoņa ieņemamā amata nosaukums un viņa darba laiks (skat. 5.piemēru). Personāla ieraksti, anketas, autobiogrāfijas, kuras personīgi sastādījis pilsonis, uz kurām nav atzīmes par tajos esošās informācijas pārbaudi, pamatojoties uz iesniegtajiem oriģinālajiem dokumentiem vai izziņām, nevar būt par pamatu arhīva darba stāža apliecību (ja nepieciešams) izsniegšanai. , šī informācija tiek sniegta rakstiski). Kā pierādījumu dokumenti darba stāžs, tiek izmantoti tikai pamatdarbības pasūtījumi, personīgie konti, biļešu grāmatiņas, arodbiedrību biedru kartes.

Apliecībā par pensijas iecelšanu vai pārrēķināšanu ir iekļauta informācija tādā veidā, ko noteikusi iestāde, kas nodrošina pilsoņiem pensijas. Informācija par ienākumiem ir iekļauta sertifikātā tādā veidā, kā tie ir norādīti arhīva dokumentos. Dati tiek uzrādīti atsevišķi par katru gadu bez summēšanas gada ietvaros. Arhīvs neaprēķina vidējo mēneša un gada vidējo izpeļņu. Ja nav dokumentu par darba samaksu, oficiālo algu var noteikt, pamatojoties uz organizācijas personāla tabulu par attiecīgo periodu, citus maksājumus - pamatojoties uz rīkojumiem par personāla jautājumiem vai par pamatdarbību.

Apliecībā par izglītību, ja dokumentos nav informācijas par pilsoņa izglītības iestādes beigšanu, ir norādīts, kurā kursā vai klasē viņš mācījies.

Izpildot atkārtotus pieprasījumus vai sastādot pēc pilsoņa (organizācijas) lūguma izziņu, kas ir līdzīga iepriekš izsniegtajai, arhīvs pārbauda šajā apliecībā ietvertās informācijas atbilstību dokumentos ietvertajai, un, ja tiek atrasta papildu informācija, tas iekļauj tos atkārtoti izsniegtajā arhīva sertifikātā.

5. piemērs

Arhīva atsauces paraugs

Sakļaut šovu

Ja arhīvā nav pieprasījuma izpildei nepieciešamo dokumentu, uz arhīva veidlapas tiek sastādīta atbilde, norādot pieprasīto informāciju saturošu dokumentu trūkuma iemeslus un sniegti nepieciešamie ieteikumi. Sagatavojot “negatīvas” atbildes, arhivāri cenšas izvairīties no tādiem formulējumiem kā “dokumenti arhīvā netika glabāti”, parasti pieteikuma iesniedzējam tiek sniegti ieteikumi, kā atrast nepieciešamo informāciju vai arhīva dokumentu trūkuma iemeslu par šo tēmu. pieprasījums ir izskaidrots. Ja ir dokumentēti pierādījumi par pieprasīto informāciju saturošu arhīva dokumentu nozaudēšanu, arhīvs var (bet nav pienākuma) izsniegt izziņu par to nozaudēšanas iemesliem, ja nepieciešams, ko apliecina ar arhīva zīmogu.

Jāpiebilst, ka teksts arhīva atsaucē sniegts notikumu hronoloģiskā secībā, atsevišķos gadījumos atveidoti citāti no arhīva dokumentiem. Pēc uzziņas teksta norādīti to dokumentu meklēšanas dati, kas kalpojuši par pamatu tās sastādīšanai (fondu numuri, inventarizācijas, lietas, dokumenta lapas), Jāņem vērā, ka teksts arhīva izziņā ir dots hronoloģiskā notikumu secībā, atsevišķos gadījumos tajā ir reproducēti citāti no arhīva dokumentiem. Pēc apliecības teksta norāda to dokumentu meklēšanas datus, kas bija par pamatu tā sastādīšanai (līdzekļu numuri, inventarizācija, lietas, dokumenta lapas).

Kopumā ir diezgan grūti unificēt arhīva informācijas formu, kā arī pieprasījuma rakstīšanas formu. Tomēr ir arī Krievijas Federācijas arhīvu iestāžu izdotie ieteikumi arhīvu atsauču un atbilžu sagatavošanai uz standarta sociāla un juridiska rakstura pieprasījumiem (Federālā arhīva 2005. gada 14. marta vēstule Nr. 6 / 486-K). Ieteikumos ir sniegti 12 arhīvu atsauču piemēri vairākām dažādām situācijām.

Arhīva izziņas kopijas (bez zīmoga un zīmoga) apliecina arhīva vadītājs un tās glabājas arhīva birojā.

Ņemiet vērā, ka arhīva atsauces atšķiras ar dokumenta veida nosaukumu "ARHĪVA SERTIFIKĀTS" no citām atsaucēm, kuras vienkārši sauc par "ATSAUCES".

Arī komercsabiedrībām ir tiesības izsniegt arhīva izziņas, arhīva izrakstus, bet ar nosacījumu, ka tām ir arhīvs atsevišķas vienības formā. Pretējā gadījumā tie attieksies tikai uz parastiem sertifikātiem, izrakstiem un kopijām.

Atbilstoši Organizāciju arhīvu darbības pamatnoteikumiem, kas apstiprināti ar Federālo arhīvu kolēģijas 2002.gada 6.februāra lēmumu un ir saistoši visām nevalstiskajām organizācijām, arhīvs tiek veidots kā neatkarīga organizācijas struktūrvienība. vai struktūrvienība dokumentu pārvaldības pakalpojuma (biroja vadības) ietvaros, kas saņem un glabā arhīva dokumentus no lietošanas mērķa. Sertifikāti, arhīva kopijas un oriģinālam identiski izraksti ir apliecināti ar organizācijas vadītāja vai viņa pilnvarotas personas (struktūras, kurā ietilpst arhīvs, vadītāja) parakstu un organizācijas oficiālo zīmogu.

Arhīva izraksts un arhīva kopija

Uz arhīva izraksta un arhīva kopijas izdara atbilstošus apzīmējumus - "ARHĪVA IZRAKSTS" vai "ARHĪVA KOPIJA". Tie ir noformēti uz arhīva veidlapas, bet, izgatavojot arhīva dokumentu ksero- un fotokopijas, arhīva forma netiek izmantota.

Izsniedzot izrakstu, tiek pilnībā atveidots oriģinālā dokumenta nosaukums, tā numurs un datums (skat. 6.piemēru). Dokumenta arhīva izraksta saturam jāatbilst pieprasījumam. Nedrīkst pārkāpt katra dokumentu teksta izraksta satura saskaņotību un precīzo nozīmi. Katra dokumenta izraksta sākumā un beigās, kā arī vietās, kur atsevišķi vārdi ir izlaisti, tiek ievietota elipsi. Vienā arhīva izrakstā varat sniegt tikai viena dokumenta izrakstus.

Uzmanību! Atsevišķi īsta dokumenta vārdi un izteicieni, kas rada šaubas par to autentiskumu, jānorāda ar vārdiem: “tātad dokumentā”.

Arhīva kopijas un izrakstus apliecina ar arhīva vadītāja parakstu un organizācijas oficiālo zīmogu.

6. piemērs

Arhīva izraksta paraugs

Sakļaut šovu

Pēc arhīva izraksta teksta norāda tā arhīva dokumenta krātuves bloka arhīva šifru un lapu numurus, kas kalpoja par pamatu šī izraksta izsniegšanai (sk. 6.piemēru).

Arhīva kopija pilnībā atkārto pieprasīto dokumentu. Aizmugurē ir piestiprināti arhīva šifri un arhīva dokumenta glabāšanas vienību lapu numuri.

Visām arhīva kopijas vai izraksta lapām jābūt iesietām, numurētām un stiprinājuma vietās arhīva vadītāja apliecinātām.

Arhīva sagatavotos informatīvos dokumentus, arhīva kopijas un izrakstus iesniedzējam nosūta pa parasto pastu.

Ja esat pārsūtījis dokumentus uz trešās puses organizācijas glabātuvi

Pieņemsim, ka jūsu uzņēmums savus dokumentus ir nodevis glabāšanā trešajai pusei, kas profesionāli sniedz šādus pakalpojumus. Šādus pakalpojumus sniedz ne tikai komercarhīvi, bet arī valsts/pašvaldību arhīvi. Dokumentu īpašnieks joprojām ir uzņēmums, kura teritorijā dokumenti vairs neatrodas. Kam šajā gadījumā ir tiesības izsniegt arhīva apliecības: glabātājam vai īpašniekam?

Saskaņā ar 1996. gada 26. janvāra Krievijas Federācijas Civilkodeksa Nr.14-FZ 892. pantu glabātājs nav tiesīgs izmantot glabāšanā nodoto lietu bez glabātāja piekrišanas, kā arī nodrošināt iespēju to izmantot. trešajām personām, izņemot gadījumus, kad glabājamās lietas izmantošana ir nepieciešama tās drošības nodrošināšanai un nav pretrunā ar glabāšanas līgumu. Tāpēc, ja vēlaties deleģēt turētājam tiesības izsniegt sertifikātus sociālajiem un juridiskajiem pieprasījumiem un ietaupīt jūsu laiku, tad norādiet šo nosacījumu ārpakalpojuma līgumā. Pretējā gadījumā uzņēmuma īpašnieks ar dokumentiem tiks galā pats: nepieciešamības gadījumā būs jāpieprasa birojā iepriekš izvestie dokumenti, jāizstrādā tie un jāsastāda arhīva izziņa, jo informācijas konfidencialitātes jautājums joprojām ir prioritāte. .