Laika pārvaldības metodes katrai gaumei: no Šveices siera līdz tomātam.

Šajā rakstā mēs analizēsim TOP 5 efektīvas metodes laika organizēšana.

Laika vadības tehnikas. Nr.1. Pareto noteikums.

19. gadsimtā slavenais itāļu ekonomists Filfredo Pareto atklāja vienkāršo 80/20 principu, saskaņā ar kuru tikai 20% no mūsu veiktajiem uzdevumiem nes 80% no rezultāta.

Tavs uzdevums pirms jebkura uzdevuma veikšanas ir iemācīties uzdot sev vienkāršu jautājumu: “Ko man dos šī uzdevuma izpilde?”. Ja atbilde jūs apmierina, tad uzdevums ir izpildes vērts. Ja nē, tad varbūt šo uzdevumu vajadzētu atlikt.

Laika vadības tehnikas. Nr.2. Eizenhauera matrica.

Steidzami uzdevumi vairumā gadījumu nav svarīgi. Un svarīgi uzdevumi vairumā gadījumu nav steidzami.

Tieši pie šāda secinājuma nonāca ASV 34. prezidents Dvaits Eizenhauers. Viņš izgudroja īpašu matricu, ar kuras palīdzību jūs varat viegli noteikt, vai ir vērts veikt konkrētu uzdevumu.

Laika vadības tehnikas. Nr.3. ēdot vardes

Tehnika ir diezgan vienkārša. Katra cilvēka dzīve ir pilna ar mazām nepatīkamām lietām, kuras jūs nevēlaties darīt. Šīs mazās nepatīkamās lietas ar savu klātbūtni dzer mūsu asinis. Laika plānošanā šos gadījumus sauc par vardēm. Ir svarīgi iemācīties no tiem atbrīvoties.

Lai to izdarītu, katru rītu "apēst vienu vardi" uzskatiet par pareizu lietu.

Piemēram, jums ir jāaizpilda ziņojums, bet nevēlaties. Viņi ieradās darbā no rīta un vispirms apsēdās aizpildīt atskaiti.

Laika vadības tehnikas. Nr.4. Ziloņa sagriešana steikos.

Kad cilvēks saskaras ar lielu un sarežģītu uzdevumu, mūsu motivācija to darīt ir maza (vai vispār nav).

Kad cilvēks stāv priekšā mazam un vienkāršs uzdevums mēs to darām ātri un vienkārši. Tieši šī iemesla dēļ liela un izaicinošus uzdevumus vajag sagriezt (sadalīt) mazos un saprotamos.

Laika vadības tehnikas. Nr.5. Pomodoro.

Cilvēks nav robots. Mēs nevaram strādāt 24 stundas diennaktī. Mūsu produktivitāte ir pakļauta vienkāršiem likumiem.

Pirmkārt, mēs esam iesaistīti procesā un iegūstam impulsu. Tad mēs sasniedzam savas aktivitātes virsotni. Un tad nāk lejupslīde.

93% cilvēku sapņo
kuru var pabeigt līdz nedēļas beigām,
un viņi padara viņu par mūža sapni.

(Tautas aforisms).

Bieži vien nepietiek iekšējās motivācijas nepatīkamām, bet nepieciešamām lietām. Kādas lietas tās var būt? Piemēram, auksti zvani klientiem, strādājiet tālāk sarežģīts projekts, skriešana no rītiem utt. Laika plānošanā ir vairāki paņēmieni, kas palīdz uzsākt šādas lietas. Mēs apsvērsim sekojošo: "vardes ēšanas" paņēmienu, "ziloņa sadalīšanas steikos" paņēmienu.

1) Varžu ēšanas tehnika.

Mazas, bet ne īpaši garšīgas lietas, līdzīgas zaļai, slapjai un lipīgai vardei, sauc par vardēm. Šis paņēmiens ir apēst vienu no šīm vardēm no rīta. Tātad, iedomājieties, jūs atnācāt uz darbu no rīta un uzreiz piezvanījāt nepatīkamam klientam, pēc kā jūs visu dienu staigājat ar laimes sajūtu, jo nepatīkamākais uzdevums jau ir aiz muguras. Ja vardes ēšana tiek pārcelta no rīta uz pusdienām, no pusdienām uz vakariņām, no vakariņām nākamajā dienā, tad negatīvais no domām dzīsies bezgalīgi, atņemot enerģiju patīkamiem darbiem. Apēd brokastīs vienu vardi, un pēc pāris nedēļām dzīve dzirkstīs jaunās krāsās. Ir ļoti svarīgi apbalvot sevi pēc katras apēstās vardes. Piemēram, iepirkšanās vai šokolāde.

2) Sadaliet ziloni steikos.

Mēs zinām, ka globālas, lielas lietas, piemēram, grāmatas rakstīšana, mājas remonts, studijas svešvaloda, uzlabojot savu fizisko formu, parasti tiek atlikta uz vēlāku laiku, jo šķiet, ka tie ir ļoti lieli. Kā zilonis... Bet ceļš uz savu dzīves mērķu sasniegšanu, kas nozīmē laimīga dzīve guļ caur tādu ziloni. Tas, tāpat kā vardes, ir jāēd. Vienā reizē mēs to nevarēsim izdarīt, tāpēc zilonis jāsadala daļās, jācep ziloņu steiki, un katru dienu jāapēd viens šāds steiks. Piemēram, dzīvokļa remonts ir zilonis. Pie domas, ka to vajag apēst, pazūd visa apetīte. Bet, ja sadalāt pa daļām: aprēķiniet remonta izmaksas, izmēriet telpu platību, izlemiet par dizainu, izņemiet vecās mēbeles utt., tad tādu ziloni apēst būs daudz vieglāk.

Darbā ir tāpat. Ņemiet, piemēram, tādu ziloni kā mācīšanos strādāt pie pārdošanas tehnoloģijām. Patiešām, mijiedarbojoties ar klientu, katrā posmā ir jāņem vērā visi darba smalkumi un gudrība. Tātad, kādus steikus mēs varam cept? Sākumā mēs to sadalīsim posmos un sāksim pakāpeniski ēst pirmo. Turklāt tajā atlasīsim vairāk elementu un no tiem veidosim mazākus steikus. Piemēram, apsveikuma frāzes, kas jums jāiemācās vienreiz un uz visiem laikiem, vai neverbālais aspekts saziņā ar klientu šis posms. Tad pārejam pie viena neliela steika un apēdam to dienas laikā. Lai tā būtu, piemēram, šāda apmācība: Tā vietā, lai jautātu: "Vai es varu jums palīdzēt?" Mēs uzdodam jautājumu: "Kādas rotas jums patīk?". Un tādus ministeikus ēdam katru dienu katrā posmā. Pēc mēneša no mūsu ziloņa vairs nebūs ne miņas, un pārdošanas apjomi tikai pieaugs.

MĒRĶIS: savā dienasgrāmatā izveidojiet tabulu ar nosaukumu "Mani steiki un vardes".

· Ja esi izplānojis konkrētu uzdevumu un to atrisinājis, tad atzīmē ķeksīti.

· Ja esat plānojis konkrētu uzdevumu, bet to neatrisinājāt, tad ielieciet domuzīmi.

· Ja uzdevums nebija ieplānots, tad neko nelieciet.

· Liels skaits domuzīmes dod jums signālu, ka jums ir jāpievērš uzmanība šim uzdevumam Īpaša uzmanība.

· Galdam jābūt pakārtam labi redzamā vietā (piemēram, virs darbvirsmas).

· SVARĪGS! ja saproti, ka tev ir vismaz 80% atzīmju, tad nedēļas beigās uztaisi sev dāvanu, balvu! Tādējādi jūs attīstāties kondicionēts reflekss veikt nepatīkamus uzdevumus (vardes) un sasniegt lielus mērķus (ziloņi).

Literatūra par laika vadību.

1. Arhangeļskis G. Laika organizācija: no personīgās efektivitātes līdz uzņēmuma attīstībai.
2. Arhangeļskis G. Laika brauciens: Kā izdzīvot un strādāt.
3. Gorbačovs A. Laika vadība īstā laikā.
4. Leikins A. Māksla sekot līdzi.
5. Kovi S. Galvenā uzmanība tiek pievērsta galvenajām lietām.
6. Templar R. Pašorganizācijas noteikumi: Kā visu izdarīt bez sasprindzinājuma.
7. Manser M. Laika vadība. Efektīva laika vadība.

Rakstu sagatavoja Marina Molčanova

Diamond-Training vadošais biznesa treneris

1. Plānošana. Laika vadības guru (piemēram, Stīvens Kovijs) uzstāj, ka vispiemērotākais segments darbības plānošanai ir nedēļa. Un tāpēc. Tā ir nedēļa, kas ļauj nenoslēgt sevi vienā dienā un redzēt nākotni. Ievērojamu daļu lietu vienkārši nevar pabeigt dienas laikā, un iknedēļas plānošana ļauj ieplānot to izpildes secību. Turklāt mēs bieži vien nepabeigto pārnesam uz abstraktu (un brīvu) rītdienu, un, ja ir ieplānota visa nedēļa, tad šī disciplīna.

2. Uzdevumu saraksti katrai dienai. Dažiem tie ir svarīgs palīgs, bet citiem vienkārši nomāc. Izvēlies tu. Bet, ja jūs "ieplānojat" dienu, tad sāciet ar tām darbībām, kas ir piesaistītas konkrētam laikam, piemēram, tikšanās pulksten 17. Tad rezervē laiku svarīgiem darbiem – piemēram, otrdien jāzvana klientam D. – teiksim, pulksten 11; un pirms tikšanās sagatavo skaitļus (galu galā noteikti prasīs), paredzamais izpildes laiks ir stunda. Plānot var un vajag, bet ne katru minūti - vienmēr ir ārēji apstākļi, kurus nevar noraidīt: steidzami iestāžu rīkojumi, tehniskas problēmas, sastrēgumi, galu galā. Dienas plānā ir jābūt laika pārtraukumiem. Un, ja viss noritēs labi, tad "piecu gadu plānu" pabeigsit trīs gados.

3. Sāciet darbu. Laika pārvaldības eksperti iesaka pastāvīgi atlikt “ēst” uzdevumus. Piemēram, vardes metode piemērots ātru, bet nepatīkamu jautājumu risināšanai - viens zvans, saruna, skaitīšana utt. Izvēlieties šādu vardi un "apēdiet" to uzreiz darba dienas sākumā. Pārējā laikā dodieties brīvi. Ja varžu ir daudz, tad plāno savu ēdienkarti uz nedēļu vai mēnesi.
Šveices siera metode: ja lieta ir mulsinoša un izpildes secība var atšķirties - “izēdiet” no tās bedrītes. Sāciet jebkur: vispirms uzrakstiet vienkāršāko ziņojuma daļu, aizpildiet anketas laukus, kurus atceraties no galvas, utt. Galvenais ir katru dienu (stunda / nedēļa / mēnesis) veikt vismaz kādu noderīgu darbību. Rezultātā korpuss būs “sarūsējis” un beigās atliks to piebeigt vienā rāvienā.
ziloņu metode izmanto lieliem un nopietniem gadījumiem. Tie ir jāsagriež steikos - darāmās daļās un pakāpeniski jādara. Galvenā atšķirība no "Šveices siera" ir tā, ka lietas netiek darītas patvaļīgā secībā, bet gan sistemātiski, stingrā secībā.

4. Dariet mazāk un iegūstiet vairāk. 20/80 noteikums jeb Pareto likums saka, ka 20% pūļu dod 80% rezultāta, bet atlikušie 80% pūļu dod tikai 20% no rezultāta. Piemēram, 20% klientu gūst 80% ieņēmumu. Noteikums ir spilgts un neaizmirstams, lai gan praksē piepūles / rezultāta procents ne vienmēr ir tieši tāds. Bet tu esi ārā pašu pieredzi tu zini, ka vienkāršas darbības dažkārt noved pie nopietna rezultāta un var tikt iztērēti lieli laika un pūļu tēriņi, ka kaut kādām nejēdzībām, sīkumu slīpēšanai paiet ne mazāk laika kā galvenajai, jēgpilnajai darba daļai. Secinājums: izvēlieties galvenās darbības un laika trūkuma apstākļos ierobežojiet sevi tikai ar tām.

Vai esat pazīstams ar jēdzienu "laika vadība"? Ja nē, steidzami iegūstiet šo noderīgo paziņu! Tālāk sniegtie septiņi padomi palīdzēs efektīvi pārvaldīt savu laiku.

Darāmo lietu saraksts

Paņemiet papīra lapu, pildspalvu un ātri pierakstiet uzdevumu sarakstu, kam jāpievērš uzmanība. Pēc desmit minūšu atpūtas kritiski apskatiet savu radījumu. Kurš no iepriekš minētajiem liedz jums atzīmēt izvēles rūtiņas blakus katram vienumam?

Izsvītrojiet lieko

Pārskatiet sarakstu vēlreiz. Vai esat pārliecināts, ka jums ir jāizlasa visas šīs grāmatas? Vai viņi jums kaut kā palīdzēs? Nežēlīgi izsvītrojiet nevajadzīgo. Laiks ir ierobežots resurss, tāpēc tas jātērē tikai noderīgām lietām.

divu minūšu noteikums

Ikviens, kurš vairāk vai mazāk pārzina laika plānošanu, ir dzirdējis par divu minūšu likumu: visi uzdevumi, kas aizņem ne vairāk kā piecas minūtes, tiek izpildīti nekavējoties un tiek izsvītroti no saraksta ar tīru sirdsapziņu. Sakārtot somu, kārtot ēdienu ledusskapī, notīrīt plauktus no putekļiem – katrs no šiem mazajiem darbiem prasīs vidēji piecas minūtes no jūsu laika. Tādējādi pusstundas laikā varat paveikt līdz pat desmit lietām!

Ēd vardi

Nē, es nekādā gadījumā neaicinu jūs kļūt par gardēdi un izmēģināt slaveno franču delikatesi. “Vardes” laika plānošanā ir vismazāk patīkamās lietas, kuras mēs pastāvīgi noliekam uz aizmuguri. Vislabāk šādas "vardes" ēst no rīta. Pieņemsim, ka jums ir jāraksta ziņojums. Iedomājieties, kā jūs to ierakstāt līdz mazākajam skaitlim. Un tagad, ar titānisku gribas piepūli, piespiediet sevi veikt šo uzdevumu. Vai notika? Urrā! Atlikušajā dienas daļā vari darīt ko interesantāku.

Sadaliet "ziloni"

"Ziloņus" sauc par visgrūtākajām lietām. Ja jūs mēģināt šā vai tā tuvoties "zilonim", bet nekas labs nesanāk, mēģiniet sadalīt to daļās. Sadalīšana pa posmiem palīdzēs daudz ātrāk tikt galā ar masīvu dzīvnieku. Neaizmirstiet par galveno noteikumu: jums ir jāatgriežas pie šīm viena liela biznesa mazajām daļām katru brīvu minūti. Piemēram, jūs nolemjat mācīties hindi valodu. No rīta apgūstiet pāris gramatikas likumus, pēcpusdienā - 15 jaunus vārdus, bet vakarā mēģiniet izveidot teikumus, izmantojot apgūtos vārdus un noteikumus. Pirms paspēsi atskatīties, šis nepanesamais Indijas "zilonis" nokritīs pie tavām kājām!

Neslavē sevi...

Tukšas kameras plānoto lietu priekšā rada īgnumu, bet zaļās atzīmes uzreiz uzmundrina. Uzdevumu izpildīju – izsvītro un apmierināti uzsit sev pa galvu. Tu vismaz esi pelnījis savu mīļāko kūku vai braucienu uz kino!

Veikt krājumus

Rezumējot, izveidojiet to par noteikumu katru nedēļu vai mēnesi (pēc garšas un krāsas, kā saka). Tātad jūs redzēsiet, ka vairākas "vardes" ir droši aizskrējušas prom, "ziloņi" ir manāmi zaudējuši svaru un daudzas lietas ir pabeigtas pilnībā. Vai tiešām jauki? Joprojām būtu! Neaizmirstiet uzslavēt sevi un pievienot sarakstam jaunas lietas.

Sekojiet šiem vienkārši noteikumi, un nepamanīsi, kā kļūsti par guru laika plānošanas jomā!