Kā veikt personāla uzskaiti uzņēmumā. Personāla uzskaite un tās pareiza uzturēšana uzņēmumā

Personāla uzskaite kopā ar grāmatvedību un nodokļu uzskaiti ļauj atspoguļot uzticamu informāciju, kas nepieciešama pilnvērtīgai uzņēmuma darbībai. Šāda veida grāmatvedības iezīmes, kā arī galvenie ar to saistītie dokumenti tiks apspriesti mūsu rakstā.

Personāla uzskaites uzturēšana

Darot personāla uzskaiti ietver liela apjoma dokumentācijas noformēšanu, kas atspoguļos informāciju gan atsevišķi par katru darbinieku, gan kopumā par visu uzņēmumu, kā arī darba kārtības noteikumu izveidi.

Darot personāla uzskaiti nozīmē darbinieku skaita noteikšanu, kas ir iespējams tikai ar kvalitatīvu visu kustību izsekošanu. Galvenais uzdevums personāla uzskaiti ir dokumentāru pierādījumu sagatavošana noteiktai darbinieka pārvietošanai, sākot no pieņemšanas darbā, pārcelšanas citā amatā, atvaļinājuma reģistrācija un beidzot ar atlaišanu.

noteikti, personāla uzskaite tomēr var uzturēt manuāli personāla uzskaiti Programmatūras izmantošana ļauj samazināt dokumentācijas sagatavošanas laiku, īpaši, ja uzņēmumā ir daudz darbinieku.

HR ieraksti

Dokumentācija personāla uzskaiti var būt gan obligāts, kura sastādīšanu paredz Krievijas Federācijas Darba kodekss, gan fakultatīvs.

Uz nepieciešamajiem dokumentiem personāla uzskaiti attiecas:

• darba rīkojums (T-1);
• līgums ar darbinieku (TD-1);
• darba grāmata (Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts Nr. 225 "Par darba grāmatām");

Par darba grāmatu dizaina iezīmēm skatiet materiālu .

• darbinieka personas karte (T-2);
• nodošanas dokumenti (T-5);
• atvaļinājuma pavēle ​​(T-6);
• atvaļinājumu grafiks (T-7);
• personāla komplektēšana (T-3);
• laika uzskaite (T-12);
• rīkojums par atlaišanu (T-8).

Lielākajai daļai personāla dokumentu ir vienota forma. Daži dokumenti, kas darba devējam jāizstrādā neatkarīgi:

• koplīgums;
• iekšējās kārtības noteikumi;
• darba samaksas noteikumi;
• regulējums par darbinieku personas datiem;
• noteikumi par darba aizsardzību;
• bonusu nodrošināšana;

Informāciju par personāla dokumentu glabāšanas termiņiem skatīt materiālā .

SVARĪGS!Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 8. pantu darba attiecību regulēšanai nevar izmantot organizācijas izstrādātos noteikumus, kas pārkāpj darbinieka tiesības.

Visus personāla darbinieka sagatavotos grāmatvedības dokumentus apstiprina organizācijas vadītājs. Pēc tam darbiniekam ar tiem jāiepazīstas un jāparaksta.

Jāpiebilst, ka atsevišķās situācijās var izvairīties no personāla dokumentu sagatavošanas: piemēram, nav obligāti jāsagatavo amata apraksti, ja darba līgumā jau ir paredzēta darbinieka funkcionalitāte. Tas pats attiecas uz algu klauzulu, kas arī nav obligāta, ja līgumā ir noteikti darbinieka nākotnes ienākumi.

Šī vai cita dokumenta klātbūtne personāla uzskaitē ir atkarīga no atsevišķa darbinieka un uzņēmuma darba specifikas kopumā. Ja uzņēmums paredz maiņu darbu, tad būtu jāsastāda maiņu grafiks. Veicot darba pienākumus paaugstinātas drošības objektos, līgumā jāieraksta punkts par komercnoslēpuma saglabāšanu, kā arī jāizstrādā attiecīgs noteikums, kas noteiks piekļūšanas noslēpumam kārtību, atbildību par tā izpaušanu. , kā arī nosacījumi šādas piekļuves pārtraukšanai. Obligāti jāsastāda līgums par pilnu atbildību ar darbinieku, ja viņš ir saistīts ar vērtīgām precēm vai priekšmetiem.

Atbildība par pārkāpumiem personāla uzskaites veikšanā

Galvenā regulējošā iestāde, kas ir atbildīga par pareizu darbību personāla uzskaiti, ir Valsts darba inspekcija. Tas ir paredzēts, lai kontrolētu personāla darbības un, ja personāla uzskaite tiek veikta ar pārkāpumiem, saukt pie administratīvās atbildības par darba likumdošanas pārkāpumiem.

Izšķir šādus atbildības veidus (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 419. pants):

• Administratīvie - naudas sodi amatpersonām un uzņēmumiem ir atspoguļoti Art. Krievijas Federācijas Administratīvā kodeksa 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Administratīvā atbildība visbiežāk iestājas, ja nav neviena nepieciešamā personāla dokumenta vai tas netiek iesniegts pēc darbinieka vai organizācijas pieprasījuma.

Piemērs:Ivanovs I.A. nolēma ņemt kredītu. Lai to izdarītu, viņam ir nepieciešama darba grāmatas kopija un 2-NDFL sertifikāts. Darba devējs atteicās izsniegt darba grāmatiņas kopiju. Darbiniekam ir tiesības ziņot par darba devēja prettiesiskām darbībām darba inspekcijai, kas sauks uzņēmumu (tā amatpersonu) pie atbildības saskaņā ar Darba devēja pretlikumīgo rīcību. 5.39 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa apmērā no 1000 līdz 3000 rubļu.

• Civillikums - sodu paredz Art. 15, 151 un sk. Krievijas Federācijas Civilkodeksa 59.

Piemērs:Petrovs S.F. guva traumas darba vietā. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Civilkodeksa 1085. pantu darba devējam ir pienākums atlīdzināt zaudēto algu darbinieka ārstēšanās laikā, kā arī viņa ārstēšanas un atveseļošanās izmaksas.

• Kriminālatbildība - Art. 143, Art. 145, Art. 145.1, Art. 146-147, Art. 215-217 Krievijas Federācijas Kriminālkodeksā.

Turklāt nodokļu iestādes var pieprasīt personāla pakalpojumu dokumentus, ja tos neiesniedz, rodas atbildība saskaņā ar Art. 126 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss

Rezultāti

Pareizi un savlaicīgi personāla uzskaiteļauj vadībai padarīt uzņēmumu efektīvāku. Pašlaik ir pieejami daudzi programmatūras rīki, kas palīdz optimizēt personāla dokumentācijas sastādīšanas laiku un panākt datu ziņošanas precizitāti. personālsgrāmatvedība.

Algu uzskaite uzņēmumā un daudzi citi svarīgi punkti tiek balstīti uz primārajiem dokumentiem. Ja HR ieraksti tiek piegādāti slikti, tas ietekmē visu uzņēmuma nodaļu darbu.

Visas tās uzturēšanas nianses un nepieciešamie dokumenti tiks apspriesti šajā rakstā.

Kāpēc tas ir vajadzīgs?

Jebkurā organizācijā, neatkarīgi no cilvēku skaita, ir pienākums veikt šādu uzskaiti. Tas palīdz dokumentēt visa personāla kustību. Lai to izdarītu, ir jāzina normatīvie dokumenti, kas attiecas uz darbu. Turklāt jums ir jāapgūst diriģēšanas prasmes.

Šis grāmatvedības veids ir paredzēts:

• pareizi sadalīt cilvēkus darba procesos;
• meklēt neizmantotās rezerves;
• savlaicīgi identificēt un novērst ar personālu saistītas problēmas.

Vairāk par šo procesu varat uzzināt no šī videoklipa:

Kā to sakārtot no nulles: soli pa solim instrukcijas

Personāla nodaļas darbinieka priekšā vienmēr ir sarežģīts uzdevums organizēt šāda veida biroja darbu. Lai atvieglotu šo procesu, ir svarīgi vispirms sastādīt aptuvenu darba plānu un noteikt secību, kādā jums jārīkojas:

• Pareizs lēmums būtu vispirms izpētīt normatīvo dokumentāciju.
• Detalizēti to izpētot, tiek veikta tiešā dokumentu plūsmas sagatavošana. Visi veidojošie papīri tiek ņemti no galvas un detalizēti izpētīti. Visai dokumentācijai jāatbilst komponentam. Svarīgi pajautāt uzņēmuma vadītājam, kādus papildu nosacījumus viņš vēlas ieviest darba grafikā. Pamatojoties uz viņa vēlmēm, tiek noformēti papildu fakultatīvie dokumenti.
• Dokumentācijas sastādīšana:
  • sākumā direktors ir dokumentēts;
  • tālāk apkopota un ;
  • tiek izstrādāta veidlapa, kuru noslēdz ar visiem darbiniekiem. Tajā ir iekļauti visi organizācijai nepieciešamie priekšmeti;
  • tiek gatavoti citi svarīgi papīri un žurnāli;
  • jāizlemj, kurš būs atbildīgs par darba grāmatiņām. Kamēr cilvēki netiek oficiāli pieņemti darbā, vadītājs būs spiests viņus pieņemt darbā. Attiecīgi tiek dots rīkojums uzņemties atbildību par drošību, pildījumu un galvu;
  • pēc tam sākas oficiālā strādnieku uzņemšana.
• Ir svarīgi nodrošināt visu personāla dokumentu uzglabāšanu un to izmantošanu.

Pēc personāla darbinieka nodarbinātības reģistrācijas sākas parastās darba dienas. Katra diena ir katra cilvēka klātbūtne darbā. Izdod reizi gadā.

Personāla darbiniekam ir pienākums nodarboties ar personu dokumentālo pārvietošanos uzņēmumā, sagatavojot attiecīgu dokumentāciju. Turklāt tam jābūt daudziem citiem papīriem.

Pieprasītie dokumenti

Vairāki pamata dokumenti, ko izmanto personāla darbinieks:

• Dažādi darbinieku pārvietošanās rīkojumi: , tulkojums un daudzi citi.
• personāla komplektēšana. Tā saturam jāatbilst darbinieku līgumos norādītajiem datiem. Ja kaut kas neatbilst, tas norāda uz Krievijas Federācijas Darba kodeksa pārkāpumu. Un tas parasti noved pie naudas soda.
• Laika lapa.
• Darba grāmatas. Personāla darbinieks tos paņem, pieņemot darbā, veic attiecīgus ierakstus un atdod pēc atlaišanas.
• Darba noteikumi organizācijas ietvaros.
• Darba līgumi. Šāds līgums tiek slēgts ar katru cilvēku, tas kalpo kā darba attiecību sākums. Galvenais šeit ir pārbaudīt apkopojuma pareizību, visu parakstu un datumu klātbūtni. Ja tiek veiktas izmaiņas darba apstākļos, piemēram, darbinieka pārcelšana vai algas maiņa, ir obligāti jāsagatavojas. Tie tiek apkopoti katram gadījumam atsevišķi.
• Atvaļinājumu grafiks. Vēlākais divas nedēļas pirms gada beigām visām organizācijām ir jāsagatavo darbinieku atvaļinājumu grafiki. Ir svarīgi tos sastādīt tā, lai cilvēku vienlaicīga atpūta neietekmētu nodaļas vai uzņēmuma darba plūsmu kopumā.
• Grāmatvedības žurnāli. Dokumentu ierakstīšanai ir nepieciešami daudzi žurnāli.
• Noteikti notiek. Tajā ietilpst: darbs, iepazīšanās lapas ar darba devēja rīkojumiem, personas apliecības kopija, medicīniskās apskates izziņa, diplomu kopijas un militārā apliecība.
• Darba apraksti. Tajos ir detalizēts darbinieka tiesību un pienākumu apraksts.
• Noteikumi par darba samaksu un prēmijām. Normatīvs, uz kura pamata tiek veikta visa algu uzskaite.

Joprojām ir daudz dažādas dokumentācijas, kas atrodas arī uzņēmumos. Bet tas jau attiecas uz konkrētiem dokumentiem.

Kurš parasti to dara?

Šis jautājums lielākoties rodas mazās organizācijās. To parasti veic personāla darbinieks, jo šī ieraksta uzturēšana ir diezgan grūts uzdevums. Diemžēl ne katru vadītāju var pārliecināt ieviest valstī šādu atsevišķu amatu. Šajā sakarā ar personāla vadību bieži vien nodarbojas galvenais grāmatvedis vai nepilna laika vadītājs pats.

Parasti tas notiek mazos uzņēmumos, lai ietaupītu naudu. Un nav jēgas ieviest valstī papildu vienību diviem vai trim cilvēkiem. Šajā gadījumā shēma ir šāda: vadītājs sastāda darbiniekus, un galvenais grāmatvedis aprēķina viņiem algas. Galvenais likums, kas regulē attiecības starp darbinieku un darba devēju, ir Krievijas Federācijas Darba kodekss. Tas nosaka abu pušu tiesības un pienākumus.

Procesu automatizācija

Grāmatvedības ērtībai uzņēmumā vadītājam ir jāparūpējas par speciālas programmas ieviešanu. Mūsdienās šādu sistēmu ir ļoti daudz, un tās visas ir viegli lietojamas.

Plaši izmantotā programma ir "1C: uzņēmums". Tas palīdz sakārtot datus. Gandrīz visi dokumenti tiek izdrukāti no tā automātiski. Automatizēto tehnoloģiju izmantošana vienkāršo pašu grāmatvedības procesu.

IP un LLC nianses

Dokumentācijai vienmēr jābūt kārtībā. Ir svarīgi to pareizi pārvaldīt un uzglabāt. Šajā jomā ir svarīgi ņemt vērā vairākas nianses:

• Ja individuālais uzņēmējs pirmo reizi reģistrē darbinieku, viņam būs jāiziet reģistrācijas process dažās teritoriālajās iestādēs darba devēja statusā. Konkrētāk, Pensiju fondā un Sociālās apdrošināšanas fondā. Šādai procedūrai ir noteikti termiņi:
  • 10 dienas reģistrējoties FSS;
  • 30 dienas reģistrācijai FIU.

  Dienu skaits tiek skaitīts no pirmās personas pirmās nodarbinātības dienas. Ja tas netiks izdarīts, organizācijai draud lieli naudas sodi.

• Vadītājam ir jāiepazīstina savi darbinieki ar visiem normatīvajiem dokumentiem pret parakstu. Tam tiek veidoti speciāli žurnāli, kuros darbinieki parakstās pēc dokumentu izlasīšanas. Piemēram, organizācijai katru mēnesi personīgi jāiesniedz algas kvīts. Šajā sakarā ir saprātīgi sākt grāmatu par to izdošanas reģistrāciju. Tas ir ērti, jo jebkura konflikta gadījumā tieši paraksts pierādīs, ka dokuments ir izdots.

Iespējamās sankcijas par nezināšanu

Personāla uzskaites trūkuma gadījumā amatpersonas tiks sauktas pie atbildības saskaņā ar likumu “Par administratīviem pārkāpumiem”. Viņiem tiek uzlikts naudas sods:

• uz amatpersonu - apjomā no 1 līdz 5 tūkstošiem rubļi;
• juridiskām personām - no 30 līdz 50 tūkst rubļi.

Turklāt ir iespēja apturēt organizācijas darbību līdz 90 dienām. Ja pārkāpums tiek atkārtots, vadītājam var tikt piemērota diskvalifikācija.

Gadījumā, ja organizācija ir jārevidē regulējošām iestādēm, ir svarīgi tam sagatavoties. Lai to izdarītu, jums jāzina:

• uzraudzības iestādēm par gaidāmo procedūru jāpaziņo vismaz trīs dienas iepriekš;
• pārbaude nedrīkst pārsniegt divdesmit dienas;
• pārbaudes uz vietas nav atļauts veikt bez uzrauga.

Šis grāmatvedības veids ir jebkura uzņēmuma galvenā sastāvdaļa. Tāpēc tā uzticamā vadība ļauj apiet lielu skaitu problēmu.

Pat mazākajā uzņēmumā ir darbinieki, kas nozīmē, ka ir jāuztur dažāda personāla dokumentācija.

Uzņēmumos, kas ir tirgū jau ilgu laiku, parasti personāla lietvedība ir labi izveidota, bet jaunizveidotajās organizācijās viss ir jāveido no nulles.

Kurš ir atbildīgs par uzņēmējdarbību uzņēmumā?

Personāla nodaļas darbinieki parasti nodarbojas ar personāla uzskaites kārtošanu un visu dokumentu apstrādi, bet, ja uzņēmums ir neliels, tad šo darbu var uzticēt kādam no darbiniekiem kā. Parasti tas ir grāmatvedis vai.

Ja uzņēmumā ir liels darbinieku skaits, tad tiek izveidota personāla nodaļa, kurā var būt vairāki speciālisti. Nepieciešamību pēc personāla nosaka ne tikai darbinieku skaits (lai gan tas ir galvenais faktors), bet arī paša uzņēmuma specifika. Tātad organizācijā ar kaitīgu un bīstamu ražošanu personāla darbiniekiem būs vairāk darba.

Ja vēl neesat reģistrējis organizāciju, tad visvieglākais to var izdarīt, izmantojot tiešsaistes pakalpojumus, kas palīdzēs bez maksas ģenerēt visus nepieciešamos dokumentus: Ja jums jau ir organizācija un jūs domājat, kā atvieglot un automatizēt grāmatvedības uzskaiti un atskaites, tad palīgā nāk šādi tiešsaistes pakalpojumi, kas pilnībā nomainīs grāmatvedi jūsu rūpnīcā un ietaupīs daudz naudas un laika. Visas atskaites tiek ģenerētas automātiski, parakstītas ar elektronisko parakstu un automātiski nosūtītas tiešsaistē. Tas ir ideāli piemērots individuālam uzņēmējam vai LLC, izmantojot vienkāršoto nodokļu sistēmu, UTII, PSN, TS, OSNO.
Viss notiek dažu klikšķu laikā, bez rindām un stresa. Izmēģiniet to, un jūs būsiet pārsteigti cik viegli tas sanāca!

Nepieciešamās likumdošanas bāzes un normatīvo dokumentu vākšana

Pirmā lieta, kas jādara, veidojot personāla darbplūsmu no jauna, ir izlemt, kādiem dokumentiem jābūt. Ir dokumenti, kuriem obligāti jābūt katrā uzņēmumā, un ir tādi, kas nepieciešami tikai noteikta veida darba vai uzņēmuma darbības veikšanai.

Starp citu, arī paši normatīvie dokumenti, kas regulē personāla dokumentācijas komponentu pieejamību, nebūs lieki glabāt atsevišķā mapē, lai nepieciešamības gadījumā tie vienmēr būtu pie rokas.

Pasūtījumi personāla un personāla ziņā. Personāla rīkojumi ietver rīkojumus, kas saistīti ar darbinieku pārvietošanos:, atlaišanu un. Šie rīkojumi attiecas uz darba stāžu un tāpēc tiek glabāti 75 gadus.

Uz personāla rīkojumi visi pārējie ietver:

• brīvdienas;
• prēmijas;
• komandējumi;
• disciplinārsodi utt.

Glabāšanas laiksšie pasūtījumi ir no 3 līdz 5 gadiem.

Šiem diviem veidiem ir lietderīgāk izveidot divas atsevišķas mapes.

Nākamais obligātais dokuments ir, kas atspoguļo visa pamatinformācija par darbinieku. Šīs kartes var glabāt atsevišķi vai kā daļu no darbinieka personīgās lietas.

Trešais nepieciešamais dokuments ir . Patlaban saskaņā ar likumdošanu darba grāmatiņas ir jāsastāda pat individuālajam uzņēmējam, nemaz nerunājot par citu īpašuma formu uzņēmumiem. Darba devējam darba grāmatiņa jāizsniedz trīs dienu laikā no darbinieka pieņemšanas dienas.

Tā kā darba grāmatas ir, tās ir obligāti jāsaglabā. Arī šī grāmata ir glabāta 75 gadus.

Nākamais nepieciešamais dokuments ir . Tas jānoslēdz ar katru pieņemto darbinieku neatkarīgi no termiņa.

Kad jaunas darba vietas ir izveidotas, katrai no tām ir jāieņem īpašs darbs. Ar SOUT saistītie dokumenti tiek glabāti līdz to aizstāšanai ar jauniem, parasti reizi 5 gados.

Uz citi obligātie dokumenti attiecas uz:

Ir arī dokumenti, kurus likums neuzliek par pienākumu glabāt, bet, tomēr, gandrīz katram darba devējam tie ir, tā ir pasūtījumu bāzes grāmatiņa.

Dibināšanas dokumentu vākšana un izpēte

Pēc tam, kad esat pieņēmis lēmumu par vispārējiem obligātajiem dokumentiem, jums ir jāizlemj par pārējiem dokumentiem. Lai to izdarītu, jums ir jāizpēta visi likumā noteiktie dokumenti, kas regulē uzņēmuma darbību un ražošanas procesu.

Šeit dokumenti var būt ļoti dažādi. Piemēram, ja darbiniekiem ir tiesības arī uz IAL, tad obligāti ar rīkojumu vai citu administratīvu dokumentu ir jāapstiprina saraksts un nosacījumi to nodrošināšanai darbinieku kategorijai.

Ja uzņēmumā ir cilvēki, kuriem ir neregulārs darba laiks, strādā nakts stundās, strādā kaitīgos un bīstamos apstākļos, tad viņiem pienākošie pabalsti un kompensācijas ir jādokumentē.

Dokumentu saraksta sastādīšana

Kad ir noteikts viss nepieciešamo dokumentu saraksts, varat sākt izstrādāt Personāla lietvedības noteikumus.

Šajā noteikumā ir uzskaitīti visi nepieciešamie dokumenti, to uzturēšanas kārtība un glabāšanas termiņi. Šis noteikums nav obligāts, taču ievērojami atvieglo personāla nodaļas darbu.

Reģistrācija direktora darbam

Ja uzņēmums tiek izveidots no nulles, tad pirmā persona, kas tiek reģistrēta, ir uzņēmuma vadītājs.

Tieši viņš pēc tam slēdz darba līgumus ar pārējiem darbiniekiem. Ja direktora amats ir ievēlēts, konkursa kārtībā, tad noslēdz ievēlētās institūcijas priekšsēdētājs, ja uzņēmumam ir dibinātāji, tad viņi paraksta līgumu. Ja vadītājs vienlaikus ir vienīgais dibinātājs vai individuālais uzņēmējs, tad viņš slēdz darba līgumu gan ar darbinieku, gan ar darba devēju.

Lai kā arī būtu, darba līguma slēgšana un uzņemšanas rīkojuma noformēšana ir obligātas procedūras.

Vietējo noteikumu sastādīšana

Lai noteiktu, kādi amati un cik no tiem ir nepieciešami uzņēmuma darbībai, a personāla komplektēšana. Tam ir vienota forma, un, lai gan tā nav jāizmanto, tā ir ļoti ērta.

Ja vēlaties, varat pievienot papildu kolonnas. Personāla sarakstā norādīts amata nosaukums, nepieciešamais štata vienību skaits, alga vai atalgojuma veids un nepieciešamās piemaksas. Personāla tabulā ir norādītas visas pozīcijas, sākot ar svarīgāko un beidzot ar atbalsta personālu.

AT Darba grafiks vispirms ir norādīts uzņēmuma darba grafiks, ja ir maiņu grafiki, tad tie tiek detalizēti parakstīti. Šajā dokumentā var norādīt arī prasības attiecībā uz darbinieku izskatu un uzvedību, korporatīvo ētiku utt.

Darba līguma standarta parauga izstrāde

Darba līgumā jāiekļauj visi galvenie noteikumi, kas uzskaitīti Darba kodeksā.

Šeit attiecas:

Papildus šiem punktiem darba devējs darba līgumā var iekļaut jebkurus citus punktus, kas nav pretrunā ar likumu.

Grāmatvedības dokumentu sagatavošana

Visas virsgrāmatas, pirms sākat tās lietot nepieciešams sagatavoties. Proti, katram žurnālam jābūt numurētam un aizzīmogotam. Lapas numurē ar nepārtrauktu numerāciju, sākot no pirmās līdz pēdējai. Pēc tam visas loksnes, izņemot vāku, sašuj ar diegu un izvelk divas astes līdz pēdējai mušmirei. Tie ir aizzīmogoti ar papīra lapu, bet uz kura ir norādīts lapu skaits, un tos paraksta vadītājs vai par žurnāla kārtošanu atbildīgā persona.

Katrā žurnālā ir norādīts tā sākuma datums, un ir jānorāda organizācijas nosaukums.

Par darba grāmatiņu uzturēšanu atbildīgās personas iecelšana

Darba grāmatas ir viens no svarīgākajiem personāla uzskaites dokumentiem un pieder pie stingrām atskaites formām, tad pret tiem jāizturas uzmanīgi. Tie jāglabā aizslēgtā seifā.

Darba grāmatiņu uzturēšanai tiek nozīmēta atbildīgā persona, kas tās aizpilda un ir atbildīga par uzglabāšanu. Atbildība darbiniekam tiek uzlikta ar organizācijas rīkojumu.

Darbinieku vervēšana

Katram darbiniekam ir jāveic noteikta darbu secība:

• darbinieku pieņemšana;
• darbinieka iepazīstināšana ar visiem vietējiem normatīvajiem dokumentiem, darba samaksas noteikumiem, iekšējiem darba noteikumiem, koplīgumu u.c.;
• darba līguma reģistrācija, tā parakstīšana. Noteikti ievietojiet darba līgumā atzīmi, ka darbinieks saņēmis simtotro eksemplāru rokās;
• rīkojuma par pieņemšanu darbā izdošana;
• aizpildot personīgo T-2 karti un veidojot personas lietu. Tajā ietilpst šādi dokumenti: pieteikums uzņemšanai, personas dokumentu kopijas, uzņemšanas rīkojuma kopija, personas karte, dokumenti par izglītību un kvalifikāciju, darba līgums un citi nepieciešamie dokumenti.
• visu darbiniekam nepieciešamo dokumentu nodošana grāmatvedībai uzkrāšanai.

Šajā video atskaņošanas sarakstā ir sniegti norādījumi par to, kā pārvaldīt HR ierakstus.

Vispārējā definīcija saka, ka personāla lietvedība ir personāla dokumentu reģistrācijas un uzturēšanas process. Šī tēma ir aktuāla gan individuālajiem uzņēmējiem, gan juridiskām personām. Papīru kārtošanai ir stingras likumdošanas normas, un aprakstītie noteikumi ir jāņem vērā visiem uzņēmumu vadītājiem, personāla nodaļām. Ar personāla lietvedības palīdzību būs iespējams optimizēt personāla vadības procesu, uzlabot katras komandas darbu un vienkāršot atskaites procedūru.

Kas ir personāla vadība

Personāla lietvedības pamati ietver visu papīru sagatavošanas, aizpildīšanas procesu, atskaites par personālu, kas strādā uzņēmumā. Katrs izsniegtais ir juridiski saistošs, arī tie, kas tiek veidoti uz darbinieka iesnieguma pamata. Personāla ražošanu bieži veic personāla nodaļa, kuras funkcijas ir šāds personāla darbs:

• algu saraksts;
• atvaļinājumu, slimības atvaļinājumu reģistrācija;
• izziņu izsniegšana.

Mērķi un uzdevumi

Personāla nodaļas uzdevumi un mērķi:

Darba virziens	Darbinieku uzdevumi
Grāmatvedība, reģistrācija, kontrole	Darbinieku skaita uzskaite, reģistrācija darbā, atlaišana
Darba regulējums	Iepazīšanās ar pienākumiem, darba vietas, telpu izvēli
Koordinācija, apmācība	Kursu vadīšana, apmācība, padziļināta apmācība, pārkvalifikācija, darba izpildes pārbaude
Darbs ar dokumentiem	Šīs nodaļas speciālisti nodarbojas ar papīru, grāmatu, darba grafiku sagatavošanu, uzskaiti, atskaiti
Organizācija	Pasākumu organizēšana pēc instrukcijām

Tiesiskais regulējums

Darbu ar personālu regulē vairāki normatīvie likumi, rīkojumi un noteikumu kopums reģionālā vai valsts līmenī. Normatīvajā regulējumā noteikto prasību neievērošana ir pārkāpums. Galvenie personāla ražošanas vadīšanas noteikumi:

• valsts nolikums par darba grāmatiņām (2003);
• biroja darba un dokumentu pārvaldības noteikumi no 2009.gada;
• federālās instrukcijas dokumentu uzturēšanai attiecībā uz darbiniekiem;
• vispārējās prasības, kuras apstiprina ar ministriju rīkojumu.

Uzņēmuma likumdošanas bāze

Katrs uzņēmums izmanto virkni dokumentācijas, kas regulē visa personāla darbu. Dokumentu pārvietošana un to sagatavošana tiek veikta saskaņā ar instrukcijām, iepriekš noteikto normatīvo regulējumu. Uzņēmuma tiesiskais regulējums ir sadalīts piecās galvenajās kategorijās, kuras regulē uzņēmuma iekšējie rīkojumi:

• uzņēmuma harta;
• Darba grafiks;
• personas datu aizsardzības noteikumi;
• darba aizsardzība (regulēta ar federālo arhīvu dekrētu);
• personāla darba grafiks (un dokumenti par personālu).

Personāla dokumentu aprite organizācijā

Vienotās dokumentu uzskaites sistēmas uzņēmumos ir iedalītas trīs galvenajās kategorijās, starp kurām ir iekšējie noteikumi, personālsastāvs un atalgojuma noteikumi. Pirmajā kategorijā ietilpst papīru apgrozījums pēc atvaļinājumu grafika, dokumentu aizpildīšana par darba grafiku. Otrā rindkopa ir vispārīgāka un ietver noteikumu par līgumu un grāmatvedības politikas dokumentu sagatavošanu. Darba samaksas regulējums regulē visus jautājumus par darba samaksas, prēmiju, slimības atvaļinājuma, atvaļinājuma un atlaišanas pabalstu izmaksu, atlaižot no darba.

Personāls T-3 veidā

Personāla tabula T-3 veidlapā ir viena veida papīrs, kas apraksta visu personāla struktūru uzņēmumā vai uzņēmumā. Slejās ir dati par darbinieka pilnu vārdu, uzvārdu, amatu, vienību, kurā viņš ir norādīts. Atbilstoši normatīvajām un likumdošanas normām tur ir noteikta speciālista amata alga. Visas izmaiņas reģistrācijas procesā grāmatvedības nodaļai ir jāreģistrē šajā T3 veidlapas personāla tabulā. Aizpildīšanas instrukcijās vienmēr ir ieteikumi katrai kolonnai. Kopumā dokumentā ir iekļauti 5 informācijas punkti.

Darba grafiks

Darba grafiks ir dokuments, kas apstiprina speciālista dienas režīmu. Darbplūsma regulē vadītāja grafiku. Tajā ir iekļauti jautājumi par pārbaudes nepieciešamību saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, par pusdienām un pārtraukumiem, kā arī par ziņošanu. Atsevišķos uzņēmumos lietvedis pieprasa katru nedēļu vai mēnesi sastādīt atskaiti (dokuments pēc pārbaudes jāapstiprina ar darbinieka un lietvedes parakstiem). Plāns, grafika grafiks tiek veidots turpmākajam darba periodam. Darbinieku darba laika uzskaite.

Darba līgums

Darba līgums ir civiltiesisks dokuments, kas tiek sastādīts starp topošo darbinieku un darba devēju. Šāda veida dokumentu veidlapas nav paredzētas, un līgums tiek aizpildīts brīvā formā, norādot kvalifikāciju (amatu) un darba laiku. Tur arī rakstīts vēlamais rezultāts. Saskaņā ar tiesību normām šāda veida dokuments ir ļoti līdzīgs līguma dokumentam, jo ​​tajā ir noteikts darba gala rezultāts, nevis tā struktūra. Lai atlaistu darbiniekus, jums tikai jāpabeidz pirms līguma termiņa beigām.

Personāla pasūtījumi

Darbinieku atjaunošana amatos, speciālistu pieņemšana darbā notiek pēc personāla pasūtījumiem. Šāda veida dokumenti nosaka personāla iecelšanu amatā un citas speciālistu kustības nodaļās. Instrukciju un rīkojumu izstrādē piedalās personāla daļas darbinieki un vadības komanda. Uzņēmuma vadītāji/administratori pieņem vietējos lēmumus. Rīkojumiem ir vienota forma, to nosaka normatīvais regulējums. Atbilstoši papīra glabāšanas laikam tie jāglabā grāmatvedībā vai personāla daļā līdz pieciem gadiem vai ilgāk (atkarībā no pasūtījuma veida).

Darba apraksti

Amata apraksti ir dokuments, kas nosaka pušu (darbinieka un darba devēja) atbildību, kā arī satur datus par konkrēta speciālista norādījumiem un pienākumiem viņa amatā. Tos apliecina ar organizācijas zīmogu un atbildīgās personas parakstu. Šim dokumentam ir nepieciešami trīs eksemplāri. Viens paliek personāla daļā, otrs pie paša izpildītāja, bet trešais pie konkrētās nodaļas vadītāja vai administratora. Šī rīkojuma mērķis ir optimizēt personāla vadības procesus uzņēmumā.

Kā organizēt biroja darbu personāla nodaļā

Pareiza personāla vadība nozīmē augstu atbildības līmeni. Personāla darbiniekiem ir jānodrošina, lai parakstīšanas datumi atbilstu faktiskajiem. Darba grāmatiņu un citu personāla dokumentu uzturēšanu varat uzticēt ārpakalpojumu kompānijām. HR darbinieku pienākumi:

• veidot darba grafiku, ar atvaļinājumiem saistīto grāmatvedības dokumentāciju;
• noformēt dokumentus darba aizsardzībai (nepieciešams valsts struktūrām);
• sagatavot un izdot pasūtījumus;
• Aprēķiniet algu sarakstu un kontrolējiet prēmiju izmaksu.

HR departaments

Personāla pilnas slodzes apkalpošanu veic, kad visu grāmatvedību un visas uzskaites veic tikai personāla nodaļas algotie pilna laika darbinieki. Šis dokumentu noformēšanas veids attiecas uz uzņēmumiem un uzņēmumiem, kuros strādā 20-30 cilvēki. Valsts standarti prasa stingri ievērot visu pasūtījumu formu un citas prasības, pretējā gadījumā juridiska persona var saņemt naudas sodu. Pakalpojumu sfērā, kur vienā juridiskajā personā ir līdz 30 cilvēkiem, izdevīgāk ir izmantot ārpakalpojumu uzņēmumu pakalpojumus.

Ārpakalpojumu uzņēmuma speciālistu piesaiste personāla darbam

Ārpakalpojumu personāla pieņemšana darbā ietaupīs naudu un samazinās kopējo darbinieku skaitu. Neatkarīgi speciālisti veic visu nepieciešamo darbu apjomu pie pasūtījumu, grafiku sagatavošanas. Viņi arī ved īpašu žurnālu un regulē katra speciālista darbu uzņēmumā. Personāllietas ārpakalpojumu pārvaldība iezīmējas ar to, ka juridiskai personai nav sava personāla nodaļas, bet tā par mērenu samaksu uztic šo uzdevumu atsevišķai komandai.

Personāla uzskaite no nulles soli pa solim

Personāla nodaļas dokumentu uzskaitei nepieciešama biroja tehnika un birojs. Ir svarīgi, lai būtu spēcīgs seifs. Rīkojumā jāieceļ dokumentu vadības sistēmas vadītājs. Pēc tam tiek veidoti iekšējie akti. Katram uzņēmuma darbiniekam ir jāizveido atsevišķa mape, kurā tiks glabāta viņa darba grāmata. Personāla lietvedība prasa šīs dokumentācijas saglabāšanu visā amatā esošā speciālista darba laikā. Visas nodaļas darbības laikā informācija tiek ievadīta grāmatās, tiek noformēti pasūtījumi.

Prasības personāla personāla darbiniekiem

Personāla lietvedība ir samērā sarežģīts process, kas prasa noteiktas teorētiskas un praktiskas iemaņas. Šī amata normatīvajā regulējumā ir saraksts ar nosacījumiem, saskaņā ar kuriem speciālists var ieņemt šo amatu. Izglītības iestādes atsevišķu profilu kā personāla biroja darbu neizceļ. Vadītāji un administratori ir piemēroti darbībai personāla nodaļā. Tātad darba devēji amatā ieceļ cilvēkus ar juridisko izglītību, informācijas aizsardzību vai dokumentu pārvaldību.

Personāla darbinieka tiesības un pienākumi

Šādu amatpersonu pirmais pienākums ir pārzināt tiesisko regulējumu, ievērot noteiktos grāmatvedības noteikumus. Iepriekš bija panti, federālie likumi, kas jāievēro, veicot personāla uzskaites pārvaldību. Personāla darbiniekam ir tiesības saņemt informāciju no darbiniekiem, apskatīt personīgās mapes, skatīt uzskaites grāmatiņu (algu). Šī profila speciālistu pilnvarās ietilpst parakstu likšana, darbs ar darba devējiem, lai uzlabotu personāla efektivitāti.

Personāla uzskaites pārvaldīšana

Mūsdienās personāla uzskaites pārvaldība tiek veikta gan rakstiski, gan digitālā formātā. Dokumentāciju personīgi paraksta pilnvaroti darbinieki. Dokumentācijai tiek izmantoti valsts standarti, kas apvieno visas veidnes un veidlapas. Jāņem vērā GOST R 6.30-2003 un GOST R 7.0.8-2013 normas. Svarīgi papīri tiek glabāti īpašās mapēs vai metāla seifos. Atkarībā no uzņēmuma darbības jomas un lieluma speciālistiem ir jāievēro dažādas prasības attiecībā uz ziņojumu sniegšanas biežumu.

Personāla meklēšana un reģistrācija

Sākotnēji pirms darbinieku reģistrācijas ir jāatrod specializēts personāls, kas atbilstu stingriem kritērijiem (tiem jābūt saistītiem ar darba specifiku). Lai to izdarītu, izmantojiet specializētus birojus, aģentūras, darba meklēšanas vietnes, darba biržas vai privātos sludinājumus laikrakstos, plašsaziņas līdzekļos, tīmekļa vietnēs. Pēc tam tiek noformēti obligātie personāla dokumenti, veikta reģistrācija, parakstīts darba līgums vai darba līgums.

Darbā pieņemšanas posmi

Cilvēku reģistrācijas amatam procedūras sākas ar datu ievadīšanu par darba meklētāju speciālā žurnālā. Atskaites kartītē tiek ierakstīta informācija par pieredzi, darba stāžu un iepriekš ieņemto amatu. Pēc apstiprināšanas tiek sastādīts rīkojums par personas iecelšanu noteiktā amatā. Pēdējais posms ir personīgās mapes veidošana, lietas sastādīšana uzņēmumā, nodaļā. Līgumā ir informācija par pienākumiem, par algu amatā.

Personas kartes un darbinieka personas lietas veidošana

Personāla dokumentu veidi ietver darbinieka personas karti. Tajā ir visa informācija par ģimenes stāvokli, pilns vārds, ielīmēta fotogrāfija, norādīts dzimšanas datums. To visu dara darba devēji, lai izveidotu datu paketi par katru uzņēmuma darbinieku. Saskaņā ar likumu šos datus nevar nodot trešajām personām. Personas lietas kārtošanai tiek izmantotas mapes, skapji vai pat metāla seifi (atkarībā no uzņēmuma biroja aprīkojuma līmeņa).

HR žurnāli

Papīra apdrukas izstrādājumi palīdz sistematizēt atskaites, vienkāršo dokumentu apriti. Dokumentācija biznesa žurnālu veidā ietver šādus veidus:

• to dokumentu, papīru kontrolei, kas tiek piegādāti uzņēmumam vai uzņēmumam;
• kontrolēt komandējumu laiku, periodus;
• kontrolēt jebkādas piezīmes, izrakstus;
• ieraksti, lai nodrošinātu darba grāmatiņu drošību.

Darba grāmatu uzturēšana

Personāla lietvedība uzliek speciālistiem pienākumu veikt darba grāmatiņas uzskaiti. Visa uzskaite tiek veikta, ja persona uzņēmumā ir formāli reģistrēta. Darba grāmatiņa tiek izsniegta darbiniekam pēc atlaišanas. Šajā dokumentācijā ir fiksētas visas izmaiņas saistībā ar amatu, apbalvojumiem. Apmācība personāla uzskaites pārvaldībā no nulles ietver obligātus priekšmetus par pareizu darba grāmatu noformējumu. Visas kļūdas izlabo personāla nodaļas darbinieki. Ja tie tiks atrasti, speciālistiem var tikt piemērots administratīvā pārkāpuma sods.

Dokumentu kārtošana un uzglabāšana

Dokumentu revīzijai un uzglabāšanai izveidotas atsevišķas likumdošanas normas. Ir svarīgi pieminēt Federālā likuma par arhivēšanu 17. pantu. Tas nosaka nepieciešamību uzņēmumu un uzņēmumu vadībai rūpēties par arhīva dokumentācijas drošību noteiktajā termiņā. Uzglabāšanas laiks ir noteikts likumā un atbilst valsts standartiem. Lai nodrošinātu papīra dokumentācijas integritāti, tiek izmantoti metāla ugunsdrošie seifi un skapji.

Ja nepieciešams, dati no dokumentiem tiek nodoti Krievijas Federācijas Valsts statistikas komitejai. Papīru aprites automatizācija, digitalizācija ir viena no prioritārajām jomām valsts darba vadības procesa optimizēšanā. Mūsdienās lielākā daļa ziņojumu netiek sagatavoti uz papīra. Tas neatceļ uzņēmumu vadītājiem, vadītājiem pienākumu glabāt arhīvu vienu, trīs, piecus vai vairāk gadus.

Elektroniskā personāla uzskaite

Izmantojot elektronisko personāla uzskaiti, svarīgi ievērot dokumentu drošības nosacījumus, samazināt piekļuvi arhīvam, pamatojoties uz personas datu aizsardzības likumu. Elektroniskajai dokumentācijas uzskaitei ir vairākas priekšrocības:

1. ātra piekļuve dokumentiem;
2. failu aizsardzība ar paroli;
3. nav nepieciešams iegādāties seifus, lai ietaupītu papīru;
4. ietaupot vietu birojā - cietajā diskā var uzglabāt 10 000 vai vairāk dokumentu;
5. ietaupot laiku - varat parakstīt, atrast jebkuru dokumentu 1-2 minūšu laikā datora cietā diska arhīvā.

Video

Uzziniet, kā organizācijā tiek kārtota personāla uzskaite un par ko viņiem var uzlikt naudas sodu. Lejupielādējiet rokasgrāmatu personāla ierakstu pārvaldībai vai patstāvīgi organizējiet grāmatvedību.

Rakstā

Lejupielādējiet noderīgu dokumentu

Kādi ir obligātie personāla dokumenti, kurus darba devējs noformē

Jebkuram uzņēmumam, kas izmanto algotu darbaspēku, ir jāveic personāla uzskaite. Darbu ar personālu pavada daudzu dokumentu noformēšana, sākot no darbinieku saraksta līdz personāla pasūtījumiem. Personāla darbinieka uzdevums ir savlaicīgi un pareizi noformēt personāla dienesta dokumentus, pēc nepieciešamības veikt tajos izmaiņas un pārbaudīt atbilstību spēkā esošajiem tiesību aktiem.

Labi strukturēta instrukcija par personāla uzskaites pārvaldību, kas sastādīta, ņemot vērā jauno GOST, samazinās rupju kļūdu risku darbā ar personālu.

Uzsākot personāla lietvedību no nulles, sagatavojiet obligātos personāla dienesta dokumentus, bez kuriem pilnvērtīgs darbs ar personālu vienkārši nav iespējams.

Nepieciešamie HR dokumenti:

• darba līgumi;
• amatu apraksti (ja nepieciešams);
• vietējie noteikumi;
• darbinieku personīgās kartes;
• personāla rīkojumi;
• Pasūtījumi pamatdarbībai;
• personāla komplektēšana;
• atvaļinājumu grafiks;
• Grāmatvedības grāmatas un žurnāli;
• laika lapa .

Darba līgums

Galvenais dokuments personāla darbinieka darbā. Apliecina darba attiecību pastāvēšanu, nosaka pušu tiesības un pienākumus. Nav vienotas vienotas darba līguma formas, lai gan ir standarta veidlapa mikrouzņēmumiem. Citi darba devēji to var ņemt par pamatu. Likums neaizliedz sastādīt brīvas formas darba līgumus, ja tajos ir visi obligātie nosacījumi un informācija par pusēm.

Darba līguma obligātie nosacījumi:

• darba funkcija, norādot amatu vai darba veidu;
• darba vieta un darba apstākļi;
• atalgojums ar tarifa likmes vai algas norādi;
• obligātās sociālās apdrošināšanas nosacījums.

Darba līgumā atspoguļojiet darba raksturu un veidu, ja tie atšķiras no ierastajiem. Pierakstīt visas likumā noteiktās garantijas un kompensācijas. Līgumā uz noteiktu laiku noteikti norādiet darbības termiņu un iemeslus, kāpēc puses nevarēja nodibināt beztermiņa darba attiecības.

Darba līguma obligātā informācija:

• Darbinieka pilns vārds un uzvārds un darba devēja vārds (fiziskām personām - pilns vārds);
• dati par dokumentiem, kas apliecina darbinieka un darba devēja-fiziskās personas identitāti;
• Darba devēja TIN (izņemot personas, kurām nav uzņēmēja statusa);
• informācija par personu, kas paraksta līgumu darba devēja vārdā;
• dokumenta vieta un datums.

Darba apraksti

Neskatoties uz to, ka Krievijas Federācijas Darba kodeksā nav atsauces uz šo dokumentu, valsts iestādes bez problēmām izstrādā amatu aprakstu paketi (2004. gada 27. jūlija likums Nr. 79-FZ), un ir ļoti vēlams, lai komerciālās organizācijas dari šo.

Amatu aprakstu klātbūtne ļauj:

• kompetenti sadalīt pienākumus starp līdzīgiem amatiem;
• tiesā vai prokuratūrā pierādīt disciplinārsoda likumību;
• attaisnot;
• pareizi sertificēt personālu par atbilstību viņu amatiem.

Uzmanību! Instrukcijas ir rakstītas amatiem, nevis konkrētiem darbiniekiem, tāpēc neveidojiet tos personalizētus. Ja darbinieks pamet darbu vai pāriet, norādījumi būs jāapstiprina atkārtoti. Tā paša iemesla dēļ labāk to apstiprināt kā neatkarīgu dokumentu, nevis kā darba līguma vai vienošanās pielikumu.

Vietējie noteikumi (LNA)

Ir obligāti un neobligāti. ĢIT inspektoram pārbaudes laikā ir tiesības pieprasīt vietējos noteikumus, un, ja kāds dokuments nav pieejams vai tas ir noformēts ar kļūdām, darba devējam var uzlikt naudas sodu vai izdot rīkojumu.

Obligāti jāiekļauj visas Darba kodeksā minētās LNA:

• atalgojuma regulējums, ja darba samaksas nosacījumi nav atspoguļoti koplīgumā vai citā vietējā aktā (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 135. pants);
• noteikumi par darbinieku personas datiem (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 86. pants);
• (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189. pants).

Ja valstī ir amati ar neregulāru darba laiku, jāapstiprina to darbinieku saraksts, uz kuriem attiecas īpašs darba režīms (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57., 101. pants). Ja uzņēmums nosūta personālu pārkvalifikācijai vai padziļinātai apmācībai - noteikumi par profesionālās apmācības norises kārtību un nosacījumiem (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 196. pants).

Izvēles LNA tiek izsniegtas pēc vajadzības. Skaidri reglamentēt darba procesus, izstrādāt papildu iekšējos dokumentus: noteikumus par prēmijām, komandējumiem, mentoringu, sociālo politiku, darbā pieņemšanu u.c. Vietējo aktu izstrādei un struktūrai nav vienotu prasību, vadieties pēc pašreizējā GOST un pareizi aplieciniet katru dokumentu.

Darbinieku personīgās kartes

Visiem darba devējiem neatkarīgi no juridiskās formas un darbības jomas katram darbiniekam ir jāizveido personiskā karte. Izmantojiet vienoto T-2 veidlapu vai izstrādājiet savu veidlapu. Ierēdņu reģistrācijai izstrādāta speciāla veidlapa T-2GS.

Neaizmirstiet iepazīstināt darbinieku ar personīgās kartes saturu zem paraksta uzreiz pēc sākotnējās aizpildīšanas, un pēc tam - pēc jaunu ierakstu veikšanas par pārcelšanu (arī pagaidu), atlaišanu, amata pārdēvēšanu.

Uzmanību! Personas karte tiek slēgta pēc darba līguma, uz kura pamata tā tika uzsākta, izbeigšanās. Ja pieņemat darbā darbinieku, kurš jau ir strādājis organizācijā, sāciet viņam jaunu karti.

Pasūtījumi personālam

Pieņemšana darbā, komandējumi, atlaišana, prēmijas, atvaļinājumi un citas personāla procedūras tiek noformētas ar rīkojumiem. Šis ir vissvarīgākais jebkura personāla dienesta dokuments, uz kura pamata tiek veikti ieraksti personīgajos kontos, darba grāmatās, personīgajās kartēs.

Daži pasūtījumi tiek sastādīti vienotā tabulas veidā. Ja pasūtījums attiecas nevis uz vienu, bet uz vairākiem darbiniekiem vienlaikus, izmanto veidlapu ar atzīmi “a”:

1. tabula. Rīkojumi, kas izdoti uz vienotām tabulu veidlapām

	Veidlapas veids un nosaukums
T-9 vai T-9	Pavēle ​​nosūtīt vienu vai vairākus darbiniekus komandējumā
T-11 vai T-11a	Pasūtījums iedrošināt vienu vai vairākus darbiniekus
T-8 vai T-8a	Rīkojums par viena vai vairāku darbinieku atlaišanu
T-6 vai T-6a	Rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu vienam vai vairākiem darbiniekiem
T-5 vai T-5a	Pavēle ​​pārcelt vienu vai vairākus darbiniekus uz citu darbu
T-1 vai T-1a	Rīkojums pieņemt darbā vienu vai vairākus darbiniekus

Uzmanību! Vienoto veidlapu vietā var izmantot darba devēja apstiprinātas veidlapas, ja tajās ir norādīti visi nepieciešamie rekvizīti.

Pārējie pasūtījumi tiek izsniegti teksta formā. Ja nepieciešams atsaukt darbinieku no atvaļinājuma vai nosūtīt uz kvalifikācijas paaugstināšanas kursiem, atjaunojiet viņu darbā vai noformējiet rīkojumu brīvā formā.

Rīkojums piešķir juridisku spēku, apliecinot rekvizītus - ģenerāldirektora vai citas amatpersonas, kas ir pilnvarotas parakstīt rīkojumus, personiskais paraksts. Papildus parakstam tiek uzlikts organizācijas zīmogs (ja tāds ir). Administratīvie dokumenti stājas spēkā no parakstīšanas brīža vai no tajos norādītā datuma.

Uzmanību! Rīkojumi par vadītāju - ģenerāldirektora, viņa vietnieku, galvenā grāmatveža un citu hartā minēto amatpersonu - iecelšanu attiecas uz rīkojumiem par pamatdarbību, nevis personālu.

Pasūtījumi pamatdarbībai

Tie ietver visus rakstiskos rīkojumus, kas neattiecas uz personāla vai administratīvi saimnieciskiem jautājumiem: par vietējo normatīvo aktu ieviešanu vai grozījumiem esošajā LNA, par jaunu amata vietu izveidi un pārbaužu veikšanu. Šādu rīkojumu izpildi var uzticēt gan organizācijas sekretāram, gan personāla darbiniekiem.

personāla komplektēšana

Tas raksturo uzņēmuma personāla sastāvu: organizatorisko struktūru, personāla skaitu un sastāvu, atalgojumu par visiem amatiem. Reģistrācijai izmantojiet vienoto T-3 veidlapu vai izstrādājiet savu veidni. Dokumenta derīguma termiņu var izlaist, bet, ja tas ir ierobežots, neaizmirstiet līdz norādītajam datumam sastādīt jaunu štatu tabulu.

Piemērs personāla komplektēšanai ar ierobežotu laiku

Ierakstiet dokumentā visas uzņēmumā pieejamās amata vietas, tostarp vakantās, pagaidu un sezonālās. Likums aizliedz pieņemt darbā darbiniekus amatos, kas nav paredzēti štatu tabulā (Rostrud vēstule Nr. PG / 13229-6-1, 21.01.2014.).

Amatu nosaukumus rakstiet krieviski un bez saīsinājumiem, katram norādiet precīzu algu - algu dakšiņas ir nepieņemamas. Amatiem, kas saistīti ar kompensāciju, atvieglojumiem vai ierobežojumiem, jāatbilst profesiju standartiem un tarifu un kvalifikācijas uzziņu grāmatām (Darba ministrijas 04.04.2016. vēstule Nr. 14-0 / 10 / V-2253). Stāstīs žurnāla "Personāla bizness" eksperte

Uzmanību! Par kļūdām personāla tabulā uzņēmumam draud naudas sods saskaņā ar Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. pantu.

Atvaļinājumu grafiks

Tas tiek sastādīts katru gadu un nosaka nosacījumus ikgadējo apmaksāto atvaļinājumu piešķiršanai visiem organizācijas darbiniekiem. Par pamatu ņemiet vienoto T-7 veidlapu vai savu veidni.

Lai izvairītos no pretenzijām uz dokumentu, rīkojieties secīgi:

1. Uzziniet darbinieku vēlmes. Lūdziet nodaļu vadītājiem apkopot informāciju par katru struktūrvienību.
2. Pārbaudiet, vai darbinieku vidū ir saņēmēji, kuriem ir tiesības jebkurā izdevīgā laikā paņemt atvaļinājumu. Tajos ietilpst grūtnieces, nepilngadīgie un dažas citas darba ņēmēju kategorijas.
3. Izveidojiet provizorisku kopsavilkuma grafiku. Dokumentā ierakstiet visus darbiniekus, tostarp ārējos un iekšējos nepilna laika darbiniekus, kā arī tos, kuriem grūtniecības un dzemdību atvaļinājums beidzas nākamgad.
4. Vienojieties un apstipriniet grafiku. Izsniedziet atsevišķu rīkojumu vai uzspiediet apstiprinājuma zīmogu uz paša dokumenta, iepazīstiniet ar to darbiniekus zem paraksta (Rostrud vēstule Nr. PG / 5883-6-1 08.01.2012.).

Kurš ir atbildīgs par personāla administrēšanu

Mikrouzņēmumos un jaunuzņēmumos visa personāla administrācija parasti krīt uz viena cilvēka pleciem. Parasti tas ir uzņēmuma direktors vai viņa vietnieks. Taču, biznesam augot un darbiniekiem paplašinoties, pieaug arī dokumentu apjoms. Šajā posmā štata vietu vajadzētu iedalīt personāla speciālistam, kurš labi pārzina personāla lietvedības pamatus un visu savu darba laiku velta darbam ar personālu.

Lielajos uzņēmumos ar sarežģītu organizatorisko struktūru ar personāla lietvedību nodarbojas atsevišķs dienests.

Ja organizācijai ir atsevišķas struktūrvienības, piemēram, filiāles citās pilsētās un reģionos, ir divi veidi, kā veikt personāla uzskaiti. Dārgāk - izveidot personāla virsnieka amatu katrā filiālē, izdevīgāk, bet saistīts ar zināmām grūtībām - tikt galā ar personāla nodaļu galvenajā birojā, iekārtojot darbu, izmantojot skenējumus un pastu. Kas ir, lasiet žurnālā "Personāla bizness".

2. tabula. Dažādu CA organizēšanas veidu priekšrocības un trūkumi filiālēs

Procedūra	CD tiek izdots galvenajā birojā	CD tiek vadīts filiālēs
Papīru darbs	Grūti ievērot termiņus, dokumentu oriģinālu nodošana prasa laiku	Termiņi tiek ievēroti, paraksta tiesības deleģētas filiāles vadītājam
Par personāla uzskaites pārvaldību (KD) atbildīgo darbinieku iecelšana amatā	Parasti ir viegli atrast īsto darbinieku ar atbilstošu kvalifikāciju	Tā kā filiālēs ir mazāk darbinieku, ir grūti izvēlēties atbildīgo par CA
Rekrutēšana virsstundu darbam vai brīvdienās	Ne vienmēr ir iespējams operatīvi izsniegt visus nepieciešamos dokumentus un laikus nogādāt nodaļā	Nav problēmu: jums vienkārši jāsaņem darbinieka piekrišana un visi dokumenti jānoformē uz vietas
Dokumentu izsniegšana darbiniekiem pēc atlaišanas	Piegādei nepieciešams vairāk laika, sūtot pa pastu pastāv zaudējumu risks	Dokumentus var izsniegt operatīvi, nepārkāpjot noteiktos termiņus

Personāla biroja darba organizēšana patstāvīgi: soli pa solim instrukcijas

Kā organizēt darbu ar personālu jaunizveidotā uzņēmumā vai atjaunot pēc priekšgājēja? Neko nepalaist garām palīdzēs jaunā personāla lietvedības instrukcija, kas izstrādāta, ņemot vērā spēkā esošās likumdošanas normas.

Turpiniet soli pa solim:

1. solis. Izveidojiet normatīvo regulējumu. Pirmkārt, vadieties pēc Krievijas Federācijas Darba kodeksa prasībām - galvenā darba likumu kopuma, kas regulē daudzus personāla procesus: pieņemšanu darbā, atvaļinājumu piešķiršanu, darba līguma pušu tiesības un pienākumus, darba līguma izpildes kārtību. algu aprēķināšana utt.

Apsveriet arī noteikumus, ko nosaka:

• Valsts statistikas komitejas 01.05.2004. dekrēts Nr- par vienotu primārās uzskaites formu un obligāto rekvizītu izmantošanu;
• Mazā uzņēmumā visus ar personāla lietvedību saistītos jautājumus var risināt viens cilvēks – personāla darbinieks, sekretāre vai direktors. Tad viņš ir atbildīgs par darba grāmatu uzturēšanu un uzglabāšanu. Bet, ja darba apjoms ir liels, labāk atbildības jomas sadalīt starp vairākiem darbiniekiem. Piemēram, iecelt vienu no personāla darbiniekiem, kas ir atbildīgi par darba grāmatiņu uzturēšanu un uzskaiti, un uzticiet citam personāla rīkojumu sastādīšanu.

  Rīkojuma paraugs par par darba grāmatiņām atbildīgās amatpersonas iecelšanu

  
  

  3. solis. Izveidojiet nepieciešamo personāla dokumentu sarakstu. Iekļaujiet tajā vietējos noteikumus un citus dokumentus, kuru klātbūtni GIT inspektors noteikti pārbaudīs nākamās vizītes laikā: personāls, atvaļinājumu grafiks, darba laika uzskaite, darbinieku personīgās kartes. Ja organizācija plāno atteikties no vienotajām veidlapām, dodiet rīkojumu izstrādāt savas veidlapas.

  4. solis. Izstrādāt un apstiprināt nepieciešamos HR dokumentus un noteikumus. Ir vairāki veidi, kā apstiprināt LNA: uzziniet, ar ko tie atšķiras viens no otra, un izvēlieties sev piemērotāko. Lūdzu, ņemiet vērā, ka daži dokumenti vispirms būs jāsaskaņo ar arodbiedrību (stāstīs elektroniskā žurnāla "Personāla bizness" eksperte).

  5. solis. Aizpildiet reģistrācijas grāmatas un žurnālus. Iecelt darbiniekus, kas atbildīgi par instruktāžu, medicīniskās apskates un korespondences reģistrēšanu.

  1. Pārbaudīt darba līgumu izpildes pareizību. Vispirms pārbaudiet, vai organizācijas direktors ir pareizi reģistrēts darbam, pēc tam apskatiet pārējos līgumus. Pārliecinieties, vai tajos noteiktās algas un amatu nosaukumi precīzi atbilst formulējumiem darbinieku sarakstā, darba grāmatās un darba pasūtījumos. Ja atrodat kļūdas, veiciet izmaiņas, noslēdzot papildu līgumus ar darbiniekiem.
  1. Iepazīstiniet ar viņiem tieši saistītos darbiniekus, kuri ir parakstīti ar LNA. Runa ir ne tikai par darba grafika noteikumiem un citiem LNA, ar kuriem jāiepazīstina personāls, pieņemot darbā, bet arī par amatu aprakstiem, personāla rīkojumiem, instrukciju žurnāliem.

  Uzmanību! Pārliecinieties, ka katrs darbinieks saņem savu darba līguma eksemplāru un visas tam pievienotās papildu vienošanās.

  1. Organizēt militāro reģistrāciju. Ja uzņēmums nodarbina par militāro dienestu atbildīgās personas vai personas, kuras ir sasniegušas militāro vecumu, veikt militāro uzskaiti. Iecelt personu, kas ir atbildīga par uzskaiti, un saskaņot iecelšanu ar vietējo militāro reģistrācijas un iesaukšanas biroju, sastādīt darba plānu un izdot ierakstus, pamatojoties uz informāciju no militārajām kartēm, personīgajām kartēm un darbinieku sniegtajām vervētāja ID.
  1. Izveidojiet drošu uzglabāšanas vidi.Šī prasība attiecas uz visiem dokumentiem, kas satur personas datus (PD): novietojiet tos droši aizslēgtos skapjos un seifos, nenododiet informāciju par darbinieku trešajām personām bez viņa rakstiska piekrišana. Neglabājiet pasu un diplomu kopijas savos personas lietās, neprasiet darbiniekiem personas datus, kas nav tieši saistīti ar darbu – naudas sods par personas datu apstrādes noteikumu pārkāpšanu ir ievērojams.
  1. Izveidojiet kalendāra plānotāju. Daudzi svarīgi dokumenti ir regulāri jāatjaunina vai jāapstiprina atkārtoti. Piemēram, atvaļinājumu grafiks jāsastāda katru gadu, un koplīgums atkārtoti jāizdod vismaz reizi trijos gados. Lai uzņēmumam nākotnē nerastos problēmas, iepriekš plānojiet darbu ar galvenajiem dokumentiem.

  Personāla ierakstu pārvaldības organizēšana no nulles, piemēram, filiālē vai pārbūve pēc priekšgājēja nav viegls uzdevums. Lai sāktu, izlasiet normatīvo regulējumu un GOST R 7.0.97-2016 standartu, kurā ir ietvertas pamatprasības attiecībā uz dokumentu noformēšanu.

  Strādājot konsekventi, izstrādāt minimāli nepieciešamo personāla dokumentācijas komplektu, tai skaitā noteikumus. Izlemiet, kuras primārās uzskaites formas izmantosiet – vienotās vai pašu izstrādātās. Sakārtojiet savus darba līgumus un vienošanās. Esiet uzmanīgs pret detaļām, jo ​​uzņēmumam draud liels naudas sods par dokumentu neesamību vai nepareizu noformēšanu.