GOST vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma

Visi katalogā iekļautie dokumenti nav to oficiālās publikācijas un ir paredzēti tikai informatīviem nolūkiem. Šo dokumentu elektroniskās kopijas var izplatīt bez ierobežojumiem. Informāciju no šīs vietnes varat ievietot jebkurā citā vietnē.

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALSTS STANDARTS

VIENOTĀS DOKUMENTĀCIJAS SISTĒMAS

VIENOTĀ ORGANIZATĪVĀS UN ADMINISTRATĪVĀS DOKUMENTĀCIJAS SISTĒMA

DOKUMENTU PRASĪBAS

GOST R 6,30-97

KRIEVIJAS GOSTANDARTS

Maskava

Priekšvārds

1. IZSTRĀDĀJIS Krievijas Federālā arhīvu dienesta Viskrievijas Dokumentācijas un arhivēšanas pētniecības institūts (VNIIDAD).

PĀRSTĀVĒ Krievijas Federālais arhīvu dienests.

IEVADS Krievijas Valsts standarta Zinātniski tehniskais departaments.

3. IEVADS PIRMO REIZI.

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALSTS STANDARTS

Iepazīšanās datums 1998-07-01

1 LIETOŠANAS JOMA.

Šis standarts attiecas uz organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem, kas saistīti ar vienoto organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmu (USORD) - rezolūcijām, rīkojumiem, rīkojumiem, lēmumiem, protokoliem, aktiem, vēstulēm u.c. (turpmāk tekstā – dokumenti), kas iekļauti Visā- Krievu klasifikators vadības aktivitātes(OKUD) (0200000 klase) un izmanto darbībās:

federālās iestādes valsts vara, subjektu valsts iestādes Krievijas Federācija, tajā skaitā Krievijas Federācijas subjekti, kuriem līdzās krievu valodai kā valsts valsts valodai ir pašvaldības;

Uzņēmumi, organizācijas un to apvienības neatkarīgi no īpašuma formas un juridiskās formas.

Šis standarts nosaka: dokumentu detaļu sastāvu; prasības dokumentu rekvizītu reģistrācijai; prasības veidlapām un dokumentiem; prasības veidlapu ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju, Krievijas Federācijas veidojošo vienību emblēmu izgatavošanai, uzskaitei, lietošanai un glabāšanai.

Detalizēti izkārtojumi ir sniegti A pielikumā; dokumentu veidlapu paraugi - B pielikumā.

2. DOKUMENTU ZIŅAS SASTĀVS.

2.1. Sagatavojot un apstrādājot dokumentus, tiek izmantota šāda informācija:

01 - Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

02 - Krievijas Federācijas subjekta emblēma;

03 - organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

04 - organizācijas kods;

05 - dokumenta formas kods;

06 - organizācijas nosaukums;

07 - atsauces dati par organizāciju;

08 - dokumenta veida nosaukums;

09 - dokumenta datums;

10 - dokumenta reģistrācijas numurs;

12 - dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta;

13 - piekļuves dokumentam ierobežojuma zīmogs;

14- adresāts;

15 - dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

16 - izšķirtspēja;

17 - teksta nosaukums;

18 - kontroles atzīme;

19 - dokumenta teksts;

20 - atzīme par pieteikuma esamību;

21 - paraksts;

22 - dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

23 - dokumentu apstiprināšanas vīzas;

24 - druka;

25 - atzīme uz kopijas apliecinājuma;

26 - atzīme par izpildītāju;

27 - atzīme par dokumenta noformēšanu un tā virzību lietā;

28 - atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā;

29 - dokumenta elektroniskās kopijas identifikators.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

2.2. Izslēgts, Mainīt. Nr.1

2.3. Izslēgts, Mainīt. Nr.1

3. PRASĪBAS DOKUMENTU ZIŅAS REĢISTRĀCIJAI.

3.1. Krievijas Federācijas valsts ģerbonis tiek novietots uz dokumentu veidlapām saskaņā ar noteikumiem par Krievijas Federācijas valsts ģerboni.

3.2. Krievijas Federācijas subjekta ģerbonis tiks novietots uz dokumentu veidlapām saskaņā ar tiesību akti Krievijas Federācijas subjekti.

3.3. Organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme) tiks novietota uz organizāciju veidlapām saskaņā ar statūtiem (noteikumiem par organizāciju).

Ģerbonis netiek atveidots uz veidlapas, ja tajā ir Krievijas Federācijas valsts ģerbonis vai Krievijas Federācijas subjekta ģerbonis.

3.4. Organizācijas kods tiek nolikts saskaņā ar Viskrievijas klasifikators uzņēmumi un organizācijas (OKPO).

3.5. Dokumenta formas kods tiek piestiprināts saskaņā ar Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru (OKUD).

3.6. Organizācijas nosaukumam, kas ir dokumenta autors, ir jāatbilst nosaukumam, kas fiksēts tās dibināšanas dokumentos.

Virs organizācijas nosaukuma norādiet saīsinātu un, ja tā nav, pilnu mātes organizācijas nosaukumu.

Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizāciju nosaukumi, kas kopā ar krievu valodu kā valsts valodu tiek drukāti divās valodās - krievu un valsts.

Organizācijas saīsināto nosaukumu sniedz gadījumos, kad tas ir ierakstīts organizācijas dibināšanas dokumentos. Saīsinātais nosaukums (iekavās) ir ievietots zem pilna vārda.

Vārds ieslēgts svešvaloda reproducēts gadījumos, kad tas ir ierakstīts hartā (noteikumi par organizāciju). Vārds svešvalodā ir ievietots zem nosaukuma krievu valodā.

Organizācijas filiāles, teritoriālās iestādes, pārstāvniecības, struktūrvienības nosaukumu norāda, ja tā ir dokumenta autors, un ievieto zem organizācijas nosaukuma.

3.7. Atsauces dati par organizāciju ietver: pasta adresi; tālruņu numuri un cita informācija pēc organizācijas ieskatiem (faksa numuri, teleksa numuri, bankas konti, adrese E-pasts un utt.).

3.8. Organizācijas sastādītā vai publicētā dokumenta veida nosaukumu regulē harta (noteikumi par organizāciju), un tam jāatbilst USORD un OKUD paredzētajiem dokumentu veidiem (klase 0200000).

Vēstulē nav norādīts dokumenta veida nosaukums.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.9. Dokumenta datums ir tā parakstīšanas vai apstiprināšanas datums, protokolam - sēdes (lēmuma pieņemšanas) datums, aktam - notikuma datums. Ja dokumenta autores ir vairākas organizācijas, tad dokumenta datums ir pēdējais parakstīšanas datums.

Dokumenta datumu sastāda ar arābu cipariem šādā secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša dienu un mēnesi raksta kā divus arābu ciparu pārus, kas atdalīti ar punktu; gads - četri arābu cipari. Piemēram, datums 2000. gada 5. janvāris jāievada kā 01/05/2000.

Ir atļauts verbāli-ciparu veids, kā formatēt datumu, piemēram: 2000. gada 5. janvāris, kā arī datuma formatēšana šādā secībā: gads, mēnesis, mēneša diena, piemēram: 2000.01.05.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.10. Dokumenta reģistrācijas numuru veido tā kārtas numurs, kuru pēc organizācijas ieskatiem var papildināt ar lietu indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, informāciju par korespondentu, izpildītājiem u.c.

Divu vai vairāku organizāciju kopīgi sastādīta dokumenta reģistrācijas numuru veido katras šīs organizācijas dokumenta reģistrācijas numuri, kas atdalīti ar slīpsvītru tādā secībā, kādā dokumentā norādīti autori.

3.12. Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu norāda ar rekvizītiem “Organizācijas nosaukums” un “Atsauces dati par organizāciju”, ja to ir grūti noteikt. Sastādīšanas vai publicēšanas vieta norādīta, ņemot vērā pieņemto administratīvi teritoriālo iedalījumu, un tajā iekļauti tikai vispārpieņemti saīsinājumi.

3.13. Piekļuves ierobežojuma dokumentam zīmogs (slepens, konfidenciāls u.c.) tiek uzspiests bez pēdiņām dokumenta pirmajā lapā, un to var papildināt ar normatīvajos aktos par valsts noslēpumu klasificēto informāciju un konfidenciālo informāciju paredzētajiem datiem. .

3.14. Adresāts var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai privātpersonas. Vrsinot dokumentu pie amatpersonas vai indivīdam iniciāļi parādās pirms uzvārda. Organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumu norāda nominatīvā rakstā. Piemēram (turpmāk standarta tekstā un B pielikumā organizāciju nosaukumu piemēri, to atsauces dati utt. ir nosacīti):

Krievijas Tieslietu ministrija

Sistematizācijas nodaļa

tiesību aktiem

Datīvu gadījumā norāda tās personas amatu, kurai dokuments ir adresēts, piemēram:

CJSC "Boļševska tekstils"

Grāmatvedība

Vecākais ekonomists

A.S. Nikolajevs

CJSC prezidents

"Lomonosova porcelāna rūpnīca"

UN. Petrovs

Ja dokuments tiek nosūtīts vairākām viendabīgām organizācijām vai vairākām vienas organizācijas struktūrvienībām, tad tās jānorāda vispārināti, piemēram:

Rajonu administrācijas

Maskavas apgabals

Nepieciešamības gadījumā rekvizīta "Adrese" sastāvā var iekļaut pasta adresi. Pasta adreses elementi ir norādīti secīgi, nosaka noteikumi pasta pakalpojumu sniegšana.

Atļauts centrēt katru atribūta "Adrese" rindiņu attiecībā pret garāko rindiņu. Piemēram:

Dārzu biedrības priekšsēdētājs

"Možaisks deva"

V.A. Buņejevs

Dokumentā nedrīkst būt vairāk par četriem adresātiem. Vārds "Kopija" pirms otrā, trešā, ceturtā adresāta nav norādīts. Plkst vairāk adresāti veido dokumenta izplatīšanas sarakstu.

Ja vēstule ir adresēta organizācijai, norādiet tās nosaukumu, tad, piemēram, pasta adresi;

Viskrievijas zinātniskie pētījumi

Tel. Ierakstu zinātnes institūts

un arhivēšana

101000, Maskava, centrs,

Milyutinsky josla, 7a

Adresējot dokumentu fiziskai personai, norādiet pasta adresi, pēc tam saņēmēja uzvārdu un iniciāļus, piemēram:

301264, Tulas reģions,

Kirejevskas rajons, Lipki,

st. Sadovaya, d. 5, apt. 12

I. P. Kaļiņins

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.15. Dokumentu apstiprina amatpersona (amatpersonas) vai īpaši izsniegts dokuments. Amatpersonai apstiprinot dokumentu, dokumenta paraksta zīmogam jāsastāv no vārda APSTIPRINĀJU (bez pēdiņām), dokumenta apstiprinātāja amata, viņa paraksta, iniciāļiem, uzvārda un apstiprināšanas datuma, piemēram:

APSTIPRINĀT

izpilddirektors

CJSC "Boļševska tekstils"

Personīgais paraksts I. V. Sergejevs

Dokumenta atribūtā "Apstiprinājums" ir atļauts centrēt elementus attiecībā pret garāko rindiņu, piemēram:

APSTIPRINĀT

izpilddirektors

CJSC "Boļševska tekstils"

Personīgais paraksts I. V. Sergejevs

Ja dokumentu apstiprina vairākas amatpersonas, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī.

Ja dokuments ir apstiprināts ar rezolūciju, lēmumu, rīkojumu, protokolu, apstiprinājuma zīmogs sastāv no vārda APSTIPRINĀTS (APSTIPRINĀTS, APSTIPRINĀTS vai APSTIPRINĀTS), apstiprinošā dokumenta nosaukuma. instrumentāls, tā datumi, skaitļi. Piemēram:

APSTIPRINĀTS

Ar kopsapulces lēmumu

Akcionāri ar 15.08.2000 Nr.14

APSTIPRINĀTS

Priekšsēdētāja rīkojums

Bankas valde

datēts ar 01.02.2000. Nr.82

Dokumenta apstiprinājuma zīmogs atrodas labajā pusē augšējais stūris dokumentu.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.16. Rezolūciju uz dokumenta raksta attiecīgā amatpersona, un tajā ir norādīti izpildītāju vārdi, pasūtījuma saturs, izpildes termiņš, paraksts un datums, piemēram:

A. V. Zaiceva

P.S. Ņikitins

Lūdzu, sagatavojiet projektu

vispārējā vienošanās

ar firmu "HITEK" līdz 21.12.2000

Personīgais paraksts

Rezolūciju atļauts izdot uz atsevišķas lapas.

3.17. Teksta virsraksts ietver kopsavilkums dokumentu. Virsraksts atbilst dokumenta veida nosaukumam.

Nosaukums var atbildēt uz tādiem jautājumiem kā:

par ko (par kuru)?, piemēram:

Rīkojums par atestācijas komisijas izveidošanu;

kas (kuram)?, piemēram:

Sekretāra-referenta amata apraksts.

Uz A5 formāta veidlapām sastādīto dokumentu tekstam virsrakstu var izlaist.

3.18. Kontroles atzīme ir dokumenta izpildes kontroles atzīme, ko apzīmē ar burtu "K", vārdu vai zīmogu "Kontrole".

3.19. Dokumenta teksts ir sastādīts krievu valodā vai valsts valodā saskaņā ar Krievijas Federācijas un Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem par valsts valodām. Dokumentu teksti tiek rakstīti tikai krievu valodā, ja tie tiek nosūtīti uz:

federālajām valsts iestādēm, Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts iestādēm;

Uzņēmumiem, organizācijām un to apvienībām, kas nav šīs Krievijas Federācijas veidojošās vienības jurisdikcijā vai atrodas citu Krievijas Federāciju veidojošo vienību teritorijā.

Dokumentu teksti tiek sastādīti anketas, tabulas, saistīta teksta vai šo struktūru kombinācijas veidā.

Sastādot tekstu anketas veidā, raksturojamā objekta pazīmju nosaukumi jāizsaka ar lietvārdu nominatīvā gadījumā vai frāzi ar daudzskaitļa otrās personas darbības vārdu tagadnes vai pagātnes formā (“have”, “pašu” vai “bija”, “bija” utt.). Mutiski izteiktajām pazīmēm jāatbilst zīmju nosaukumiem.

Tabulas kolonnām un rindām jābūt virsrakstiem, kas izteikti ar lietvārdu nominatīvā gadījumā. Kolonnu un rindu apakšvirsrakstiem jāsaskan ar virsrakstiem. Ja tabula ir drukāta uz vairāk nekā vienas lapas, tabulas kolonnas ir jānumurē, un nākamajās lapās tiek drukāti tikai šo sleju numuri.

Saistītais teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti dokumenta sastādīšanas iemesli, pamatojums, mērķi, otrajā (galīgā) - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Tekstā var būt viena nobeiguma daļa (piemēram, rīkojumi - administratīvā daļa bez izziņas; vēstules, paziņojumi - pieprasījums bez paskaidrojumiem; izziņas, piezīmes - faktu izvērtējums, secinājumi).

Dokumenta tekstā, kas sagatavots, pamatojoties uz citu organizāciju dokumentiem vai iepriekš publicētiem dokumentiem, norāda to rekvizītus: dokumenta nosaukums, organizācijas nosaukums - dokumenta autors, dokumenta datums, dokumenta reģistrācijas numurs, teksta virsraksts.

Ja tekstā ir vairāki lēmumi, secinājumi utt., tad tas jāsadala sadaļās, apakšsadaļās, rindkopās, kuras numurē ar arābu cipariem.

To organizāciju administratīvajos dokumentos (pavēlēs, instrukcijās u.c.), kas darbojas pēc pavēles vienotības principiem, kā arī dokumentos, kas adresēti organizācijas vadībai, teksts jāuzrāda pirmajā personā. vienskaitlis(“Pasūtu”, “Piedāvāju”, “Jautāju”).

Koleģiālo institūciju administratīvajos dokumentos teksts ir norādīts vienskaitļa trešajā personā (“nolemj”, “lēma”).

Kopīgajos administratīvajos dokumentos teksts ir norādīts pirmajā personā daudzskaitlis(“pasūtām”, “nolēmām”).

Protokola teksts izteikts daudzskaitļa trešajā personā ("noklausījās", "runāja", "lēma").

Dokumentos, kas nosaka organizāciju, to struktūrvienību tiesības un pienākumus (noteikumi, instrukcijas), kā arī satur aprakstu, faktu novērtējumu vai secinājumus (akts, sertifikāts), izmantojiet teksta noformējuma formu no trešās personas vienskaitļa. vai daudzskaitlī (“nodaļa veic funkcijas” , “biedrībā ietilpst”, “komisija nodibinājusi”).

Vēstulēs tiek izmantotas šādas prezentācijas formas:

No daudzskaitļa pirmās personas (“lūdzu sūtīt”, “nosūtīt izskatīšanai”),

No vienskaitļa pirmās personas (“Es uzskatu par vajadzīgu”, “Es lūdzu jūs izcelt”);

No vienskaitļa trešās personas (“ministrija neiebilst”, “VNIIDAD uzskata par iespējamu”),

3.20. Atzīme par tekstā nosauktās lietojumprogrammas klātbūtni tiek izgatavota šādi:

Pielietojums: uz 5 litriem. 2 eksemplāros.

Ja dokumentam ir tekstā nenosaukts pieteikums, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, piemēram:

Pielikums: 1. Reģionālās kredītdaļas nolikums par 5 p. 1 eksemplārā.

2. Reģionālās kredītdaļas dokumentu sagatavošanas un noformēšanas noteikumi uz 7 lapām. 2 eksemplāros.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Administratīvā dokumenta pielikumā uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ieraksta "Pielikums", norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, datumu un reģistrācijas numuru, piemēram:

2.pielikums

pēc institūta direktora rīkojuma

15.06.2000. Nr.319

Ja dokumentam ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, atzīmi par pieteikuma esamību noformē šādi:

Papildinājums: Federālā arhīva vēstule 14.06.2000. Nr.02-4/156 un pielikums tai, kopā 30 lapas.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tad par tā esamību izdara atzīmi šādi:

Pielietojums: uz 3 litriem. 5 eksemplāros. uz pirmo adresi.

Izteicienu "PIELIKUMA Nr." ir atļauts drukāt lielie burti, kā arī centrējiet šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

PIELIKUMS Nr.2

pēc institūta direktora rīkojuma

15.06.2000 № 19

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.21. Rekvizīta "Paraksts" sastāvā ietilpst: dokumentu parakstītājas amata nosaukums (pilns, ja dokuments nav izsniegts uz dokumenta veidlapas, un saīsināti - uz dokumenta, izsniegts uz veidlapas) ; personīgais paraksts; paraksta dekodēšana (iniciāļi, uzvārds), piemēram:

Izsniedzot dokumentu uz veidlapas ierēdnisšīs personas amats parakstā nav norādīts.

Nepieciešamajā "Paraksts" ir atļauts centrēt dokumentu parakstītājas titulu attiecībā pret garāko rindu. Piemēram:

Izpilddirektors

CJSC "Partner" Personiskais paraksts N.A. Fjodorovs

Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, to parakstus liek vienu zem otra ieņemamajam amatam atbilstošā secībā, piemēram:

Ja dokumentu paraksta vairākas līdzvērtīgas personas, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī, piemēram:

Krievijas Federācijas tieslietu ministra vietnieks		Krievijas Federācijas finanšu ministra vietnieks
	V. M. Stepanovs		A. P. Mironovs

Komisijas noformētajos dokumentos norādīti nevis dokumentu parakstītāju amati, bet gan viņu kā komisijas locekļu pienākumi atbilstoši sadalījumam, piemēram:

Dokumentu var parakstīt pienākumu izpildītāja, norādot savu faktisko amatu un uzvārdu. Tajā pašā laikā nav atļauts likt ieganstu "Par", ar roku rakstītu uzrakstu "Deputāts." vai slīpsvītra pirms amata nosaukuma.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.22. Dokumenta apstiprinājuma zīmogs sastāv no vārda SASKAŅOTS, personas amata. ar kuru dokuments ir saskaņots (ieskaitot organizācijas nosaukumu), personīgais paraksts, paraksta atšifrēšana (iniciāļi, uzvārds) un apstiprināšanas datums, piemēram:

PIEKRĪTU

Finanšu akadēmijas rektors

Krievijas Federācijas valdības pakļautībā

A. G. Grjaznova personīgais paraksts

Ja apstiprinājumu veic ar vēstuli, protokolu utt., apstiprinājuma zīmogu noformē šādā formā:

PIEKRĪTU

Vēstule no Krievijas akadēmijas

medicīnas zinātnes

datēts ar 2000.gada 30.oktobri Nr.451-805

PIEKRĪTU

Sanāksmes protokols

Apdrošināšanas padome

uzņēmums "Planet"

datēts ar 21.06.2000 Nr.10

3.23. Dokumenta apstiprinājumu izsniedz ar vīzu, iekļaujot dokumenta apstiprinātāja parakstu un amatu, paraksta atšifrējumu (iniciāļi, uzvārds) un parakstīšanas datumu. Piemēram:

Juridiskās nodaļas vadītājs

Personīgais parakstsA.S. Orlovs

Ja par dokumentu ir komentāri, vīza tiek izsniegta šādi:

Komentāri pievienoti

Juridiskās nodaļas vadītājs

Personīgais parakstsA.S. Orlovs

Komentāri tiek norādīti uz atsevišķas lapas, parakstīti un pievienoti dokumentam.

Dokumentam, kura oriģināls paliek organizācijā, vīzas tiek ielīmētas oriģinālā dokumenta pēdējās lapas otrās puses apakšā.

Dokumentam, kura oriģinālu sūta no organizācijas, vīzas tiek piestiprinātas nosūtāmā dokumenta kopijas priekšpuses apakšā.

Vīzas dokumentu iespējams izsniegt uz atsevišķas apstiprinājuma lapas.

Pēc organizācijas ieskatiem ir atļauta dokumenta un tā pieteikuma apstiprināšana pa lapām.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

3.24. Zīmogs apliecina amatpersonas paraksta īstumu uz dokumentiem, kas paredzēti spec noteikumi ar finanšu līdzekļiem saistītu faktu fiksēšanas personu tiesību apliecināšana.

Dokumenti ir apliecināti ar organizācijas zīmogu.

3.25. Apliecinot dokumenta kopijas atbilstību oriģinālam, zem nepieciešamā "Paraksts" uzliek: apliecinājuma uzrakstu "Pareizi"; kopijas apliecinātājas amats; personīgais paraksts; paraksta dekodēšana (iniciāļi, uzvārds); sertifikācijas datums, piemēram:

Personāla daļas inspektors Personīgais paraksts M.V. Koloskovs

Ir atļauts apliecināt dokumenta kopiju ar zīmogu, kas noteikts pēc organizācijas ieskatiem.

3.26. Atzīme par izpildītāju ietver dokumenta izpildītāja uzvārdu (vai uzvārdu, vārdu, uzvārdu) un viņa tālruņa numuru. Piezīme par izpildītāju tiek ievietota dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē apakšējā kreisajā stūrī, piemēram:

3.27. Atzīme par dokumenta noformēšanu un tā iesniegšanu lietā ietver šādus datus: norādi uz dokumenta datumu un numuru, kas apliecina tā noformēšanu, vai, ja šāda dokumenta nav. īsa informācija par sniegumu; vārdus "Uzņēmējdarbībā"; lietas numurs, kurā dokuments tiks glabāts.

Atzīme par dokumenta noformēšanu un tā iesniegšanu lietā jāparaksta un jādatē dokumenta izpildītājam vai tās struktūrvienības vadītājam, kurā dokuments noformēts.

3.28. Atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā satur sērijas numuru un dokumenta saņemšanas datumu (ja nepieciešams - stundas un minūtes).

Atļauts atzīmēt dokumenta saņemšanu organizācijā zīmoga veidā.

3.29. Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators ir atzīme (kājene), kas atrodas katras dokumenta lapas apakšējā kreisajā stūrī un satur faila nosaukumu uz mašīnas datu nesēja, datumu un citus organizācijas noteiktos meklēšanas datus.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

4. PRASĪBAS DOKUMENTU FORMĀM UN DOKUMENTU NOFORMĒŠANAI.

4.1. Dokumenti tiek izgatavoti uz veidlapām.

Ir noteikti divi galvenie dokumentu veidlapu formāti - A4 un A5; ir atļauts izmantot A3 un A6 formāta veidlapas saskaņā ar GOST 9327.

Katrai dokumenta lapai, kas izsniegta gan uz veidlapas, gan bez tās, jābūt ar malām vismaz, mm:

20 - pa kreisi;

10 - pa labi;

15 - augšdaļa;

20 - apakšā.

(Izmainīts izdevums, Rev. Nr. 1)

4.2. Dokumentu veidlapas jāveido uz balta vai gaiša papīra. Veidlapas ir atļauts izgatavot tipogrāfiskā veidā, izmantojot operatīvos drukas rīkus, vai reproducēt ar datortehnoloģiju palīdzību tieši konkrēta dokumenta izgatavošanas laikā. Izņēmums ir organizāciju veidlapas ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa attēlu vai Krievijas Federācijas veidojošo vienību ģerboņiem, kuru izgatavošanas procedūra ir norādīta 5.

4.3. Dokumentu veidlapas tiek veidotas saskaņā ar pielikumu A. Nepārtrauktās līnijas norāda detaļu izvietojuma zonu fiksētās robežas, punktētā līnija - mainīgos. Katru zonu nosaka tajā iekļauto detaļu kopums.

4.4. Detaļu novietošanai uz veidlapām ir divas iespējas - leņķiskā un gareniskā.

4.5. Detaļas 01, 02, 03 atrodas virs atribūta 06 vidus. Detaļu 06 var novietot atribūta 03 līmenī.

Detaļas 06, 07, 08, 12, ierobežojošas, atzīmes detaļām 09, 10, 11 detaļu izvietojuma zonu robežās izvieto vienā no sekojošiem veidiem:

Centrēts (katras atribūta rindas sākums un beigas ir vienādi noņemti no atribūta atrašanās vietas zonas robežām);

Flatov (katra atribūta rinda sākas no atribūta atrašanās vietas zonas kreisās robežas).

4.6. Organizācijai, tās struktūrvienībai, amatpersonai tiek noteikti šāda veida dokumentu veidlapas:

Vispārējā forma;

veidlapa;

Konkrēta veida dokumenta forma, izņemot vēstuli.

Vispārīgo veidlapu izmanto jebkura veida dokumentu izgatavošanai, izņemot vēstules. Organizācijas struktūrvienības vai amatpersonas veidlapas noformē, ja paraksta tiesības ir struktūrvienības vadītājam vai amatpersonai.

4.7. Vispārējā forma atkarībā no dibināšanas dokumenti organizācija ietver informāciju 01. 02, 03, 06.

Vēstules formā atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem ir iekļautas detaļas 01, 02. 03, 04, 06, 07 un, ja nepieciešams, ierobežojošas atzīmes zonu augšējām robežām detaļu 09, 10 atrašanās vietai. , 11, 12; 14, 15, 16; 17; astoņpadsmit; deviņpadsmit.

Konkrēta veida dokumenta veidlapā, izņemot vēstuli, atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem ir iekļauti rekvizīti 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, robežatzīmes to apgabalu robežām, kurās ir informācija. atrodas 09, 10, 11, 12; 17; astoņpadsmit.

4.8. Par Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizāciju formām, kurās kopā ar krievu valodu kā valsts valodu, informācija 06, 07, 12 tiek drukāta divās valodās: krievu un valsts, vienā garengriezuma līmenī. formā.

4.9. Dokumentus atļauts izgatavot uz rakstāmmašīnas vai ar datortehnikas drukas ierīču palīdzību.

4.10. Sagatavojot dokumentus uz divām vai vairākām lapām, otrā un nākamās lapas jānumurē.

Lapu numurus ievieto lapas augšējās malas vidū.

4.11. Dokumentus var izdrukāt uz lapas otrās puses.

5. PRASĪBAS VEIDLAPU AR KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALSTS ĢERBOŅA, KRIEVIJAS SUBJEKTĒJU ĢERBOŅA REPRODUKCIJAS RAŽOŠANAI, UZSKAITEI, IZMANTOŠANAI UN UZGLABĀŠANAI.

5.1. Dokumentu veidlapas ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju un Krievijas Federācijas veidojošo vienību ģerboņiem (turpmāk – zīmogu veidlapas) ir poligrāfijas izstrādājumi, uz kuriem attiecas uzskaite.

5.2. Apzīmogotās veidlapas izgatavo tikai poligrāfijas un zīmogu gravēšanas uzņēmumi, kuriem ir licences attiecīgajam darbības veidam un sertifikāti par tehnisko un tehnoloģisko iespēju pieejamību noteiktā veida izstrādājumu izgatavošanai atbilstošā kvalitātes līmenī.

5.3. Apzīmogoto veidlapu izgatavošana tiek veikta pēc valsts iestāžu pasūtījuma, citi valdības aģentūras un institūcijas (turpmāk - organizācijas), kas noteiktas ar Noteikumiem par Krievijas Federācijas valsts ģerboni, attiecīgajiem Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem.

5.4. Zīmogu veidlapas organizācijā ir uzskaitāmas. Uz apzīmogotām veidlapām sērijas numurus piestiprina tipogrāfiskā veidā vai uzskaitot, un, ja nepieciešams, šo numuru sēriju. Apzīmogotās veidlapas tiek ierakstītas atsevišķi pa veidlapu veidiem reģistrācijas un uzskaites veidlapā (karte, žurnāls), izmantojot šādus datus:

pēc veidlapu saņemšanas:

saņemšanas datums;

Pavaddokumenta numurs;

Organizācijas nosaukums - apzīmogoto veidlapu piegādātājs;

Kopiju skaits;

izsniedzot veidlapas:

Zīmoga veida nosaukums;

Kopiju skaits;

Apzīmogoto veidlapu sērijas un numuri;

Organizācijas struktūrvienības nosaukums, amatpersonas - zīmogu veidlapu saņēmēja uzvārds un iniciāļi;

Kvīts par saņemšanu;

Piezīme (iznīcināšanas zīme utt.).

5.5. Apzīmogotās veidlapas tiek glabātas droši aizslēgtos un aizzīmogotos skapjos.

5.6. Zīmogu veidlapu iznīcināšana tiek veikta saskaņā ar aktu ar atzīmi reģistrācijas veidlapā.

5.7. Apzīmogoto veidlapu izgatavošanas, izmantošanas un uzglabāšanas kontrole tiek uzdota par organizācijas biroja darbu atbildīgajai organizatoriskajai vienībai. Personas, kas ir personīgi atbildīgas par veidlapu uzskaiti, izmantošanu un glabāšanu, tiek ieceltas ar organizācijas vadītāja administratīvo dokumentu.

5.8. Reģistrācijas un uzskaites veidlapas ir iekļautas organizācijas lietu nomenklatūrā.

5.9. Zīmogu veidlapu pieejamības, izmantošanas un uzglabāšanas pārbaudi ne retāk kā reizi gadā veic komisija, kuru ieceļ ar organizācijas vadītāja administratīvo dokumentu. Par veiktajām pārbaudēm tiek veiktas atzīmes reģistrācijas veidlapās pēc pēdējā ieraksta. Konstatējot pārkāpumus zīmogu veidlapu izgatavošanā, uzskaitē, glabāšanā un izmantošanā, komisija veic iekšējo izmeklēšanu, kuras rezultātus sastāda aktā un dara zināmu organizācijas vadītājam.

5.10. Ir atļauta organizācijas dokumentu pavairošana ar operatīvo drukāšanu uz oficiālas veidlapas, kas paredzēta izplatīšanai, ja katra dokumenta kopija ir apliecināta ar organizācijas zīmogu.

PIELIKUMS A

(obligāts)

DOKUMENTU ZIŅAS ATRAŠANĀS SHĒMA.

Attēls A.1. - Stūra formas A4 formāta detaļu izvietojums un zonu robežas.

Attēls A.2. Detaļu izvietojums un zonu robežas gareniskās formas A4 formātā.

B PIELIKUMS

(atsauce)

DOKUMENTU VEIDLAPU PARAUGI.

Attēls B. 1 - Organizācijas vispārējās formas paraugs.

Attēls B.2 — organizācijas stūra veidlapas piemērs.

Attēls B.3 - Organizācijas vēstules gareniskās formas paraugs.

Attēls B.4 - Organizācijas struktūrvienības vēstules gareniskās formas paraugs.

Attēls B.5 — ierēdņa vēstules gareniskās formas piemērs.

Attēls B.6. Veidlapas paraugs noteikta veida organizācijas dokumentam.

Lejupielādēt dokumentu

GOST R 6.30-2003

Vienotas dokumentācijas sistēmas

VIENOTĀ SISTĒMA
ORGANIZĀCIJAS UN VADĪBA
DOKUMENTĀCIJA

Dokumentācijas prasības

Maskava

Standartinform

Priekšvārds

KRIEVIJAS FEDERĀCIJAS VALSTS STANDARTS

Ievadīšanas datums 2003-07-01

1 izmantošanas joma

Šis standarts attiecas uz organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem, kas saistīti ar vienoto organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmu (USORD) - rezolūcijām, rīkojumiem, rīkojumiem, lēmumiem, protokoliem, aktiem, vēstulēm utt. (turpmāk tekstā - dokumenti), kas iekļauti OK 011- 93 "Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikators" (OKUD) (0200000 klase).

01 - Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

02 - Krievijas Federācijas subjekta emblēma;

03 - organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

04 - organizācijas kods;

05 — galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) juridiska persona;

11 - dokumenta datums;

12 - dokumenta reģistrācijas numurs;

14 - dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta;

15 - adresāts;

21 - atzīme par pieteikuma esamību;

22 - paraksts;

23 - dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

24 - dokumentu apstiprināšanas vīzas;

25 - drukas nospiedums;

26 - atzīme uz kopijas apliecinājuma;

27 - atzīme par izpildītāju;

28 - atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu;

29 - atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā;

30 - dokumenta elektroniskās kopijas identifikators.

3 Prasības dokumentu rekvizītu reģistrācijai

3.1. Krievijas Federācijas valsts ģerbonis tiek novietots uz veidlapām saskaņā ar federālo konstitucionālo likumu "Par Krievijas Federācijas valsts ģerboni" (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2000, Nr. 52, I daļa, Art. 5021).

3.2. Krievijas Federāciju veidojošās vienības ģerbonis ir novietots uz veidlapām saskaņā ar Krievijas Federāciju veidojošo vienību tiesību aktiem.

3.3. Organizācijas emblēmu vai preču zīmi (pakalpojuma zīmi) izvieto uz organizāciju veidlapām saskaņā ar statūtiem (noteikumiem par organizāciju).

3.4. Organizācijas kods tiek noteikts saskaņā ar Viskrievijas uzņēmumu un organizāciju klasifikatoru (OKPO).

3.5 Juridiskās personas galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) tiek piestiprināts saskaņā ar nodokļu iestāžu izdotajiem dokumentiem.

3.6. Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs / reģistrācijas iemesla kods (TIN / KPP) tiek ierakstīts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem.

3.7. Dokumenta formas kods tiek piestiprināts saskaņā ar Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru (OKUD).

3.8. Organizācijas nosaukumam, kas ir dokumenta autors, ir jāatbilst tās dibināšanas dokumentos noteiktajam nosaukumam.

Virs organizācijas nosaukuma norādiet saīsinātu un, ja tā nav, pilnu galvenās organizācijas nosaukumu (ja tāds ir).

Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizāciju nosaukumi, kas kopā ar Krievijas Federācijas valsts valodu (krievu) oficiālā valoda Krievijas Federācijas priekšmeti, iespiesti divās valodās.

Organizācijas nosaukums Krievijas Federācijas subjekta valsts valodā vai citā valodā atrodas zem nosaukuma vai pa labi no nosaukuma Krievijas Federācijas valsts valodā.

Organizācijas saīsināto nosaukumu sniedz gadījumos, kad tas ir ierakstīts organizācijas dibināšanas dokumentos. Saīsinātais nosaukums (iekavās) tiek ievietots zem pilna vārda vai aiz tā.

Filiāles, teritoriālās iestādes, pārstāvniecības nosaukumu norāda, ja tā ir dokumenta autors, un ievieto zem organizācijas nosaukuma.

3.9. Atsauces dati par organizāciju ietver: pasta adresi; tālruņa numurs un cita informācija pēc organizācijas ieskatiem (faksa numuri, teleksa numuri, bankas konti, e-pasta adrese utt.).

3.10 Organizācijas sastādītā vai publicētā dokumenta veida nosaukumam ir jābūt noteiktam hartā (noteikumos par organizāciju), un tam jāatbilst OKUD paredzētajiem dokumentu veidiem (klase 0200000).

3.11. Dokumenta datums ir tā parakstīšanas vai apstiprināšanas datums, protokolam - sapulces (lēmuma pieņemšanas) datums, aktam - notikuma datums. Divu vai vairāku organizāciju izdotajiem dokumentiem jābūt vienam (vienam) datumam.

Dokumenta datumu sastāda ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša diena un mēnesis ir uzzīmētas ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads - četri arābu cipari.

Ir atļauts verbāli-ciparu datu formatēšanas veids, piemēram, 05.06.2003., kā arī datuma formatēšana secībā: gads, mēnesis, mēneša diena, piemēram: 2003.06.05.

3.12. Dokumenta reģistrācijas numuru veido tā kārtas numurs, kuru pēc organizācijas ieskatiem var papildināt ar lietas indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, informāciju par korespondentu, izpildītājiem u.c.

3.14. Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu norāda, ja to ir grūti noteikt, pēc rekvizītiem "Organizācijas nosaukums" un "Atsauces dati par organizāciju". Sastādīšanas vai publicēšanas vieta norādīta, ņemot vērā pieņemto administratīvi teritoriālo iedalījumu, tajā iekļauti tikai vispārpieņemtie saīsinājumi.

3.15. Adresāts var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai fiziskas personas. Vēršot dokumentu pie amatpersonas, pirms uzvārda norāda iniciāļus. Organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumu norāda nominatīvā rakstā. Piemēram (turpmāk organizāciju nosaukumu piemēri, to atsauces dati utt. ir nosacīti):

Ja dokuments tiek nosūtīts vairākām viendabīgām organizācijām vai vairākām vienas organizācijas struktūrvienībām, tad tās jānorāda vispārināti, piemēram:

Atļauts centrēt katru atribūta "Adrese" rindiņu attiecībā pret garāko rindiņu. Piemēram:

Dokumentā nedrīkst būt vairāk par četriem adresātiem. Vārds "Kopija" pirms otrā, trešā, ceturtā adresāta nav norādīts. Plkst vairāk adresāti veido dokumenta izplatīšanas sarakstu.

Nepieciešamajā "Adrese" var ietvert pasta adresi. Pasta adreses elementus norāda pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumos noteiktajā secībā.

Sūtot vēstuli organizācijai, norādiet tās nosaukumu, pēc tam pasta adresi, piemēram:

Adresējot dokumentu fiziskai personai, norāda saņēmēja uzvārdu un iniciāļus, pēc tam pasta adresi, piemēram:

3.16. Dokumentu apstiprina amatpersona (amatpersonas) vai īpaši izsniegts dokuments. Amatpersonai apstiprinot dokumentu, dokumenta paraksta zīmogam jāsastāv no vārda APSTIPRINĀJU (bez pēdiņām), dokumenta apstiprinātāja amata, viņa paraksta, iniciāļiem, uzvārda un apstiprināšanas datuma, piemēram:

Atribūtā "Dokumenta apstiprinājuma zīmogs" ir atļauts centrēt elementus attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

Ja dokumentu apstiprina vairākas amatpersonas, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī.

Apstiprinot dokumentu ar rezolūciju, lēmumu, rīkojumu, protokolu, apstiprinājuma zīmogs sastāv no vārda APSTIPRINĀTS (APSTIPRINĀTS, APSTIPRINĀTS vai APSTIPRINĀTS), apstiprinošā dokumenta nosaukuma instrumentālajā lietā, tā datuma, numura. Piemēram:

APSTIPRINĀTS

kopsapulces lēmumu

Akcionāri 05.04.2003 Nr.14

Rezolūciju atļauts izdot uz atsevišķas lapas.

3.18. Teksta virsrakstā ir iekļauts dokumenta kopsavilkums. Virsrakstam ir jāsakrīt ar dokumenta veida nosaukumu.

Nosaukums var atbildēt uz tādiem jautājumiem kā:

par ko (par kuru)?, piemēram:

Rīkojums par atestācijas komisijas izveidošanu;

kas (kuram)?, piemēram:

Vadošā eksperta darba apraksts.

Uz A5 formāta veidlapām sastādīto dokumentu tekstam ir atļauts virsrakstu nenorādīt.

3.19. Atzīme uz dokumenta noformēšanas kontroles tiek apzīmēta ar burtu "K", vārdu vai zīmogu "Kontrole".

3.20 Dokumenta teksts ir sastādīts Krievijas Federācijas valsts valodā vai Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts valodās saskaņā ar Krievijas Federācijas un Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem.

Dokumentu teksti tiek sastādīti anketas, tabulas, sakarīga teksta vai šo struktūru kombinācijas veidā.

Sastādot tekstu anketas veidā, raksturojamā objekta pazīmju nosaukumi jāizsaka ar lietvārdu nominatīvā gadījumā vai frāzi ar daudzskaitļa otrās personas tagadnes vai pagātnes darbības vārdu (“have”, “pašu” vai “bija”, “bija” utt.). Mutiski izteiktajām pazīmēm jāatbilst zīmju nosaukumiem.

Tabulas kolonnām un rindām jābūt virsrakstiem, kas izteikti ar lietvārdu nominatīvā gadījumā. Kolonnu un rindu apakšvirsrakstiem jāsaskan ar virsrakstiem. Ja tabula ir drukāta uz vairāk nekā vienas lapas, tabulas ailes ir jānumurē un nākamajās lapās jādrukā tikai šo sleju numuri.

Saistīts teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti dokumenta sastādīšanas iemesli, pamatojums, mērķi, otrajā (galīgā) - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Teksts var saturēt vienu beigu daļu (piemēram, rīkojumi - administratīvā daļa bez izziņas; vēstules, izziņas - pieprasījums bez paskaidrojumiem).

Ja tekstā ir vairāki lēmumi, secinājumi utt., tad to var sadalīt sadaļās, apakšsadaļās, rindkopās, kuras numurē ar arābu cipariem.

To organizāciju dokumentos (pavēle, pavēle u.c.), kas darbojas pēc pavēles vienotības principiem, kā arī dokumentos, kas adresēti organizācijas vadībai, teksts ir norādīts vienskaitļa pirmajā personā (“pavēlu”, “piedāvājums”. ”, “lūdzu”).

Koleģiālo institūciju dokumentos teksts ir norādīts vienskaitļa trešajā personā (“nolemj”, “lēma”).

Kopīgajos dokumentos teksts ir norādīts daudzskaitļa pirmajā personā (“pasūtām”, “nolēmām”).

Protokola tekstu norāda daudzskaitļa trešajā personā ("noklausījās", "runāja", "lēma", "lēma").

Vēstulēs tiek izmantotas šādas prezentācijas formas:

No daudzskaitļa pirmās personas (“lūdzu sūtīt”, “nosūtīt izskatīšanai”);

No vienskaitļa pirmās personas (“Es uzskatu par vajadzīgu”, “Es lūdzu jūs izcelt”);

No vienskaitļa trešās personas (“ministrija neiebilst”, “VNIIDAD to uzskata par iespējamu”).

3.21. Piezīme par vēstules tekstā nosauktās lietojumprogrammas klātbūtni tiek sastādīta šādi:

Pielietojums: uz 5 litriem. 2 eksemplāros.

Ja vēstulei ir tekstā nenosaukts pielikums, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, piemēram:

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Ja dokumentam ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, atzīmi par pieteikuma esamību noformē šādi:

Pielikumā: Federālā arhīva 06/05/2003 vēstule Nr.02-6 / 172 un tās pielikums, tikai 3 lapas.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tad par tā esamību izdara atzīmi šādi:

Pielietojums: uz 3 litriem. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi.

Administratīvā dokumenta pielikumā (dekrēti, rīkojumi, rīkojumi, noteikumi, instrukcijas, noteikumi, lēmumi) uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ieraksta “Pielikums Nr.”, norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrācijas numurs, piemēram:

Izteicienu "PIELIKUMS Nr." ir atļauts drukāt ar lielajiem burtiem, kā arī centrēt šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

vai uz veidlapas:

Noformējot dokumentu uz amatpersonas veidlapas, parakstā šīs personas amats netiek norādīts.

Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, to parakstus liek vienu zem otra ieņemamajam amatam atbilstošā secībā, piemēram:

Ja dokumentu paraksta vairākas līdzvērtīgas personas, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī, piemēram:

Parakstot kopīgu dokumentu, pirmā lapa tiek noformēta nevis uz veidlapas.

Komisijas noformētajos dokumentos norādīti nevis dokumentu parakstītāju amati, bet gan viņu kā komisijas locekļu pienākumi atbilstoši sadalījumam, piemēram:

3.23 Dokumenta apstiprinājuma zīmogs sastāv no vārda SASKAŅOTS, tās personas amata, ar kuru dokuments apstiprināts (ieskaitot organizācijas nosaukumu), personīgā paraksta, paraksta atšifrēšanas (iniciāļi, uzvārds) un apstiprināšanas datuma, piemēram:

Ja apstiprinājumu veic ar vēstuli, protokolu utt., apstiprinājuma zīmogu noformē šādi:

3.24. Dokumenta apstiprinājumu izsniedz ar dokumenta saskaņošanas vīzu (turpmāk – vīza), kas ietver dokumenta apstiprinātāja parakstu un amatu, paraksta atšifrējumu (iniciāļi, uzvārds) un parakstīšanas datumu. Piemēram:

Ja par dokumentu ir komentāri, vīza tiek izsniegta šādi:

Komentāri tiek norādīti uz atsevišķas lapas, parakstīti un pievienoti dokumentam.

Dokumentam, kura oriģināls paliek organizācijā, vīzas tiek ielīmētas oriģinālā dokumenta pēdējās lapas otrās puses apakšā.

Dokumentam, kura oriģināls ir nosūtīts no organizācijas, vīzas tiek piestiprinātas nosūtāmā dokumenta kopijas priekšpuses apakšā.

Vīzas dokumentu iespējams izsniegt uz atsevišķas apstiprinājuma lapas.

Pēc organizācijas ieskatiem ir atļauta dokumenta un tā pieteikuma apstiprināšana pa lapām.

3.25. Zīmoga nospiedums apliecina amatpersonas paraksta īstumu uz dokumentiem, kas apliecina ar finanšu līdzekļiem saistītu faktu fiksēšanas personu tiesības, kā arī uz citiem dokumentiem, kas paredz paraksta īstuma pārbaudi.

Dokumenti ir apliecināti ar organizācijas zīmogu.

3.26. Apliecinot dokumenta kopijas atbilstību oriģinālam, zem rekvizīta “Paraksts” tiek uzlikts apliecinājuma uzraksts: “Pareizi”; kopijas apliecinātājas amats; personīgais paraksts; paraksta dekodēšana (iniciāļi, uzvārds); sertifikācijas datums, piemēram:

Ir atļauts apliecināt dokumenta kopiju ar zīmogu, kas noteikts pēc organizācijas ieskatiem.

3.27. Atzīmē par izpildītāju ir iekļauti dokumenta izpildītāja iniciāļi un uzvārds un tālruņa numurs. Piezīme par izpildītāju tiek ievietota dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē apakšējā kreisajā stūrī, piemēram:

V.A. Žukovs

3.28. Atzīmē par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu iekļauj šādus datus: norādi uz tā noformēšanu apliecinošā dokumenta datumu un numuru, vai, ja tāda nav, īsu informāciju par izpildi; vārdus "Uzņēmējdarbībā"; lietas numurs, kurā dokuments tiks glabāts.

Atzīmi par dokumenta noformēšanu un tā virzību lietā paraksta un datē dokumenta izpildītājs vai struktūrvienības, kurā dokuments noformēts, vadītājs.

3.29. Atzīme uz dokumenta saņemšanas organizācijā satur nākamo kārtas numuru un dokumenta saņemšanas datumu (ja nepieciešams - stundas un minūtes).

Atļauts atzīmēt dokumenta saņemšanu organizācijā zīmoga veidā.

3.30 Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators ir atzīme (kājene), kas atrodas katras dokumenta lapas apakšējā kreisajā stūrī un satur datnes nosaukumu uz mašīnas datu nesēja, datumu un citus organizācijā noteiktos meklēšanas datus. .

4 Prasības dokumentu veidlapām

4.1. Dokumenti tiek izgatavoti uz veidlapām.

Ir noteikti divi dokumentu veidlapu standarta formāti - A4 (210 × 297 mm) un A5 (148 × 210 mm).

Katrai dokumenta lapai, kas sastādīta gan uz veidlapas, gan bez tās, jābūt vismaz:

20 mm - pa kreisi;

10 mm - pa labi;

20 mm - augšdaļa;

20 mm - zemāks.

4.2. Dokumentu veidlapas jāveido uz balta vai gaiša papīra.

4.3. Dokumentu veidlapas tiek noformētas saskaņā ar A pielikumu. Detaļu izvietošanas zonu aptuvenās robežas ir norādītas ar punktētu līniju. Katru zonu nosaka tajā iekļauto detaļu kopums.

4.4 Atkarībā no detaļu atrašanās vietas tiek uzstādītas divas veidņu versijas - leņķiskā (attēls AL) un gareniskā (attēls A.2).

4.5. Atribūts 01 (02 vai 03) ir novietots virs atribūta 08 vidus. Atribūtu 03 var novietot atribūta 08 līmenī.

Detaļas 08, 09, 10, 14, ierobežojošās atzīmes detaļām 11, 12, 13 detaļu izvietojuma laukumu robežās tiek izvietotas vienā no šādiem veidiem:

Centrēts (katras detaļu rindas sākums un beigas ir vienādi noņemti no apgabala robežām, kurā atrodas detaļas);

Karogs (katra detaļu rinda sākas no apgabala, kurā atrodas detaļas, kreisās robežas).

4.6 Organizācijai, tās struktūrvienībai, amatpersonai tiek noteikti šāda veida dokumentu veidlapas:

Vispārējā forma;

veidlapa;

Konkrēta veida dokumenta forma.

4.7. Vispārējo veidlapu izmanto jebkura veida dokumentu izgatavošanai, izņemot vēstuli. Vispārējā forma, atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem, ietver

sīkāka informācija 01 (02 vai 03), 08, 11, 14.

Vēstules formā atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem ir iekļauta informācija 01 (02 vai 03), 04, 05, 06, 08, 09 un, ja nepieciešams, ierobežojošas atzīmes atrašanās vietas zonu augšējām robežām. no detaļām 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.

Konkrēta veida dokumenta veidlapā, izņemot vēstuli, atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem ir iekļauta informācija 01 (02 vai 03), 08, 10, 14 un, ja nepieciešams, ierobežojošas atzīmes apgabalu robežām. kur atrodas informācija 11, 12, 13, 18, deviņpadsmit.

4.8. Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizācijām, kurām līdzās Krievijas Federācijas valsts valodai ir arī Krievijas Federācijas veidojošās vienības valsts valoda, ieteicams izmantot garenisko formu; tajā pašā laikā detaļas 08, 09, 14 tiek drukātas divās valodās: krievu (pa kreisi) un valsts (pa labi) vienā līmenī.

4.9. Sagatavojot dokumentus uz divām vai vairākām lapām, otro un nākamās lapas numurē.

Lapu numurus ievieto lapas augšējās malas vidū.

PIELIKUMS A
(atsauce)

DOKUMENTU ZIŅAS ATRAŠANĀS SHĒMA

Attēls A.1 - Detaļu un zonu robežu atrašanās vieta stūra veidlapas A4 formātā

Attēls A.2. Detaļu un zonu robežu atrašanās vieta gareniskās formas A4 formātā

B PIELIKUMS
(atsauce)

DOKUMENTU VEIDLAPU PARAUGI

Attēls B.1 – organizācijas vispārējās formas paraugs

Attēls B.2. Organizācijas veidlapas paraugs

Attēls B.3 — organizācijas gareniskās formas burta piemērs

Attēls B.4 — ierēdņa vēstules gareniskās formas paraugs

Attēls B.5. Veidlapas paraugs noteikta veida organizācijas dokumentam

Atslēgvārdi: organizatoriski un administratīvie dokumenti, dokumentu rekvizītu sastāvs, dokuments, veidlapa, oficiāla veidlapa, uzskaite, reģistrācija, kontrole, rekvizīti

Sastādot organizatoriskos un administratīvos dokumentus (rīkojumus, protokolus, aktus u.c.), tiek veiktas standarta vadības darbības, kas saistītas ar šo dokumentu saskaņošanu, parakstīšanu, apstiprināšanu, vēršot tos darbinieku uzmanību pret saņemšanu. Tajā pašā laikā dokumentiem tiek piestiprināti standarta uzraksti: paraksts, apstiprinājuma zīmogs, vīzas apstiprināšanai un iepazīšanai. Atsevišķi uzraksti tiek saukti par dokumenta detaļām un ietekmē tā juridisko spēku, un tāpēc tiem ir nepieciešama pareiza izpilde saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem. Ir svarīgi uzsvērt, ka atsevišķu rekvizītu izsniegšanas noteikumi ir kopīgi dažādi veidi organizatoriskie un administratīvie dokumenti.

GOST R 6.30-97 nosaka sekojošo detaļu kompozīcija ORD 27:

01 - Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

02 - Krievijas Federācijas subjekta emblēma;

03 - organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

04 - organizācijas kods;

05 - dokumenta formas kods;

06 - organizācijas nosaukums;

07 - atsauces dati par organizāciju;

08 - dokumenta veida nosaukums;

09 - dokumenta datums;

10 - dokumenta reģistrācijas numurs;

Dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

Vīzas dokumenta apstiprināšana;

kopijas apliecinājuma zīme;
Atzīmējiet par izpildītāju;
Atzīme par dokumenta noformēšanu un tā virzību lietā;

Atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā;

Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators 28 .

Katram dokumentam ir individuāla detaļu kopa, kas atspoguļo tā pazīmes un mērķi pārvaldības procesā. Tajā pašā laikā atsevišķi dati ir absolūti obligāti katram dokumentam neatkarīgi no tā veida un šķirnes. Ja dokumentā nav šādu rekvizītu, tas atņem tam juridisku spēku. Uz obligāti par visiem orderiem informācija ietver: organizācijas nosaukumu, dokumenta datumu, reģistrācijas numuru, tekstu, parakstu.

Cita informācija ir nepieciešama noteikta veida dokumentiem. Piemēram, vēstulēm nepieciešami: atsauces dati par organizāciju, adresātu, piezīme par izpildītāju, bet pasūtījumiem: dokumenta veida nosaukums un tā publicēšanas vieta.

Nepieciešamie rekvizīti ietver pastāvīgs, kas nemainās vispār (piemēram: dokumenta veida nosaukums) vai ilgstoši (piemēram: organizācijas nosaukums, izziņas dati par organizāciju).

Tomēr daudzas detaļas nevar būt nemainīgas un visu laiku pilnībā vai daļēji mainīties (piemēram: dokumenta datums, teksta nosaukums, teksts, piezīme par mākslinieku utt.).

Sagatavojot dokumentus, detaļas tiek sagrupētas trīs galvenajās daļās, kurās nosacīti var iedalīt jebkuru dokumentu: galvene, saturs un dizains.

galvene daļa ir dokumenta sākums, kurā ir informācija par organizāciju (dokumenta autoru) un primārie dati par pašu dokumentu (rekvizīti 01-16).

dekorēšana daļa - rekvizītu kopums, kas apliecina dokumenta autentiskumu un tajā esošās informācijas ticamību (sīkāka informācija 21.-24.). Dokumenta formatēšanas daļā uz dokumentiem ir arī palīgatzīmes, kas atvieglo darbu ar tiem (detaļas 25-29).

Galvenā dokumenta daļa, protams, ir saturs, t.i. teksts vai tabula, anketa, kas atspoguļo tā dokumenta nozīmi un mērķi, kuram tā sastādīta. Tomēr nevajadzētu atstāt novārtā virsrakstu un jo īpaši formatēšanas daļas, pateicoties kurām dokuments iegūst juridisku spēku. Tāpēc jebkura dokumenta sagatavošana vienmēr sastāv no diviem savstarpēji saistītiem procesiem: teksta sagatavošanas (darba pie satura) un dokumenta noformēšanas - dokumenta juridiskā spēka piešķiršanas.

Mūsdienu organizāciju prakses izpēte liecina, ka ne katru papīra nesēju, kurā ir ierakstīta informācija, var saukt par dokumentu. Un galvenais iemesls tam, kā likums, ir noteiktu dokumenta detaļu trūkums vai nepareizs noformējums. Šajā sakarā katram speciālistam, kas strādā ar oficiālajiem dokumentiem, ir labi jāzina noteikumi par visu uzrakstu noformēšanu, kas paredzēti GOST R 6.30-97 par organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem, kā arī par ORD detaļu sakārtošanas metodēm. un tiem atvēlēto lauku izmērus (sk. 1. un 2. diagrammu).