Amata apraksts vadītāja personīgais asistents. Darba apraksts Ģenerāldirektora asistents

esVispārīgi noteikumi.

Šis amata apraksts nosaka vadības personīgā asistenta, turpmāk tekstā "Uzņēmums", tiesības, pienākumus un atbildību.

	Amata nosaukums	Personīgais vadītāju asistents
	Kvalifikācijas	Izglītība un profesionālā pieredze: augstākā (nepabeigtā augstākā) izglītība; 1 gada pieredze līdzīgā amatā; brīvi pārvalda angļu valodu (mutiski un rakstiski). Nepieciešamās zināšanas un prasmes: zināšanas par lietišķo etiķeti, lietišķās komunikācijas noteikumiem, telefona sarunām; zināšanas par datoru (MS Office) un biroja tehniku; prasme veikt lietišķo korespondenci krievu un angļu valodās; pareizas runas un rakstīšanas prasme; atbilstošs profesionāls tēls; reprezentabls izskats; diplomātija, spēja ievērot piesardzību un piesardzību konfidenciālos jautājumos; spēja rast savstarpēju sapratni ar vadību, kolēģiem, klientiem; stresa noturība, nemateriālā griba; zināšanas par Sabiedrības iekšējiem darba noteikumiem.
	Tiešā ziņošana
	Padoto klātbūtne un sastāvs
	Aizstāšanas secība	sekretāra palīgs

II.Tiesības

Personīgajam asistentam ir tiesības:

1. Pārstāvēt Sabiedrību attiecībās ar citām organizācijām, pārstāvēt Sabiedrības intereses trešo personu organizācijās, organizējot vadības sanāksmes un telefonsakarus.

2. Pieprasīt un saņemt nepieciešamos materiālus, dokumentus, informāciju no citu struktūrvienību darbiniekiem Sabiedrības vadības un tiešā vadītāja rīkojuma izpildei.

3. Savu dienesta pienākumu ietvaros parakstīt un vizēt dokumentus, proti: pavadvēstules izejošajiem faksiem, iesniegumus; pieteikumus vienreizējām caurlaidēm iekļūšanai administratīvajā ēkā.

4. Patstāvīgi veikt korespondenci/pārrunas ar ārējām organizācijām par jautājumiem, kas saistīti ar aktuālu jautājumu risināšanu, kuriem nav nepieciešams augstākās vadības lēmums un citu darbinieku piekrišana, proti, precizējošs raksturs - risināt aktuālus ar darba grafiku saistītus jautājumus. pārvaldību vai tādu rīkojumu izpildi, kuri neuzliek nekādas saistības.

IV.Atbildība

Personīgais vadības asistents ir atbildīgs par:

1. Par šajā amata aprakstā paredzēto dienesta pienākumu nepareizu izpildi vai nepildīšanu - robežās, ko nosaka spēkā esošie Krievijas Federācijas darba tiesību akti.

2. Par noziedzīgiem nodarījumiem, kas izdarīti, veicot savas darbības - robežās, kas noteiktas spēkā esošajos Krievijas Federācijas administratīvajos, krimināltiesību un civillikumos.

3. Par materiālā kaitējuma nodarīšanu - robežās, ko nosaka spēkā esošie Krievijas Federācijas darba un civillikumi.

Sabiedrības darbinieks

________________/____________/

Cilvēkresursu nodaļas vadītājs

___________________/_________/

Administrācijas biroja vadītājs

___________________/_________/

Informācija no Biznesa tīkla RB.RU tīmekļa vietnes

APSTIPRINĀT
izpilddirektors
Uzvārds I.O.____________________
"________"_____________ ________ G.

1. Vispārīgie noteikumi

1.1. Vadītāja palīgs pieder pie speciālistu kategorijas.
1.2. Vadītāja palīgu ieceļ amatā un atbrīvo no tā ar uzņēmuma ģenerāldirektora rīkojumu.
1.3. Izpilddirektors ir tieši pakļauts uzņēmuma izpilddirektoram.
1.4. Vadītāja palīga prombūtnes laikā viņa tiesības un pienākumi tiek nodoti citai amatpersonai, par ko tiek paziņots organizācijas rīkojumā.
1.5. Vadītāja palīga amatā tiek iecelta persona, kura atbilst šādām prasībām: izglītība - augstākā vai nepabeigta augstākā, līdzīga darba pieredze no gada, zināšanas par biroja tehniku (fakss, kopētājs, skeneris, printeris), Microsoft Office programmas (Word , Excel), biroja darbs.
1.6. Vadītāja palīgs savā darbībā vadās pēc:
- Krievijas Federācijas tiesību akti;
- sabiedrības statūtus, iekšējos darba noteikumus, citus uzņēmuma normatīvos aktus;
- vadības rīkojumi un norādījumi;
- šis darba apraksts.

2. Darba pienākumi
2.1. Plāno vadītāja darba dienu (sanāksmes, zvani, pieņemšana utt.).
2.2. Nodrošina tehnisko atbalstu vadītāja darbībām (transporta pasūtīšana, biļešu pasūtīšana; sanāksmju, sarunu organizēšana u.c.)
2.3. Pavada vadītāju sanāksmēs, izbraukumos utt.
2.4. Piedalās sarunās, lietišķās sanāksmēs, īpašās pieņemšanās; uztur protokolus un citus dokumentus, kas dokumentē sanāksmju un sarunu norisi un rezultātus.
2.5. Vadītāja uzdevumā viņš atsevišķus jautājumus saskaņo ar struktūrvienību darbiniekiem, nes viņiem vadītāja norādījumus un rīkojumus; kontrolē instrukciju un rīkojumu izpildi.
2.6. Apkopo ģenerāldirektora pieprasītos materiālus un informāciju, sagatavo analītiskos, informatīvos, uzziņu un citus materiālus un iesniedz tos vadītājai.
2.7. Veic biroja darbu, saņem ienākošo korespondenci vadītājam izskatīšanai, pieņem dokumentus un personas izziņas vadītāja parakstīšanai, veic uzskaiti un reģistrāciju, nodod vadītājam.
2.8. Sarunā tikšanos ar vadītāju, organizē apmeklētāju pieņemšanu.
2.9. Vadītāja vārdā viņš sastāda vēstules, lūgumus un citus dokumentus.
2.10. Veic darbu pie vadītāja rīkoto sēžu un sapulču sagatavošanas (nepieciešamo materiālu vākšana, dalībnieku paziņošana par sanāksmes laiku un vietu, darba kārtību, viņu reģistrācija), uztur un sastāda sēžu un sapulču protokolus.
2.11. Veic individuālos vadītāja oficiālos uzdevumus.

3. Tiesības
3.1. Saņemt informāciju, tajā skaitā konfidenciālu informāciju, tādā apjomā, kāds nepieciešams uzdoto uzdevumu risināšanai.
3.2. Sniegt vadībai ieteikumus sava un uzņēmuma darba uzlabošanai.
3.3. Pieprasīt personīgi vai vadītāja vārdā no uzņēmuma struktūrvienībām un citiem speciālistiem informāciju un dokumentus, kas nepieciešami viņa pienākumu veikšanai.
3.4. Pieprasīt vadībai radīt normālus apstākļus dienesta pienākumu veikšanai un visu uzņēmuma darbības rezultātā radušos dokumentu drošībai.
3.5. Pieņemiet lēmumus savas kompetences ietvaros.

4. Atbildība
4.1. Par savu pienākumu nepildīšanu un/vai nesavlaicīgu, nolaidīgu pildīšanu.
4.2. Par spēkā esošo instrukciju, rīkojumu un rīkojumu par komercnoslēpumu un konfidenciālas informācijas saglabāšanu neievērošanu.
4.3. Par iekšējo darba noteikumu, darba disciplīnas, drošības un ugunsdrošības noteikumu pārkāpšanu.

Amatu aprakstu kolekcija

Aptuvenā forma

ES apstiprinu

________________________________________ (uzvārds, iniciāļi)
(organizācijas nosaukums, pirms ____________________________
pieņemšana utt., tās organizatoriskā (direktora vai cita
juridiskā forma) oficiāla persona, pilnvarota
jāapstiprina
nostalģiska instrukcija)

"" ____________ 20__

Darba apraksts
direktora vietnieks
par galvenajiem darbības jautājumiem
______________________________________________
(organizācijas, uzņēmuma nosaukums utt.)

"" ____________ 20__ N__________

Šis amata apraksts ir izstrādāts un apstiprināts
uz darba līguma pamata ar ______________________________________________
(tās personas amata nosaukums, kurai
_______________________________________________________________ un saskaņā ar
šis darba apraksts ir sastādīts)
Krievijas Federācijas Darba kodeksa un citu normatīvo aktu noteikumi
akti, kas regulē darba attiecības Krievijas Federācijā.

I. Vispārīgi noteikumi
1.1. Direktora asistents pieder pie tehnikas kategorijas
izpildītājus, tiek pieņemti darbā un atlaisti no tā pēc pasūtījuma
uzņēmuma direktors.
1.2. Persona, kurai ir
augstākā profesionālā izglītība, neuzrādot prasības par darba pieredzi
darbs, vai vidējā profesionālā izglītība un darba pieredze
specialitāte vismaz _________ gadus.
1.3. Direktora vietnieks ir tieši pakļauts izpilddirektoram
________________________________________________________________________.
(uzņēmumi, organizācijas, struktūrvienības)
1.4. Direktora asistenta prombūtnes laikā (atvaļinājums, slimība utt.)
viņa pienākumus pilda deputāts, kas iecelts saskaņā ar
pasūtījumu un uzņemoties pilnu atbildību par pareizu izpildi
viņam uzticētos pienākumus.
1.5. Savā darbā režisora palīgs vadās pēc:
- normatīvie dokumenti par veiktā darba jautājumiem;
- metodiskie materiāli, kas saistīti ar aktuāliem jautājumiem;
- uzņēmuma statūtus;
- darba noteikumi;
- uzņēmuma direktora rīkojumi un rīkojumi
(tiešais vadītājs);
- šis darba apraksts.
1.6. Direktora asistentam jāzina:
- rezolūcijas, rīkojumi, rīkojumi un citas vadlīnijas
materiāli un normatīvie dokumenti, kas attiecas uz uzņēmuma darbību un
biroja darbs;
- uzņēmuma un tā nodaļu struktūra un vadība;
- biroja darba organizēšana;
- dokumentu reģistrācijas un apstrādes metodes;
- arhivēšana;
- mašīnrakstā;
- uztveršanas un sakaru līdzekļu lietošanas noteikumi;
- vienotas organizatoriskās un administratīvās sistēmas standarti
dokumentācija;
- noteikumi biznesa vēstuļu drukāšanai, izmantojot standarta veidlapas;
- ētikas un estētikas pamati;
- lietišķās komunikācijas noteikumi;
- darba organizācijas un vadīšanas pamati;
- datortehnikas darbības noteikumi;
- administratīvo tiesību un likumdošanas galvenie noteikumi
par darbu;
- iekšējie darba noteikumi;
- Darba aizsardzības noteikumi un normas.

II. Funkcijas
Direktora vietniekam ir šādi pienākumi:
2.1. Organizatoriskā un tehniskā atbalsta darba īstenošana

2.2. Lietvedība, kontrolei nepieciešamo pasūtījumu uzskaite
par to izpildi.
2.3. Līdzdalība racionalizācijas pasākumu izstrādē
darbplūsma.
2.4. Apmeklētāju uzņemšanas organizēšana.

III. Darba pienākumi
Veikt viņam uzdotās funkcijas, direktora palīgs
uzņēmumiem ir:
3.1. Veikt darbu pie organizatoriskā un tehniskā atbalsta
uzņēmuma vadītāja administratīvā un administratīvā darbība.
3.2. Pieņemiet ienākošos, lai to izskatītu vadītājs
korespondenci, nodot to saskaņā ar pieņemto lēmumu
strukturālās nodaļas vai īpaši izpildītāji lietošanai
darba vai atbilžu sagatavošanas process.
3.3. Veikt biroja darbu, veikt dažādas operācijas ar
datortehnoloģiju izmantošana, kas paredzēta, lai savāktu, apstrādātu un
informācijas prezentēšana lēmumu sagatavošanā un pieņemšanā.
3.4. Pieņemt dokumentus un personīgās izziņas vadītāja parakstīšanai
uzņēmumiem.
3.5. Sagatavot darbam nepieciešamos dokumentus un materiālus
vadītājs.
3.6. Nodrošiniet savlaicīgu izskatīšanu un iesniegšanu
struktūrvienības un konkrēti dokumentu izpildītāji,
saņemts izpildei, pārbaudiet izpildes pareizību
sagatavoti dokumentu projekti, kas iesniegti vadītājam parakstīšanai,
nodrošināt kvalitatīvu rediģēšanu.
3.7. Organizējiet telefonsarunas ar vadītāju
pierakstiet viņa prombūtnē saņemto informāciju un atnesiet to viņam
informāciju par tās saturu, pārraidīt un saņemt informāciju
uztveršanas un domofonu ierīces (telefakss, telekss utt.), kā arī
telefona ziņas, savlaicīgi vērst viņa uzmanību uz informāciju,
saņemts pa sakaru kanāliem.
3.8. Galvas vārdā rakstīt vēstules, lūgumus, citus
dokumentus, sagatavot atbildes vēstuļu autoriem.
3.9. Veikt sanāksmju un sanāksmju sagatavošanas darbu,
vada vadītājs (nepieciešamo materiālu savākšana, paziņošana
dalībniekus par pasākuma laiku un vietu, dienas kārtību, reģistrāciju),
pieņemt un noformēt sapulču un sanāksmju protokolus.
3.10. Uzraudzīt darbinieku sniegumu
izdotos rīkojumus un instrukcijas, kā arī termiņu ievērošanu
uzņemties uzņēmuma vadītāja norādījumu un norādījumu izpildi
kontrole.
3.11. Saglabājiet kontroles un reģistrācijas failu.
3.12. Nodrošiniet vadītāja darba vietu ar nepieciešamo
organizatoriskais aprīkojums, kancelejas preces,
radīt apstākļus tās efektīvai darbībai.
3.13. Drukājiet biroja materiālus vadītāja virzienā,
nepieciešamas tās darbībai vai aktuālās informācijas ievadīšanai datu bankā.
3.14. Organizēt apmeklētāju uzņemšanu, veicināt efektivitāti
darbinieku pieprasījumu un priekšlikumu izskatīšana.
3.15. Veidot lietas saskaņā ar apstiprināto nomenklatūru,
nodrošināt to drošību un laikus nodot arhīvam.
3.16. Kopēt dokumentus uz personīgā kopētāja.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Tiesības
Direktora asistentam ir tiesības:
4.1. Iepazīties ar uzņēmuma vadības lēmumu projektiem,
saistībā ar viņa darbību.
4.2. Iesniedziet priekšlikumus izskatīšanai vadībai
ar noteiktajiem pienākumiem saistītā darba pilnveidošana
šo instrukciju.
4.3. Saņemt no struktūrvienību vadītājiem,
to veikšanai nepieciešamo informāciju un dokumentus
oficiālos pienākumus.
4.4. Pieprasiet uzņēmuma vadībai palīdzību
savu pienākumu un tiesību izpildi.

V. Atbildība
Direktora vietnieks ir atbildīgs par:
5.1. Par savas amatpersonas nepildīšanu (nepienācīgu izpildi).
pienākumus, kas noteikti šajā amata aprakstā
Krievijas Federācijas darba tiesību aktos noteiktajās robežās.
5.2. Tiem, kas izdarīti savas darbības laikā
nodarījumi - robežās, ko nosaka administratīvā, kriminālā un
Krievijas Federācijas civillikums.
5.3. Par materiālā kaitējuma nodarīšanu - noteiktajās robežās
Krievijas Federācijas darba, krimināltiesību un civiltiesību akti.

Amata apraksts izstrādāts saskaņā ar ________________
(Vārds,
_____________________________.
dokumenta numurs un datums)

Struktūrvienības vadītājs (iniciāļi, uzvārds)
personāla dienests _________________________
(paraksts)

"" _____________ 20__

PIEKRĪT:

Juridiskās nodaļas vadītājs

(iniciāļi, uzvārds)
_____________________________
(paraksts)

"" ________________ 20__

Esmu iepazinies ar instrukciju: (iniciāļi, uzvārds)
_________________________
(paraksts)

Veidojot personālu, jebkuras organizācijas vadītājam obligāti jāinformē pieņemtais darbinieks par viņa oficiālajiem pienākumiem. Rakstot instrukciju, vadītājam jāievēro tā sadaļu kārtība, konkrētā struktūra, parasti tiek aprakstītas profesijas īpašības, norādīts darbinieka amats struktūrā, prasības, viņa tiesības un pienākumi. Vadītāja palīgam, tāpat kā pārējiem organizācijas darbiniekiem, ir pienākums rīkoties un ievērot visas šī dokumenta prasības.

Rokasgrāmatu ir rakstījis vadītājs saskaņā ar noteiktajiem standartiem, tai nevajadzētu pārkāpt Krievijas Federācijas Darba kodeksu. Tas obligāti jāsaskaņo ar attiecīgajiem dienestiem (jurists, personāla daļas vadītājs), jāiepazīstas ar amata pretendentu, jāparaksta abām pusēm. Tajā pašā laikā daži juristi neuzskata, ka šāda dokumenta klātbūtne ir obligāta dienesta attiecību noformēšanai.

Darba apraksta lietderība

Galvenais mērķis:

palīdzība vadītājam viņa ikdienas darbībās;
maksimāla informācija par pienākumiem, funkcijām, prasībām darbiniekiem;
tiesas procesa gadījumā būs vieglāk pierādīt neatbilstību ieņemamajam amatam;
līgumā nav detalizētas informācijas par darbinieka funkciju un tiešo pienākumu iezīmēm;
ļauj amata pretendentam sniegt pamatotu atteikumu sakarā ar neatbilstību amata prasībām;
ļauj norobežot pienākumus starp organizācijas darbiniekiem;
ļauj novērtēt katra darbinieka veikumu;

Instrukciju klātbūtne ir noderīga pašam palīgam. Viņš skaidri zina savas tiesības un pienākumus. Nav nepieciešams veikt funkcijas, kas nav norādītas instrukcijā.

Normatīvais - tiesiskais regulējums amatu aprakstu sagatavošanai

Tas būtībā izskatās šādi:

spēkā esošie Krievijas Federācijas tiesību akti;

Likumdošana ļauj nodrošināt darbiniekam jebkādas funkcijas, ja viņam uzticas, viņam ir pietiekami daudz zināšanu, pieredzes, kvalifikācijas šādu jautājumu risināšanai. Lūdzu, ņemiet vērā, ka pilnvaras ir jāizsniedz viņa rīkojuma vadītājam.

darba apraksts;

Amata apraksts sastādīts, ņemot vērā amata specifiku, nosaka darba uzdevumu. Tam jāatspoguļo vadītāja palīga faktiskais darbs.

iekšējie dokumenti:
organizācijas statūti, vadības norādījumi, iekšējie noteikumi un rīcība.

Asistentam ātri jāorientējas tiesiskajā regulējumā, kas regulē viņa darbību un viņam pakļauto amatpersonu darbu. Viņam ir jāizpēta federālie, reģionālie tiesību akti, organizācijas normatīvie dokumenti.

Darba apraksta galvenās daļas

Struktūra ir atspoguļota valsts rokasgrāmatās par darbinieku kvalifikāciju. Tas satur visas pamatprasības vadītāja palīgam un norāda viņa vietu organizācijas struktūrā.

Galvenās instrukcijas sastāvdaļas:

tās vispārīgie noteikumi. Ir noteikti uzņemšanas nosacījumi valstī, atlaišanas kārtība, pakļautība organizācijā, noteikumi asistenta aizstāšanai viņa prombūtnes laikā. Tiek norādīts kvalifikācijas, izglītības, prasmju, pieredzes līmenis;
prasības un prasmes;
darba pienākumi. Skaidri norādītas asistenta galvenās funkcijas;
pilnvaras. Šis punkts nosaka kompetences pakāpi, asistenta tiesības;
atbildību. Par darbā pieļautajām kļūdām un pārkāpumiem noteikts vispārējais īpašās atbildības līmenis, norādīts to saraksts (pēc vadītāja pieprasījuma);
darba savienojumi. Sadaļā ir noteikts oficiālās mijiedarbības diapazons ar citiem komandas locekļiem. Ir norādīts, ar ko un kādos konkrētos jautājumos ir nepieciešama sadarbība.

Apskatīsim katru sadaļu tuvāk.

Vispārīgi noteikumi

Pamatnoteikumi:

asistents - speciālists, kas viņam palīdz tehniskajos un dokumentārajos jautājumos;
iecelšana amatā un atlaišana no tā tiek veikta ar organizācijas vadītāja rīkojumu;
darba procesā palīgs izpilda tikai vadītāja pavēles un norādījumus;
viņa prombūtnes laikā tiek nodrošināts adekvāts aizvietotājs, norādīts viņa aizvietotāja amats, izdots rīkojums organizācijai aizstāt;
Asistentam jābūt specializētai augstākajai izglītībai. Pieredze profilā - vismaz divi gadi. Jums var būt nepieciešams paaugstināt savu kvalifikāciju, piesakoties darbam.

Prasības

Izpilddirektora palīga loma var ietvert ļoti dažādas funkcijas.

Persona, kas praksē ieņem šo amatu, var būt:

patiesībā viņa vietnieks un atskaitās tieši vadītājam un tikai viņam. Viņam bieži ir padotie citiem darbiniekiem;
personīgais asistents. Viņš veic sekretāres darbu un atrodas uzņemšanas zonā, viņš arī pieder pie speciālistiem. Vienlaikus viņš par sekretariāta funkcijām ir pakļauts ne tikai vadītājam, bet arī personāla dienesta vadītājam.

Šādam palīgam ir daudz mazāk tiesību un pilnvaru nekā speciālistam, kas savās funkcijās atbilst vadītāja vietniekam. Viņam var būt vidējā izglītība, pieredze specialitātē pat var nebūt vajadzīga.

Ir nepareizi identificēt šīs pozīcijas. Viens nozīmē galvenokārt palīgfunkciju veikšanu, un vadītāja palīgs veic organizatoriskās un administratīvās funkcijas.

Pamatprasības asistentam ar organizatoriskām un administratīvajām funkcijām:

ievērot darba līguma, amata apraksta prasības;
pārzināt korporatīvās etiķetes un lietišķās komunikācijas noteikumus;
padziļināti pārzināt darba plūsmu, atskaites dokumentācijas uzturēšanu un organizācijas struktūru;
kompetenti vadīt biznesa sarunas;
prast noformēt svarīgus dokumentus;
informē vadītāju svarīgu atskaišu iesniegšanas jomā;
strādāt pie datora, izmantot birojā esošo aprīkojumu (skeneris un printeris) savu tiešo pienākumu veikšanai;
vēlamas svešvalodu zināšanas (saziņas līmenī);
jāprot izstrādāt tipveida līgumus.

Uzņēmuma vadītājs, ņemot vērā viņa palīga amata nozīmīgumu, var papildināt norādīto sarakstu, ņemot vērā organizācijas un tās darba specifiku.

Vadītāja palīga pienākumi

Asistentam ir daudz pienākumu, strādājot tieši ar vadītāju.

Galvenie pienākumi ir:

stingri ievērot visus rīkojumus, vadības rīkojumus;
plānot vadītājas dienas režīmu nākamajai dienai. Izstrādāt, saskaņot vizīšu, pieņemšanas laiku. Savlaicīgi iesniedziet grafiku vadītājam;
pavada galvu pieņemšanās, braucienos;
pieņemt apmeklētājus, veidot vadības apmeklējumu sarakstus, atbildēt uz telefona zvaniem un iesniegt dažādas izziņas atbilstoši to pilnvarām;
nodrošināt vadītāja darbību, risinot tehniskus jautājumus (organizēt sarunas, tikšanās, rezervēt biļetes, rezervēt viesnīcas);
sagatavo sēdes, sēdes, vadītāja sēdes, paziņo visiem dalībniekiem sēdes darba kārtību un laiku;
protokolē sanāksmju, sanāksmju, sarunu norisi un rezultātus, dokumentē to rezultātus;
koordinē organizācijas nodaļu, nodaļu darbu, pēc vadītāja norādījumiem un rīkojumiem;
vērst struktūrvienību vadītāju uzmanību uz vadības rīkojumiem, kontrolēt to izpildes laiku;
pieņem, reģistrē vadītāja parakstīšanai iesniegtos dokumentus un iesniegumus, nodod vadītājam;
vadītāja vārdā sagatavot vēstules, pieprasījumus, citus dokumentus;
nodrošina, ka tiek ņemtas vērā vadītāja izsniegtās pilnvaras;
patstāvīgi sazināties ar nodaļu un citu organizāciju darbiniekiem, risināt virkni aktuālu jautājumu, kurus var atrisināt bez vadītāja;
saņemt nepieciešamo informāciju - savākt nepieciešamo dokumentāciju pēc vadītāja pieprasījuma;
sagatavot sapulcēm nepieciešamos uzskates līdzekļus, dokumentāciju;
organizēt biroja darbu, vadīt, kontrolēt lietvežu darbību;
saņemt, reģistrēt un uzrādīt vadītājam vadītājam nosūtīto korespondenci;
sazināties ar apmeklētājiem. Satikt organizācijas klientus, darbiniekus, veikt uzskaiti un organizēt personisku apmeklētāju pieņemšanu pie vadītāja. Atbildiet arī uz viņu jautājumiem, kurus viņš var atrisināt pats.

darba uzdevums

Asistenta galvenās pilnvaras un tiesības:

reģistrē, paraksta dokumentus savas kompetences ietvaros;
iegūt piekļuvi informācijai, kas oficiālas nepieciešamības gadījumā ir slēgta plašai sabiedrībai;
studiju dokumenti, kas saistīti ar viņu profesionālo darbību;
pārzināt visu organizācijas nodaļu struktūru, vadību;
- noformēt vēstules, pieprasījumus, citus dokumentus, sagatavot atbildes uz pieprasījumiem (vadītāja vārdā);
pieprasīt no struktūrvienību pārstāvjiem nepieciešamos dokumentus, materiālus, saņemt informāciju savu tiešo pienākumu izpildei nepieciešamajā apmērā;
iepazīties ar vadītāja lēmumiem, rīkojumiem un rīkojumiem;
piedalīties sanāksmēs, organizācijas vadītāju sanāksmēs;
iesniedz vadītājam pieprasījumu par atļauju sniegt struktūrvienībām svarīgus dokumentus;
sūtīt priekšlikumus sava darba un uzņēmuma darbības uzlabošanai;
vadītāja darba vietas organizēšana, apstākļu radīšana veiksmīgam un efektīvam darbam.

Ņemot vērā pašas organizācijas darba specifiku un asistenta darba īpatnības, piedāvāto pilnvaru un tiesību sarakstu var mainīt, būtiski paplašināt vai, gluži otrādi, samazināt.

Parasti pēdējā rindkopa ir noteikumi par atbildības pasākumiem, kas attiecas uz darbinieku.

Asistenta atbildība

Sodiem par līguma, amata apraksta, iekšējo noteikumu, likumu pārkāpumiem jābūt tikai saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem. Parasti atbildības pakāpi regulē Krievijas Federācijas Darba kodekss.

Vadītāja palīgs ir atbildīgs par:

amata pienākumu nepienācīga pildīšana, atteikšanās pildīt;
nepieciešamo darbu izpildes termiņu pārkāpšana;
vadītāja rīkojumu, lēmumu, lēmumu pārkāpšana;
darbības, kas nav viņu kompetencē;
nedraudzīga, rupja izturēšanās pret organizācijas partneriem, apmeklētājiem, darbiniekiem, lietišķās komunikācijas un etiķetes neievērošana;
materiālie zaudējumi organizācijai, tās darbuzņēmējiem, darbiniekiem;
nepatiesas informācijas sniegšana darbiniekiem;
nepietiekama kontrole pār padoto darbinieku darbību;
personas datu izpaušana, konfidenciāla informācija, kurai ir ierobežota piekļuve.

Ir sodi par:

dienesta pienākumu nepildīšana pilnībā vai nepietiekami godprātīgi (saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu);
nodarījumi (saskaņā ar likumdošanu: administratīvie, civilie, kriminālie);
nodarītie materiālie zaudējumi (saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba un Civilkodeksu).

Paredzētais sods var būt materiālā atalgojuma atņemšana, pat atlaišana. Dokumenta teksta beigās jābūt darbinieku vīzām, kuri par to vienojas, un vadītāja palīga parakstam.

Organizācijas vadītājs izstrādā instrukcijas, kuras saskaņo: jurists, personāla daļas vadītājs, darba aizsardzība. Pēc grozījumu, papildinājumu izdarīšanas vadītājs apstiprina. Ir norādīts viņa amats, uzvārds (ar atšifrējumu), apstiprināšanas datums un paraksts.

Viņa paraksts apliecina piekrišanu izmaiņām, veicot grozījumus, un šī dokumenta likumību.

Secinājums

Amats - galvas palīgs ir ļoti daudzpusīgs, atbildīgs, īpašs amats. Viņš tieši atskaitās tikai vadītājam un nevainojami jāievēro visi viņa norādījumi – galvenais savā darbā. Viņam ir paaugstināta atbildība par negodīgu attieksmi pret darbu. Šajā gadījumā iespējamas sekas ar kaitējumu pašam darba devējam.

Asistentam jābūt ar īpašām personiskām īpašībām: apņēmība savu funkciju veikšanā, apzinīgums, sabiedriskums, prasīgam pret sevi, jāspēj komunicēt ar lielu skaitu cilvēku. Viņam ir jābūt zināmai iedzimtai harizmai un šarmam.

Mēs detalizēti izskatījām instrukcijas sastāvdaļas, darba uzdevumu, funkcijas un prasības. Tos var pievienot un precizēt atkarībā no organizācijas specifikas un lieluma. Galvenais, lai instrukciju sastāda vadītājs, saskaņota ar attiecīgajiem dienestiem. Pretendentam uz šo amatu ar to jāiepazīstas ar personisku parakstu un vēlams to paņemt rokā.

Biznesa palīgs ir vajadzīgs ikvienam vadītājam, kuram, vadot lielu uzņēmumu, var uzticēt daudzu savu pienākumu izpildi. Tam vajadzētu būt cilvēkam ar nepieciešamajām zināšanām, prasmēm, kompetenci, kuram visā ir jāuzticas. Asistents ir līdera “labā roka”, obligāti gudrs, strādīgs, kompetents, uzticams palīgs, kurš līdera prombūtnes laikā viņu lielā mērā var aizstāt. Ne velti kvalifikācijas rokasgrāmata viņu atsauc pie speciālistiem – vadītājiem.

Vadītāja palīga amata apraksts ir izveidots, lai racionalizētu darba attiecības. Dokumentā ir izklāstīti darbinieka funkcionālie pienākumi, pienākumi, tiesības.

Amatu "vadītāja palīgs" dažādās organizācijās var saukt dažādi: direktora personīgais palīgs, vadītāja palīgs, sekretārs.

Darba apraksta paraugs vadītāja palīgam

es Vispārīgi noteikumi

1. Vadītāja palīgu ieceļ amatā un atbrīvo no tā ar organizācijas vadītāja rīkojumu.

2. Vadītāja palīgs ir tieši pakļauts uzņēmuma vadītājam.

3. Vadītāja palīga prombūtnes laikā viņa tiesības un funkcionālie pienākumi tiek nodoti citai amatpersonai, kā norādīts organizācijas rīkojumā.

4. Vadītāja palīga amatā ieceļ personu ar augstāko izglītību un līdzīgu darba pieredzi vismaz vienu gadu.

5. Vadītāja palīgs savā darbībā vadās pēc:

Krievijas Federācijas tiesību akti;
Uzņēmuma iekšējie darba noteikumi, Statūti un citi uzņēmuma normatīvie akti;
vadības rīkojumi un norādījumi;
šis darba apraksts.

6. Vadītāja palīgam jāzina:

noteikto dokumentu kārtošanas kārtību organizācijā;
lietišķās komunikācijas un etiķetes noteikumi;
atskaites dokumentācijas uzturēšanas kārtību;
biroja tehnikas, sakaru līdzekļu lietošanas noteikumi;
darba pamati teksta redaktorā, izklājlapās;
biroja darba pamati;
uzņēmuma organizatoriskā struktūra;
līgumu slēgšanas un izpildes kārtība.

II. Vadītāja palīga darba pienākumi

Vadītāja palīgam ir šādi pienākumi:

1. Vadītāja darba dienas plānošana: sanāksmju, vizīšu, zvanu, pieņemšanu un citu darbību grafika izstrāde un saskaņošana.

2. Personīga vadītāja pavadīšana sanāksmēs, pieņemšanās, izbraukumos.

3. Tehniskais nodrošinājums vadītāja darbam: biļešu pasūtīšana, transports; sarunu, sanāksmju organizēšana.

4. Sanāksmju, sanāksmju, sarunu gaitu un rezultātus fiksējošu protokolu un citu dokumentu kārtošana.

5. Instrukciju, vadības rīkojumu organizācijas struktūrvienību darbinieku uzmanības pievēršana un to izpildes kontrole.

6. Informācijas vākšana, analītisko, informatīvo, uzziņu un citu ziņojumu sagatavošana un sniegšana vadībai.

7. Lietvedība, vadītājam nosūtītās korespondences saņemšana.

8. Apmeklētāju reģistrācija uz personīgu tikšanos pie vadītāja, viņu pieņemšanas organizēšana.

9. Dokumentu un iesniegumu pieņemšana par vadītāja parakstu, to uzskaite, uzskaite un nodošana vadītājam.

10. Vēstuļu, pieprasījumu, citu dokumentu noformēšana vadības vārdā.

11. Sapulču, sapulču, vadītāja rīkoto sanāksmju sagatavošana. Nepieciešamo materiālu savākšana, dalībnieku informēšana par norises laiku, vietu, dienas kārtību.

12. Vadītāja oficiālo norādījumu izpilde.

III. Tiesības

Pārvaldnieka palīgam ir tiesības:

1. Saņemt informāciju tādā apjomā, kāds nepieciešams uzdevumu izpildei.

2. Nosūtīt priekšlikumus vadībai, lai uzlabotu viņu darbu un racionalizētu uzņēmuma darbību.

3. Sūtīt organizācijas nodaļām pieprasījumus (vadītāja vārdā vai pēc personīgas iniciatīvas) viņa amata pienākumu veikšanai nepieciešamo dokumentu iegūšanai.

4. Pieprasīt iestādes vadībai radīt amata pienākumu veikšanai nepieciešamos apstākļus.

5. Pieņemt patstāvīgus lēmumus savas kompetences ietvaros.

6. Piekļuve konfidenciālai informācijai biznesa vajadzības gadījumā.