Dokumenti personāla uzskaites veikšanai. HR vadība no nulles

Personāla uzskaite ir nepieciešama jebkurā uzņēmumā neatkarīgi no īpašuma formas, darbības veida un darbinieku skaita. Lai tā būtu kompetenta un kvalificēta, jums ir labi jāpārzina darba tiesības, jāuzrauga izmaiņas likumdošanā un jābūt prasmēm personāla lietvedības jomā.

Kas ir personāla uzskaite un kāpēc tā ir vajadzīga?

Katra uzņēmuma darbības neatņemama sastāvdaļa ir personāla uzskaite. Tas ir juridiski reglamentēts darbs pie organizācijas darbinieku reģistrēšanas, uzskaites un kustības uzraudzības.

HR darbības ietver:

• darbinieku pieņemšana;
• atlaišanas;
• horizontālās (pārcelšana starp nodaļām) un vertikālās (piemēram, karjeras izaugsmes) kustības;
• komandējumi;
• slimības atvaļinājums;
• laika lapa;
• atvaļinājumi (jebkura veida - ikgadēji, bez algas, grūtniecības utt.);
• personīgās kartes katram darbiniekam utt.

Tas attiecas arī uz personālu:

• militārās uzskaites uzturēšana;
• darba attiecību regulēšana;
• dažādu rīkojumu un instrukciju veidošana un reģistrēšana (piemēram, par darbinieka pieņemšanu darbā, iedrošināšanu utt.);
• darba organizācija un citi aspekti.

Visa dokumentācija tiek sastādīta tikai saskaņā ar nepieciešamajām normām un noteikumiem. Dažas formas ir vienotas, citas ir izveidotas pašā uzņēmumā.

Kompetenta personāla uzskaites organizācija atrisina daudzas uzņēmuma problēmas un uzdevumus. Protams, ir tūkstošiem nianšu, taču ir pamata punkti, kas attiecas uz katru uzņēmumu.

Kā organizēt un kam uzticēt personāla uzskaites kārtošanu?

Ir vairāki veidi, kā organizēt grāmatvedību. Tas viss ir atkarīgs no uzņēmuma īpašībām un no vadītāja izvēles. Visizplatītākās iespējas:

Izveidojiet visu personāla nodaļu, ja uzņēmumā strādā daudz cilvēku

Un, kad personāls ir mazs, jūs varat nolīgt vienu speciālistu. Šīs metodes priekšrocības ir tādas, ka darbu vadītājs organizē tā, kā viņam patīk un tiek regulēts un kontrolēts pēc saviem principiem.

Ir arī trūkumi: ir grūti pārbaudīt nolīgtā speciālista profesionalitāti, tāpēc pastāv risks, ka darbā tiks pieņemts ne līdz galam kompetents personāla darbinieks.

Būs jātērē laiks un nauda apmācībām vai jāmeklē cits darbinieks.

Šīs grāmatvedības organizēšanas iespējas priekšrocības ir tādas, ka, ja cilvēks tika ieteikts, tad (varbūt) viņš patiešām dara darbu, tas ir, tika pārbaudīts lietā. Protams, ar šādu personāla virsnieku ir jāvienojas par darba apstākļiem, lai tie būtu piemēroti abām pusēm.

Uzticiet personāla jautājumus grāmatvedim vai labai sekretārei

Plusi: Tas ietaupa laiku un naudu. Tas nozīmē, ka nav jāizvēlas personāla darbinieks, un nav jāmaksā par uzskaiti.

Trūkumi: galvenā problēma, izvēloties šo metodi, ir tāda, ka darbinieki veic papildu darbu pēc galvenā, kā rezultātā rodas kļūdas, kļūdas, nepilnības un elementārs nepieciešamo dokumentu trūkums. Un, protams, šeit svarīgas ir profesionālās zināšanas par personāla uzskaites tēmu. Un, ja tās ir vienai un tai pašai sekretārei, tad komplikāciju risks šajā gadījumā tiek samazināts līdz minimumam. Un otrādi.

Personāla uzskaiti uzticēt ārpakalpojumu organizācijai

Labi: visas personāla darbības gulstas uz ārpakalpojumu uzņēmuma pleciem, kas uzņemas šādu atbildību uz līguma pamata. Papildus tam, ka tiek nodrošināta pastāvīga, nepārtraukta palīdzība personāla jautājumos, izvēloties šo metodi, ievērojami samazinās izmaksas.

Mīnusi: jāizvēlas labi izveidots, nopietns uzņēmums, kā arī jāizveido mijiedarbība, jāizveido koncepcija darbam ar speciālistiem, kuri strādās ārpus biroja.
Vadītājam atliek tikai izvēlēties sev ērtāko un piemērotāko personāla uzskaites veidu, izsverot visus katras metodes plusus un mīnusus.

Personāla darbinieka darba funkcijas

Saskaņā ar instrukcijām un darba līgumu personāla darbiniekam tiek uzlikti šādi pienākumi:

Šis ir nepilnīgs personāla darbinieka pienākumu saraksts, prasības ir aptuvenas. To var būt vairāk (vai mazāk), bet kopumā tieši šīm prasmēm un iemaņām ir jābūt personāla speciālistam.

Personāla uzskaite: kādi dokumenti ir nepieciešami?

Parasti katram uzņēmumam ir jābūt šāda veida dokumentiem, kas attiecas uz personālu:

• administratīvie (personīgie un ražošanas pasūtījumi);
• darba aktivitātes apstiprināšana;
• informācija un norēķini;
• iekšējā sarakste;
• kontroles un reģistrācijas žurnāli.

Dažiem personāla dokumentiem noteikti jāatrodas uzņēmumā. Tie ietver:
PVTR (iekšējie darba noteikumi);

Visi dokumenti tiek glabāti noteiktu gadu skaitu. Tiek regulēti:

• Darba kodeksa pants vai sadaļa;
• Valsts statistikas komitejas lēmums;
• Federālais likums un citi noteikumi.

Ja kaut kas (instrukcijas, rīkojumi utt.) nav pieejams, tad šis fakts būs jālabo. Kopumā viens no personāla darbinieka darba principiem ir savlaicīgums. Tas ievērojami atvieglo darba dienas un pat piešķir juridisku spēku dažām darbībām. Tas patiesībā ir ļoti svarīgi – neveikt pašreizējo biznesu. Citādi tie mēdz augt kā sniega bumba.

Personāla uzskaites organizēšana: kā veikt, ar ko sākt?

Apmetoties jaunā vietā kā personāla darbinieks, vispirms ir jāpārskata obligātā dokumentācija. Ja izrādās (un gadās), ka daži svarīgi papīri no saraksta trūkst, tad tie ir jāatjauno. Protams, vienā dienā šādus darbus veikt nebūs iespējams.

Tāpēc ir jāizceļ svarīgākās pozīcijas un jāsāk no tām. Pārbaudiet, vai dizainā ir klātbūtne un lasītprasme (un, ja jums ir jālabo vai jāsastāda jauns dokuments): personāls, atvaļinājumu grafiks, darba līgumi, rīkojumi, darba ieraksti.

Veikt darba līgumu, personāla pasūtījumu uzskaiti. Izveidojiet darbgrāmatas reģistrācijas grāmatu. Saprast personīgās kartes (T-2). Strādājiet saskaņā ar vietējiem noteikumiem.
Galvenais ir laikus noformēt visus aktuālos dokumentus. Strādāt, balstoties uz Darba kodeksu un biroja darba noteikumiem. Un neiznīciniet dokumentus par personālu. To glabāšanas laiku apstiprina Federālais arhīvs (“Saraksts...” datēts ar 06.10.2000.).

Darba attiecību caurskatāmībai nepieciešami visi grāmatvedības dokumenti. Personāla sistēma nosaka normas un principus, kas nodrošina stabilitāti organizācijas darbiniekiem, un administrācijas rada labvēlīgus apstākļus personāla vadībai.

Grāmatvedības automatizācija - 1C: priekšrocības, strādājot ar programmu

Personāla uzskaites kārtošana, īpaši lielā uzņēmumā, ir neticami atbildīgs un milzīgs darbs. Bet šeit kļūdas ir nepieņemamas! Bet šodien ir iespēja automatizēt personāla virsnieku darbību, kas var ievērojami atvieglot un vienkāršot nodaļas darbu, uzlabot darbību, būtiski samazinot kļūdu risku.

Ar programmas 1C palīdzību jūs varat veikt uzskaiti atbilstoši juridiskajām prasībām. Datubāze nodrošina uzticamu nepieciešamās informācijas par darbiniekiem uzglabāšanu. Tam uzkrājoties, kļūst iespējams veidot dažādas atskaites, kas var palīdzēt analizēt darbu un izstrādāt jaunus virzienus. Piemēram, pārskati var izskatīties šādi:

• personāla mainības līmenis;
• personāla statistika;
• strādnieku kustība utt.

Programma palīdz atrisināt gandrīz visas personāla uzskaites problēmas un uzdevumus. Uzņēmuma vadītājam, pateicoties 1C, ir iespēja saņemt informāciju par lietu stāvokli šajā nodaļā, analizēt un pieņemt pareizos vadības lēmumus. Un arī automatizācija ļauj sinhronizēt vairāku uzņēmuma dienestu (grāmatvedības, personāla, grāmatvedības nodaļas) darbības, kas uzlabo darba efektivitāti, kā arī rada visus nosacījumus savlaicīgai algu izmaksai.

Kas var būt vajadzīgs psiholoģiski? Šis raksts jums pastāstīs par visiem testu noslēpumiem.

Lai veiktu nodokļu auditu, izlasiet rakstu: visi nodokļu audita speciālista izvēles noslēpumi.

Secinājums

Tātad, rezumējot, mēs varam atzīmēt sekojošo:

• Personāla uzskaite ir būtiska jebkura uzņēmuma darba sastāvdaļa.
• Ir vairāki veidi, kā organizēt grāmatvedību. Izvēle ir vadītāja ziņā.
• Personāla darbinieka pienākumus nosaka instrukcija un darba līgums.
• Ir izveidots ar personāla darbu saistīto dokumentu saraksts, kam jābūt katrā uzņēmumā. Un jums vajadzētu sākt savu karjeru personāla nodaļā, pārbaudot šos konkrētos dokumentus.
• Uzskaites veikšana ir daudz vienkāršāka, ja tā ir automatizēta.

Personāla uzskaite ir jebkura uzņēmuma normālas un efektīvas darbības pamatā. Tāpēc tas ir jāpieiet ar visu atbildību.

Saskarsmē ar

Lai veiktu visas primārās dokumentācijas uzskaiti atbilstošā līmenī, ir nepieciešams labi koordinēts personāla daļas darbs, no kura ir atkarīgi daudzi uzņēmuma darba procesi.

Tā ir visa uzturēšana, kas saistīts ar līdzekļu uzskaiti un personāla kustību.

Savlaicīgi maksājumi, dokumentācijas veidošanas pareizība un citu ražošanas procesu norise ir atkarīgi no tās uzbūves efektivitātes.

Svarīgi: personāla nodaļas raita un savlaicīga darba atslēga ir labi sagatavoti speciālisti, kuri papildus biroja darba prasmēm labi pārzina Darba likumdošanu.

Personāla uzskaites process ir nepieciešams, lai sasniegtu šādus mērķus:

• Pareizi sadalīt darbiniekus pa procesiem;
• Identificēt neizmantotos resursus;
• Savlaicīgi atrisiniet visas problēmas ar darbiniekiem.

Šajā video jūs uzzināsit, kā pareizi organizēt personāla uzskaiti uzņēmumā:

Ar kādiem jautājumiem nodarbojas personāla nodaļa?

Kopumā visus jautājumus par personāla darbu risina personāla daļa:

• Pieņemšana darbā un atlaišana;
• Atvaļinājumu un ar to saistīto maksājumu uzskaite;
• Viņu kompetencē ir arī stimulu un prēmiju uzkrāšana;
• Personāla komplektācijas veidošana. uzzināsiet, kā sastādīt rīkojumu, lai apstiprinātu štatu tabulu;
• Izmaiņu veikšana darba grafikā;
• Citi valsts darba momenti.

Personāla uzskaites pazīmes

Uzņēmumā katrs personāla nodaļas darba posms tiek veikts saskaņā ar noteikumiem, nosacīti visus darba veidus var iedalīt šādi:

• Personāla dokumentācijas sastādīšanas un uzturēšanas kārtība;
• Darba nespējas forma;
• Dokumentu sagatavošana arhivēšanai;
• Militārās uzskaites uzturēšana organizācijā;
• Katras komandas personas datu glabāšana;
• Apdrošināšanas prēmiju aprēķins.

Visu personāla darbplūsmu var iedalīt divās daļās:

• Personālam - personīgās kartes un visi pasūtījumi, kas saistīti ar katru darbinieku atsevišķi;
• Par personāla vadību - iekšējie noteikumi, noteikumi par nodaļām, atskaites par darbinieku skaitu.

Turklāt personāla nodaļā tiek glabāti visi dokumenti, kas ir par pamatu rīkojumu izsniegšanai, kā arī izziņas un algas lapiņas, kas nav pamata, bet rada nepieciešamo bāzi papildu dokumentācijai.

No tā izriet, ka galvenie dokumenti ir:

• Koplīgums tajā noteikto situāciju risināšanai;
• Amata apraksts, ja daļa pienākumu nav noteikta līgumā;
• Noteikumi par darba samaksu un piemaksām ar maksājumiem saistītu strīdīgu situāciju risināšanai;
• Citi noteikumi, kas saistīti ar uzņēmuma darbības regulēšanu.

Kā sakārtot personāla uzskaiti?

Personāla uzskaites organizēšana uzņēmumā

Lai sāktu visu uzskaites procesu, vispirms ir jāizveido aptuvens darba plāna izklāsts:

1. Pirms tā sastādīšanas jums vajadzētu izpētīt visu normatīvo dokumentāciju.
2. Pēc tam ņem no galvas un izpēta dibināšanas dokumentus, tiem visiem jāatbilst īstiem papīriem.
3. Tālāk tiek sagatavota darbplūsma, ņemot vērā vadītāja vēlmes izveidot mapi izvēles papīriem.
4. Pēc tam tiek ģenerēta pati dokumentācija:

• Sākotnēji visi dokumenti tiek noformēti par vadītāju;

Svarīgi: šī amatpersona tiek noteikta konkursa kārtībā vai līdzdibinātāju kopsapulcē.

• Tad nāk kārta štatu sarakstam un iekšējiem darba noteikumiem;

Svarīgi: personāla tabulu var veidot pēc vienotas formas, savukārt obligāti jāsastāda ražošanā nepieciešamo amatu saraksts, sākot ar vadītāju.

• Tiek izstrādāta darba līguma forma, kas obligāti jāparaksta ar katru organizācijas darbinieku;
• Tiek gatavoti citi nepieciešamie dokumenti un papīri;
• Tiek noteikta atbildīgā par darba grāmatiņām - personāla uzskaites un uzņēmuma veidošanas pirmajos posmos par darbinieku uzņemšanu un uzskaiti ir atbildīgs vadītājs, pamatojoties uz to, ir jāsastāda rīkojums par atbildību. direktoram par dokumentu pieņemšanu un drošību;

Svarīgi: tikai pēc atbildīgās personas oficiālas identifikācijas sākas darbinieku reģistrācija.

• Nepieciešams nodrošināt personāla dokumentu uzglabāšanu un izmantošanu.

Pēc personāla darbinieka pieņemšanas viņš rūpējas par visu dokumentu aprites kārtību - darba laika uzskaites kārtošanu, atvaļinājumu grafiku, dokumentālu cilvēku pārvietošanos uzņēmumā utt.

Kādi dokumenti ir saistīti ar personālu?

Pamatdokumentācija un tās dizains

Personāla darbinieks kompetentai personāla vadībai izmanto vairākus nepieciešamos dokumentus:

• Dažāda veida rīkojumi par darbinieku pārvietošanos - pieņemšana darbā, atlaišana, atvaļinājums, komandējums un citi;
• Personāla tabula, kurai obligāti jāsakrīt ar klauzulām par darba grafiku galvenajā darba līgumā, pretējā gadījumā tas būs līguma pārkāpums un tiks piemērots sods;
• Laika lapa;
• Darba grāmatiņas, kas tiek glabātas uzņēmumā visā noslēgtā līguma darbības laikā, uz šiem dokumentiem attiecas stingra atskaite, lai katrs tiktu ierakstīts speciālā žurnālā, un glabāšana notiek speciālā seifā;
• Iekšējās kārtības noteikumi;
• Darba līgumi liecina par darba attiecību noslēgšanu, tos sastāda ar katru darbinieku individuāli, uz to pamata darbinieks oficiāli strādā atbilstoši dokumentā norādītajiem punktiem;
• Par katru darba līguma galveno punktu grozījumu gadījumu tiek sastādīti līgumu pielikumi;
• tiek veidota katru gadu 2 nedēļas pirms gada beigām, katram darbiniekam ir jāiepazīstas ar to, ir nepieciešams kompetenti noformēt šo dokumentu, zinot ražošanas sarežģījumus, lai vienlaicīga 2 - 3 cilvēku atpūta netraucētu visu uzņēmuma process;
• Personas lieta - jāatver katra darbinieka mape, šeit tiek ievietota personiskā karte, personīgais konts, visi vadītāja darbinieka parakstīti rīkojumi, viņa izziņas un citi dokumenti, kas veido darbinieka darbību hronoloģiju. Šis dokuments ir saistīts ar grāmatvedības dokumentāciju, tas tiek veidots mapju un žurnālu veidā, kas ir sašūtas, uz tiem tiek uzlīmēts balts kvadrāts, lai norādītu galvenās detaļas;
• Amatu apraksti ar detalizētu norādi par darbinieku tiesībām un pienākumiem;
• Atlīdzības un prēmiju regulējums ir pamats maksājumu aprēķināšanai darbiniekiem. Pēc kādiem noteikumiem tiek sastādīts noteikums par LLC darbinieku prēmijām un materiālo stimulēšanu, lasiet.

Turklāt tiek ģenerēti daudz vairāk dokumentu, kurus pārvalda personāla daļas darbinieks.

Kas ir iesaistīts dokumentu pārvaldībā?

Parasti lielos uzņēmumos ir personāla nodaļa, kas uztur visu dokumentāciju, kā arī to racionalizē.

Bet mazos uzņēmumos viņi ietaupa uz personāla darbinieku, tāpēc, piemēram, galvenais grāmatvedis vai sekretārs to dara nepilnu darba laiku, un pats vadītājs ir atbildīgs par darbinieku pieņemšanu darbā un atlaišanu.

HR automatizācija

Procesu ļoti atvieglo dažādu datorgrāmatu grāmatvedības programmu izmantošana, šobrīd to ir ļoti daudz.

Protams, pašreizējā ir 1C: Enterprise, kas ļauj automātiski drukāt dokumentus un automatizēt visu procesu, taču ir vairākas citas programmas, kas ir daudz jaunākas un progresīvākas.

Personāla administrēšana un personāla uzskaite.

IP un LLC nianses

Uzņemot darbinieku uzņēmumā un veicot personāla uzskaiti, katrai vadības formai ir savas īpatnības, piemēram, sākotnēji pieņemot darbā individuālo uzņēmēju, viņam jābūt reģistrētam darba devēja statusā:

• FSS - 10 dienas no pirmā darbinieka uzņemšanas dienas;
• FIU - mēneša laikā no darbinieka nodarbināšanas dienas.

Ja šis reģistrācijas dienu skaits tiek pārsniegts, uzņēmumam draud sods.

Tajā pašā laikā vadītājam ir jāsaņem darbinieku paraksts par iepazīšanos ar normatīvajiem dokumentiem, šim nolūkam ir ieteicams sākt žurnālu.

Sankcijas par personāla uzskaites trūkumu

Svarīgi: pašnodarbinātajam uzņēmējam ir tiesības nesākt personāla uzskaiti.

Ja uzņēmumā vai organizācijā nav personāla uzskaites, tiek uzlikts naudas sods:

• Ierēdnim no 1000 līdz 5000 rubļiem;
• Juridiskai personai no 30 000 līdz 50 000 rubļu.

Turklāt uzņēmuma darbība var tikt apturēta uz 90 dienām. Ja ir nepieciešama pārbaude, tad:

• Tas nevar būt negaidīts, viņi par to brīdina 3 dienas iepriekš;
• Tas notiek arī ierobežotu laiku - 20 dienas;
• Apmeklējuma komisija jāveic tikai ar vadītāja piedalīšanos.

Secinājums

Personāla uzskaite saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem ir jebkura biznesa procesa neatņemama sastāvdaļa, ir nepieņemami veikt uzņēmuma darbības, kurā strādā pilnas slodzes darbinieki bez šādas uzskaites, jo katra sadarbība ir jānosaka ar normatīvajiem aktiem ar jebkādu izmaiņu fiksācija tajā.

Personāla uzskaites organizēšanas un kārtošanas noteikumi - skatīt šeit:

Personāla uzskaite kopā ar grāmatvedību un nodokļu uzskaiti ļauj atspoguļot uzticamu informāciju, kas nepieciešama pilnvērtīgai uzņēmuma darbībai. Šāda veida grāmatvedības iezīmes, kā arī galvenie ar to saistītie dokumenti tiks apspriesti mūsu rakstā.

Personāla uzskaites uzturēšana

Darot personāla uzskaiti ietver liela apjoma dokumentācijas noformēšanu, kas atspoguļos informāciju gan atsevišķi par katru darbinieku, gan kopumā par visu uzņēmumu, kā arī darba kārtības noteikumu izveidi.

Darot personāla uzskaiti nozīmē darbinieku skaita noteikšanu, kas ir iespējams tikai ar kvalitatīvu visu kustību izsekošanu. Galvenais uzdevums personāla uzskaiti ir dokumentāru pierādījumu sagatavošana noteiktai darbinieka pārvietošanai, sākot no pieņemšanas darbā, pārcelšanas citā amatā, atvaļinājuma reģistrācija un beidzot ar atlaišanu.

noteikti, personāla uzskaite tomēr var uzturēt manuāli personāla uzskaiti Programmatūras izmantošana ļauj samazināt dokumentācijas sagatavošanas laiku, īpaši, ja uzņēmumā ir daudz darbinieku.

HR ieraksti

Dokumenti personāla uzskaiti var būt gan obligāts, kura sastādīšanu paredz Krievijas Federācijas Darba kodekss, gan fakultatīvs.

Uz nepieciešamajiem dokumentiem personāla uzskaiti attiecas:

• darba rīkojums (T-1);
• līgums ar darbinieku (TD-1);
• darba grāmata (Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts Nr. 225 "Par darba grāmatām");

Par darba grāmatu dizaina iezīmēm skatiet materiālu .

• darbinieka personas karte (T-2);
• nodošanas dokumenti (T-5);
• atvaļinājuma pavēle ​​(T-6);
• atvaļinājumu grafiks (T-7);
• personāla komplektēšana (T-3);
• laika uzskaite (T-12);
• rīkojums par atlaišanu (T-8).

Lielākajai daļai personāla dokumentu ir vienota forma. Daži dokumenti, kas darba devējam jāizstrādā neatkarīgi:

• koplīgums;
• iekšējās kārtības noteikumi;
• darba samaksas noteikumi;
• regulējums par darbinieku personas datiem;
• noteikumi par darba aizsardzību;
• bonusu nodrošināšana;

Informāciju par personāla dokumentu glabāšanas termiņiem skatīt materiālā .

SVARĪGS!Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 8. pantu darba attiecību regulēšanai nevar izmantot organizācijas izstrādātos noteikumus, kas pārkāpj darbinieka tiesības.

Visus personāla darbinieka sagatavotos grāmatvedības dokumentus apstiprina organizācijas vadītājs. Pēc tam darbiniekam ar tiem jāiepazīstas un jāparaksta.

Jāpiebilst, ka atsevišķās situācijās var izvairīties no personāla dokumentu sagatavošanas: piemēram, nav obligāti jāsagatavo amata apraksti, ja darba līgumā jau ir paredzēta darbinieka funkcionalitāte. Tas pats attiecas uz algu klauzulu, kas arī nav obligāta, ja līgumā ir noteikti darbinieka nākotnes ienākumi.

Šī vai cita dokumenta klātbūtne personāla uzskaitē ir atkarīga no atsevišķa darbinieka un uzņēmuma darba specifikas kopumā. Ja uzņēmums paredz maiņu darbu, tad būtu jāsastāda maiņu grafiks. Veicot darba pienākumus paaugstinātas drošības objektos, līgumā jāieraksta punkts par komercnoslēpuma saglabāšanu, kā arī jāizstrādā attiecīgs noteikums, kas noteiks piekļūšanas noslēpumam kārtību, atbildību par tā izpaušanu. , kā arī nosacījumi šādas piekļuves pārtraukšanai. Obligāti jāsastāda līgums par pilnu atbildību ar darbinieku, ja viņš ir saistīts ar vērtīgām precēm vai priekšmetiem.

Atbildība par pārkāpumiem personāla uzskaites veikšanā

Galvenā regulējošā iestāde, kas ir atbildīga par pareizu darbību personāla uzskaiti, ir Valsts darba inspekcija. Tas ir paredzēts, lai kontrolētu personāla darbības un, ja personāla uzskaite tiek veikta ar pārkāpumiem, saukt pie administratīvās atbildības par darba likumdošanas pārkāpumiem.

Izšķir šādus atbildības veidus (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 419. pants):

• Administratīvie - naudas sodi amatpersonām un uzņēmumiem ir atspoguļoti Art. Krievijas Federācijas Administratīvā kodeksa 5.7, 5.27-5.34, 5.39. Administratīvā atbildība visbiežāk iestājas, ja nav neviena nepieciešamā personāla dokumenta vai tas netiek iesniegts pēc darbinieka vai organizācijas pieprasījuma.

Piemērs:Ivanovs I.A. nolēma ņemt kredītu. Lai to izdarītu, viņam ir nepieciešama darba grāmatas kopija un 2-NDFL sertifikāts. Darba devējs atteicās izsniegt darba grāmatiņas kopiju. Darbiniekam ir tiesības ziņot par darba devēja prettiesiskām darbībām darba inspekcijai, kas sauks uzņēmumu (tā amatpersonu) pie atbildības saskaņā ar Darba devēja pretlikumīgo rīcību. 5.39 Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa apmērā no 1000 līdz 3000 rubļu.

• Civillikums - sodu paredz Art. 15., 151. un sk. Krievijas Federācijas Civilkodeksa 59.

Piemērs:Petrovs S.F. guva traumas darba vietā. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Civilkodeksa 1085. pantu darba devējam ir pienākums atlīdzināt zaudēto algu darbinieka ārstēšanās laikā, kā arī viņa ārstēšanas un atveseļošanās izmaksas.

• Kriminālatbildība - Art. 143, Art. 145, Art. 145.1, Art. 146-147, Art. 215-217 Krievijas Federācijas Kriminālkodeksā.

Turklāt nodokļu iestādes var pieprasīt personāla pakalpojumu dokumentus, to neiesniegšanas gadījumā rodas atbildība saskaņā ar Art. 126 Krievijas Federācijas Nodokļu kodekss

Rezultāti

Pareizi un savlaicīgi personāla uzskaiteļauj vadībai padarīt uzņēmumu efektīvāku. Pašlaik ir pieejami daudzi programmatūras rīki, kas palīdz optimizēt personāla dokumentācijas sastādīšanas laiku un panākt datu ziņošanas precizitāti. personālsgrāmatvedība.

Šajā rakstā mēs nesniegsim paraugus veidlapu aizpildīšanai, citu dokumentu apstrādei vai normatīvo dokumentu tekstiem, kādiem organizācijai vajadzētu būt. Pakavēsimies tikai pie darba secības pie personāla lietvedības organizēšanas uzņēmumā no nulles.

Normatīvā bāze

Organizējot HR ierakstu pārvaldību no nulles, jums būs nepieciešami šādi normatīvie dokumenti:

GOST R 6.30-2003 “Vienota dokumentācijas sistēma. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Krievijas Federācijas Darba kodekss (lai neapjuktu izmaiņās un papildinājumos, ir jēga iegūt jaunu Darba kodeksa tekstu ar grozījumiem apmēram reizi pusgadā - ja vien, protams, jūsu organizācijai nav atsauces tiesību sistēmas kas tiek regulāri atjaunināts).

Norādījumi darba grāmatu aizpildīšanai, kas apstiprināti ar Krievijas Darba ministrijas 10.10.2003. dekrētu Nr.69.

Noteikumi par darba grāmatu uzturēšanu un glabāšanu, darba grāmatu veidlapu sagatavošanu un darba devēju nodrošināšanu ar tām, apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrētu Nr. 225 (ar grozījumiem, kas izdarīti 2008. gada 19. maijā).

Krievijas Valsts statistikas komitejas 05.01.2004. dekrēts Nr.1 ​​"Par vienotu primārās grāmatvedības dokumentācijas formu apstiprināšanu darbaspēka uzskaitei un tā samaksai".

Organizāciju darbībā ģenerēto tipisko vadības dokumentu saraksts, norādot glabāšanas termiņus, apstiprināts Federālajā arhīvā 06.10.2000. (ar grozījumiem, kas izdarīti 27.10.2003.).

Turklāt Ya.E. Varlamova un E.A. Košeļeva "Personāla ierakstu pārvaldība no nulles" (Maskava: Profesionālā izdevniecība, 2008).

Piezīme

Daudzas dokumentu formas personāla uzskaites pārvaldībā ir apvienotas ar Krievijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 1. maija dekrētu Nr. 1 "Par vienotu primārās grāmatvedības dokumentācijas formu apstiprināšanu darbaspēka uzskaitei un tā samaksai". Jūs to varat atrast jebkurā atsauces tiesību sistēmā (Konsultants Plus, Garantija, Kods) vai internetā, no šī dekrēta ir arī gatavas veidlapas, kuras jums vienkārši jāpārkopē uz cieto disku. Dokumenti, kuriem nav vienotu veidlapu, ir jāsagatavo saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotā dokumentācijas sistēma. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

1. solis: mēs izstrādājam dokumentus, kuriem obligāti jābūt uzņēmumā

Visbiežāk ražošanas personāla biznesa organizēšana sākas ar visu veidu noteikumu un instrukciju izstrādi, un tas ir pareizi. Normatīvajos dokumentos, kuriem noteikti jābūt uzņēmumā, ietilpst:

iekšējie darba noteikumi;

nolikums par darbinieka personas datu aizsardzību;

darba aizsardzības un ugunsdrošības noteikumi.

Viss pārējais būs jāpagaida: uzņemties fakultatīvo dokumentu izstrādi var tikai tad, kad noformēti obligātie dokumenti.

2. darbība: pielāgojiet personālu

Visticamāk, uzņēmumā jau ir izstrādāta štatu tabula, ir darbinieku, kas sekmīgi pilda savus uzdevumus, ar kuriem noslēgti darba līgumi, izdoti pasūtījumi darbā un veikti ieraksti darba grāmatiņās. Bet, kā liecina prakse, šie dokumenti ne vienmēr ir pareizi noformēti.

Informāciju par darbinieku algām un amatu nosaukumiem jautājiet grāmatvedībā – pamatojoties uz šiem datiem, ir jāsaskaņo personāla tabula.

Jāpiebilst, ka amatu nosaukumi štatu sarakstā ne vienmēr sakrīt ar faktiskajiem darbinieku amatiem. Grāmatvedībai šī informācija maksājumu un nodokļu pārskaitīšanai īsti nav vajadzīga, taču tādām programmām kā 1C ir jāaizpilda sadaļa ar šādu informāciju, un dažreiz tiek ievadīta pozīcija, kas neatbilst faktiskajai. Tāpēc pirms štatu tabulas apstiprināšanas nepieciešams precizēt darbinieku amatu nosaukumus ar nodaļu vadītājiem, uzņēmuma vadību vai pašiem darbiniekiem.

Varat arī jautāt grāmatvežiem darbinieku skaitu. Ja grāmatvedība ir automatizēta, tad personāla numurus piešķir programma, ja nē, tad tie būs jāpiešķir pašam, sākot ar darbinieku, kurš strādā visilgāk un beidzot ar to, kurš organizācijā ieradies vēlāk. Pēc darbinieka atlaišanas viņa personāla numuru labāk nenodot nevienam: lai visi numuri ir unikāli un piešķirti tikai vienai personai, kas jebkad ir strādājusi uzņēmumā.

Kamēr grāmatveži gatavo darbinieku kopsavilkumu, ir jāpārbauda darbinieku personas lietu un viņu personīgo karšu statuss, ja tās tika glabātas, kā arī jānoskaidro, kādi dokumenti trūkst katra darbinieka personas lietā. Katram darbiniekam ir jāuzraksta piezīme par to, kuru dokumentu kopijas ir jānosūta.

3. solis: pārbaudiet informācijas atbilstību personāla sarakstā un darba līgumos

Pēc personāla tabulas sastādīšanas nepieciešams pārbaudīt tajā esošo informāciju ar datiem darba līgumos. Ja informācija atšķiras (parasti ir nepareizi norādīta alga vai vienkārši norādīts "Alga saskaņā ar darbinieku sarakstu", kas ir Krievijas Federācijas Darba kodeksa pārkāpums un var nozīmēt sodus; līguma parakstīšanas datumi ir brīvdiena; Darba devēja pārstāvja paraksts neatbilst par pārstāvi deklarētajai personai - piemēram, ģenerāldirektora vietā parakstījās viņa vietnieks), tad līgumi ir jāpārtaisa. Šajā gadījumā būtu jāvadās no tā, ka līgums, ko parakstījusi nepiederoša persona, patiesībā nav līgums; citiem vārdiem sakot, nav rakstiska darba līguma. Tāpēc tas ir jāizsniedz, protams, pašreizējais (īstais) datums. Visos citos gadījumos pie darba līguma tiek slēgtas papildu vienošanās, kas papildina darba līgumu ar jauniem nosacījumiem vai precizē (maina) tos nosacījumus, kas bija norādīti nepareizi.

Ja līgums tiek noformēts pareizi, bet izmaiņas veiktas vēlāk (algas paaugstināšana, darbinieka pārcelšana citā darbā), tad papildus līgumi ir jānoformē par katru gadījumu katram darbiniekam. Darba līgumi un papildu līgumi tiek sagatavoti divos eksemplāros, no kuriem viens paliek uzņēmumā, bet otrs tiek nodots darbiniekam.

4. solis: pārbaudiet personāla rīkojumu izpildes pareizību

Tālāk jums jāpārbauda pasūtījumu par darbinieku pieņemšanu darbā, pārvietošanu (ja tādi ir) utt. pieejamība un izpildes pareizība (datumi, paraksti, tajos esošā informācija). Rīkojumiem jāatbilst ar darbiniekiem noslēgtā darba līguma saturam un štatu tabulai. Tie jāparaksta ne tikai uzņēmuma vadītājam, bet arī pašam darbiniekam. Ja rīkojumu par strādājošo darbinieku pieņemšanu vai pārcelšanu nav vai tajos izdoti pārkāpumi, tie ir jāatjauno, jāpārtaisa vai “papildus jāparaksta”. Saskaņā ar likumu jūs neesat atbildīgs par to, kas notika pirms jums, bet darbiniekam ir tiesības pieprasīt šāda rīkojuma kopiju, un viņam tas ir jāiesniedz.

5. darbība: pārbaudiet darba grāmatu uzturēšanas pareizību

Nākamais darba posms ir darba grāmatu pieejamības pārbaude. Uzņēmumā jāglabā visu reģistrēto darbinieku grāmatiņas. Ja atrodat pensionēto darbinieku grāmatas, tad ir jānosūta ierakstīta vēstule ar atgriešanas kvīti grāmatu īpašniekiem ar lūgumu ierasties pēc darba grāmatiņas vai norādīt adresi, kur to var nosūtīt. Pēc atbildes saņemšanas darba grāmatiņa jānosūta ierakstītā sūtījumā ar atgriešanas kvīti. Ja atbildes nav, vienkārši ierakstiet darba grāmatiņā paziņojumu par vēstules saņemšanu. Nestrādājošo darbinieku darba grāmatiņas jāglabā atsevišķi no pārējiem līdz prasībai, bet ne mazāk kā 50 gadiem.

Ja darba grāmatā nav ieraksta par nodarbinātību vai pārcelšanu, nesteidzieties to darīt. Vispirms rūpīgi izlasi abus darba grāmatiņu aizpildīšanu reglamentējošos dokumentus: Darba grāmatiņu aizpildīšanas instrukciju un Darba grāmatiņu uzturēšanas un uzglabāšanas, darba grāmatiņu veidlapu sagatavošanas un darba devēju nodrošināšanas noteikumus. Un tikai tad, kad esat pārliecināts par savām zināšanām, varat sākt veikt ierakstus darba grāmatiņā. Atcerieties: nepareizi izpildīts ieraksts var novest pie tā, ka darbiniekam var netikt ieskaitīts darba stāžs uzņēmumā, kurā izdarīts nepareizs ieraksts.

6. darbība: mēs izveidojam darbinieku personīgās lietas vai personīgās mapes (ja tās nav glabātas pirms jums)

Noteikti izsniedziet darbiniekiem personīgās kartes veidlapā Nr.T-2. Mūsdienās daudzas programmas ļauj datorā aizpildīt veidlapu Nr.T-2 un izdrukāt uz vienkārša papīra, ko izmanto daži personāla darbinieki. Taču valsts arhīvi joprojām pieņem personas kartes tikai uz bieza, “puskartona” papīra. Tāpēc, ja jūsu organizācija ir valsts arhīva ieguves avots, iegādājieties kancelejas preču veikalā veidlapas Nr.T-2 vajadzīgajā daudzumā vai iegādājieties atbilstošu papīru to izdrukāšanai.

Personiskās kartes aizpilda personāla darbinieks - šāda instrukcija ir ietverta vienoto veidlapu lietošanas instrukcijā (Krievijas Valsts statistikas komitejas 05.01.2004. rezolūcija Nr. 1).

No darbiniekiem saņemto dokumentu kopijas (pases, apdrošināšanas apliecības u.c.) jāievieto “failu” mapēs, pēc kurām tiek veikta katra gadījuma inventarizācija un tiek veidotas Jūsu personīgās mapes. Tiem var pievienot arī pasūtījumu un līgumu kopijas, lai visa informācija par darbinieku būtu vienuviet, taču tas nav nepieciešams. Darbinieku fotogrāfijas var pielīmēt uz personīgajām kartēm.

Bieži personas lietas tiek ievietotas veidlapā Nr. T-2, kas nav taisnība: personas kartes jāuzglabā atsevišķi no visiem pārējiem dokumentiem.

Jauni dokumenti un kopijas tiek pievienoti personiskajai mapei, tiklīdz tie kļūst pieejami.

7. solis: sastādiet nepieciešamās grāmatvedības grāmatas vai žurnālus

Darba grāmatiņu un ieliktņu aprites uzskaites grāmatiņu tajās un ienākumu un izdevumu grāmatiņu darba grāmatiņas veidlapu un ieliktņu uzskaitei tajā var glabāt tikai papīra formā. Tā kā tie ir uzskaites žurnāli stingrām atskaites veidlapām, katra grāmatas lapa ir numurēta, un tā pati ir sašūta un apzīmogota ar organizācijas zīmogu.

8. darbība: ieplānojiet brīvdienas

Divas nedēļas pirms jaunā gada organizācijai jāapstiprina atvaļinājumu grafiks. Darbs pie tā jāsāk novembrī. Ja uzņēmums ir mazs, varat iztaujāt darbiniekus par to, kad viņi vēlētos doties atvaļinājumā, ja tas ir liels, nosūtīt vēstuli nodaļu vadītājiem ar lūgumu sniegt šādu informāciju savai nodaļai.

Plānojot atvaļinājumus, pārliecinieties, ka nelielas nodaļas darbiniekiem dodoties atvaļinājumā, virziens nepaliktu nenoslēgts. Piemēram, ja uzņēmumā ir tikai divi pārdošanas vadītāji, tad viņu atvaļinājumiem nevajadzētu sakrist laicīgi, pat daļēji, turklāt starp šiem atvaļinājumiem vajadzētu būt kopīga darba periodam - nodot lietas no viena vadītāja pie otra.

Ja jūs pats intervējat darbiniekus par došanās atvaļinājumā laiku un rodas konflikts par to, kurš un kad dodas, nemēģiniet to risināt pats - pievērsiet informāciju vadībai un sastādiet grafiku saskaņā ar vadības lēmumu. . Ja informāciju pieprasāt ar nodaļu vadītāju starpniecību, uzticiet strīdīgo jautājumu risināšanu viņiem. Parasti informācijas apkopošana atvaļinājumu plānošanai aizņem vienu līdz trīs nedēļas.

Pēc reģistrācijas atvaļinājumu grafiks jāiesniedz apstiprināšanai vadītājam.

Divas nedēļas pirms atvaļinājuma sākuma ir jāpaziņo darbiniekam par tā iestāšanos un jāizdod rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu. Atvaļinājuma sākuma laiku var mainīt, darbiniekam vienojoties ar vadītāju. Ja atvaļinājuma sākumā darbinieks saslima un nodrošināja slimības atvaļinājumu, pēc viņa lūguma atvaļinājums ir jāpārceļ uz citu viņam piemērotu laiku. Visas šīs izmaiņas tiek veiktas attiecīgajās atvaļinājuma grafika kolonnās. Un neaizmirstiet, ka darbinieks nevar doties atvaļinājumā divus gadus pēc kārtas un obligāto apmaksāto atvaļinājumu var aizstāt tikai ar naudas kompensāciju darbinieka atlaišanas gadījumā.

9. darbība: veidojam personāla lietas

Lietas var pabeigt par šādām tēmām:

“Personāla rīkojumi (pieņemšana darbā, atlaišana, pārcelšana, prēmijas, paaugstināšana amatā, bezalgas atvaļinājums, nosūtīšana garos komandējumos un komandējumos uz ārzemēm)” (derīguma termiņš - 75 gadi);

"Rīkojumi par personālu (kārtējie un mācību atvaļinājumi, dežūras, sodi, īslaicīgi komandējumi Krievijas robežās)" (glabāšanas laiks - 5 gadi);

"Darba līgumi";

"Personīgās lietas";

"Personiskās kartes";

"Uzņēmuma normatīvie dokumenti (nolikumi, instrukcijas)";

"Sarakste par personāla jautājumiem ar valsts iestādēm un komercorganizācijām" utt.

Atvaļinājumu grafiki, dežūru grafiki, personāla grafiki ir ērtāk sadalīti atsevišķos gadījumos un uzglabāti plānās mapēs.

Personas lietas un personas kartes ir ērtāk glabāt alfabētiskā secībā atbilstoši darbinieku vārdiem, visus pārējos dokumentus - hronoloģiskā secībā, kad dokuments tiek saņemts.

Pasūtījumiem personiski ir divi glabāšanas periodi: 5 un 75 gadi, tāpēc tie ir sadalīti vismaz divos gadījumos (visiem pasūtījumiem, kas nav uzskaitīti ar 5 gadu glabāšanas termiņu, ir 75 gadi).

Ja uzņēmums ir pietiekami liels un vienā gadā tiek izveidots vairāk par 250 lapām, tad tas jāsadala vairākās lietās vai sējumos (piemēram: “Darba līgumi (AK)”, “Darba līgumi (LZ)” “Pavēles par personālu (kārtējās un mācību brīvdienas)”, “Rīkojumi par personālu (pienākumi, sodi, īslaicīgi komandējumi Krievijas teritorijā)”).

Veidojot lietas, nepieciešams izmantot organizācijas darbībā ģenerēto standarta vadības dokumentu saraksta 7. un 8. sadaļu, norādot glabāšanas termiņus.

10. darbība: sastādiet lietu nomenklatūru

Lietu nomenklatūru var sastādīt atsevišķi saskaņā ar personāla dokumentiem vai iekļaut organizācijas vispārējā lietu nomenklatūrā.

Kopumā lietu veidošanas un nomenklatūras sastādīšanas process personāla biroja darbā neatšķiras no lietu veidošanas un nomenklatūras sastādīšanas vispārējā biroja darbā.

Un tikai pēc visiem posmiem ir iespējams sākt izstrādāt amata aprakstus, personāla noteikumus un citus fakultatīvos (no Krievijas Federācijas Darba kodeksa viedokļa nav obligāti) vietējos noteikumus.

Yu.V. Eremejeva,
biroja vadītājs, Profesionālo sekretāru kluba biedrs