Elektroniskās lietišķās sarakstes lietišķās sarakstes noteikumi. E-pasta vai e-pasta etiķetes rakstīšanas noteikumi

Lietišķā sarakste mūsdienu biznesa pasaulē - svarīga veiksmes sastāvdaļa. Jebkuras organizācijas darbinieki ikdienā saskaras ar nepieciešamību pašiem sastādīt biznesa korespondenci un atbildēt uz ienākošajiem.

Lietišķā sarakste ir sava plaša klasifikācija: oficiālā, personiskā, ārējā, iekšējā, pēc rakstīšanas mērķa un nosūtīšanas veida.

Viena no mūsdienu darbinieka kompetencēm ir prasme pareizi uzrakstīt biznesa vēstuli: pateicība, lūgums, apliecinājums, garantija, pretenzija, preses relīze, apsveikumi, ieteikums un citi.

Apsveriet biznesa vēstules rakstīšanas pamatdarbības.

Lietišķās sarakstes kultūra- tas ir gan burta noformējums, gan teksta lasītprasme, gan vārdu un izteicienu lietojuma pareizība. Tāpēc vispirms vislabāk ir izmantot melnrakstu, lai vēlāk varētu sevi pārbaudīt un novērst nepatīkamos pārpratumus.

Biznesa vēstules struktūrā ietilpst: adrese adresātam, preambula, pamatteksts, noslēgums.

Lietišķā sarakste neļauj pārsūdzēt "jūs". Tāpēc visbiežāk apelācija sākas ar vārdiem "Cienījamie (-i) ...". Ārstēšanas turpināšana ir atkarīga no daudziem faktoriem. Galvas vārds un patronīms tiek lietots personīgas pazīšanās gadījumā (tomēr tas bieži tiek lietots vēstulēs, kas adresētas valsts iestādes vadītājam). Komercorganizācijas vadītāju atļauts uzrunāt ar vārdu "misters" un pievienot uzvārdu bez iniciāļiem. Ja nezināt militārpersonu pakāpes vai precīzu augstāko amatpersonu amatu nosaukumu, labāk tos neizmantot. Šajā gadījumā adresāta vārds un uzvārds izskatīsies pareizāk nekā kļūda.

Preambula ir nepieciešama, lai dažos vārdos parādītu vēstules motivāciju un mērķi. Šim nolūkam parastie izteicieni ir: Saskaņā ar ... (dokumenta nosaukums, normatīvais avots), Lai ..., Atbildot uz ..., Atbalstot ..., Renderēšanas secībā . .., Saistībā ar .... un citas piemērotas frāzes.

Tālāk mēs sastādām galveno tekstu, kurā vairākās rindkopās (divās vai četrās) būtu jāprecizē jūsu nostāja, viedoklis, pieprasījums. Nepieciešams saskaņot tekstuālo informāciju, no kuras tiek vadīts stāstījums. Juridiska persona bieži izmanto trešās personas vienskaitļa un daudzskaitļa formu, savukārt fiziskas personas informāciju pārsūta no vienskaitļa un pirmās personas. Teikumiem jābūt konsekventiem, loģiskiem, lai adresātam būtu pilnīgs priekšstats par to, par ko vēlaties rakstīt. Vēstules tekstu nevajadzētu interpretēt divējādi. ir jāaptver viena tēma vai jautājums, un tas nedrīkst pārsniegt divas lappuses.

Noslēgumā vēlreiz īsi jāapkopo vēstules mērķis.

Lietišķās sarakstes veikšanas noteikumi paredz skaidru biznesa vēstuļu noformējumu. Pēc tam, kad vēstules teksts ir pārbaudīts, rediģēts, saskaņots, nepieciešams to pareizi formatēt.

Biznesa vēstules veidlapā ir informācija par organizāciju: nosaukums, fiziskā adrese, tālrunis, fakss, vietne un e-pasts, kā arī citi nepieciešamie rekvizīti.

Biznesa vēstule obligāti ietver piemales: kreisajā pusē - trīs centimetri, labajā pusē - pusotrs centimetrs.

Visbiežāk izmantotais fonts ir Times New Roman, 12. (14.) punkta izmērs, viena (pusotra) rindstarpa.

Biznesa vēstules virsrakstā labajā augšējā stūrī ir atbilde uz jautājumu “Kam adresēta vēstule”: vadītājam, direktoram, administrācijai utt. norādot amatu, uzņēmuma nosaukumu, uzvārdu un iniciāļus.

Ja vēstulē ir pielikumi, kas noformēti uz atsevišķām lapām, pirms sūtītāja paraksta jānorāda to numurs.

Nepieciešama biznesa vēstules sastāvdaļa ir informācija par izpildītāju, un pilnībā jānorāda uzvārds, vārds, uzvārds, kā arī kontakttālrunis, pa kuru vislabāk sazināties ar konkrēto darbinieku.

Lietišķā sarakste ir jāuztur kārtībā, jo tā ir būtisks pierādījums uzņēmuma darbībai šajā jautājumā.

Pēdējo desmit gadu laikā e-pasts, iespējams, ir kļuvis par vienu no populārākajiem biznesa saziņas līdzekļiem. Mūsdienās ir diezgan grūti atrast cilvēku, kurš savā starppersonu un starpkultūru komunikāciju praksē neizmanto e-pastu. Ātri ar skatienu skenējot ienākošo ziņojumu adreses un tēmas, mēs izlemjam, kurus burtus lasīt un kurus dzēst, neatklājot. Sarakste var būt lietišķa vai privāta atkarībā no korespondentu attiecībām. Ja vēstule ir privāta, tad no ētikas viedokļa nav stingru prasību - rakstīšanas stils un pasniegšanas veids galvenokārt ir atkarīgs no adresāta pazīšanas pakāpes.

Mūsdienās ir diezgan grūti atrast uzņēmumu, kas savā starppersonu saziņas praksē neizmanto e-pastu. Jāpiebilst, ka parastajā lietišķajā sarakstē pa e-pastu ir vispārpieņemti noteikumi, kas jāzina un jāievēro. Sīkāk apskatīsim svarīgākos.

1. noteikums Iesniedzot e-pastu, noteikti aizpildiet visus laukus. Kopumā biznesa e-pasta struktūru var attēlot šādi:

Sūtītāja adrese un vārds.

Adresāta adrese (vai adresātu adreses, ja nepieciešams nosūtīt vēstuli ar vienu tekstu vairākiem adresātiem).

Vēstules nozīme (ja nepieciešams).

Vēstules tēma.

Pielikums.

Vēstule, kas sastāv no apsveikuma; vēstules pamatteksts; secinājumi; un paraksti.

2. noteikums Sūtītāja adresei un vārdam ir jābūt atpazīstamam. Tāpēc, startējot pastkastīti, sūtītāja vārda ailē vienmēr ievadiet savu vārdu un uzvārdu. Visuzticamākā adrese ir adrese, kurā ir norādīts jūsu īstais vārds, kā arī jūsu organizācijas nosaukums domēna nosaukumā, piemēram: Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Lai skatītu, jums ir jābūt iespējotam JavaScript. .

3. noteikums Noteikti aizpildiet lauku "Tēma". Vēstules priekšmets ir īpašs vēstules atribūts, kura klātbūtne ievērojami atvieglo darbu ar elektronisko saraksti. Vēstules liktenis ļoti bieži ir atkarīgs no tās Temata, it īpaši, ja sūtītāja vārds un adrese neko neizsaka. Vēstules tēmai jābūt īsai - ne vairāk kā 50 rakstzīmēm - un jābūt precīzai. Jo vienkāršāka un skaidrāka ir vēstules tēma, jo lielāka iespēja, ka vēstule tiks izlasīta un uz to būs atbilde. Īpaši rūpīgi jāpārdomā Tēma, kad kādam raksti pirmo reizi.

4. noteikums Izmantojiet ikonu ("Re:") tikai atbildei. Izmantojot ikonu, kas atrodas tās vēstules adreses laukā, uz kuru atbildat, atveriet atbildes sastādīšanas veidlapu. Šajā veidlapā jau ir norādīta jūsu sarunu biedra adrese, viņa vēstules teksts un tēma. Ikona (Re) ir saīsinājums no angļu valodas vārda "Reply:" vai "Response:" un nozīmē "Mana atbilde uz:". Tāpēc, ja mainās vēstules priekšmets, tēmas izmaiņas jāveic, izmantojot lejupvērsto bultiņu, kas atrodas pa labi no ikonas Re. Atvērtajā nolaižamajā sarakstā atlasiet komandu "mainīt motīvu".

Ja, atbildot uz kāda e-pastu, maināt dialoga galveno domu, attiecīgi mainiet Tematu, taču labāk sākt jauna jautājuma diskusiju, izveidojot jaunu vēstuli.

5. noteikums Lai izvairītos no priekšlaicīgas nosūtīšanas, ievadiet adresāta adresi tikai tad, kad vēstule ir aizpildīta, pārbaudīta un gatava nosūtīšanai. Esiet piesardzīgs ar pogu "Sūtīt": noteikti nosūtiet vēstuli tai personai, kurai vēlaties.

6. noteikums Pirms vēstules pamatteksta noteikti uzrakstiet sveicienu, kas sastāv no sveiciena vārda un adresāta vārda. Daži lietotāji uzskata, ka sveiciens e-pastā nav jāraksta, jo tas it kā ir bezjēdzīgs papīra pasta relikts, ka tajā nav jēgpilnas informācijas un ir tikai parasti vārdi.

Apsveikums satur informāciju par vēstules rakstītāja audzināšanu. Kā sveicienu izmantojiet šādu uzrunas formu: "Labdien, dārgais (cienījamais) + adresāta vārds, uzvārds!" vai "Dārgais (dārgais) + adresāta vārds, uzvārds, sveiki!" un tikai tad pārejiet pie sava ziņojuma mērķa.

Eiropā ir pieņemts vienmēr uzrunāt "Dārgais kungs/kundze" vai mazāk formāli, it īpaši, ja esat pazīstams ar adresātu "Cienījamais + vārds". Amerikas Savienotajās Valstīs, kur dzīves un sarakstes temps ir intensīvāks, e-pasts sākas ar nosaukumu, kas sastāv no vārda un īsa "Hi + name". Krievu valodā izsaukuma zīmi liek aiz rakstiskas uzrunas jebkurā korespondences žanrā: lietišķajā, privātajā, oficiālajā utt., savukārt angļu valodā visos šajos žanros tiek likts komats.

7. noteikums Pareizi strukturējiet savu vēstuli. Tā kā lasīt no monitora ekrāna ir daudz grūtāk nekā lasīt papīru. Sadaliet e-pasta tekstu loģiskās rindkopās. Centieties, lai teikumi nebūtu garāki par 15-20 vārdiem. Atdaliet rindkopas vienu no otras ar atkāpi vai tukšu rindiņu.

8. noteikums Esiet kodolīgs un izsakiet savas domas. Vēstules galvenajam tekstam no pirmās rindkopas vajadzētu piesaistīt lasītāja uzmanību ne mazāk kā tās Priekšmetam. Esiet informēts par potenciālā lasītāja ierobežoto laiku. Sāciet ar vēstules mērķi, tas ir skaidri jānorāda pirmajā teikumā. Ja pirmie teikumi ir formulēti pareizi, tad pastāv ļoti liela varbūtība, ka vēstules saņēmējs to izlasīs līdz galam. E-pasts ir paredzēts, lai ātri nodotu informāciju. Ja nepieciešams nosūtīt svarīgu informāciju, kas satur lielu daudzumu, labāk ir uzrakstīt īsu pavadtekstu e-pastā, bet pašu informāciju sakārtot kā pielikumu.

9. noteikums Pirms sākat rakstīt e-pasta ziņojumu, pievienojiet pielikumu. Cik reizes jums bija jāsaņem vēstule, kuras mērķis bija nosūtīt pielikumu, bez paša pielikuma ?! Šādai neuzmanībai var nebūt vislabākā ietekme uz jūsu biznesa reputāciju.

10. noteikums Rakstot kādam pirmo reizi, nepievienojiet pielikumus. Ja tomēr sūtāt kādu pielikumu bez adresāta piekrišanas, tad vēstules tekstā noteikti ierakstiet, kāda veida fails tas ir. Nepievienojiet pielikumus, kas lielāki par 5 MB, jo ir iespējama tik nepatīkama situācija: jūs sekundes laikā nosūtīsit savu failu uz pasta serveri, un adresāts to lejupielādēs stundu.

11. noteikums Rakstot atbildes vēstuli, atbildiet uz VISIEM jums uzdotajiem jautājumiem. Ja jums ir grūti atbildēt, rakstiet tieši.

12. noteikums Pirms e-pasta sūtīšanas pārbaudiet pareizrakstību, gramatiku un pieturzīmes. Tas, ka e-pasts ir ātrs saziņas veids, nenozīmē, ka tam ir jābūt aplietam. Veidojiet savas frāzes pēc iespējas saprātīgāk pareizrakstības un gramatikas ziņā. Tas ir svarīgi ne tikai tāpēc, ka analfabēts burts var sabojāt iespaidu par jums, bet arī tāpēc, ka ir ļoti grūti lasīt tekstu bez komatiem un punktiem.

13. noteikums Uz e-pastiem ir jāatbild. E-pasts ir saistīts ar saziņu ar citiem cilvēkiem, un neliela pieklājība nekad nenāk par ļaunu. Saskaņā ar etiķetes noteikumiem uz e-pastiem ir jāatbild, un atbildes laiks nedrīkst pārsniegt trīs dienas. Ja šajā laikā neatbildat uz e-pastu, tas ir nepārprotams atteikums sazināties. Ja nepieciešams ilgāks laiks, lai atbildētu uz vēstuli, ir vērts paskaidrot kavēšanās iemeslus. Kad saņemat e-pasta ziņojumu ar pielikumu, noteikti pārbaudiet, vai pielikums ir saņemts un atvērts normāli. Saņemot vēstules no nepazīstamiem cilvēkiem, jūs nevarat uz tām atbildēt. Tos var izdzēst bez lasīšanas. Ja saņemat nevēlamu e-pastu ar pievienotu failu, dzēsiet failu, to neizpakojot: visticamāk, tas ir datorvīrusa avots.

14. noteikums Neprasiet lasīšanas apliecinājumu. Pēc galvenās vēstules teksta un pirms paraksta varat rakstīt šādu frāzi: “Lūdzu, apstipriniet vēstules saņemšanu ar atbildes vēstuli vai zvanot uz zemāk norādītajiem numuriem.”

15. noteikums Ziņojuma pamattekstā nekad nedrīkst lietot lielos burtus. TEKSTS AR LIELajiem burtiem tiek uzskatīts par kliegšanu. Labākajā gadījumā to sauc par analfabētismu tīkla etiķetes jautājumos. Tas var izraisīt jūsu lasītāja kairinājumu vai citu nevēlamu reakciju.

16. noteikums Nekad nesniedziet konfidenciālu informāciju pa e-pastu. Esiet ļoti uzmanīgs, pārsūtot bankas karšu numurus vai citu sensitīvu informāciju e-pasta ziņojumā. E-pastu pārraides laikā var pārtvert un izmantot personīga labuma gūšanai. Turklāt Jūsu sūtītais e-pasts uz visiem laikiem paliek datora atmiņā.

17. noteikums Nelietojiet ļaunprātīgi saīsinājumus un emocionālu dizainu. Biznesa e-pastā neizmantojiet tādus saīsinājumus kā BTW (starp citu) vai LOL (skaļi smejieties), ko sauc arī par emocijzīmēm ("smaidošas sejas"). Tie ir nepiemēroti lietišķajā sarakstē, jo īpaši tāpēc, ka vēstules saņēmējs var nezināt to nozīmi.

18. noteikums Vēstules beigās noteikti parakstiet savu parakstu. Paraksts ir neliels teksta bloks, kas pievienots jūsu ziņojumu beigām, kas jūs identificē un satur jūsu kontaktinformāciju. Saglabājiet savu parakstu īsu: ne vairāk kā četras līdz septiņas rindiņas. Garš paraksts aizņem daudz vietas un var būt kaitinošs. Iekļaujiet vairākus iespējamos veidus, kā ar jums sazināties (parasti tālruņa un faksa numurus), kā arī saiti uz jūsu uzņēmuma vietni.

Pamatojoties uz rakstiem:

1. 32 svarīgākie e-pasta etiķetes padomi. E-pasta etiķete. [Elektroniskais resurss] http://www.emailreplies.com/ Pārbaudīts 19.09.2015.

2. 26 svarīgākie e-pasta etiķetes noteikumi. [Elektroniskais resurss] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Pārbaudīts 20.09.2015.

Materiālu sagatavoja Shutilina L.A., GMC DOgM metodiķe

Biroja korespondence ir ļoti īpašs žanrs, kas jums jāapgūst, ja plānojat kāpt pa korporatīvajām kāpnēm. Labas lietišķās rakstīšanas prasmes jums uzticīgi kalpos: tās palīdzēs sazināties ar padotajiem, priekšniekiem un partneriem, akcentēs jūsu izglītību un perspektīvu. Komunikācijas stilam jābūt atturīgam, mērķtiecīgam, neatkāpjoties no dotās tēmas.

Lietišķās komunikācijas iezīmes

Jebkura saziņa, gan personiska, gan rakstiska, ir mijiedarbība ar cilvēkiem, lai apmainītos ar informāciju, atstātu iespaidu un risinātu sarunas. Nekas cilvēcisks mums nav svešs, mēs dažkārt ļaujam vaļu emocijām, bet biznesa sfērā nedrīkst būt vietas mūsu jūtu, rakstura īpašību un temperamenta vardarbīgai izpausmei.

Nav iespējams iedomāties, ka starptautiskā sanāksmē dažādu valstu prezidenti dziedāja dziesmas, skaļi smējās vai izteica personisku nepatiku. Tāda etiķete pastāv, lai padarītu mūsu dzīvi pēc iespējas ērtāku un sakārtotāku.

Svarīga lietišķās komunikācijas iezīme ir tā, ka to nevar nogriezt teikuma vidū. Par katru saņemto vēstuli jums ir jāuzraksta atbilde, pat ja jums nepatīk. Ja saņemat zvanu un jums nav laika pacelt klausuli, noteikti atzvaniet. Protams, komunikācija ar dažiem cilvēkiem ir nepatīkama. Tāpēc vadītāja obligāto īpašību sarakstā ir iekļauta stresa noturība.

Lietišķajai sapulcei, telefonsarunai vai biznesa e-pasta sarakstei noteikti būs kāds mērķis. Rezultātā pusēm jānonāk pie secinājumiem, jāapspriež projekts, jāvienojas par stratēģisko partnerību utt.

E-pasta noteikumi

Rakstiskajā runā, iespējams, ir pat vairāk ierobežojumu un konvenciju nekā mutvārdu runā. Sazinoties ar sarunu biedru tieši, personīgā tikšanās reizē, mēs varam intonēt uzsvaru uz šo vai citu faktu, kaut ko precizēt, ja sarunu biedrs mūs nesaprata. Ja tiek pieļauta runas kļūda, mēs varam to nekavējoties izlabot. Bet biznesa vēstulē mums ir jābūt ārkārtīgi skaidram un precīzam, lai vārdi neizraisītu dubultu interpretāciju.

Viņi mēdza teikt: "Papīrs izturēs visu", norādot, ka var uzrakstīt pat neuzticamus faktus. Mēs uzskatām, ka biznesa sarakstei jābūt pēc iespējas godīgākai. Starp citu, tagad papīra vēstules tiek sūtītas arvien retāk. Pamatā viņi pārvadā līgumus un citus dokumentus. Šajā gadījumā veidlapas tiek izmantotas kā pierādījums organizācijas augstajam statusam.

Mūsdienās vairumā gadījumu lietišķā sarakste notiek virtuālajā telpā, un tai ir savas īpatnības. Kad dialogs tikai sākas, ierasts uzrakstīt sveicienu atbilstoši etiķetei, piemēram: “Sveiks, dārgais Oļeg Sergejevič! ". Un turpmākajā adresē darba dienas laikā sveicienu var izlaist.

Lasītprasme

Rakstiskā saziņa, arī e-pastā, prasa valodas normu ievērošanu un nevainojamu lasītprasmi. Galu galā sarakste atklās jūsu nepilnības izglītotam sarunu biedram. Tāpēc iesakām rakstīto pārbaudīt ar specdienestu palīdzību, ja neesat pilnībā pārliecināts par savām zināšanām.

Mēs uzskaitām vispārīgos noteikumus, kas prasa elektroniskās saziņas ētiku. Tie ir diezgan vienkārši, taču diemžēl daudzi tos atstāj novārtā:

• katra teikuma sākumu raksta ar lielo burtu;
• frāzes beigās tiek likts punkts, lai būtu skaidra lasītā nozīme;
• problēmas risināšanai un risinājumu ierosināšanai lietderīgi izmantot sarakstu ar aizzīmēm vai numurētu;
• skaidrības labad ir labi izmantot tabulas, grafikus, diagrammas;
• necenties īpaši šķist inteliģents, izglītots sarunu biedrs, nesarežģī vienkāršas domas ar pārmērīgiem līdzdalības un līdzdalības pagriezieniem;
• jo vienkāršāk izteiksiet savas domas, jo labāk;
• lai gan ikdienas runā kultūra prasa izvairīties no žargona, biznesa vidē profesionālais žargons un aizguvumi no angļu valodas tagad tiek uzskatīti par labu formu (bet nepārspīlējiet!).

Biznesa vēstuļu veidi

To struktūra ir gandrīz vienāda. Runājot par apjomu, garš teksts vēstules pamattekstā neizskatās labi. Labāk to izdot kā atsevišķu failu un pievienot kā pielikumu. Šajā gadījumā pašā vēstulē pēc sveiciena īsi jānorāda, par ko ir pievienots pielikums.

Burtu struktūra (sākums)

Papildus vispārīgajiem noteikumiem ir svarīgi zināt dažas biznesa rakstīšanas detaļas. Mēs sniegsim noteikumus, kas būs piemēroti lielākajā daļā gadījumu.

E-pasta sākumu sauc par galveni. Tam ir organizācijas logotips. Ir lietderīgi, ja vienmēr pa rokai (tas ir, uz datora darbvirsmas) ir veidne, kurā ir ievadīts šis logotips.

Atšķirībā no saziņas bezsaistē, mūsdienu noteikumi neuzliek par pienākumu sveicināt adresātu, un jūs varat nekavējoties pateikt lietas būtību, nosaucot viņu vārdā un uzvārdos. Tomēr daudzi turpina rakstīt ziņas sākumā: “Labrīt! ", "Sveiki! ", "Labvakar! ' vai 'Sveicieni.' Un arī šajā gadījumā nav nekādas novirzes no normas.

Prasības vēstules pamattekstam liecina, ka tieši tajā slēpjas korespondences nozīme. Teksta sadalīšana rindkopās tiek uzskatīta par labu formu, kas liecina par uzmanīgu attieksmi pret sarunu biedru. Katrā rindkopā tiek nosaukts un atklāts viens vai otrs tēmas aspekts. Papildus problēmas identificēšanai ir ierasts ieteikt veidus, kā to atrisināt. Tā teikt, atklāt biznesa ideju miniatūrā.

Vēstules struktūra (secinājums)

Kā nosūtīt biznesa ziņojumu?

Lielākajai daļai biroja darbinieku e-pasta kastītē ir ļoti plašs vēstuļu arhīvs. Lai sarunu biedrs neapjuktu garajā sarakstē, ieteicams sūtīt vēstuli atbildes formā. Noklikšķinot uz atbilstošā lodziņa vēstules tēmas sākumā, parādās angļu valodas saīsinājums “Re…”. Tas ir ļoti ērti, jo adresāts uzreiz atcerēsies sarakstes gaitu.

Varat saglabāt visu virtuālās saziņas vēsturi ar šo sarunu biedru vai atstāt tikai pēdējos vai nozīmīgākos citātus. Mūsdienu biznesa etiķete prasa ātri atbildēt uz e-pastiem. Galu galā ievērojamu savas dienas daļu pavadām pie darba datora. Turklāt pastu var pārbaudīt no mobilajām ierīcēm.

Ja jūs uztrauc, vai vēstule ir sasniegusi adresātu, izmantojiet ērto funkciju "Paziņojums par saņemšanu", kas ir pieejama gandrīz visos pasta serveros. Tādējādi jums būs skaidrs, ka vēstule ir apskatīta.

Ja ziņa ir īpaši svarīga un steidzama, tad ir atļauts rakstīt sms vai zvanīt, lai atgādinātu par vēstuli.

Lieki piebilst, ka ātra atbilde uz e-pastiem liecina par jūsu nopietnību un mobilitāti darba problēmu risināšanā.

Vai mums vajag pastmarkas

Radošo figūru vidū pastmarku izmantošana nav pieņemta, turklāt tiek izsmieta un nosodīta. Bet biznesa sarakstē zīmogi palīdz atspoguļot standarta situācijas.

Katrs no mums vismaz dažas reizes savā dzīvē ir rakstījis oficiālas vēstules un piezīmes. Lai kur mēs atrastos un ko mēs darītu, jebkurā jomā notiek lietišķa sarakste, kas ir jāveic, lai precizētu dažus punktus, precizētu informāciju, uzdotu jautājumu utt. Ja agrāk šī parādība bija vairāk izplatīta papīra aplikācijās un vēstuļu pārsūtīšanā priekšniekiem (kā arī biznesa partneriem), tad šodien šī kategorija mūsu vidē ir kļuvusi izplatītāka.

Ir jāzina, kā pareizi norit lietišķā sarakste, pat ja vienkārši veicat pasūtījumu kādā interneta veikalā un vēlaties sazināties ar tā pārstāvi.

Šajā rakstā mēs aprakstīsim dažus galvenos punktus, kas veido biznesa komunikāciju. Pievērsīsim uzmanību, kādas nianses jāņem vērā, apmainoties ar mūsu partneriem; ko nevajadzētu atstāt novārtā, ja nevēlaties sarunu biedram šķist nepieklājīgs un nepieklājīgs, kā arī atcerieties noteikumus, kas jāievēro jebkurā situācijā.

Attiecīgā gadījumā

Acīmredzot darbplūsmā visbiežāk tiek izmantota lietišķā sarakste. Ja strādājat uzņēmumā, tad noteikti saskarsies ar nepieciešamību sastādīt šāda veida korespondenci. Tā kā runa ir par lietišķiem momentiem, tad viegli saprast, ka rakstīšanas stilam jābūt atbilstošam – pēc iespējas formalizētākam un oficiālākam.

Tālākais iespaids par uzņēmuma, kurā tiek nosūtīta vēstule, darbiniekiem par jums un jūsu uzņēmumu ir atkarīgs no tā, cik veiksmīgi jums izdodas nodibināt lietišķo korespondenci. Tāpēc teksta rakstīšanas procesam un tā noformējumam ir jāpieiet pēc iespējas atbildīgāk.

Pirmkārt, ja meklējat, kā notiek lietišķā sarakste, iesakām iepazīties ar mūsu norādījumiem. Tajā, kā minēts iepriekš, mēs piedāvājam gan dažus teorētiskus, gan praktiskus jautājumus. Raksta beigās mēģināsim sniegt dažus apgrozījuma piemērus, kas raksturīgi formālajam rakstīšanas stilam. Galu galā, izmantojot šī raksta datubāzi, jūs varēsiet patstāvīgi sastādīt augstas kvalitātes tekstus turpmākai saziņai ar darījumu partneriem.

Korespondences veidi

Tūlīt, strīdoties par to, kas ir lietišķā sarakste, es gribētu pievērst uzmanību tās veidiem. Tātad, jūs varat izvēlēties pieprasījuma vēstuli un attiecīgi atbildes vēstuli; informatīvā vēstule (visbiežāk tiek nosūtīta klientam); pateicība (kā pateicības zīme par sniegto pakalpojumu), paziņojuma vēstule, atgādinājums, brīdinājums; rekomendācijas vēstule; garantija un pavadvēstuli. Faktiski šie ir tikai visbiežāk izmantotie veidi, kas veido gan reālu, gan elektronisku biznesa korespondenci. Tāpēc ar viņiem praksē tiksimies visbiežāk.

Struktūra

Loģiski, ka ērtākai organizācijai jebkuras vēstules rakstīšanā mums būtu lietderīgi strādāt ar tās noteiktu struktūru vai plānu. Tas ļaus jums sadalīt uzdevumu mazākos posmos, kurus ir daudz vieglāk izpildīt. Piemēram, padomājiet par savas vēstules rindiņu tā, lai pēc iespējas precīzāk aptvertu tēmas, kas jums jānorāda. Piemēram, ja rakstāt jautājumu par to, kāda ir šī vai cita produkta cena, mēģiniet īsi norādīt motīvu: kāpēc jūs rakstāt uzņēmumam (jo vēlaties iegādāties vai pasūtīt šo vai citu preci); precizējiet galveno mērķi (noskaidrojiet, cik jums izmaksās 10 preču vienību pasūtīšana ar noteiktām iespējām). Visbeidzot norādiet, kādā formā vēlaties saņemt aprēķinu, un jautājiet, vai šādam ražošanas apjomam ir atlaide.

Protams, šī informācija jau ir acīmredzama - jums tikai loģiski jāparsē tas, ko vēlaties rakstīt. Turklāt mēs nedrīkstam aizmirst par dizainu un prasībām. Par to mēs runāsim sīkāk vēlāk.

Rakstīšanas prasības

Tātad lietišķās korespondences noteikumos teikts, ka visām vēstulēm, pirmkārt, jābūt īsām. Tas ir galvenais noteikums, ka tas tiks izlasīts. Piekrītu, mums visiem nepatīk, kad esam piekrauti ar lielu informācijas daudzumu. Ja šī ir biznesa vēstule, tai nevajadzētu būt milzīgai - šajā gadījumā to var vienkārši ignorēt. Ja nevarat uzreiz saīsināt informāciju, dariet to pēc vēstules pirmā melnraksta uzrakstīšanas.

Otrkārt, jūsu partnerim (korespondences dalībniekam) ir jāsaprot, kas ir uz spēles. Tas ir, vēstulei jābūt informatīvai un saprotamai. Tajā jāietver informācija, kuru vēlaties nodot tā, lai izvairītos no papildu jautājumiem un netērētu laiku detaļu noskaidrošanai.

Treškārt, vēstule ir jāpadara pēc iespējas cieņpilna attiecībā pret jūsu partneri vai uzņēmuma darbinieku, kurš to izlasīs. Tā ir taisnība – jo vairāk cieņas izrādīsi sarunu biedram, jo ​​lielāka iespēja, ka viņš pareizi atbildēs uz tavu lūgumu un galu galā sasniegsi vēlamo efektu.

Sarakste angļu valodā

Dažos gadījumos sarunas būtu jāveic angļu valodā (vai jebkurā citā valodā, izņemot krievu valodu). Tas ir normāli, it īpaši, ja pastāv attiecības ar ārvalstu darbuzņēmējiem. Zīmīgi, ka lietišķās sarakstes noteikumi attiecas uz jebkuru valodu: var atšķirties tikai stilistiskie pagriezieni. Tavs uzdevums ir izvēlēties vispiemērotāko situācijai, kurā atrodaties jūs un jūsu partneris (sarunu biedrs).

Lietišķā korespondence angļu valodā, protams, prasa diezgan augstu zināšanu līmeni, tāpēc, ja tas nav par jums, iesakām sazināties ar profesionāliem tulkiem. Ir svarīgi, lai tulkojumu veiktu persona, kas runā specializētā runā, kas ir iekļauta lietišķās korespondences valodā.

Piemērs. Ievads

Jebkurā sarunā ir ļoti svarīgi, kā jūs to sākat. Šajā sakarā lietišķās korespondences etiķete neatšķiras no tiešraides: pirmais solis ir sasveicināties ar sarunu biedru un kaut kā viņu iepazīstināt sarunā. Sveiciens var būt standarta “Sveiki”, bet ievadam jābūt personiskākam. Piemēram, varat norādīt īsu savas vēstules mērķi (“Mēs sazināmies ar jums, lai precizētu kādu informāciju par jūsu produktu. Pirmkārt, mūs interesē “A1” modeļa izmaksas). Vēl viens variants: “Turpinot mūsu telefonsarunu par modeli A1, rakstu jums ar jautājumu par šī produkta izmaksām”). Varat arī vienkārši aprakstīt savu situāciju: “Rakstu jums tādēļ, ka 2010. gadā jūsu partneris sazinājās ar mūsu uzņēmumu, piedāvājot jūsu vārdā uzsākt sadarbību šajā jomā.”

Materiāla prezentācija

Turklāt pēc tam, kad esat uzrakstījis ievadu savā vēstulē, jums vajadzētu precizēt, kāpēc jūs rakstāt. Piemēram, pēc jautājuma uzdošanas par preces cenu norādiet, kas jūs interesē. Var rakstīt apmēram šādi: "Vēlamies pasūtīt preces N-to vienību skaitu, ar nosacījumu, ka tā tiks piegādāta uz adresi X." Telefonsarunas turpināšanas gadījumā varat izteikt savu lūgumu - kāpēc pēc sarunas ar viņu pa telefonu (teiksim, lai apstiprinātu nodomu veikt darījumu) rakstījāt personai: "Proti: mūs interesē produkts N, ar nosacījumu, ka tas tiks piegādāts ar opciju X". Ja ņem vērā trešo versiju, varat arī sākt izstrādāt tēmu par savu vēlmi sadarboties ar uzņēmumu. Aprakstiet, ka tas ir jūsu interesēs un ka partneris gūs konkrētu labumu no mijiedarbības ar jums, ja viņš tam piekrīt: "Jums būs interesanti uzzināt, ka mūsu uzņēmuma darbība ir mainījusies un pēc tam kļuva vēl tuvāka jūsu uzņēmuma interesēm."

Teikums

Jebkurai lietišķai sarakstei (mūsu sniegtajiem piemēriem noteikti ir arī šis īpašums) ir nepieciešama loģiska secība. Ja sākumā rakstījāt par to, kāpēc rakstāt, tad jums vajadzētu precizēt un paplašināt šo ideju tālāk. Norādiet, ko jūs vēlētos no sarunu biedra plašāk – iespējams, radiet viņam iespēju gūt labumu no piekrišanas sadarboties ar jums. Šai daļai pēc visas loģikas vajadzētu būt jūsu vēstules “virsotnei”, tās veida kulminācijai. Ja sākotnēji raiti pievērsāties tam, kas jūs vispirms interesē, tad šajā daļā jums vajadzētu “atklāt kārtis”. Visa biznesa korespondence (iepriekš minētie burtu piemēri nav izņēmums) jāveido pa šādu vienmērīgu augšupejošu līkni. Tad jūsu rindu lasītājs sapratīs jūsu noskaņojumu un līdz ar to viņam būs ērtāk ar jums sazināties. Neveiciet pēkšņus lēcienus, nepārejiet no vienas tēmas uz otru.

Kā liecina piemēri, ja nepieciešams apspriest, piemēram, divus nesaistītus jautājumus, rakstu var sadalīt daļās, sadalot to rindkopās. Tas ir ērti gan lasītājam, kurš vizuāli redzēs brīdi, kurā pāriesit no viena jautājuma pie cita; tā arī tev, jo šajā gadījumā tu raksti tā, it kā tie būtu divi dažādi burti.

Ja mēs runājam par mūsu piemēriem, mums vajadzētu rakstīt: "Turklāt mēs vēlētos atkārtoti pasūtīt N produktu, par kuru mēs ar jums sazinājāmies pirms mēneša." Vai arī: "Par mūsu apstākļiem piemērotu cenu mēs vēlētos izveidot pastāvīgu sadarbību ar jums šajā jomā, palielinot izplatīšanas kanālu līdz X-Y tūkstošiem vienību." Visbeidzot, jūs varat arī teikt: "Ja jūs joprojām interesē sadarboties ar mums, lūdzu, informējiet mūs."

Katrs otrais lietišķās korespondences paraugs ir veidots pēc šāda principa, tāpēc nav nekā slikta. Gluži otrādi, virsrakstu izcelšana nereti palīdz labāk orientēties, jo noņem “cieto tekstu”, veido tajā tādus kā “enkurus”, pie kuriem var vizuāli piestiprināties.

Beigu daļa

Visbeidzot, jums vajadzētu beigt vēstuli tādā pašā garā, kādā jūs to sākāt. Ja rakstāt pateicību, rakstiet, ka esat priecīgs sadarboties ar aprakstīto uzņēmumu; ja tas ir komerciāls piedāvājums, jums jāizsaka pateicība par jūsu vēstulei veltīto uzmanību un jācer uz turpmāku mijiedarbību ar šo personu. Jums ir jāsaprot, ka tas, kā jūs beidzat savu vēstuli, lielā mērā nosaka galīgo viedokli par jums un jūsu uzņēmumu. Visa lietišķā sarakste (vēstuļu piemēri to visu laiku apliecina) ir balstīta uz pieklājību – tāpēc vienmēr atcerieties pateikties sarunu biedram, izteikt cerību, uzslavēt viņu vai atstāt savu ieteikumu. Teksta beigas jāizvēlas tā, lai tās pilnībā atbilstu vēstulē aprakstītajai problēmai.

Piemēri: "Mēs ceram saglabāt jūs kā mūsu ilgtermiņa partneri, cerot uz stabilu sadarbību mūsu turpmākajās darbībās." Vai arī "Esam patiesi pateicīgi par jūsu uzmanību un ceram, ka turpmāk varēsim attīstīt sadarbību ar jums." Vai arī "Paldies par uzmanību. Ceru, ka arī turpmāk varēsim kalpot jūsu interesēm N tirgū."

Etiķete un lasītprasme

Nekad neaizmirstiet būt pieklājīgiem. Kā uzsvērts iepriekš, tas ir svarīgi, ja jūs interesē biznesa sarakste. Frāzes, piemēram, “priecājos sadarboties”, “paldies par uzmanību”, “atvainojos par sagādātajām neērtībām”, “mēs priecāsimies jūs redzēt”, “vai jūs būtu mums kompāniju” un citas. Pēdējie divi, starp citu, vairāk attiecas uz ielūgumiem uz korporatīvajām svinībām, nevis uz biznesa vēstuli.

Vienmēr kā cieņas zīmi pievienojiet frāzēm "lūdzu", "paldies", "esiet laipns" un tā tālāk, ja nepieciešams.

Tikpat svarīga biznesa vēstuļu rakstīšanas procesā ir cilvēka lasītprasme. Precīzāk, ja pieļausi kaut vienu elementāru kļūdu vēstules tapšanas procesā, vari teikt, ka sarunu biedrs par tevi veidos pavisam citu viedokli, nekā tu gaidi. Tāpēc mēģiniet rakstīt pēc iespējas pareizi un pārbaudiet visu vairākas reizes. Ja nezināt, kā pats atrast un novērst kļūdas, izmantojiet korektora pakalpojumus vai specializētos pakalpojumus. Tas ir ļoti vienkārši, taču tas ļaus jums būt pārliecinātam par savu tekstu.

Prakse un apmācība

Tīmeklī, kā minēts iepriekš, ir daudz gatavu biznesa vēstuļu piemēru par jebkuru tēmu. Mēs tos šeit neievietojām pilnībā, jo patiesībā šim rakstam vienkārši nav pietiekami daudz vietas, lai ievietotu tik lielu informācijas apjomu. Tā vietā mēs nolēmām vienkārši izklāstīt dažus pamatnoteikumus un principus, ar kuriem jums bija iespēja iepazīties iepriekš. Tomēr tas, protams, ir tālu no visiem soļiem, kas būtu jāveic ceļā uz biznesa rakstīšanas studijām. Faktiski vissvarīgākā loma šajā jomā ir praktiskai pieredzei.
Ja izpētīsit, teiksim, 5-10 gatavu vēstuļu piemērus, kā arī izlasiet mūsu rakstu un izvilksiet dažus noteikumus no šejienes, pavisam drīz jūs varēsiet rakstīt vēstules sev vajadzīgajā veidā. Faktiski ar to pietiek, lai biznesa korespondences ietvaros izveidotu jebkuru vēstuli.

Gatavi piemēri

Tā kā, kā minēts iepriekš, ir milzīgs skaits gatavu piemēru, studentiem un iesācējiem speciālistiem ir kārdinājums izmantot kāda cita gatavu darbu, lai, pamatojoties uz to, izveidotu savu projektu. Gribētos teikt, ka praksē tas nav ieteicams, savukārt treniņos - lūdzu.

Pētot citos vēstulēs rakstīto, varēsi vieglāk orientēties sarakstē precizējamā. Tas ir normāli, jo cilvēka dabā ir mācīties tieši no pieredzes.

Tiesa, ja saņemat uzdevumu sastādīt pilnvērtīgu biznesa vēstuli, vispirms mēģiniet pārskatīt piemērus un izvēlēties savam uzdevumam piemērotāko. Pēc tam jums tas ir pēc iespējas vairāk jāpielāgo situācijai, ko esat izveidojis saskaņā ar vispārējo koncepciju, bet tajā pašā laikā tas jāuzraksta vēlreiz, lai izveidotu savu prezentācijas un rakstīšanas stilu. Galu galā, iespējams, jūs varēsit labāk nodot informāciju un padarīt komunikāciju produktīvāku un efektīvāku.

Mācieties un praktizējieties! Un jūs varēsiet izveidot savas biznesa vēstules diezgan īsā laika periodā!

Pirmo reizi apsēžoties rakstīt biznesa vēstuli, iespējams, jutīsities apmulsis. Galu galā tas nebūt nav tas pats, kas nosūtīt ziņojumu draugam vai radiniekam. Kā sazināties ar sarunu biedru? Lietot emocijzīmes vai nē? Kā aizpildīt visus šos daudzos laukus?

Jums jāsāk secībā un jāatceras sākt ar vispārīgajiem e-pasta darba vēstuļu apstrādes noteikumiem.

• Pārbaude. Ja lietišķā korespondence nav jūsu galvenā darbības joma, varat pārbaudīt savu pastu divas reizes – no rīta, ierodoties darbā, un pēcpusdienā. Ja komunikācija ar klientiem un sadarbības partneriem ir daļa no jūsu ikdienas aktivitātēm, būs vieglāk uzstādīt e-pasta klientu, kas uz darbvirsmas parādīs paziņojumus par vēstulēm.
• Atbilde. Neizteikta etiķete prasa, lai atbilde uz vēstuli tiktu uzrakstīta pēc iespējas ātrāk, tāpēc vēstules var ignorēt tikai tad, ja ir kāda lieta, kas necieš uzmanību. Oficiālie noteikumi paredz, ka uz vēstuli jāatbild desmit dienu laikā, ja tā nāca pa pastu, un divu dienu laikā, ja tā nāca pa faksu.
• Uzglabāšana. Jums jāpārliecinās, ka e-pasta ziņojumi nenonāk surogātpasta mapē. Turklāt tos nevar izdzēst: pretējā gadījumā konflikta gadījumā nevarēs vienkārši vērsties pie sarakstes un redzēt, kuram ir taisnība.
• Lietošana. Uzņēmuma e-pasta adresi varat izmantot, tikai veicot saraksti tā vārdā. Ja kāda iemesla dēļ korespondencei ir nepieciešams izmantot personīgo e-pastu, jums jāpārliecinās, ka tas izskatās oficiāls un nesatur neķītru vai vulgārus vārdus.
  Mēs izdomājām krātuvi, izdomājām atbildes laiku un kādu e-pastu izmantot. To visu ir viegli atcerēties, un jūs varat pāriet uz nākamo soli: šeit ir biznesa vēstule. Kā uz to atbildēt, lai neaizvainotu sarunu biedru?
• Pareizi. Tādas vēstules kā “Sveika, Vasja, es saņēmu tavu vēstuli un tagad domāju...” ir jāatstāj personiskai sarakstei. Lietišķās korespondences vadīšana prasa pareizību un pieklājību. Jūs nevarat izmantot žargonu, izteiksmīgus, rupjus izteicienus. Jūs nevarat ievietot emocijzīmes, pat ja esat strādājis ar sarunu biedru vairākus gadus. Jūs nevarat vērsties pie “tu” un būt pazīstamam - vēstulei jābūt pieklājīgai un sausai.
• Kompetenti. Lasītprasme ir kultūras attīstības rādītājs, intelektuālais līmenis, veids, kā uzturēt uzņēmuma reputāciju un rakstīt vēstuli stilā. Ja jūsu krievu rakstu valoda ir slikta - kas ir izplatīts un nepavisam nav iemesls kaunumam - izmantojiet speciālos pakalpojumus, lai pārbaudītu gramatiku, pareizrakstību, pieturzīmes.
• Adekvāti. Pat viskompetentākā un pareizākā atbilde var tikt izniekota, ja sarunu biedrs vienkārši nesaprot, par ko jūs runājat. Tāpēc vajadzētu vai nu atturēties no profesionāliem terminiem, vai arī sniegt to atšifrēšanu. Tāpat nevajadzētu lietot pārāk sarežģītus vai ne pārāk izplatītus vārdus, kas var samulsināt sarunu biedru. Un, protams, jūs nevarat ievietot vārdus, kuru nozīme rada šaubas.
• loģiski. Ja nezini atbildi – palūdziet sarunu biedram pagaidīt, noskaidrojiet un uzrakstiet citu vēstuli. Ja zināms, pārbaudiet, vai vēstulē tas ir konsekventi, loģiski un skaidri pateikts, un tikai tad nosūtiet.
• Skaists. Dizains ir tikpat svarīgs kā saturs. Jāizmanto rindkopas, jācitē jautājums un tikai pēc tam jāsniedz atbilde, jāizmanto numurēti un aizzīmju saraksti.

Lai atbildētu uz ienākošo vēstuli, pietiek to izdarīt kompetenti, pareizi, adekvāti un loģiski. Bet kā vispirms uzrakstīt vēstuli?

Pirmkārt, jums tas ir pareizi jāformatē:

• Temats . Lauku "Subject" e-pasta pamattekstā nevajadzētu ignorēt, jo tieši to izlasot sarunu biedrs veidos pirmo iespaidu par to, kas no viņa tiek prasīts. Ideālā gadījumā tam vajadzētu izskatīties šādi: “Uzņēmuma nosaukums, problēmas būtība” - “AS Romashka”. Stikla piederumi.
• Paraksts . Lielākā daļa pasta pakalpojumu ļauj iestatīt automātisku parakstu, kurā jāiekļauj: “Vārds, amats, uzņēmums” - “Makarova I.V., AS Romashka galvenā grāmatvede”. Šī veidlapa ļaus adresātam viegli saprast, pie kā viņš vēršas un kā sākt atbildi.
• Sveicieni . Apsveikumam nevajadzētu būt pazīstamam - nav "Sveiki", "labs diennakts laiks", "aloha" un citas līdzīgas iespējas. Vislabāk būtu neitrāls "Sveiki" vai "Labdien".
• Apelācija . Apelācijas pēc nosaukuma - "Anya" - nevis pilnā vārda - "Anna Dmitrievna" izskatās pazīstami un var sabojāt visu vēstules iespaidu. Tāpēc labāk izvēlēties adresi pēc vārda un uzvārda.
• Garums . Pārāk garus burtus ir grūti izlasīt. Tāpēc apjoms, kas iekļaujas teksta redaktora standarta lapā, tiek uzskatīts par optimālu.

Vispārīgi noteikumi darbam ar vēstulēm, atbildēm un jaunām vēstulēm – to visu iemācīties rakstīt ir viegli. Bet ir vēl dažas lietas, kas jāatceras:

• Saturs . Vēstulē jānorāda iemesls, kādēļ tā tika uzrakstīta, konsekvents tās apraksts un tikai pēc jautājumiem un ieteikumiem.
• Svarīgums . Lielākajai daļai pasta pakalpojumu ir izvēles rūtiņa "Svarīgi!", ko varat atzīmēt rakstīšanas laikā. Tad šāda vēstule tiks izcelta adresāta mapē.

SVARĪGS! Jūs nevarat izmantot karogu tāpat vien - pretējā gadījumā patiešām steidzama vēstule vienkārši noslīks nepārdomāti atlasīto pārpilnībā.

• Dialoga beigas . Pēc neizrunātās etiķetes noteikumiem saraksti beidz tas, kurš to uzsācis.
• Laiks. Vēstuļu sūtīšana darba dienas beigās un piektdienas pēcpusdienā ir ne tikai slikta forma, bet arī bezcerīgs uzņēmums - vienalga, atbilde nāks tikai nākamajā rītā vai pat pirmdien.
• Pieklājība . Apsveicam ar gaidāmajiem svētkiem. Paldies par jūsu atbildi. Ja uz steidzamu vēstuli nav iespējams ātri atbildēt, par to jābrīdina adresāts.
• Investīcijas . Jebkurš pielikums jāiepako arhīvā un par to adresāts jābrīdina atsevišķi vēstules pamattekstā.

SVARĪGS! Elektroniskās biznesa korespondences noteikumi prasa vērīgumu pret sarunu biedru - jāļauj viņam runāt, uzdot jautājumus, neko nepieprasīt ultimāta formā.

E-pasta veidi

Korespondences noteikumi var nedaudz atšķirties atkarībā no tā, kur vēstule tiks nosūtīta.

• Iekšējā sarakste nozīmē, ka uz vēstulēm vēlams atbildēt tajā pašā dienā, lai neapturētu sava uzņēmuma darbu, kā arī lai vēstules tonis varētu būt zināmā mērā pazīstamāks nekā citos gadījumos.

SVARĪGS! Laba ideja ir izstrādāt vienotu iekšējās sarakstes veidni, pēc kuras darbinieki var ātri rakstīt vēstules, nelauzot galvu par struktūru.

• Ārējā sarakste nozīmē lielāku formalitātes pakāpi, kā arī nepieciešamību filtrēt profesionālo slengu - bieži vien sarunu biedrs no cita uzņēmuma vienkārši nesaprot konkrētus vārdus.
• Starptautiskā sarakste nozīmē lielāku formalitāti, kā arī nepieciešamību ņemt vērā laika joslas. Tātad no rīta sūtīt vēstuli uz Ņujorku un gaidīt atbildi tuvākajā laikā, uztraucoties un steidzoties, nav tā vērts - galu galā darbinieks, kuram uz vēstuli jāatbild, visticamāk, joprojām gozējas gultā.

Tomēr lielu atšķirību nav. Visur tiek novērtēta pieklājība, lasītprasme un spēja skaidri formulēt pieprasījumu.

Kā uzrakstīt biznesa vēstuli

Lai sagatavotu dokumentu, izmantojiet Microsoft Word un šādus noteikumus:

• organizācijas veidlapa;
• Times New Roman fonts;
• platas malas;
• izmērs 12-14 p.;
• rindstarpa - 1-2 p.;
• apakšējā labajā pusē ierakstiet burta lappušu numurus.

Ja tā ir starptautiska sarakste, tad vēstule ir rakstīta adresāta valodā.

Biznesa vēstules struktūra:

1. Apelācija;
2. Preambula;
3. Galvenais teksts;
4. Secinājums;
5. Paraksts;
6. Pielikums.

Kas vēl ir svarīgi atcerēties:

• Atsaucieties uz "tu" sarunu biedram.
• Ja rakstāt atbildi uz ienākošo vēstuli, ierakstiet par to pašā sākumā, piemēram: “Uz jūsu apelāciju, datēta ar 01/01/2020…”
• Ja vēstule saņemta ar agresiju, nekļūsti kā pretinieks un sarakstē nelieto agresīvus, lūdzošus izteicienus un sakārtotu toni.
• Katru jaunu domu ierakstiet jaunā rindiņā, tādējādi informācija būs labāk uztverama. Neveidojiet garas rindkopas. Maksimums 5-7 teikumi.
• Izvairieties no vārdiem, kas rakstīti ar Caps Lock (lielajiem burtiem) – šāds teksts tiek uztverts kā drauds.
• Neaizmirstiet norādīt sūtītāja kontaktinformāciju un vēstules nosūtīšanas datumu.
• Lietišķajā sarakstē neizmantojiet emocijzīmes un pēdiņas.
• Nelietojiet svešvārdus, izvēlieties krievu valodas sinonīmu.
• Rakstiet vienā fontā. Neizmantojiet krāsainu tekstu un pārmērīgu pasvītrojumu, treknrakstu izcēlumu utt.
• Esiet pieklājīgs pret sarunu biedru un atklāts saziņā. Paskaidrojiet viņa viedokli un pajautājiet, ko viņš par to domā. Parādiet empātiju un cieņu.
• Skatieties, kā jūsu pretinieks reaģē.

Standarta frāzes, kuras var izmantot

Lai katru reizi nedomātu, kādā formā domas likt, varat izmantot biznesa sarakstei pieņemtās standarta frāzes:

• Apelācija. "Sveiks, dārgais Igor Petrovič"- ja adresātu pazīstat personīgi. "Labdien, Smirnova kungs"- ja tu viņam rakstīsi pirmo reizi mūžā. Parasti tiek runāts par militārpersonām "Sveiks, biedri pulkvedis Smirnovs".
• Paziņojums. Standarta frāzes piemērs: "Mēs informējam, ka...". To var mainīt uz "Lūdzu esiet informēti", "paziņot", "paziņot".
• Paskaidrojums. Lai jau pašā sākumā pastāstītu adresātam par vēstules mērķi, var izmantot konstrukcijas: “Atbildot uz Jūsu pieprasījumu…”, “Lai veiktu darbu…”, “Lai sniegtu palīdzību…”, “Saskaņā ar Jūsu vēlmēm…”.
• Pieprasīt. Jautāt vēstulē jābūt pēc formulas "Mēs jums lūdzam ...".
• Teikums. “Mēs varam jums piedāvāt…”, “Mēs iesakām…”.
• Apstiprinājums. “Mēs apstiprinām…”, “Esam saņēmuši…”.
• Atteikums. “Jūsu priekšlikums ir noraidīts…”, “Tālāk aprakstīto iemeslu dēļ mēs nevaram piekrist…”, “Jūsu priekšlikums ir izskatīts un atzīts par nekonstruktīvu”.

Formalitāte ir labākais biznesa sarakstes pavadonis, taču svarīgi, lai jēga nepazustu aiz oficiālām frāzēm. Labs biznesa vēstules piemērs izskatītos šādi.