Kas ir biroja darbs un dokumentu pārvaldība? Biroja darbs no A līdz Z. Kā noformēt veidlapas nevalstiskajās organizācijās

Vietnē pieejamie paraugi ir aktuāli gan iesācējiem, gan profesionāļiem. Paraugi tiek apkopoti, ņemot vērā spēkā esošos tiesību aktus. Dažus paraugus var izmantot bez būtiskas rediģēšanas. Šāda parauga saturā jums tikai jāievada jūsu konkrētie apstākļi un jāparaksta. Jāatceras, ka nepareizi noformēts dokuments tiks atstāts bez izskatīšanas, kas nozīmē, ka tikai pārdomāta pieeja tā aizpildīšanai garantēs, ka Jūsu iesniegums netiks ignorēts.

Kam paredzēts paraugs?

Nepieciešamība vērsties tiesā rodas, kad personas tiesības vai juridiska persona pārkāpts un personai nav citas iespējas viņu aizsargāt, kā vien vērsties tiesā, ja vien likums neparedz alternatīvu.

Jūs esat nolēmis vērsties tiesā. Jums ir divas iespējas: vispirms atrast speciālistu; otrs ir patstāvīgi sastādīt prasības pieteikumu (paziņojumu) tiesai. Pirmajā gadījumā viss ir diezgan vienkārši, jums ir jāmaksā par speciālista darbu un jāsaņem juridiskais pakalpojums rakstiskas pretenzijas veidā. Otrais gadījums ir grūtāks.

Lai uzrakstītu prasības pieteikumu tiesai, no jums būs nepieciešamas ne tikai tiesību normu, bet arī spēkā esošo tiesību aktu zināšanas. Ja jums tas nav, jums būs nepieciešami paraugi, veidnes, standarta veidlapas, kas pieejamas mūsu vietnē.

Kā pareizi lietot paraugu

Jāatceras, ka paraugi prasības paziņojumi tur ir atšķirīgs saturs. Dažus var izgatavot veidnes (standarta veidlapas) veidā, citus reālu prasības pieteikumu veidā. Prasības pieteikuma veidnē, kā likums, nav sīki aprakstīti apstākļi, kas bija nepieciešami, lai vērstos tiesā. Pieteikuma sastādītājs tiek aicināts šos apstākļus patstāvīgi ierakstīt prasības pieteikuma saturā. Tomēr bez pienācīgas sagatavošanās to nav viegli izdarīt. Ja nevarat pareizi sastādīt prasības pieteikumu, pamatojoties uz veidni, tad meklējat prasības pieteikumu paraugus ar gatavu saturu. Vietnē pieejamie paraugi ir aktuāli gan iesācējiem, gan profesionāļiem. Paraugi tiek apkopoti, ņemot vērā spēkā esošos tiesību aktus. Dažus paraugus var izmantot bez būtiskas rediģēšanas. Šāda parauga saturā jums tikai jāievada jūsu konkrētie apstākļi un jāparaksta. Jāatceras, ka nepareizi noformēts dokuments tiks atstāts bez izskatīšanas, kas nozīmē, ka tikai pārdomāta pieeja tā aizpildīšanai garantēs, ka Jūsu iesniegums netiks ignorēts.

Informācijas lejupielādes noteikumi

Internets ļauj ne tikai vērot daudzveidīgu informāciju, bet arī "paņemt" sev. tu vari atrast pareizos materiālus un pēc tam lejupielādējiet to datora diskā. Šajā gadījumā informācija ir kļuvusi par jums. Tas ir izdevīgi, jo jebkurā laikā varat to atvērt bez interneta, pārvietot to uz USB zibatmiņas disku vai disku. To pat iespējams pārsūtīt pa e-pastu vai skype. Gadījumā, ja šī informācija tiks noņemta no interneta, tā joprojām tiks atvērta jūsu "nemainītā" formā. Šāda darbība "ņemšana" no tīkla parasti tiek saukta par lejupielādi. Atgādinām, ka varat lejupielādēt gan teksta datus, gan videoklipus, mūziku, fotoattēlus un datorprogrammas. Lejupielādes problēma var būt tāda, ka katra veida datu lejupielādei ir variants vai pat vairākas lejupielādes iespējas. Mēs “lejupielādējam” tekstu vienā veidā, video vai mūziku citā, fotogrāfijas trešajā utt. Diemžēl neviena nav universāla instrukcija katrā gadījumā tas ir savs.

Jūs varat lejupielādēt paraugu formātos: TXT, DOC, DOCX, WORD

Jūs varat pasūtīt atlasīto paraugu formātos: TXT, DOC, DOCX, WORD no vietnes arhīva.Izrakstīties .

Panākumi biznesā lielā mērā ir atkarīgi no tā pareiza organizācija. Gan vadītājiem, gan parastajiem strādniekiem vajadzētu būt papīriem. Kādas ir tās īpašības, kādi veidi pastāv un kādi normatīvie dokumenti jāņem vērā, organizējot darbplūsmu?

Kas ir biroja darbs

Jebkura organizācija, neatkarīgi no īpašumtiesību formas un īpašībām, savas darbības laikā veido dažādus dokumentus. Tie var būt rīkojumi, vēstules un protokoli. Tie visi attiecas uz organizatorisko un administratīvo dokumentāciju.

Biroja darbs ir organizācijas dokumentu veidošanas darbība, kas tiek veikta saskaņā ar noteikti noteikumi un prasības. Visbiežāk uzņēmumi piešķir īpašus darbiniekus, kas nodarbināti tikai šajā jomā. AT mazie uzņēmumi sekretāra funkciju var uzticēt gandrīz jebkuram darbiniekam.

Ja saproti terminoloģijas būtību (kas ir biroja darbs), tad kļūs skaidra vārda izcelsme. Tā, pirmkārt, ir fiksācija uz oficiālās informācijas materiālo nesēju. Šī procesa laikā tas tiek izveidots, kas vēlāk uzsāk noteiktas darbības.

Pats jēdziens "biroja darbs" parādījās diezgan sen, taču tikai pagājušā gadsimta vidū tas ieguva oficiālu formu, tiek nostiprināts normatīvie dokumenti valsts līmenī.

Biroja darbs un dokumentu pārvaldība – kas tas ir?

Organizācija nevar pastāvēt neatkarīgi no likuma. Tajā vienmēr notiek biroja darbs un dokumentu plūsma. Kas tas ir, kādas ir papīru pārejas iezīmes, kā tos pareizi noformēt? Šos jautājumus risina speciālisti: sekretāri, arhivāri, personāla daļas darbinieki.

Biroja darbs ietver informācijas fiksēšanu uz materiāla nesēja, papīra vai elektroniska akta izveidi. Uz tās pamata tiek veidota organizācijas dokumentu plūsma - rīkojuma vai vēstules kustība, sākot no tā izveidošanas un beidzot ar izpildi un nosūtīšanu uz arhīvu vai iznīcināšanu.

Atkarībā no biznesa dokumentu izveides vietas attiecībā uz darbiniekiem un organizācijas vadību dokumentu plūsma tiek sadalīta ārējā un iekšējā. Tālākais pasūtījuma, rīkojuma, vēstules ceļš būs atkarīgs no avota.

Organizācijas iekšējā dokumentu plūsma ietver šādas darbības:

Ārējās darbplūsmas posmi kopumā ir līdzīgi, taču ir dažas atšķirības:

Dokumenti uzņēmumā nonāk no ārpuses. Tie var būt augstāku un zemāku organizāciju, filiāļu papīri, iestāžu noteikumi oficiālā iestāde, tiesas rīkojumi, pilsoņu vēstules.
Visiem organizācijas saņemtajiem biznesa dokumentiem ir jāiziet reģistrācijas procedūra. Viņa apstiprina, ka viņi tiek kontrolēti.
Nākamais solis ir darbs ar dokumentu, iepazīšanās vai instrukciju izpilde.
Ja nepieciešams, tiek sniegta oficiāla atbilde.
Pēdējais posms ir reģistrācija ilgstošai vai arhīva glabāšanai un iespējama iznīcināšana.

Turklāt saistībā ar organizācijas vadību tiek izdalīti šādi dokumentu plūsmas veidi:

Visi dokumentu pārvietošanas posmi obligāti tiek ierakstīti īpašos žurnālos. Tos var veikt vairākos veidos:

dokumentu pārvietošana;
dokumentu kartes;
elektroniskā dokumentu pārvaldība ir visizplatītākā lielākajā daļā organizāciju.

Tiesu biroja darba iezīmes

Daudzi interesējas par to, kas tas ir un kā tas atšķiras no vispārējā. Tiesas lieta ir nedaudz atšķirīga dokumentu un lietisko pierādījumu pakete. Tā pareiza uzglabāšana un pārvietošana nodrošina tiesībaizsardzības sistēmas darba caurspīdīgumu. Tiesas process, atšķirībā no organizatoriskām, nevar būt brīvprātīgs. To veic pilnvarotas personas un stingri kontrolē. Viņam visi posmi ir normatīvi un stingri noteikti, līdz iznīcināšanai.

Sekretāra funkcijas

Lielākajai daļai uzņēmuma darbinieku ir ļoti neskaidrs priekšstats par to, kas ir biroja darbs un dokumentu pārvaldība. Sekretārei tā ir profesionāla darbība.

Uzņēmuma sekretariāts veic galveno funkciju atbilstoši darba formai un raksturlielumiem, uzņēmuma lietvedības organizācija tiek iedalīta šādos veidos:

Centralizēti – visi sekretāri atrodas vienā nodaļā un ir pakļauti galvenajam ierēdnim vai vecākajam sekretāram.
Decentralizēts - sekretāri un darbinieki, kas veic savus pienākumus, ir izkliedēti pa organizācijas departamentiem un atskaitās dažādiem priekšniekiem.
Jaukts - visbiežāk sastopams lielās organizācijās.

Dokumentu plūsmas iezīmes uzņēmumā būs tieši atkarīgas no tā, kāda sekretariāta forma tiek pieņemta.

Biroja darba instrukcijas

Neatkarīgi no īpašumtiesību lieluma un formas jebkurai organizācijai ir jābūt noteikumiem, kas reglamentē dokumentu apriti. Kas tas ir un kā to pagatavot? Šis jautājums satrauc ne tikai sekretāres, bet arī vadītājus.

Biroja darba instrukcija ir organizācijas iekšējais normatīvais akts, kas apstiprināts ar rīkojumu vai vadības rīkojumu, uz neierobežotu laiku. Tajā ir izklāstīti visi dokumenta nodošanas posmi, doti amatu saraksti, kuru paraksti var apliecināt oficiālo dokumentu īstumu, sniegti dizaina paraugi, veidlapas un veidlapas.

Lietvedība

Mazās organizācijās ar zemu dokumentu plūsmas līmeni (mazāk par 200 gadā) jautājums par to, kas ir lietvedība, netiek aktualizēts. Visu izlemj paši darbinieki vai pat vadītājs.

Ja lietvedības pienākumi nav tieši darbiniekam un nav noteikti viņa darba līgumā, tad jāizdod dekrēts par šo funkciju piešķiršanu. Šajā dokumentā ir jāprecizē papildu pienākumi, atbildība un kompensācija.

Personāla biroja darba iezīmes

Ja organizācijā strādā kaut viens darbinieks, tad noteikti radīs darba dokumenti. Jautājums par to, kas ir personāla biroja darbs, ir īpaši aktuāls uzņēmumiem ar nelielu darbinieku skaitu.

Personāla lietvedība ir konkrētu dokumentu aprites nodrošināšana, kas saistīti ar darba aktivitāte uzņēmuma darbinieki. Parasti šos pienākumus veic īpašas vienības - personāla nodaļas - darbinieki. To funkcijas ietver saņemšanu, apstrādi un glabāšanu personāla dokumentācija. Tostarp tādu personas datu apstrādi, kas ir konfidenciāli.

Personāla darbplūsma parasti tiek turēta atsevišķi no vispārējās, ievērojot slepenības un uzglabāšanas funkciju noteikumus.

Biroja darbplūsmas optimizācija

Neskatoties uz digitālo tehnoloģiju straujo attīstību, daudzām organizācijām ir grūti optimizēt dokumentu plūsmu. Viņi turpina veikt papīra korespondenci vecmodīgā veidā un kārto parastos reģistrācijas žurnālus.

Tas ir saistīts ar diviem faktoriem:

uzņēmuma darbinieku izturība pret jauninājumiem;
finanšu trūkums.

Vadītājiem jāatceras, ka darbplūsmas optimizācija ar ievērojamām investīcijām dod manāmu ekonomisko efektu.

Akts ir dokuments, kas apstiprina noteiktus faktus vai notikumus. Attiecībā uz darbinieku var sastādīt šādus aktus: par atteikumu sniegt paskaidrojumus par darba pienākumu pārkāpšanu, par atteikumu iepazīties ar rīkojumiem, par atteikumu iepazīties ar paziņojumiem, par reibuma fakta konstatēšanu. un citas darbības.

Žurnāli - personāla dokumenti, kuros norādītas visas rekvizīti un informācija par organizācijā publicētajiem dokumentiem (piemēram, paziņojumu reģistrācijas žurnāls, iesniegumu reģistrācijas žurnāls un citi žurnāli).

Paziņojumi, rīkojumi un paziņojumi

Pieteikums ir darbinieka apelācija darba devējam vai organizācijai. Parasti paziņojumos ir ietverts darbinieka pieprasījums vai priekšlikums veikt kādu darbību. Darbinieks var noformēt šādus iesniegumus: par pieņemšanu darbā, par atlaišanu paša griba par atvaļinājuma piešķiršanu.

Rīkojumi ir arī kopēji personāla dienesta dokumenti. Pasūtījums ir tiesību akts publicējis organizācijas vadītājs. Pasūtījumi ir sadalīti divās grupās: pēc pamatdarbības un pēc personāla. Rīkojumi par pamatdarbību ietver: rīkojumus izdot un grozīt vietējos noteikumus (noteikumus, līgumus), apstiprināt atvaļinājumu grafikus, apstiprināt un mainīt personāla tabulu. Rīkojumi par personālu ietver rīkojumus par darbinieku uzņemšanu, pārcelšanu, atlaišanu, nodrošināšanu dažāda veida atvaļinājumi, par nosūtīšanu komandējumā, par uzmundrināšanu.

Paziņojums ir personāla dokumenta paraugs, kurā ir paziņojums par kaut ko. Kā likums, iekšā personāla biroja darbs paziņojumos ir informācija par izmaiņām darba līguma pušu noteiktajos nosacījumos (piemēram, uzteikums par darba līguma uzteikšanu, uzteikums par pārcelšanu uz citu vietu, uzteikums par darba samazināšanu u.c.).

Līgumi kā galvenais personāla dokumentu veids

Personāla lietvedībā tiek izmantoti tādi dokumenti kā darba līgumi un līgumi par atbildību.

Galvenais dokuments, kas nosaka darba attiecības starp darbinieku un darba devēju darba līgums. Saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 56. pantu darba līgums ir vienošanās starp darba devēju un darbinieku, saskaņā ar kuru darba devējs apņemas nodrošināt darbinieku ar darbu, nodrošināt darba apstākļus saskaņā ar likumu un citiem normatīvajiem aktiem. savlaicīgi un iekšienē pilna izmēra maksāt algas. Darbinieks apņemas personīgi veikt noteiktu darba funkciju, ievērot iekšējos darba noteikumus.

Citas personāla dokumentu formas: saraksts

Darba instrukcijas. Darba apraksts- tas ir vietējais akts, kas izdots, lai noteiktu darbinieka vietu organizācijas struktūrā, viņa pienākumus, tiesības un atbildību darba aktivitāšu īstenošanā.

Citi personāla dokumenti. Papildu dokumentos ietilpst avansa ziņojums, atvaļinājumu grafiks (T-7), memorands, piezīme - aprēķins (veidlapa T-60 un T-61), personas karte (veidlapa T-2), paskaidrojuma piezīme, personāls ( veidlapa T-3) un citi dokumenti.

Izmantojot mūsu tiešsaistes pakalpojumu, jūs varat aizpildīt veidlapas personāla dokumenti un lejupielādēt gatavi paraugi Word vai PDF formātā.

Oficiālie dokumenti, kas izveidoti juridisko vai personām, ir jāsagatavo un jāapliecina noteiktajā kārtībā.

Sastādot organizatoriskos un administratīvos dokumentus, ir ierasts izmantot iepriekš sagatavotu veidlapu.

Dokumenta forma saskaņā ar GOST R 51141-98 definīciju ir "detaļu kopums, kas identificē oficiāla rakstiska dokumenta autoru". GOST R 51141-98. Biroja darbs un arhivēšana. Termini un definīcijas. M., 1998.-S. 2, 44. punkts.

Dokumentu veidlapas var izdrukāt tipogrāfijā, savukārt, izmantojot datoru, veidlapu var ievadīt iekārtas atmiņā un automātiski izvadīt, kad dokuments tiek izdrukāts. Neatkarīgi no veidlapas izgatavošanas veida ir jāņem vērā noteiktas prasības, kas noteiktas GOST R 6.30-97 attiecībā uz veidlapu veidiem, to noformējumu, uzskaiti un glabāšanu, ieskaitot veidlapas ar valsts ģerboņa attēlu. Krievijas Federācija, Krievijas Federācijas subjektu ģerboņi.

Veidlapas jāveido uz balta vai atbilstošas kvalitātes gaišas krāsas papīra.

Izstrādājot dokumentu veidlapas, veidlapās izmantoto detaļu izvietojuma zonu izmēriem jāatbilst atslēgas paraugā norādītajiem.

Formai tiek uzklātas paliekošās detaļas atbilstoši noteiktajiem izmēriem un detaļu noformēšanas noteikumiem, dažu mainīgo detaļu atrašanās vietas, kurām jāatrodas veidlapas augšējā (galvenes) daļā, tiek atzīmētas stūru vai līnijas. Tāpat stūri iezīmē dokumenta laukus un veidlapas apakšā lietoto detaļu atrašanās vietu.

Dokumentu veidlapas var izgatavot A4 un A5 formātā, ar leņķa un garenvirziena iespējām detaļu izvietojumam. Sagatavojot veidlapas tipogrāfiskā veidā vai ar datortehnoloģiju palīdzību, detaļas vienmēr tiek noformētas centrēti, veidojot ar rakstāmmašīnu - karoga veidā.

Organizācijai, struktūrvienībai, amatpersonai tiek noteikti šādi veidlapu veidi: vispārīgā forma; veidlapa; formā konkrēts veids dokumentu.

Lai sagatavotu jebkura veida dokumentus, izņemot vēstuli, tiek izmantota izplatīta veidlapa.

Vispārējā veidlapā atkarībā no organizācijas dibināšanas dokumentiem var piemērot šādus pastāvīgus datus:

01 - Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

02 - Krievijas Federācijas subjekta emblēma;

03 - organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

04 - organizācijas kods;

06 - organizācijas nosaukums; 12 - dokumenta noformēšanas vieta.

Mainīgām detaļām vispārīgajai formai tiek piemērotas ierobežojošas atzīmes līniju veidā - sīkākai informācijai:

09 - dokumenta datums;

10 - dokumenta reģistrācijas numurs (šim rekvizītam iepriekš tiek izdrukāta arī zīme “Nr”).

Stūru veidā tiek izdalītas šādu detaļu atrašanās vietas:

14 - adresāts (atribūta sākums un beigas, kas vienlaikus norāda labās piemales robežu);

17 - dokumenta teksta nosaukums;

18 - kontroles atzīme;

28 - atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā;

29 - dokumenta elektroniskās kopijas identifikators.

Starp rekvizītu 04 "Organizācijas kods" un rekvizītu 09 "Dokumenta datums" un 10 "Dokumenta reģistrācijas numurs" atstāj vietu rekvizīta 08 "Dokumenta veida nosaukums" pieteikšanai (nospiedumam).

Ievadot vispārīgajā veidlapā dokumenta veida nosaukumu, piemēram, “rīkojums”, “akts”, “protokols”, šī veidlapa kļūst par konkrēta dokumenta veida veidlapu - pasūtījuma veidlapu, akta veidlapu, protokola veidlapa utt. Tādējādi noteikta veida veidlapa Dokuments faktiski ir sava veida vispārīga veidlapa, jo vispārīgā forma bez dokumenta veida nosaukuma izmantošanas vispār netiek izmantota, sastādot organizatoriski un administratīvi. dokumentus.

Rekvizīts 05 “Dokumenta formas kods” tiek uzdrukāts uz veidlapas, izsniedzot noteikta veida dokumentu, jo katram dokumenta veidam (šķirnei) ir savs kods vienota forma saskaņā ar OKUD.

Vispārējās veidlapas un noteikta veida dokumenta veidlapas paraugi doti pielikumā. 2-6.

Vēstules forma tiek izmantota, noformējot tikai viena veida dokumentu - dienesta vēstuli, tāpēc tajā nav jānorāda dokumenta veida nosaukums. Vēstules veidlapā rekvizīta 10 “Dokumenta veida nosaukums” vietā ievieto rekvizītu 07 “Atsauces dati par organizāciju” un 12. rekvizīta “Dokumenta noformēšanas vieta” vietā rekvizītu 11 “Atsauce uz dokumenta reģistrācijas numurs un datums” tiek ievietots sarakstei tik nepieciešams.

Rekvizītā 07 "Atsauces dati par organizāciju" obligāti ir informācija par sastādīšanas vietu, tāpēc nav nepieciešams izmantot rekvizītu 12 "Dokumenta vieta".

Tādējādi vēstules forma no vispārējās formas atšķiras tikai divās detaļās. Visas pārējās detaļas, par kurām vispārīgajā veidlapā ir atzīmētas atzīmes stūru veidā, tiek izmantotas arī vēstules veidlapā un tiek noformētas saskaņā ar tiem pašiem noteikumiem. Vēstuļu veidlapas ir iekļautas pielikumā. 7-10.

Organizācijas vai amatpersonas struktūrvienības veidlapu noformē, ja paraksta tiesības ir struktūrvienības vadītājam vai amatpersonai. Struktūrvienības nosaukumu vai amata nosaukumu uzliek veidlapā aiz rekvizīta 06 "Organizācijas nosaukums".

Veidlapu paraugi ierēdņiem dots pielikumā. 11, 12.

Organizāciju formas ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju un Krievijas Federācijas veidojošo vienību emblēmām (zīmogu veidlapas) ir poligrāfijas izstrādājumi jāatskaitās.

Apzīmogotās veidlapas izgatavo tikai poligrāfijas un zīmogu gravēšanas uzņēmumi, kuriem ir licences attiecīgajam darbības veidam un sertifikāti par tehnisko un tehnoloģisko iespēju pieejamību kvalitatīvs izpildījums noteiktais produkta veids.

Lai izgatavotu veidlapu vai jebkuru citu veidlapu tipogrāfijā, ir jāizveido veidlapas makets mērogā 1:1, uz kura jāuzliek paliekošas detaļas, nepieciešamās atzīmes mainīgajām detaļām un norādīti detaļu izvietojuma laukumu izmēri. Jānorāda papīra veids un krāsa, jāizvēlas nepieciešamie fonti, jānorāda tirāža, jāvienojas par ražošanas termiņiem un pašizmaksu. Veidlapas maketā jābūt norādei, ka organizācijas vadītājs atļauj šo maketu drukāt (parasti tiek rakstīts vārds “atļauju”). Arī uz izkārtojuma jābūt vadītāja parakstam un organizācijas zīmogam.

Organizācijas vēstuļu veidlapām jābūt ar sērijas numuriem, kurus piestiprina tipogrāfiskā veidā vai ar numurētāju. Dažreiz šo numuru sērija tiek piestiprināta uz apzīmogotām veidlapām. Katrs zīmoga veids tiek ierakstīts atsevišķā žurnālā (vai citā reģistrācijas un uzskaites veidlapā), un pašas veidlapas tiek glabātas droši aizslēgtos un aizzīmogotos skapjos. To iznīcināšana notiek noteiktajā kārtībā, saskaņā ar aktu ar atzīmi reģistrācijas veidlapā.

Apzīmogoto (kā arī vienkāršo) veidlapu ražošanas organizēšana, uzglabāšana, uzskaite, izsniegšana, pieejamības pārbaude organizācijās tiek uzticēta par biroja darbu atbildīgajai vienībai. Jebkuras organizācijas biroja darba instrukcijās jābūt sadaļai, kurā aprakstīta organizācijas veidlapu izgatavošanas un izmantošanas kārtība.

Vispārīgās prasības veidlapu izgatavošanai un uzglabāšanai ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju, federācijas veidojošo vienību ģerboņiem ir norādītas sadaļā. 5 GOST R 6.30-97 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. vienota sistēma organizatoriskā un administratīvā dokumentācija. Dokumentācijas prasības.

testa jautājumi

1. Kāda ir dokumenta forma saskaņā ar GOST R51141-98 definīciju?

2. Kādas metodes var izmantot, lai sagatavotu neaizpildītus dokumentus?

3. Kas ir pamatā dokumenta veidlapas noformēšanai?

4. Cik veidlapu veidu nosaka GOST R 6.30-97?

5. Kāda veida dokumentiem tiek izmantota kopējā veidlapa?

6. Kādas pastāvīgas detaļas var attiecināt uz katru veidlapas veidu?

7. Kā veidlapās var atzīmēt vietas mainīgām detaļām?

8. Kā vispārējā forma atšķiras no veidlapas?

9. Kādas ir prasības, lai izgatavotu veidlapu ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa attēlu vai Krievijas Federācijas veidojošo vienību ģerboņiem?

10. Kas jāiesniedz tipogrāfijā veidlapas izgatavošanai?

“Kurš ir daudz” - šo pieeju veidlapu noformēšanā izmanto daudzi Krievijas ierēdņi un sekretāri. Tajā pašā laikā viņi pilnībā aizmirst, ka forma ir uzņēmuma seja. Uzņēmuma reputācija ir atkarīga no tā, cik rūpīgi jūs izturējāties pret tā izveidi. Uzziniet, kā rakstīt oficiālas veidlapas.

Dokumenta veidlapā ir ietverts rekvizītu kopums, kas identificē oficiālā rakstiskā dokumenta autoru. Tajā ir tikai pastāvīga informācija par organizāciju – dokumenta autoru, raksturojot viņu kā oficiālā rakstiskā dokumenta veidotāju.

Kāpēc mēs izmantojam veidlapas? Tukšs dokuments ir standarta izmēra papīra lapa, uz kuras dažādi tehniskajiem līdzekļiem sniegtā informācija. Tas piešķir informācijai oficiālu raksturu un paātrina dokumenta izveides procesu.

Dokumentam, kas izveidots uz veidlapas atbilstoši valsts standartam, ir augsta kvalitāte izskats, viegli uztverama, ērti lietojama, glabājama, pārsūtāma ar jebkādiem saziņas līdzekļiem un pilda savu galveno funkciju - informācijas saglabāšanu. Turklāt veidlapu izmantošana samazina darbaspēka izmaksas tā sagatavošanai.

Kad lietot veidlapas

Pirmkārt, jums jāatceras, ka uz veidlapām tiek veidota tikai pirmā dokumenta lapa, bet pārējās nākamās lapas ir izgatavotas uz standarta papīra loksnēm. Ja dokuments nosūtāms uz vairākām adresēm, tad uz veidlapām tiek izveidota katra dokumenta eksemplāra pirmā lietvedības lapa, ko paredzēts nosūtīt no organizācijas.

Organizatoriskie un administratīvie dokumenti: vēstules, sertifikāti, protokoli, rīkojumi, instrukcijas, noteikumi, instrukcijas utt. jāveido uz dokumentu veidlapām.

Informācija un atsauces dokumenti: piezīmes, biroja piezīmes, tiek veidoti priekšlikumi, iesniegumi, paziņojumi u.c., kas ir iekšēji un netiek nosūtīti citām organizācijām. standarta lapa papīrs ar visām nepieciešamajām detaļām.

Šāda veida dokumentus varat izstrādāt elektroniskā forma veidlapas un saglabājiet tās savā datorā. Tādējādi tiks apvienota iekšējā informācija un atsauces dokumenti un samazināts to izveides laiks. Dažas organizatoriskos un juridiskos dokumentus(harta, dibināšanas līgums) ir sastādīti uz standarta A4 papīra loksnēm ar visām nepieciešamajām detaļām.

Veidlapas jēdziens pilnībā attiecināms tikai uz papīra dokumentiem, tomēr, automatizējot biroja darbu, tiek praktizēts veidot elektroniskās veidlapas, kas satur veidlapu elektroniskos attēlus, kuru izmantošana vai aizpildīšana ļauj izveidot pilnvērtīgus dokumentus, kas atbilst mūsdienu noteikumi un derīgas papīra veidlapas.

Veidlapu maketu sagatavošana ir kancelejas dienesta funkcija. Viņas pienākumos ietilpst arī veidlapu nodrošināšana struktūrvienībām, veidlapu pareizas izmantošanas uzraudzība, savlaicīga izmaiņu veikšana tajās (ja tādas ir notikušas organizācijā).

Kā aizpildīt veidlapas informāciju

Detaļu izvietojums uz veidlapām var būt gareniski un leņķiski.

Plkst gareniskais izvietojums detaļas ir novietotas gar lapas augšējo malu un izlīdzinātas platumā vai centrā.

Plkst stūra atrašanās vieta Sīkāka informācija atrodas kreisajā pusē augšējais stūris lapas un ir līdzinātas vai nu pie kreisās malas, vai uz piešķirtā apgabala centru.

Katrai organizācijai, izstrādājot veidlapas, ir tiesības izvēlēties detaļu izvietojumu. Veidlapas detaļu sastāvs nav atkarīgs no to izvietojuma varianta un paliek nemainīgs.

Emblēma organizācija (simbolisks grafiskais attēls) ir jāiekļauj organizācijas dibināšanas dokumentos. AT Civilkodekss RF 4. daļā sniegta šāda definīcija: “Emblēma ir organizācijas vizuālās identifikācijas līdzeklis. Tas var sastāvēt no verbāliem, figurāliem, trīsdimensiju un citiem apzīmējumiem vai to kombinācijām jūsu iecienītākajā krāsā vai krāsu kombinācijā.

Kā emblēmu var izmantot preču zīmi (pakalpojuma zīmi) vai komercapzīmējumu, ko izvieto uz veidlapas saskaņā ar Regulas Nr. dibināšanas dokumenti organizācijām. Preču zīmei vai komercnosaukumam jābūt reģistrētam. Šajā gadījumā tiesības tos izmantot ir aizsargātas ar likumu, tostarp uz oficiālajām veidlapām.

Organizācijas emblēmu veidlapā ievieto vai nu augšējā laukā virs organizācijas nosaukuma, vai arī kreisajā laukā tādā pašā līmenī kā organizācijas nosaukums – dokumenta autors.

Ir svarīgi atcerēties, ka tas NAV ATĻAUTS:

aizstāt organizācijas nosaukumu ar tās emblēmu uz veidlapas;
uz veidlapām novieto ģerboņa attēlu un emblēmu vienlaikus.

Organizācijas nosaukums - dokumenta autors vispirms tiek iespiests pilnībā, bet tālāk - saīsinātā veidā, bet stingri ievērojot dibināšanas dokumentus, uz kuru pamata šī organizācija tika izveidota un darbojas. Saīsinātais nosaukums ir ievietots iekavās.

Organizācijas kods ir piestiprināts atbilstoši Industriālo asociāciju un uzņēmumu publiskajam klasifikatoram (OKPO). OKPO kods ir organizācijas elektroniskās identifikācijas elements.

Dokumenta veida kods tiek ievadīts formā atbilstoši Pārvaldības dokumentācijas publiskajam klasifikatoram (OKUD). OKUD kods ir elektroniskā dokumenta identifikācijas elements.

Rekvizīti galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) veidlapā tiek ievietota juridiska persona saskaņā ar nodokļu iestāžu izdotajiem dokumentiem.

Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs / reģistrācijas iemesla kods (TIN / KPP) ir ielīmētas veidlapā arī saskaņā ar no nodokļu iestādēm saņemtajiem dokumentiem.

Katra organizācija, pamatojoties uz valsts standartiem, veic darbu ar dokumentiem, ņemot vērā tās darbības specifiku, dokumentācijas tehnoloģiju un administratīvā aparāta darba apstākļus. Šīs iekšējie noteikumi dokumentu kārtošana tiek veikta, publicējot vietējos noteikumus (noteikumus, noteikumus, instrukcijas). Tomēr organizācijas prasībām dokumentu noformēšanai nevajadzētu būt pretrunā ar noteikto valsts standarti prasībām.

Veidlapu izgatavošanas pamatnoteikumi

Izstrādājot dokumentu veidlapas un to turpmāko izgatavošanu, jāatceras, ka pamatprasības dokumentu veidlapām ir noteiktas GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Katra organizācija veidlapu izgatavošanas metodi akceptē patstāvīgi, tas ir, veidlapas var drukāt tipogrāfiskā veidā, izmantojot operatīvo druku vai datortehnoloģiju tieši dokumenta izgatavošanas laikā. Izņēmums ir veidlapas ar Krievijas Federācijas valsts ģerboņa reprodukciju, kuras jāizgatavo tikai poligrāfijas un zīmogu gravēšanas uzņēmumiem, kuriem ir tehnisko un tehnoloģisko iespēju sertifikāti šāda veida izstrādājumu ražošanai atbilstošā kvalitātes līmenī.

Visizplatītākais veids, kā izveidot veidlapas, ir tipogrāfija, bet veidlapas var izgatavot, izmantojot tiešsaistes drukas rīkus vai pavairot, izmantojot datoru. Veidlapas veidne, uz kuras tiek drukāts dokumenta teksts, ir jāsaglabā datora atmiņā. Veidlapu ražošanai galvenokārt izmanto divus papīra izmērus: A4 (210 x 297 mm) un A5 (210 x 148 mm). Katrai dokumenta lapai, kas noformēta gan uz veidlapas, gan uz standarta papīra loksnes, jābūt vismaz 20 mm – pa kreisi, 10 – pa labi, 20 – augšā, 20 – apakšā.

Kā uzrakstīt vēstuli

Uz veidlapas var ievietot šādu informāciju (informāciju par organizāciju):

atsauces dati par organizāciju (pasta adrese, tālrunis / fakss, adrese E-pasts);
organizācijas kods Viskrievijas klasifikators iestādes, organizācijas un uzņēmumi (OKPO);
galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN);
nodokļu maksātāja identifikācijas numurs / reģistrācijas iemesla kods (TIN / KPP);
dokumenta formas kods (OKUD);
atzīme dokumenta reģistrācijas numuram un datumam;
atzīmējiet, lai norādītu dokumenta numuru un datumu.

Lejupielādēt

Jāņem vērā, ka uz veidlapas nav rakstīts dokumenta veida nosaukums, t.i. vārdu "Vēstule" vai "Darījuma vēstule".

Uz veidlapas ir atzīmes divu skaitļu un divu datumu piestiprināšanai: viena atzīme satur dokumenta (burta) datumu un reģistrācijas numuru, bet otrā norāda saiti uz saņemtā (ienākošā) dokumenta datumu un numuru.

Formu veidi un to dizaina iezīmes

Ir vairāki veidlapu veidi, no kuriem katram ir savi reģistrācijas noteikumi.

Lejupielādēt
Lejupielādēt
Lejupielādēt
Lejupielādēt

Organizācijas iekšējo dokumentu reģistrācijai tiek izmantota vispārīgā veidlapa. Uz šādas veidlapas nav dokumenta veida nosaukuma, un tā ir tukša vieta daudziem dokumentu veidiem. Organizācijas vispārīgajā formā var būt šāda informācija:

uzņēmuma logotips vai preču zīme (pakalpojuma zīme);
organizācijas nosaukums (dokumenta autors);
atzīme dokumenta datuma un numura pierakstīšanai;
dokumenta sastādīšanas vai izveides vieta (ģeogrāfiskais punkts).

Dokumenta veida veidlapa atšķiras no vispārējās formas ar to, ka tiek pievienots dokumenta veida nosaukums (rīkojums, instrukcija, protokols, akts utt.). Ir vēlams izveidot dokumentu veidu formas organizācijā, kad lielā skaitā dažādi veidi dokumentus.

Veidlapa divās valodās

Veidlapa divās valodās tiek izmantota Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizācijās. Veidlapas detaļas kopā ar krievu valodu tiek drukātas arī valsts valodā. Organizācijas nosaukums ir valsts valoda Krievijas Federācijas subjekts atrodas zem nosaukuma krievu valodā vai pa labi no tā.

Organizācijas nosaukums ir svešvaloda ievietots veidlapā, ja tas ir paredzēts organizācijas statūtos vai noteikumos. Šajā gadījumā tas tiek ievietots zem nosaukuma krievu valodā. Ja organizācija ir sarakste ar ārvalstu korespondentiem, tad šajā gadījumā tiek izveidota veidlapa divās valodās. Visas detaļas tiek atkārtotas divās valodās, nesagrozot organizācijas nosaukumu, tās organizatorisko un juridisko formu, adresi un atsauces datus.

Lielajās organizācijās papildus veidlapām organizācijas veido veidlapas struktūrvienībām. Šādas veidlapas atšķiras tikai ar to, ka tajās zem organizācijas nosaukuma ir norādīts struktūrvienības nosaukums - dokumenta autors. Struktūrvienībai var būt šajā struktūrvienībā bieži lietoto veidlapu un dokumentu veidu veidlapas (struktūrvienības vadītāja rīkojums, protokoli u.c.).

Organizācijas vadītājiem tiek veidotas amatpersonu formas, lielas struktūrvienības, kurām ir dokumentu parakstīšanas tiesības. Organizācijas vadītāja amata nosaukums tiek ievietots zem organizācijas nosaukuma - dokumenta autors. Uz struktūrvienību vadītāju veidlapām amata nosaukumu ievieto kopā ar struktūrvienības nosaukumu.