Grāmatvedības personāla nodaļa. HR administrācija no A līdz Z

Livena S.V. / "Cilvēkresursu pakete" kadrovik-praktik.ru
Jums tika dots norādījums izveidot personāla uzņēmumu no nulles. Un jums ir maz pieredzes šajā jomā. Varbūt jūs esat iesācējs personāla darbinieks vai vispār grāmatvedis vai biroja vadītājs, kurš ir "piečakarēts" ar personālu, vai iesācējs uzņēmējs. Tad mūsu ceļvedis jums noteikti palīdzēs. Tas ir padarīts vienkāršs un pieejams, īpaši iesācējiem personāla biznesā.

Tātad jums ir norīkots personāls. Kur mēs sākam?

1. Uzkrāsim nepieciešamos likumus, speciālo literatūru un programmas. Tas viss jums būs nepieciešams jūsu darbā.
Apspriediet ar vadību jautājumu par programmas iegādi personāla uzskaitei. Ir daudz šādu programmu, un daudzas specializētas ir ļoti, ļoti ērtas. Daži apiet 1C funkcionalitāti. Bet lielākā daļa uzņēmumu veic personāla uzskaiti saskaņā ar 1C tradīciju. Fakts ir tāds, ka jebkurā pilsētā ir daudz 1C atbalsta speciālistu, taču ne visur jūs atradīsit speciālistus citu programmu atbalstam.

2. Izņemam no vadības organizācijas dibināšanas dokumentu kopijas un rūpīgi tos izpētām. Visiem personāla sadaļas dokumentiem jāatbilst uzņēmuma dibināšanas dokumentiem, un tie nekādā veidā nedrīkst būt pretrunā ar tiem. Izlasiet Hartā direktora pieņemšanas kārtību (jūs to sastādīsit) un algas noteikšanai, periodu, uz kuru ar viņu var noslēgt darba līgumu, dažas pazīmes var tikt noteiktas hartā. Dažreiz harta nosaka procedūru galveno vadītāju pieņemšanai darbā un viņu atalgojuma sistēmu noteikšanai (piemēram, ar iepriekšēju dibinātāju kopsapulces apstiprinājumu), un pat personāla tabulas apstiprināšanas procedūru.
________________________________________

3. Mēs nosakām dokumentu sarakstu, kuriem jāatrodas personāla darba jomā un kurus mēs noformēsim. Šādu dokumentu saraksts ir šeit - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad.. .my/TS1.php
Skaidrs, ka likumā noteiktos dokumentus noformēsi jebkurā gadījumā. Sazinieties ar vadību, kuru no neobligātajiem dokumentiem noformēsiet uzņēmumam. Tāpat ar direktoru iepriekš var precizēt, kādus īpašos nosacījumus viņš vēlas redzēt Iekšējos darba noteikumos, citos vietējos normatīvajos aktos, darba līgumu veidlapās.

Pieprasītie dokumenti:

Dibināšanas dokumenti
- Darba līgumi
- Personāla galds (veidlapa T-3) *
- Darba laika uzskaite (veidlapa T-13)* vai Darba laika uzskaite un algas (veidlapa T-12)*
- Iekšējie darba noteikumi
- Dokuments par darbinieku personas datu aizsardzību (nolikums)
- Atvaļinājumu grafiks (veidlapa T-7) *
- Personīgās kartes (veidlapa T-2)*
- Pasūtījumi. Piemēram, par darbinieka pieņemšanu darbā (veidlapa T-1) *, par darbinieku pieņemšanu darbā (veidlapa T-1a) *, par atvaļinājuma nodrošināšanu (veidlapa T-6) *, par brīvdienu nodrošināšanu (veidlapa T-6a), par darbinieka paaugstināšanu amatā (veidlapa T-11)*, par darbinieku stimuliem (veidlapa T-11a)*, darbinieka komandējumā (veidlapa T-9)*, komandējumā. darbinieku (veidlapa T-9a)*, par darbinieka pārcelšanu (veidlapa T-5)*, par darbinieku pārcelšanu (veidlapa T-5a)*, par darba līguma izbeigšanu ar darbinieku (veidlapa T) -8)*, par darba līgumu uzteikšanu ar darbiniekiem (veidlapa T-8a), par disciplinārsoda piemērošanu, par disciplinārsoda noņemšanu, par apvienošanu , par aizstāšanu, par atstādināšanu, par atstādināšanas izbeigšanu , par atvaļinājuma pārcelšanu, atsaukšanu no atvaļinājuma, par štata samazināšanu utt.
- Rīkojumu pamatojums (memorandi, paziņojumi, akti, darba līgumi, paskaidrojumi)
- Žurnāli (grāmatas) ceļojumu apliecību noformēšanai, ļoti vēlams - pasūtījumi, darba līgumi.
- Grāmatvedības uzskaite par darba grāmatu un to ieliktņu pārvietošanu. Ienākumu un izdevumu grāmatiņa darba grāmatiņu veidlapu un to ieliktņu uzskaitei
- Darba grāmatas
- Visas izziņas, piezīmes-aprēķini un citi dokumenti, kas attiecas uz algas aprēķināšanu un izmaksu, atvaļinājuma naudu, kompensāciju par neizmantoto atvaļinājumu, "norēķinu" pēc atlaišanas, apstiprinātā algas lapas forma.

Dokumenti, kas noteiktos apstākļos kļūst obligāti:
- Koplīgums ir obligāts, ja vismaz viena no pusēm (darbinieks vai darba devējs) izteikusi iniciatīvu tā noslēgšanai.
- Darba samaksas un prēmiju regulējums ir obligāts, ja kāds no atalgojuma un prēmiju nosacījumiem, kas attiecas uz darba devēju, nav reglamentēts nevienā citā dokumentā, piemēram, ne darba līgumā, ne štatu sarakstā.
- Amatu apraksti - obligāti, ja visi darbinieku darba pienākumi nav reglamentēti darba līgumos.
- Noteikumi par atestāciju un atestācijas pavaddokumentiem - obligāti, ja darba devējs veic darbinieku atestāciju.
- Nepieciešams maiņu grafiks, ja ir maiņu darbs.
- Noteikumi par komercnoslēpumu - obligāti, ja darba līgumā ir noteikts, ka darbiniekam ir pienākums glabāt komercnoslēpumu.
- nepilngadīgo darbinieku, strādājošo invalīdu, grūtnieču, sieviešu ar bērniem līdz trīs gadu vecumam, vientuļo māšu saraksti; personas, kuras aprūpē bērnus invalīdus un invalīdus kopš bērnības, darbinieki, kas nodarbināti darbos ar kaitīgiem un (vai) bīstamiem darba apstākļiem - ja personāla sastāvā ir nepilngadīgi darbinieki, invalīdi, grūtnieces, sievietes ar bērniem līdz trīs gadu vecumam, vientuļās mātes, personas, kas kopš bērnības aprūpē bērnus ar invaliditāti un invalīdus, darbinieki, kas nodarbināti darbos ar kaitīgiem un (vai) bīstamiem darba apstākļiem
________________________________________

4. Mēs noskaidrojam direktoru
Pārbaudiet, vai direktors (ģenerāldirektors) ir pareizi reģistrēts. Ja nē, tad vispirms noformējam direktoru. Viņš ir pirmais strādnieks! No dokumentiem vajadzētu būt skaidram, no kura datuma direktors strādā. Pakāpeniska pieteikšanās kārtība direktora amatam ir "Personāla darbinieka paketē", tur ir arī nepieciešamie dokumentu paraugi. Tāpat Paketē atradīsiet semināru "Darba attiecību kārtošana ar algotu direktoru" un daudz konsultāciju par tēmu attiecīgajā konsultāciju sadaļā.
________________________________________

5. Sastādām personāla tabulu, Iekšējie darba noteikumi, citi vietējie noteikumi (skatīt tabulu no 3. punkta).
Noteikti uzņēmumam vēl nav personāla tabulas un iekšējo darba noteikumu un citu vietējo noteikumu. Mēs tos veidojam. Visi šie dokumenti ir saskaņoti ar direktoru. Ņemam vērā direktores komentārus un vēlmes, pārbaudām, vai tās nav pretrunā ar likumu. Direktors apstiprina nosaukto dokumentu gatavās versijas.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka personāla tabulai ir vienota forma, nevis patvaļīga. Šo personāla atlases veidlapu varat lejupielādēt šeit -. Ja rodas grūtības ar personāla komplektēšanu, tad “Personāla komplektā” apskatiet štatu tabulas aizpildīšanas paraugus, soli pa solim štatu tabulas izstrādes un apstiprināšanas procedūru, tematisko semināru un atbilstošo sadaļu. konsultācijas par personāla tabulu. Tāpat Iepakojumā var atrast dažādu vietējo normatīvo aktu paraugus, soli pa solim to pieņemšanas kārtību, konsultācijas, sastādīšanas padomus u.c.
________________________________________

6. Izstrādājam standarta veidlapu darba līgumam, kas tiks slēgts ar darbiniekiem. Tajā iekļaujam visus uzņēmumam izdevīgos un nepieciešamos nosacījumus. “Personāla komplektā” ir labas darba līguma veidnes un grāmata “Nodarbinātība: darba attiecību reģistrēšana par labu darba devējam”. Šeit šīs grāmatas 2. un 3. daļā ir noderīgi un pieejami pastāstīt, kā noformēt likumīgu, bet tajā pašā laikā izdevīgu darba līgumu.
________________________________________

7. Sagatavojam citus dokumentus, kas mums būs nepieciešami personāla darba veikšanai turpmāk: grāmatvedības grāmatiņas, reģistrācijas žurnāli, darba laika uzskaites tabulas, pasūtījuma veidlapas, atbildības līgums u.c. Sadaļā “Personāla darbinieka pakete” sadaļā “Dokumentu paraugi” varat paņemt šo dokumentu veidlapas, nepieciešamības gadījumā izdrukāt, iepazīties ar to aizpildīšanas paraugi, dizaina padomi un grāmatas, semināri par tēmu. Ja jums nav pakotnes, dažus dokumentus var lejupielādēt šeit - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
________________________________________

8. Izlemjam ar vadību jautājumu, kurš kārtos darba grāmatiņas. Tā kā strādnieki vēl nav pieņemti darbā, direktoram vispirms būs jākārto darba grāmatiņas. Izdodam rīkojumu par direktora atbildības uzņemšanos par darba grāmatiņu uzturēšanu, uzglabāšanu, uzskaiti un izsniegšanu. Veidlapu un pasūtījuma paraugu var paņemt sadaļā "Personāla darbinieka pakete" sadaļā "Dokumentu paraugi". Pēc tam direktors šīs pilnvaras var nodot pieņemtajam personāla darbiniekam, arī ar rīkojumu.
________________________________________

9. Kārtojam darbinieku darbu.Šajā posmā jūs noformēsiet daudz dokumentu: darba līgumus, darba rīkojumus, personas kartes, darba grāmatiņas, darba grāmatiņu aprites uzskaites grāmatiņu utt.
________________________________________

Tad darbinieki sāks strādāt un personāla darbiniekam sāksies ikdienas darba posms, būs jākārto darba laika uzskaite, jāsastāda atvaļinājumu grafiks, jākārto atvaļinājumi, jāpiemēro atvieglojumi un sodi, komandējumi, kombinācijas, atlaišanas. un daudz vairāk ...

Izlasi arī

• vīrieši padevībā

  "Lielākā daļa manu darbinieku ir vīrieši. Ar mani viņi uzvedas savādāk. Vieni flirtē, citi komunicē tīri lietišķi. Es esmu direktors, un man viņi ir jāvada. Reizēm apmaldos, nezinot, ko un kā darīt. uzvesties, bet nekādā gadījumā nedrīkstu izrādīt savu nedrošību. Jeļena, Pleskava ""

Raksti šajā sadaļā

• Kā organizēt mikrouzņēmumu kandidātu pārbaudi bez ārpakalpojumu izmantošanas?

  Mikrobiznesa efektivitāte ir tieši saistīta ar darbinieku augsto darba motivāciju. Tāpēc ir tik svarīgi pareizi atlasīt un pārbaudīt kandidātus. Mēs jums pastāstīsim, kā šo problēmu atrisināt patstāvīgi, neizmantojot personāla speciālistu ārpakalpojumus.

• Kas jums jāzina par pusaudžu pieņemšanu darbā?

  Mūsdienu jaunieši nereti sāk strādāt jau skolas vecumā, vēloties kļūt patstāvīgi. Viņi iziet praksi, apmācību un pēc tam iegūst darbu. Kas ir svarīgi zināt karjeras sākumā un kādi riski jāņem vērā darba devējiem?
  Pusaudžu pieņemšana darbā ir saistīta ar daudzām grūtībām. Darba likumā ir noteiktas skaidras prasības, kas darba devējam jāievēro, taču tās bieži tiek ignorētas.

• Pareizi jāpierāda darbinieka izskats darbā reibuma stāvoklī

  Nāc uz darbu reibuma stāvoklī ir šķietami pašsaprotama situācija, kas neprasa papildu pierādījumus. Par laimi, šādi stāsti ir reti, bet, iespējams, tāpēc ne visi personāla speciālisti precīzi zina, kā pareizi rīkoties. Piemēram, vai ir iespējams izmantot alkometru un ļaut darbiniekam ienākt uzņēmumā?

• Ieturējumi par izpildu rakstu

  Saņemot darbiniekam izpildu rakstu, jāatceras, kādus ienākumu veidus nevar iekasēt, jāņem vērā maksimālais iespējamais ieturējuma procents no izpildu raksta un vairāku izpildu rakstu atmaksas secība. …

• Ģeolokācija – lai aizsargātu darba devēju intereses?

  Kā efektīvi uzraudzīt reģionālos darbiniekus? Jautājums nav dīkstāvē: viņi neatrodas pastāvīgā uzraudzībā, bet viņi ir atbildīgi par svarīgu biznesa daļu. Tas ietekmē darba attiecības. Ir nepieciešams uzticēties cilvēkam un vienmēr zināt, kā viņš strādā. Diemžēl rīcības brīvība bieži noved pie bezatbildības un konfliktiem ar tiesām.

• Faksimils par darba līgumiem un apvienošanas līgumiem

  Faksimils ir klišeja, precīza manuskripta, dokumenta, paraksta reprodukcija ar fotografēšanas un drukāšanas palīdzību. Izdomāsim, vai darba līgumos un līgumos par papildu darbu drīkst lietot faksimilu, nevis ar roku rakstītu parakstu.

• sociālā nodokļa atlaide

  Sociālā nodokļa atlaidi par ārstēšanos un apmācībām darbiniekam var piešķirt ar noteiktiem nosacījumiem. Apsveriet sociālā nodokļa atlaides nodrošināšanas iespējas.

• Profesionālie standarti dažos gadījumos kļūs obligāti

  Saistībā ar Darba kodeksa grozījumu (2015. gada 2. maija federālais likums Nr. 122-FZ (turpmāk tekstā – Likums Nr. 122-FZ)) spēkā stāšanos 2016. gada 1. jūlijā Krievijas Darba ministrija ir sagatavojis atbildes uz standarta jautājumiem par pieteikumu ...

• Individuālā uzņēmēja, darbinieka, dibinātāja nāve

  Vai nodokļus var mantot? Kurš izdarīs ierakstu darba grāmatiņās mirušā individuālā uzņēmēja darbiniekiem? Vai maksājumi, kas uzkrāti pēc darbinieka nāves, ir apliekami ar iemaksām un ienākuma nodokli? Kāda ir kārtība SIA direktora vai tā dibinātāja nāves gadījumā? Atbildes lasiet rakstā.

• Darba devēja bankrots algu parādu dēļ

  Darbiniekiem ir tiesības griezties tiesā ar pieteikumu par darba devēja bankrotu darba samaksas neizmaksāšanas gadījumos. Mēs izdomājam, kad darba devējs var bankrotēt algu parādu dēļ un kas darbiniekiem jādara, lai uzsāktu bankrota procedūru.

• Uzņēmuma vietējie noteikumi – kā izvairīties no atbildības pārbaužu laikā

  Dažu vietējo noteikumu neesamību darba inspekcijas inspektori var uzskatīt par darba likumu pārkāpumu. Rakstā mēs jums pateiksim, kā izvairīties no šādām sekām.

• Pozīciju aizstāšana un iekšējā kombinācija

  Jēdziens "aktiermāksla". vai "rīkojas" saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, nav noteiktas. Tāpēc, lai izvairītos no strīdiem ar darbiniekiem, darba devējam ir jāzina, kā pareizi aizpildīt amatus un kāda ir to apmaksas kārtība.

• Uzņēmuma vietējie noteikumi

  Gada beigas ir laiks pēc ceturkšņa atskaišu iesniegšanas bez steigas sākt gatavoties nākamajam gadam: pārdomāt štatu tabulu, sagatavot atvaļinājumu grafiku nākamajam gadam. Tāpat, ja nepieciešams, groziet citus vietējos noteikumus.

• Vakances darbinieku samazināšanai

  Likumdevējs noteica darba devēja pienākumu štata samazināšanas gadījumā piedāvāt darbiniekam vakances. Šim amatam ir jābūt brīvam, jāatbilst darbinieka kvalifikācijai, un tas var būt arī zemāk atalgots vai zemāks. Turklāt vakancei jāatrodas tajā pašā vietā. …

• Mēs veicam izmaiņas darbinieka personas datos

  Darbinieku personas (personas) dati galvenokārt ir ietverti personāla un grāmatvedības dokumentos. Veicot izmaiņas tajos, ir svarīgi ievērot darbību secību.

• Kad un kā veikt HR auditu

  Personāla uzskaite ir jāveic stingri saskaņā ar likuma burtu, jo šos dokumentus izmanto ne tikai personāla daļa, bet arī algu uzskaite. Tos var pārbaudīt darba inspekcija un nodokļi, darbiniekiem var būt nepieciešami izraksti un izziņas.

• Personāla audits. Kādi dokumenti ir jābūt jūsu uzņēmumam?

  Personāla lietvedības audits ir viena no svarīgākajām visas organizācijas personāla vadības sistēmas un cilvēkresursu efektivitātes novērtēšanas procedūras sastāvdaļām vai neatkarīga procedūra uzņēmuma fiskālo un reputācijas risku samazināšanas pasākumu ietvaros, t.sk. risinot darba strīdus tiesā.

• HR administrēšanas organizēšana no nulles

  Nepieciešamība izveidot personāla lietvedību nav tik eksotisks, ne viegls uzdevums iesācējiem personāla darbiniekiem, privātuzņēmējiem un grāmatvežiem, kuru pienākumos ietilpa personāla vadība. Tomēr visu procesu var raksturot kā vienkāršu, soli pa solim sniegtu rīcības ceļvedi.

• Darbs grūtniecības un dzemdību atvaļinājuma laikā: mēs analizējam iespējamās situācijas

  Bieži vien jaunā māmiņa, atrodoties bērna kopšanas atvaļinājumā, strādā nepilnu slodzi vai mājās.
  Daļai māmiņu izdodas strādāt, pamatojoties uz noteiktā kārtībā izsniegtu darba nespējas lapu grūtniecības un dzemdību atvaļinājuma laikā, kas likumā tieši nav paredzēts. Praksē šādas situācijas dokumentēšana personāla amatpersonām rada daudz jautājumu.

• Kā ārštata nepilnas slodzes darbinieku padarīt par galveno strādnieku

  Nepilna laika darbinieka pāreju uz galveno amatu tajā pašā uzņēmumā var formalizēt, atlaižot vai noslēdzot papildu vienošanos par darba līgumu. Darba grāmatiņas aizpildīšana ir atkarīga no tā, kad un kas ir izdarījis ierakstus par nepilna laika strādnieka pieņemšanu darbā un viņa atlaišanu.

• Dokumenti, kas jāiesniedz darbiniekam

  Pamatojoties uz V. Vereščakas rediģētās uzziņu grāmatas "Alga un citi maksājumi darbiniekiem" materiāliem Pirms darba līguma noslēgšanas ar darbinieku viņam jāiesniedz virkne dokumentu. Tie ir uzskaitīti Darba likumu 65. pantā ...

• Noteikumi par darba samaksu

  Šī noteikuma galvenais mērķis ir noteikt visu kategoriju uzņēmuma darbinieku darba samaksas kārtību.

• Darbinieka amata nosaukuma maiņa

  Ja darba devējs nolemj mainīt amata nosaukumu, viņam par to jāpaziņo tajā strādājošajam darbiniekam. Turpmākā darba līguma pušu rīcība ir atkarīga no darbinieka piekrišanas mainīt amata nosaukumu.

• Beztarifu atalgojuma sistēmas piemērošana. Algu uzskaites iezīmes

  Šī sistēma paredz uzņēmuma (vai tā nodaļas) kopējās algas sadali starp attiecīgajiem darbiniekiem. Tajā pašā laikā kopējais fonds ir atkarīgs no uzņēmuma (nodaļas) rezultātiem noteiktā laika periodā (piemēram, mēnesī). Būtībā konkrēta darbinieka alga ir viņa daļa visas komandas algu sarakstā. Darba samaksa tiek sadalīta starp darbiniekiem, pamatojoties uz noteiktiem koeficientiem (piemēram, līdzdalība darbā). Un to var būt vairāki.

• Darba samaksas aprēķins ar gabaldarba algu sistēmu
• Aicinām darbā šoferi

  Slēdzot darba līgumu ar vadītāju, ir jāņem vērā vairākas nianses, kas saistītas ar šo amatu. Dažiem no tiem jābūt uzrakstītiem darba līgumā, citiem pietiek ar atsauci.

• Izmaiņas un labojumi darba grāmatiņā

  Raksts publicēts žurnāla "Aktuālā grāmatvedība" un HRMaximum sadarbības ietvaros. Darbinieka darba grāmatiņa ir galvenais dokuments, kas apliecina darba stāžu un dod garantijas pensijas saņemšanai. Tāpēc ir nepieciešams pareizi noformēt darba grāmatas, ...

• Dokumentu uzglabāšana. Grāmatvedības primāro dokumentu glabāšanas, iznīcināšanas un iznīcināšanas noteikumi

  Grāmatvedības un nodokļu uzskaites dokumentu, personāla dokumentu glabāšanas kārtība un termiņi

• Pasūtījumi: forma, numerācija, labojumi

  Autore materiālā pievēršas rīkojumu izdošanas niansēm, izmaiņu veikšanai tajos u.c. Tā kā dažas kļūdas var novest pie rīkojuma juridiskā spēka zaudēšanas, tās nevar uzskatīt par sīkumiem.

• Kādā secībā bijušajiem organizācijas darbiniekiem tiek izsniegtas dokumentu kopijas?

  Saskaņā ar Darba grāmatu uzturēšanas un uzglabāšanas noteikumiem, kas apstiprināti. Ar Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. 4. dekrētu N 225 (ar grozījumiem, kas izdarīti 19.05.2008., turpmāk tekstā – Noteikumi) darba grāmatiņu darbiniekam izsniedz tikai pēc atlaišanas, bet ir reizes, kad darbinieks...

• Kas ir darbinieku sarakstā... Personāla direktors, Personāldaļas vadītājs, Personāldaļas vadītājs?

  Kā definēt personāla direktora funkcijas un pilnvaras un nodalīt viņa pienākumus no citu personāla darbinieku pienākumiem, autore stāsta materiālā, kas sagatavots, pamatojoties uz personāla amatpersonu jautājumiem.

• Darba grafiku aprēķins (programma, kuras pamatā ir Microsoft Excel)
• Kā skavot dokumentus

  Rakstā ir aprakstītas visas dokumentu mirgošanas noteikumu nianses. Lasītāji iepazīsies ar to, kā pareizi numurēt, sastādīt inventarizāciju, nodot personāla dokumentus arhīvā

• Kā reģistrēt darbinieka prombūtni, ja viņš pilda valsts pienākumus?

  Iedomājieties situāciju: organizācijas darbinieks ir šaura profila speciālists un ir iesaistīts kā eksperts izmeklēšanas procesā. Vai arī: par militāro dienestu atbildīgo personu, kas atrodas rezervē, iesauc militārajās mācībās. Vai varbūt kādam no jūsu padotajiem ir jāpiedalās tiesā kā zvērinātajam. Par ko visi šie gadījumi runā? Īpaši jānoformē fakts, ka darbinieks ir jāatbrīvo no darba uz valsts pienākumu pildīšanas laiku un prombūtni.

• Darba devēju-fizisku personu darbinieku darba regulējuma iezīmes

  Vairākas funkcijas ir piemērotas darba devējiem - privātpersonām. Principā visi darba devēji – privātpersonas tiek iedalīti divās grupās: individuālie uzņēmēji un privātpersonas, kas nav individuālie uzņēmēji. Pirmie izmanto strādniekus, lai veiktu uzņēmējdarbības aktivitātes ...

• Kādiem personāla dokumentiem jābūt uzņēmumā

  Atbildīgajam ir jāzina, kuri dokumenti uzņēmumam ir obligāti, kuri par tādiem kļūst tikai noteiktos apstākļos un kurus var izlaist, jo tiem ir ieteikuma raksturs. Tas ļaus jums labi sagatavoties tikšanās ar...

• Darbinieka tiesības, pārdodot parādnieku uzņēmumu

  Federālais likums "Par maksātnespēju (bankrotu)" nesatur normas, kas nodrošinātu darbinieku darba tiesību aizsardzību parādnieka uzņēmuma pārdošanas gadījumā. Šajā gadījumā radušos darba attiecību specifika prasa īpašu analīzi.

• Nodarbinātības apstiprinājums

  Aprēķinot darba stāžu, darba periodus vai citas tajā iekļautās darbības, kas notikušas pirms pilsoņa reģistrācijas par apdrošināto personu saskaņā ar 1996. gada 1. aprīļa federālo likumu “Par individuālo (personalizēto) grāmatvedību ...

• Pagaidu pārcelšana uz citu darbu

  Žurnāla "Budžeta iestādes personāla daļa" 2009.gada N 8 rakstījām par darbinieka pastāvīgu pārcelšanu uz citu darbu pie tā paša darba devēja, kurā nav plānots atgriezties iepriekšējā amatā. Turklāt likums paredz pagaidu pārcelšanas iespēju. Kāda ir tā atšķirība no pastāvīgās, kādos gadījumos un kādā secībā tas tiek ražots, mēs pastāstīsim šajā rakstā.

• Kā sagatavoties darba inspekcijas ierašanās brīdim?

  Valsts darba inspekcijas organizācijas pārbaude bieži vien pārsteidz vadību. Īpaši ņemot vērā to, ka saskaņā ar likumu darba inspektoram ir tiesības apmeklēt organizāciju jebkurā diennakts laikā un bez brīdinājuma. Atbilstoši audita rezultātiem pie atbildības var saukt ne tikai organizācijas vadītāju vai viņa vietnieku, bet arī personāla dienesta vadītāju, kā arī galveno grāmatvedi.

• Paziņojums darbiniekam: kā un kādos gadījumos nosūtīt

  Bieži vien personāla amatpersonu darbā tiek izmantots tāds dokuments kā paziņojums. Ar šī papīra palīdzību darba devējs informē darbiniekus par juridiski nozīmīgiem punktiem. Piemēram, par štatu samazināšanu. Nav vienota paziņojuma veida. Katram gadījumam tiek izstrādāta cita versija. Pastāstīsim, kā noformēt paziņojumu par uzņēmuma reorganizāciju un filiāles likvidāciju. Kā informēt darbiniekus par izmaiņām darba līguma noteikumos. Kā paziņot darbiniekam par nepieciešamību ierasties pēc darba grāmatiņas.

• Darba inspekcijas apmeklējums

  Jebkuram darba devējam jābūt gatavam tam, ka agri vai vēlu darba inspekcija viņu apciemos. Diemžēl pašreizējā situācijā, ko raksturo masveida darbinieku samazināšana, negaidīta vizīte var notikt jebkurā brīdī. Parunāsim par to, kāda iemesla dēļ inspektors var ierasties, kādas ir viņa pilnvaras un kāda ir darba devēja rīcība, veicot kontroles pasākumus.

• Ārštata darbinieks: "Bīstami" brīži darba devējam un darbiniekam

  PSRS laikos "ārštata darbinieki" apzīmēja pilsoņus, kuri strādāja organizācijā un nebija personāla sastāvā. Attīstoties Krievijas Federācijas tiesību aktiem, ir mainījies "ārštata darbinieka" jēdziens un statuss. Dažu organizāciju vadītāju domāšana palika PSRS "ārštata darbinieku" darba tiesiskā regulējuma līmenī. Darba devējs ne vienmēr domā par šādu attiecību sekām.

  Vai no viltīgās "balsošanas" iespējams tikt vaļā ar likumīgiem līdzekļiem? Var. Galvenais ir to atpazīt.

• Ko darīt ar dokumentiem organizācijas likvidācijas laikā

  Jautājumi par akciju sabiedrību dokumentu drošības nodrošināšanu to likvidācijas laikā ir atspoguļoti Federālās vērtspapīru tirgus komisijas lēmumā. Citējam mums svarīgākos fragmentus.

• Biroja darbs personāla daļā

  Krievijas Tieslietu akadēmijas Darba tiesību katedras profesores Andrejevas Valentīnas Ivanovnas atbildes uz jautājumiem par personāla dienesta darbības dokumentāciju un atvaļinājumu grafiku organizācijā.

• Izplatīti maldīgi priekšstati

  Izplatītākie maldīgie priekšstati par darba attiecībām

Visu personāla darbību dokumentēšana organizācijā prasa noteiktas zināšanas un prasmes.

Biroja darbu uzņēmumā regulē patstāvīgi izstrādāta un direktora apstiprināta instrukcija. Tas ir iekšējais normatīvais akts un ir obligāts visiem saimnieciskās vienības darbiniekiem. To izstrādā un uzrauga Cilvēkresursu departaments.

Tiesību akti paredz sagatavot daudzus dokumentus, kas fiksē visus darbinieka darba attiecību aspektus ar darba devēju.

Pieredzējušiem un iesācējiem personāla virsniekiem jāuzlabo savas prasmes. Lai viņiem palīdzētu, ir izveidotas interneta vietnes, kurās tiek prezentēti personāla lietvedības teorētiskie kursi.

Personāla dokumenti atspoguļo darbinieku darbību, apliecina darbinieku darba stāžu, kam ir galvenā loma pensiju aprēķināšanā. Par uzņēmuma dokumentālo fondu ir atbildīga vadība.

Galvenās kontroles detaļas uz papīra

Kompetentai personāla uzskaites organizācijai ir nepieciešamas zināšanas par normatīvo regulējumu, izsekošanu tā izmaiņām un orientāciju izmantoto dokumentu formās.

Kādam nolūkam ir

Personāla uzskaites kārtošanas kārtību reglamentē likums. Lielos uzņēmumos ar lielu darbinieku skaitu parasti tiek veidots personāla dienests. Tās darbinieki noformē attiecīgos dokumentus saskaņā ar Krievijas Federācijas normatīvā regulējuma prasībām.

Darbiem var būt vienota forma vai tie var būt izstrādāti uzņēmumā un apstiprināti vietējos aktos.

Personāla lietvedība ir darbība, kuras mērķis ir ar personāla uzskaiti, darba laiku, algu aprēķiniem saistītu dokumentu izstrādi un uzturēšanu.

Personāla jautājumi ietver šādus jautājumus:

• nodarbinātības reģistrācija;
• iekšējā strādnieku kustība;
• atlaišana;
• vadītāju un darbinieku attiecību regulēšana;
• darba procesa organizēšana;
• citi.

Pareiza personāla uzskaites organizēšana palīdz atrisināt vairākas problēmas.

Tās galvenie mērķi ir parādīti tabulā:

Personāla darba virziens	Notiek uzdevumi
Grāmatvedība un kontrole	personāla atlase, uzskaite, atlaišana.
Plānošana un regulēšana	strādnieku atlase, pārcelšana, adaptācija.
Pārskatu sniegšana un analītiskais	darbinieku izpēte, viņu darba novērtēšana; analītiskais darbs; atskaites sagatavošana.
Koordinācija un informācija	personāla apmācība, izglītība, pārkvalifikācija; darbinieku pieņemšana oficiālos un personīgos jautājumos; darbinieku rakstisko apelāciju apstrāde; arhīvu un uzziņu darbības.
Organizatoriskā un metodiskā	darbinieku darba dokumentēšana; darbs ar nodaļu personālu; personāla plānošana un vadība.
Dokumentālā filma	personīgo lietu, darba grāmatu uzturēšana; pasūtījumu noformēšana, papīri personalizētai grāmatvedībai; slimības atvaļinājuma, pensijas lapu reģistrēšana utt.

Maskavā un citos lielos Krievijas Federācijas reģionos organizācijas ar atsevišķām nodaļām var veikt personāla uzskaiti tiešsaistē. Tam ir izstrādātas atbilstošas ​​programmas, kas ļauj apmainīties ar dokumentiem elektroniskā formā.

Tiesiskais regulējums

Personāla dokumentu pārvaldības tiesiskais regulējums ir ietverts Krievijas Federācijas Darba kodeksā.

Šo darbību regulē vairāki tiesību akti:

• Grāmatvedības un atalgojuma primāro dokumentu aizpildīšanas un piemērošanas instrukcijas (Goskomstat 05.01.04. lēmums Nr. 1);
• vienoti dokumenti un prasības to sagatavošanai (Gosstandart 03.03.03. lēmums Nr. 65-st);
• Standarta instrukcija par biroja darbu federālajām izpildinstitūcijām (Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas rīkojums Nr. 536, datēts ar 08.11.2005.);
• Arhīvu darba noteikumi (Federālo arhīvu kolēģijas 06.02.02. lēmums);
• Federālo izpildvaras iestāžu biroja darba noteikumi (Krievijas Federācijas valdības 15.06.2009. dekrēts Nr. 477);
• 2006.gada 27.jūlija Informācijas, tās aizsardzības un informācijas tehnoloģiju likums Nr.149-FZ;
• Krievijas pilsoņu iesniegumu izskatīšanas likums Nr.59-FZ, datēts ar 02.05.2006.;
• Krievijas Federācijas valsts valodas likums Nr.53-FZ, datēts ar 01.06.2005.
• Arhīvu likums Nr.125-FZ, datēts ar 2004.gada 22.oktobri;
• 2004.gada 29.jūlija likums par komercnoslēpumu Nr.98-FZ;
• 22.12.2003. rīkojums par darba grāmatiņām Nr.117n;
• Dekrēts par darba aizpildīšanas instrukciju pieņemšanu Nr. 69, datēts ar 10.10.2003.
• 2003.gada 16.aprīļa lēmums par darba grāmatiņām Nr.225;
• Krievijas Federācijas Bruņoto spēku Ģenerālštāba norādījumi.

Pieprasītie dokumenti

Krievijas Federācijas Darba kodekss uzliek par pienākumu organizācijām izveidot savu tiesisko regulējumu, kas ietver vairākus obligātus vietējos normatīvos dokumentus.

Tie ietver:

Harta	Galvenais dibināšanas dokuments. Tajā ir noteikta uzņēmuma juridiskā forma, dibinātāji, darbības joma, vadītāja pieņemšanas darbā un atlaišanas kārtība, viņa pilnvaras. Daudzi uzņēmuma iekšējie noteikumi tiek sastādīti, pamatojoties uz statūtu noteikumiem.
Darba noteikumi (turpmāk - Noteikumi)	Dokumenta klātbūtne ir paredzēta Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 189., 190. Tas nosaka darbinieku pieņemšanas darbā un atlaišanas kārtību, līguma pušu tiesības un pienākumus, darba un atpūtas režīmus, stimulu un sodu sistēmu un citus jautājumus par darba attiecībām uzņēmumā. Direktors apstiprina noteikumus. Ja organizācijā ir arodbiedrība, tās atzinumi par dokumenta pieņemšanu tiek ņemti vērā. Organizācijās, kurās darbinieki strādā neregulārā darba laikā, ir jābūt attiecīgo amatu un profesiju sarakstam. To izsniedz Noteikumu pielikuma veidā.
Norādījumi par personas datu aizsardzību	Saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 87. pantā ir noteiktas prasības, kas jāievēro, apstrādājot darbinieku personas informāciju, nodrošinot to aizsardzību, izmantošanu un uzglabāšanu. Personiskā informācija tiek uzskatīta par informāciju par vienu darbinieku, kas ir nepieciešama darba devējam darba attiecībās. Darbiniekiem ir jāzina dokumenti, kas nosaka viņu datu apstrādes kārtību.
Nolikums par darba aizsardzību	Tas atrodas personāla nodaļā. Katrs darbinieks tiek iepazīstināts ar dokumentu. Uzņēmumos, kuros strādā vairāk par 50 darbiniekiem, jābūt darba aizsardzības speciālista amatam.
maiņu grafiks	To izmanto uzņēmumos ar maiņu darba grafiku. Dokuments ir steidzams un ir derīgs noteiktu laiku pēc darba devēja ieskatiem.
Raksti par darba normēšanu	Tie atspoguļo nepieciešamās laika izmaksas viena darbinieka vai grupas produktu ražošanai (darba veikšanai) un darba standartu noteikšanai uz to pamata.

Noteikumi

Pēc vadītāja pieņemšanas tiek noteikts normālai organizācijas darbībai nepieciešamais amatu skaits. Ņemot vērā iegūtos skaitļus, ražošanas ciklu un citas uzņēmuma darbības pazīmes, tas tiek gatavots.

Dokumenta sastādīšanai parasti izmanto standartizētu veidlapu. Jūs varat lejupielādēt paraugu bez maksas no interneta. Darba devējam ir tiesības pielāgot grafiku pēc saviem ieskatiem.

Dokumentā amati ir uzskaitīti hierarhiskā secībā: sākot ar direktoru un beidzot ar palīgpersonālu. Katram no tiem norādīts vienību skaits pa valstīm, alga un piemaksas.

Nākamajā posmā tiek veidots darba grafiks. Tas atspoguļo darba grafikus visiem darbiniekiem. Ja ir maiņas, tiek izveidoti detalizēti maiņu grafiki. Dokumentā īsi aprakstītas prasības darbinieku izskatam, uzvedībai, ikdienas rutīnai utt.

Tālāk tiek izstrādāta darba līguma forma. Šajā gadījumā ir jāņem vērā galvenās Krievijas Federācijas Darba kodeksa normas un uzņēmuma iekšējie normatīvie dokumenti. Darba līgumu parasti sastāda organizācijas jurists vai ārējais darbuzņēmējs.

Dokumentā jāiekļauj šādi elementi:

• informācija par juridisko personu: nosaukums, adrese, tālruņa numurs, pilns vadītāja vārds un amats;
• darbinieka pases dati;
• darbinieka amats, līguma veidi (pastāvīgs vai uz noteiktu laiku) un darba vieta (galvenais vai papildu);
• galveno pienākumu sarakstu ar atsauci uz šī amata instrukcijām;
• informācija par atalgojumu, papildu maksājumiem, pabalstiem, atvaļinājumiem;
• darba grafiks, samaksa par apstrādi;
• līguma laušanas iemesli un citi nosacījumi;
• paraksti un pušu rekvizīti, uzņēmuma zīmogs.

Lai pārbaudītu un optimizētu personāla amatpersonu darbu, vadība var veikt iekšējo vai neatkarīgu auditu. Tas palīdz samazināt administratīvo sodu, strīdu un darbinieku sūdzību risku.

HR ierakstu pārvaldības organizēšanas posmi no nulles

Personāla uzskaites veidošanai ir ērti izmantot šādus soli pa solim sniegtos norādījumus:

Sagatavojot nepieciešamo	Lai organizētu personāla servisu, vispirms jāiegādājas mēbeles, biroja tehnika, kancelejas preces u.c.. Noteikti būs nepieciešama personāla programma, piemēram, "1C: ZUP" un atsauces tiesību sistēma. Pateicoties tam, nodaļas darbinieki sekos līdzi jaunākajām izmaiņām likumdošanā un būs pieejami nepieciešamie dokumenti. Darba un svarīgu dokumentu uzglabāšanai ir nepieciešams seifs.
Galvas reģistrācija	Direktors ir jebkura uzņēmuma izpilddirektors. Viņš paraksta dokumentus. Lai viņam piešķirtu visas pilnvaras, viņš tiek pieņemts darbā saskaņā ar darba līgumu. Tiek izdots atbilstošs rīkojums, ar kuru viņš pats ieceļ.
Par personāla darbu atbildīgās personas iecelšana	Mazā uzņēmumā šīs funkcijas var veikt vadītājs. Ja biroja darbu veic atsevišķs darbinieks, ar viņu tiek sastādīts darba līgums. Uz tā pamata tiek sagatavots pasūtījums. Ja pienākumi tiek uzticēti kādam no iepriekš pieņemtajiem darbiniekiem, tiek sastādīts papildu līgums un rīkojums.
Iekšējo aktu sastādīšana	Tos paraksta direktors un glabā speciālā mapē kopā ar pasūtījumiem. Vietējie dokumenti ietver iepriekš minētos dokumentus (sadaļa "Normatīvie akti").
Personāla pieņemšanas dokumentēšana	Katram darbiniekam jābūt mapei visu ar viņa datiem un darba aktivitātēm saistīto dokumentu (darba līgums, pieņemšanas rīkojums, personas karte) noformēšanai.
Darba grāmatu aizpildīšana	Šajos darbinieku dokumentos tiek ievadīti ieraksti par uzņemšanu, pārcelšanu, stimuliem utt. Darba devējam ir pienākums sākt jaunu grāmatiņu darbiniekam, kurš nekad iepriekš nav strādājis. Darbs un to reģistrācijas žurnāls atrodas kancelejas preču nodaļās. Šie papīri jāglabā seifā.

Šī instrukcija ir piemērota arī manekeniem, kuriem nav pieredzes šajā jautājumā.

Kā notiek grāmatvedība

Lai veiktu uzskaiti, jums ir pareizi jāorganizē dokumentu plūsma.

Lai to izdarītu, rīkojieties šādi:

• izstrādāt iekšējo normatīvo regulējumu;
• sagatavo katras valstsvienības personāla tabulu;
• veikt regulāru vienošanos;
• sagatavot darba līgumus;
• izstrādāt veidlapas personālam;
• izdot T-2 kartes;
• apstiprina darbinieku pieteikuma veidlapas;
• sagatavot iekšējos pasūtījumus.

Visas personāla darbības ir jāapstiprina. To saraksts ir fiksēts nolikumā.

Papildu punkti

Personāla uzskaite no nulles sākas ar personāla pieņemšanu. Svarīgi ir pareizi pieteikties darba pretendentiem, sagatavot nepieciešamo dokumentāciju.

Personāls un brīvdienas

Viens no obligātajiem standarta dokumentiem, kam jābūt uzņēmumā, ir personāla tabula (veidlapa T-3).

• struktūrvienību un amatu saraksts;
• štata vienību skaits katrā amatā;
• algas, piemaksas par amatiem;
• organizācijas algu saraksts.

Apakšnodaļas dokumentā norādītas to nozīmīguma secībā organizācijas darbā. To ietvaros arī darbinieku amati būtu jānorāda svarīguma secībā. Amatu nosaukumiem darba līgumos un darbinieku sarakstos ir jāsakrīt.

Personāla komplektēšana ir grafika forma, kurā ir ierakstīti pilni darbinieku vārdi atbilstoši viņu amatiem.

Atvaļinājumu grafiks (f. T-7) atspoguļo informāciju par ikgadējā atvaļinājuma piešķiršanas laiku visiem darbiniekiem. Sastādīts uz gadu. To apstiprina direktors, vienojoties ar arodbiedrības institūciju. Dokuments jāizsniedz vismaz 2 nedēļas pirms jaunā gada. Tajā ievadītie dati ir saistoši gan darbiniekiem, gan darba devējiem. Izņēmums ir saņēmēji.

Grafikā ir iekļauta šāda informācija:

• nodaļas nosaukums;
• Amata nosaukums;
• Darbinieka pilns vārds un personāla numurs;
• atvaļinājuma dienu skaits;
• atvaļinājuma izbraukšanas datumi saskaņā ar plānu un faktu;
• atvaļinājuma pārcelšanas pamatojums, paredzamais datums.

2 nedēļas pirms atvaļinājuma darbinieks par to tiek informēts. Tiek izdots rīkojums, ar kuru darbinieks tiek iepazīstināts pret parakstu. Novembrī var sagatavot rīkojumu visiem nodaļu vadītājiem, uzliekot par pienākumu līdz 1.decembrim iesniegt grāmatvedībā atvaļinājumu grafikus. Tas atvieglos kopējā grafika sagatavošanu.

Darbinieku reģistrācija

Pilnvērtīgs organizācijas darbs sākas ar darbinieku pieņemšanu darbā. Vakanču aizpildīšanai tiek pievienoti dokumenti.

Personālvadības darbinieka pienākumi, pieņemot darbā darbiniekus, ir šādi:

• pretendenta pieteikuma reģistrācija īpašā žurnālā;
• iesācēja iepazīstināšana ar spēkā esošajiem norādījumiem un vietējiem aktiem;
• darba līguma noformēšana un pušu parakstīšanas kontrole;
• līguma kopijas izsniegšana darbiniekam un atzīmes ievietošana uz organizācijas veidlapas;
• rīkojuma izpilde un reģistrēšana virsgrāmatā;
• personas kartes aizpildīšana, dokumentu iesniegšana lietā (izziņas, personīgo dokumentu kopijas, rīkojumi, līgumi);
• dokumentu nodošana maksātājam algu uzskaitei darbiniekam.

Veidojot personāla lietvedības sistēmu, sākotnēji būtu jāizlemj, kādi dokumenti ir noformējami un kādi ir nepieciešami konkrētai darbības jomai.

Nepieciešamie papīri ietver:

• pasūtījumi personālam (uzņemšanai, nodošanai utt.);
• personāla pasūtījumi (brīvdienām, prēmijām, komandējumiem utt.);
• T-2 kartes;
• darbaspēks;
• līgumi;

Citi nepieciešamie papīri ir šādi:

• personāla komplektēšana;
• pozīcija uz OT;
• ceļojumu žurnāls;
• iekšējās kārtības noteikumi;
• citi.

Amata apraksti un Darba koplīgums nav nepieciešami, taču šie dokumenti ir gandrīz katram darba devējam.

Pēc obligātās dokumentācijas saraksta izveidošanas jums vajadzētu izpētīt likumā noteiktos dokumentus. Uz to pamata ir jāizstrādā citi dokumenti. To saraksts ir atkarīgs no juridiskās personas darbības veida un darba apstākļu īpašībām. Piemēram, ja nepieciešams nodrošināt darbiniekus ar formas tērpiem un IAL, ir jāsagatavo rīkojums par to izsniegšanas kārtību un termiņiem, kuriem darbiniekiem tie ir nepieciešami.

Kompensācijai un pabalstiem par darbu īpašos apstākļos jābūt dokumentētiem: bīstamās nozarēs, neregulārajos, naktsdarbos utt. Tālāk viņi sastāda Personāla lietvedības noteikumus. Tas atspoguļo organizācijas darbam nepieciešamo dokumentu sarakstu, to noformēšanas un glabāšanas kārtību.

Likumdošana neuzliek par pienākumu izstrādāt šādu Nolikumu, tomēr tas ievērojami atvieglos personāla amatpersonu darbu. Vispirms tiek pieņemts darbā direktors darbā jaunā organizācijā, pēc tam viņš pieņem darbā pārējos darbiniekus.

Nepieciešamo amata vietu sastāvs un skaits atspoguļo personāla tabulu. Darba kārtības noteikumi atspoguļo visus darba grafikus, prasības darbiniekiem utt. Standarta darba līgums tiek izstrādāts, pamatojoties uz Krievijas Federācijas Darba kodeksa normām.

Pirms grāmatvedības žurnālu izmantošanas tie jāsagatavo: numurētas lapas, sašūtas, aizzīmogotas. Papīra gabals tiek pielīmēts uz pēdējās programmaparatūras lapas. Uz tā norāda lappušu skaitu, parakstās direktors vai atbildīgais izpildītājs un uzliek zīmogu. Žurnāla pirmajā lapā ierakstiet organizācijas nosaukumu un tās uzturēšanas sākuma datumu.

Viens no svarīgākajiem personāla uzskaites dokumentiem ir darba grāmatiņa. To uzturēšanai ar pasūtījumu tiek nozīmēta atbildīgā persona, kas tos aizpilda un ir atbildīga par to drošību.

Bieži uzdotie jautājumi

Personāla uzskaites organizēšanai ir daži smalkumi un nianses:

Atgūšanas rīkojums	Procedūra nav atspoguļota likumdošanā. Tas parasti sastāv no šādām darbībām: Pašreizējo noteikumu izpēte. Nepieciešamo dokumentu saraksta noteikšana. Organizācijas turpmākā darba plāna sastādīšana. Par dokumentiem atbildīgo personu identifikācija. Personāla komplektācijas veidošana. Darbinieku uzņemšanas, pārvietošanas, personāla maiņas, atlaišanas pareizības pārbaude. Darba režīma likumības noteikšana uzņēmumā.
Individuālo uzņēmēju iezīmes ar darbiniekiem	Uzņēmējs pieņem darbā personālu pēc standarta scenārija. Līgums tiek slēgts vairākos posmos: Nepieciešamo papīru iegūšana. Pieteikuma sastādīšana. Līguma sastādīšana un parakstīšana. Uzņemšanas rīkojuma noformēšana. T-2 kartes izveide. Ieraksta veikšana darbā. To pilsoņu nodarbinātībai, kuri runā angļu valodā, ir savas īpatnības.
Mazo uzņēmumu vadība	Šajās organizācijās personāla jautājumus var risināt pats vadītājs vai speciāla nodaļa. Darba devējs personāla uzskaiti var veikt ārpakalpojumā. Visas problēmas atrisinās trešās puses specializēta organizācija. Grūtības ar dokumentu apriti rodas, ja organizācija ir liela, tajā ir struktūrvienības un liels dokumentācijas apjoms. Šajā gadījumā atbildību par dokumentu nodošanu var uzlikt kurjeram. Tajā pašā laikā izpildītājorganizācijas pārstāvji nereti neapmeklē pasūtītāja biroju, t.i., darbs tiek veikts pilnībā attālināti.
Grāmatvedības vienkāršošana mikrouzņēmumos	Visi darba apstākļi tiek fiksēti līgumā ar darbinieku. 2019. gadā šo uzņēmumu vadītājiem un individuālajiem uzņēmējiem ir tiesības atteikties no vietējo normatīvo aktu izstrādes. 4 mēnešu laikā no mikrouzņēmuma statusa zaudēšanas dienas vadībai ir pienākums izsniegt "tradicionālo" personāla dokumentāciju.

Tātad personāla lietvedības organizēšana uzņēmumā ir sarežģīta procedūra. Tas prasa detalizētu normatīvā regulējuma izpēti un visu izmaiņu uzraudzību. Kompetenta personāla uzskaites veidošana veicina darba attiecību veidošanu likuma ietvaros. Lai apmācītu personāla virsnieku, darba devējs var izmantot specializētu uzņēmumu pakalpojumus.

Jebkura uzņēmuma personāls ir tā galvenā vērtība un galvenais resurss. Tāpēc kompetenta personāla uzskaites procesa organizēšana ir svarīga darba sastāvdaļa, kurai nepieciešama kompetence un dziļas zināšanas par spēkā esošajiem Krievijas Federācijas tiesību aktiem.

Pareizi atlasīti personāla nodaļas darbinieki garantēs kļūdu samazināšanu līdz nullei un visas komandas tiesību aizsardzību. Par personāla uzskaites iezīmēm un galvenajām darba devēju kļūdām - lasiet tālāk.

Personāla uzskaites jēdziens

Personāla uzskaite ir procesu un pasākumu kopums, kas saistīts ar darba devēja un darbinieka darba attiecību regulēšanu. Šis mehānisms noteikti ir pieejams jebkurā uzņēmumā neatkarīgi no tā personāla lieluma un organizatoriskās un juridiskās formas.

Vispārinātā veidā personāla uzskaite ietver šādas darbības:

• darbinieku personīgo lietu veidošana;
• aprēķini un un citi maksājumi;
• darba laika apkopošana un uzskaite;
• slimības atvaļinājuma, pieteikumu un izziņu reģistrācija prasīšanas vietā;
• periodisku pārskatu iesniegšana nodokļu iestādēm;
• projektu izstrāde un atbilstības uzraudzība;
• personāla pasūtījumu sagatavošana;
• attiecīgās dokumentācijas uzturēšana;
• darbs pie darbinieku un viņu novērtēšana;
• uzņēmuma darbinieku personas datu neizpaušanas noteikumu ievērošana.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksu katrai organizācijai ir jābūt šādai dokumentācijai:

• Personāla grafiks.
• Darbinieku personīgās kartes.
• Noslēgtie un papildus līgumi tiem.
• Atvaļinājumu grafiks.
• Noteikumi par darbinieku personas (personas) informācijas aizsardzības un apstrādes kārtību.
• Darbinieku rīkojumi un paziņojumi (par, nodrošinājums utt.).
• Darba noteikumi (organizācijas ietvaros).
• Visu darbinieku nodarbinātības uzskaite.

Personāla uzskaites organizēšana

Visizplatītākie personāla uzskaites veidi organizācijā ir:

Cilvēkresursu nodaļas izveide vai cilvēkresursu speciālista (personālvadītāja) pieņemšana darbā

Šīs personāla lietvedības metodes galvenā priekšrocība ir spēja organizēties atbilstoši tās principiem un prasībām, jo ​​darbinieks atrodas tieši uzņēmumā.

Atbildības par personāla uzskaites kārtošanu nodošana sekretāram vai grāmatvedim

Krīzes un taupības apstākļos nereti rodas situācija, ka viens darbinieks apvieno sekretāra, grāmatveža, personāla speciālista un pat jurista pienākumus. Šāds darbinieks, kā likums, specializējas vienā jomā un, attiecīgi, nav pilnībā kompetents pārējā.

Un tas ir pilns ar iespējamām kļūdām un uzņēmuma vadības atbildību, kas rada nevajadzīgas izmaksas - laika un materiālu.

HR funkciju nodošana ārpakalpojumu uzņēmumam

Organizatorisko darbu, personāla vadību, to apmācību un atlasi vada trešās puses ārpakalpojumu kompānija, kas ir speciālists savā jomā. Tirgū ir daudz profesionālu darbinieku un organizāciju, ar kurām līgums par atbilstošu personāla uzskaites pakalpojumu sniegšanu.

Katrai no iepriekš minētajām iespējām ir savi plusi un mīnusi. Kā tieši tiks veikta personāla uzskaite un kas ar to tieši nodarbosies, lemj organizācijas vadība, ņemot vērā personāla skaitu, tās mainību un iekšējo politiku.

Diriģēšanas iezīmes

Dažreiz darbiniekiem ir jāsaņem darba laika uzskaites lapas kopija. Saskaņā ar Darba kodeksu darba devējam ir pienākums šādu dokumentu izsniegt.Bet saskaņā ar likumiem par personas datu aizsardzību pilnu kopiju var izsniegt tikai ar visu tajā ierakstīto darbinieku piekrišanu. Tāpēc tiek izsniegts izraksts no darba laika uzskaites lapas, kurā ir tikai dati par pretendentu

Galvenās kļūdas, ko pieļauj darba devēji un personāla darbinieki

Personāla uzskaites procesā var tikt pieļautas kļūdas, kas novedīs pie pārbaudes iestādēm un pirms tām. Tipiskas HR kļūdas ir:

Kļūdas, strādājot ar personīgajiem failiem

Katra darbinieka personas lieta tiek veidota no viņa pieņemšanas darbā līdz viņa atlaišanai. Visizplatītākās personīgās kļūdas ir:

• personas lietā nav obligāto dokumentu;
• dokumentu kārtības pārkāpums;
• nav personas lietu (nav reģistrētas);
• saskaņošana netiek veikta savlaicīgi;
• aizpildīta personīgās personāla uzskaites lapas vietā;
• lietā ir iekļauti dokumenti, kas nav iekļaujami tās sastāvā;
• personāla darbinieki neievēro personas lietu nodošanas kārtību trešajām personām un organizācijām.

Pareiza personāla personīgo lietu veidošana ļauj nodrošināt labāku dokumentu drošību un operatīvu tiem piekļūt.

Kļūdas darba līguma izpildē

Darba devēja pieļautās kļūdas, kad tās nereti rada nopietnas sekas darba strīdu risināšanas procesā. Tipiskas kļūdas šajā gadījumā ir:

• darba līgums ir noslēgts vienā eksemplārā;
• darba līgums nav reģistrēts, nav reģistrācijas datuma;
• uz darba līgumiem nav parakstu;
• nav noteikta obligāta informācija un/vai nosacījumi;
• ar darbiniekiem nav noslēgti rakstveida darba līgumi;
  vienu darba līguma eksemplāru darbinieks personīgi nesaņem, vai
• nav kvīts atzīmes;
• līguma darbības laiks nav noteikts;
• nav norādīti darbā pieņemšanas nosacījumi, ja tādi ir;
• nav norādīts konkrēts darbinieka algas apmērs, nav konstatēti izmaksas termiņi un algas saņemšanas vieta, darbības veids un atvaļinājuma ilgums.

Kļūdas darba grāmatu uzturēšanā

Šeit lielākā daļa kļūdu ir saistītas ar darba grāmatiņas aizpildīšanas procedūru. Biežākās kļūdas:

• saņemot darba grāmatiņu no uzņēmuma darbinieka, netika izsniegta kvīts;
• rīkojumā nav noteikta atbildīgā persona par darba grāmatiņu uzturēšanu, uzskaiti, izsniegšanu un glabāšanu;
• informācijas sadaļa par darbinieku netiek papildināta, darbiniekam iegūstot augstāku izglītības līmeni;
• tiek pārkāpta ierakstu kārtas numerācija;
• nesatur visus darba ierakstus (ieskaitot tulkojumus);
• atteikums izsniegt darba grāmatiņas studentiem, apvienojot darbu un mācības;
• izsniedzot dublikātu, atzīme "dublikāts" netiek izdarīta;
• nepareizi veikti labojumi darba informācijas sadaļā;
• nepareizi uzturēta vai trūkst uzskaites grāmatiņas par darba grāmatiņu pārvietošanu un uz tām;
• izsniedzot ieliktni, informācijas sadaļa par darbinieku netiek aizpildīta;
• darbinieku informācijas sadaļā trūkst darbinieka paraksta;
• darba informācijas sadaļā nav norādīts pilns darba devēja nosaukums;
• atlaistajam darbiniekam pa pastu tiek nosūtīta darba grāmatiņa bez darbinieka rakstiska paziņojuma par šādu pieprasījumu.

Darba grāmata ir jebkura darbinieka galvenais dokuments, kas atspoguļo viņa darba pieredzi visā viņa profesionālās darbības laikā. Tādēļ ir nepieciešams līdz minimumam samazināt iespējamo kļūdu un pārkāpumu rašanos šī dokumenta sagatavošanā un uzturēšanā.

Katra no kļūdām var ārkārtīgi negatīvi ietekmēt organizācijas vadību un izraisīt nopietnas sekas. Tāpēc personāla uzskaites funkcijas ieteicams uzticēt kompetentiem un kompetentiem speciālistiem, kuri labi pārzina spēkā esošo likumdošanu un pārbaudes institūciju prasības, vai arī uzticēties profesionāliem ārpakalpojumu uzņēmumiem.

Personāllietu lietvedība no nulles, soli pa solim instrukcijas, kurām ir vispārīgs raksturs, ietver normatīvā regulējuma un standarta dokumentu komplekta sagatavošanu, kā arī direktora iecelšanu.

Katrs iesācējs uzņēmējs būs ieinteresēts personāla biroja darbā no nulles, soli pa solim instrukcijas, kuras mēs apsvērsim vēlāk.

Kad darbs jau ir izveidots, šādus jautājumus risina specializēta personāla nodaļa.

Sākotnējā posmā personāla izmaiņas nepilnu darba laiku veic viens no darbiniekiem - sekretārs vai galvenais grāmatvedis.

Mēs sapratīsim, kā tiek organizēts darbs šajā jomā un kur sākt jaunu personāla virsnieku.

Kurš ir atbildīgs par HR

Personāla lietvedības jautājums 2017. gadā ir aktuāls visiem uzņēmumiem, kuros ir darbinieki.

Pilnvaras darbiniekam tiek piešķirtas, izdodot rīkojumu.

Atkarībā no darbinieku skaita ir iespējamas divas iespējas:

1. Personāla vadību pārņem vadītājs. Lai to izdarītu, viņš izdod atbilstošu rīkojumu, kas nodrošina šīs saistības.
2. Tā kā uzņēmuma darbinieki tiek pieņemti darbā, darbu ar personālu var uzticēt kādam no viņiem. Tiek izdots arī rīkojums, kas apstiprina pilnvaras. Pienākumi ir ierakstīti arī amata aprakstā.

Soli pa solim norādījumi personāla uzskaitei nav juridiski definēti.

Tomēr, izstrādājot to, ir jāvadās pēc noteikumiem, tostarp GOST R 7.0.8-2013.

Lai gan nav noteikta vienota kārtība, ir paredzēts vispārīgs plāns, kas ļauj sistematizēt personāla uzskaiti un noteikt tās uzturēšanu.

Personāla uzskaitē jākoncentrējas arī uz darba likumdošanas normām.

Ir daudz biznesa instrukciju. Ir arī vietējās varas akceptēti dokumenti.

Darba sākšana — rīcības plāns

Lai kompetenti veiktu personāla uzskaiti, jums jāsāk ar pirmās personas - galvas - reģistrāciju.

Tas, kā šis darbs tiks veikts vēlāk, ir atkarīgs no darbinieku skaita un uzņēmuma specifikas.

Tātad, iesim - mēs uzskaitām galvenos personāla biroja darba posmus no nulles:

1. Informācijas bāzes sagatavošana - specializētie direktoriji, programmatūra, noteikumi.
2. Iepazīšanās ar uzņēmuma dibināšanas dokumentiem.
3. Papīru saraksta sastādīšana, kas būs personāla darbinieka rīcībā.
4. Līdera forma.
5. Vietējo noteikumu, tostarp personāla komplektēšanas un darba grafika, sagatavošana.
6. Darba līguma korporatīvā parauga sagatavošana.
7. Citu grāmatvedības dokumentu, tostarp pasūtījumu veidlapu, grāmatvedības grāmatu u.c., izstrāde.
8. Darbinieka reģistrācija, kurš būs atbildīgs par darba grāmatiņu uzturēšanu.
9. Darbinieku norīkošana savās vietās.

Mēs apkopojam: tiesību aktos nav noteikts stingrs instrukciju saraksts personāla lietvedības pārvaldīšanai no nulles.

Augšpusē ir aptuvens plāns, kas sākas ar informatīvās un dokumentālās bāzes sagatavošanu, direktora un citu darbinieku reģistrāciju.

Apskatīsim katru no šiem punktiem sīkāk.

Normatīvā regulējuma veidošana

Lai uzņēmums darbotos atbilstoši darba likumiem, ir jāiepazīstas ar visām prasībām.

• Valsts statistikas komitejas 2001.gada 4.janvāra dekrēts Nr.1;

Lai apkopotu informāciju, varat izmantot specializētus direktorijus.

No personāla darbinieka tiek sagaidīts, ka viņš ne tikai apgūs visus aktuālos pasūtījumus, bet arī būs informēts par visām darba likumdošanā veiktajām izmaiņām.

Tam būs nepieciešama regulāra atsauce uz noteikumiem.

Svarīgs: lai būtu informēts par izmaiņām darba likumdošanā, ir vērts iegūt pieeju kādai no informācijas bāzēm.

Vēl viens punkts ir piemērotas programmatūras meklēšana un ieviešana.

No 2017. gada 1C ir ļoti populārs. Tomēr ir daudzas programmas, kas jau ir apiejušas šo sistēmu to funkcionalitātes ziņā.

1C priekšrocība ir tāda, ka jebkurā pilsētā ir pietiekami daudz speciālistu, kas strādā ar šo programmatūru.

Otrais posms – izpētiet hartu

Turpinot soli pa solim sniegtās instrukcijas, mēs turpinām iepazīties ar dibināšanas dokumentiem.

Hartā, kas ir obligāta, ja tā satur šādu informāciju:

• direktora iecelšanas kārtību (ieskaitot darbības laiku ar viņu, algas apmēru);
• darbinieku reģistrācijas kārtību vadošos amatos;
• plānošana.

Personāla darbinieka darbība nedrīkst būt pretrunā ar dibināšanas dokumentos noteiktajām prasībām.

Viņam ir jāseko līdzi izmaiņām, kas veiktas hartā.

Kādiem dokumentiem jābūt personāla darbiniekam

Nākamajā posmā jums ir jāsagatavo veidlapas, kas atradīsies personāla nodaļā un tiks izmantotas darbinieku reģistrācijai.

Apskatīsim dažus nosaukumus.

1. Pasūtījumu veidlapas. Veidlapas jāizstrādā pieņemšanas, pārcelšanas citā amatā un atlaišanas gadījumā. Tie tiks glabāti 75 gadus, jo šie dati tiek izmantoti darba stāža noteikšanai. Otra pasūtījumu grupa ir personāls. Tas ietver rīkojumus par atvaļinājumiem, komandējumiem, prēmijām, naudas sodiem. Tiek gatavota arī Reģistrācijas grāmata, kurā tiks veiktas atzīmes par visiem izdotajiem rīkojumiem, un komandējumu žurnāls.
2. . Atzīmes tajos jāizdara trīs dienu laikā no jauna darbinieka pieņemšanas. Ir vērts atzīmēt, ka 2017. gadā to reģistrācija ir obligāta pat individuālajiem uzņēmējiem, kuri ir nokārtojuši. Kopā ar šīm veidlapām tiek uzsākta darba grāmatu un ieliktņu kustības uzskaites grāmatiņa.
3. Kartes T-2 formā. Tie satur galvenos darbinieku datus. Tie tiek vai nu glabāti atsevišķi, vai arī tiek glabāti kopā ar personīgo lietu.
4. Darba līguma forma. Tas tiks noslēgts ar katru jauno darbinieku neatkarīgi no tā, cik ilgi viņš ir nodarbināts. Piemērojams dažās situācijās.
5. Īpašs darba apstākļu novērtējums (SUT). Šie dokumenti tiek veidoti katrai darba vietai. Vairumā gadījumu nomainiet tos ik pēc 5 gadiem.
6. Personāla grafiks.
7. Vietējie darba noteikumi.
8. Dokumenti, uz kuru pamata tiek piešķirta darba alga.

Šīs veidlapas ir obligātas reģistrācijai personāla nodaļā.

Ja nepieciešams, var izdot papildu noteikumus un paraugus, piemēram,.

Svarīgs: likumā nav noteikts, taču var noderēt amatu apraksti un koplīgums.

Pēc tam, kad ir noteikts veidlapu saraksts, kas atradīsies personāla nodaļā, soli pa solim instrukcijas iesaka izveidot Personāla lietvedības rīkošanas nolikumu.

Standarta darba līguma izstrāde

Liela kļūda ir uzskatīt, ka ar īstermiņa darbiniekiem nav jāslēdz darba līgums.

Faktiski dokuments ir parakstīts ar visiem darbiniekiem.

Personāla biroja darbs no nulles ietver korporatīvā parauga sagatavošanu.

Veidlapā ir iekļauti šādi vienumi:

• pilna organizācija-darba devējs, juridiskā un faktiskā adrese;
• rekvizīti par darba devēja pārstāvi - pilns vārds un uzvārds;
• darbinieka dati - pilns vārds;
• amatu viņš ieņems;
• līguma laiks;
• darbības veids - pamatdarbs vai nepilna laika darbs;
• darba pienākumi (vai nu saraksts, vai saite uz soli pa solim amatu aprakstiem);
• izmērs (vēlams detalizēti norādīt visas detaļas tieši līgumā);
• darba laiks;
• SOUT rezultāti konkrētajai vietai;
• darba devēja un darbinieka dati;
• paraksti.

Darba devējs var pievienot dokumentam papildu vienumus.

Pirmās pozīcijas reģistrācija

Kurš būtu jāpieņem darbā pirmais? Nav grūti uzminēt, ka personāla biroja darbs no nulles nozīmē vispirms direktora iecelšanu.

Kā izpildīt šo uzdevumu?

Daudz kas ir atkarīgs no uzņēmuma organizatoriskās un juridiskās formas. Apskatīsim trīs tipiskas situācijas.

1. Organizācija ar dibinātājiem. Šajā gadījumā tieši viņi parakstīs rīkojumu par direktora iecelšanu amatā.
2. Individuāls uzņēmums (vai organizācija ar vienu dibinātāju). Tad individuālais uzņēmējs pats (vai dibinātājs) parakstīs līgumu gan sev, gan darbiniekam.
3. Direktoru ieceļ, pamatojoties uz vēlēšanu rezultātiem. Tad otrā darba līguma puse būs ievēlētās institūcijas priekšsēdētājs.

Svarīgs: neatkarīgi no tā, kurš ieceļ direktoru, obligātas paliek divas darbības - darba līguma parakstīšana un rīkojuma izdošana par uzņemšanu direktora amatā.

Personāla darbiniekam ir jāievēro rīkojumu izdošanas hronoloģiskā secība.

Direktora iecelšana būs pirmā, tajā jābūt datumam, kad viņš sāks pildīt savus pienākumus.

Nākotnē jums ir jānodrošina, lai visi pasūtījumi tiktu numurēti hronoloģiskā secībā. Šo brīdi pārbauda uzraudzības iestādes.

Darbinieku pārcelšana uz citiem darbiem

Saskaņā ar soli pa solim sniegtajām instrukcijām pēc direktora jums jāieceļ darbinieks, kas ir atbildīgs par darba grāmatu uzturēšanu.

Tie pieder pie stingras ziņošanas formām, tāpēc tiem nepieciešama rūpīga apstrāde.

Ja vadītājs vēl nevienu nav pieņēmis darbā un viņam ir patstāvīgi jāpārvalda personāla uzskaite no nulles, viņš var uzņemties šos pienākumus.

Par to tiek izdots atbilstošs rīkojums. Pēc tam darba grāmatiņu uzturēšanu var uzticēt nolīgtam darbiniekam. Tas tiek darīts arī pēc pasūtījuma.

Svarīgs: prasība izdot rīkojumu par darba grāmatiņu kārtošanu, izdodot rīkojumu, noteikta ar valdības rīkojumu.

Personāla biroja darbs no nulles ietver vēl vienu posmu - darbinieku pieņemšanu darbā.

Katram jaunajam darbiniekam tiek sagatavota veidlapu pakete, kas ietver:

• darba līgums;
• darba apraksts;
• iecelšanas kārtība;
• individuāla T-2 karte;
• un citus dokumentus.

Būs arī jāsastāda darba grāmata, jāieliek tajā vajadzīgās atzīmes.

Veidlapas kopā ar darba pieteikumu tiek pievienotas personas lietai.

Visi nepieciešamie papīri tiek pārsūtīti uz grāmatvedību turpmākai algu uzskaitei.

Apkoposim iepriekš minēto. Soli pa solim sniegtajām instrukcijām personāla ierakstu pārvaldības sākšanai ir tikai vispārīgs skats.

Tie ietver nolikuma atlasi, personāla dokumentu saraksta sastādīšanu, direktora un citu darbinieku noformējumu.

2017.gadā, tāpat kā līdz šim, obligāti jāslēdz darba līgums ar visiem darbiniekiem.

Lekcija 1 HR lietvedība iesācējiem, darba līgums

Personāla lietvedības organizēšana un uzturēšana ir personāla dienesta darbinieku tiešais pienākums. Situācijās, veidojot jaunu organizāciju, pārveidojot veco vai citas reorganizācijas iespējas, vadībai un personāla nodaļai ir jāzina galvenie darba punkti: darbinieku apmācība un meklēšana, personāla pieņemšana, pārcelšana un atlaišana, kā arī noteikumi par abiem. arhivēšana un dokumentu operatīvā uzglabāšana.

Kompetenta personāla lietvedības organizēšana kā uzņēmuma stabilitātes pamats

Jebkurā organizācijā neatkarīgi no īpašuma formas ir personāls. Tas atšķiras pēc izmēra un sastāva, veiktajām funkcijām un kvalifikācijas līmeņa. Personāla nodaļas uzdevums ir nodrošināt, lai visi ar uzņēmuma darbiniekiem saistītie jautājumi un problēmas tiktu atrisinātas pēc iespējas ātrāk un kompetenti.

Organizācijas stabilitāte ir tieši atkarīga no tās darbiniekiem. Personāla dienesta primārais uzdevums ir kompetenta un savlaicīga darbinieku atlase, personāla lietvedības veikšana likumā noteiktajā kārtībā un savlaicīga dokumentu nogādāšana arhīvā. Tas ir jebkura uzņēmuma stabilas darbības pamats.

Personāla apmācība darbam ar personālu

Instrukcija par personāla lietvedību skaidri norāda uz nepieciešamību pēc personāla speciālistu profesionālās apmācības. Taču praksē nereti rodas problēmas ar vajadzīgā profila darbinieku apmācību.

Augstākās un vidējās specializētās izglītības iestādes nebeidz speciālistus ar tik šauru kvalifikāciju kā "personāla lietvedība". Mācības parasti notiek jau uz vietas vai specializētos kursos. Tāpat ir iespēja apmācīt darbinieku tieši darba vietā, mentorējot.

Personāla lietvedības speciālistu apmācība ietver šādus veidus:

• pārkvalifikācija uz otrās augstākās izglītības pamata;
• radniecīga profila augstākās izglītības iegūšana, piemēram, "dokumentu pārvaldība", "jurisprudence", "personāla vadība", "informācijas aizsardzība";
• apmācība specializētos ilgtermiņa kursos (vismaz trīs mēneši), kam seko eksāmens;
• praktiskais darbs, kam seko regulāra profesionālā pilnveide.

Personāla dienestu darbu reglamentējošie normatīvie dokumenti

Personāla nodaļas darbība un vispārējā personāla lietvedības organizācija ir ļoti atkarīga no spēkā esošās likumdošanas un iekšējiem normatīvajiem dokumentiem. Šī funkcija ir saistīta ar niansēm darbā ar lielu skaitu personas dokumentu, kas bieži vien ir konfidenciāli.

Biroja darbu personāla dienestā regulē šādi akti:

• Satversme, Civillikums un Darba kodekss, kā arī daļēji Krimināllikums un Ģimene;
• likumdošanas akti par organizācijas profilu jautājumos, kas saistīti ar darbu ar personālu;
• vietējās nozīmes normatīvie akti;
• dažādi federālā līmeņa klasifikatori, noteikumi un instrukcijas;
• iekšējos normatīvos dokumentus, piemēram, personāla lietvedības instrukcijas;
• vadības rīkojumi un norādījumi.

Personāla dienesta darbiniekiem ir pienākums stingri ievērot normatīvo aktu un galvenokārt Darba kodeksa prasības.

Darbinieku meklēšana un dokumentēšana

Personālvadība sākas ar personāla meklēšanu un reģistrāciju. Vispirms ir jāizlemj par iespējām atrast jaunus darbiniekus. Starp tiem izceļas:

• aģentūras un nodarbinātības biroji;
• nodarbinātība;
• darba gadatirgi;
• izglītības iestādes;
• darba žurnāli un CV par dažādiem resursiem;
• citas organizācijas;
• paziņas un draugi.

Visām darbinieku meklēšanas iespējām ir savas priekšrocības un trūkumi, personāla daļas darbiniekam ir maksimāli jāizmanto visas iespējas vakances aizvērt.

Kad kandidāts ir atrasts, ar viņu notiek intervija. Vēlams, lai tā norise tiktu dokumentēta: ir vieglāk pieņemt apzinātu lēmumu par pieņemšanu darbā vai atteikumu. Pēdējā gadījumā personai piecu darbdienu laikā tiek rakstiski paziņots iemesls. Ja pretendents ir piemērots vakantajam amatam, viņš ir jāreģistrē. No tā sākas reģistrācija konkrētam darbiniekam.

• darba līguma slēgšana;
• uzņemšanas rīkojuma izsniegšana;
• jauns darbinieks vai viņa iestāde;
• personas kartes reģistrācija;
• ja tas tiek pieņemts organizācijā - personas lietas izveidošana;
• darbinieka iepazīšanās ar iekšējo normatīvo dokumentu un instrukciju parakstīšanu.

Personāla uzskaite (personīgās kartes, darbinieku saraksts)

Personāla uzskaites pārvaldība ietver obligātu grāmatvedības dokumentācijas, jo īpaši personāla un personīgo karšu, reģistrāciju. Šie dokumenti ir obligāti visu veidu īpašumtiesību organizācijām.

Personālam un darbinieku skaitam jābūt atjauninātam un jāatbilst organizācijas vajadzībām. Tajā ir visu amatu nosaukumi, likmju skaits, norādot vakances uz noteiktu periodu.

Personiskās kartes ir vienoti dokumenti, kas satur īsus datus par darbinieka darba aktivitātēm un personisko informāciju. Uz tiem attiecas stingra uzskaite un īpaši uzglabāšanas nosacījumi, vietās, kas novērš to sabojāšanu un zādzību.

Pasūtījumi par personālu, atšķirībām un dizaina iezīmēm

Vispārējais biroja darbs personāla darbā galvenokārt izpaužas vadības pavēlēs un rīkojumos. Šie dokumenti var attiekties gan uz atsevišķiem darbiniekiem, gan uz visu personālu kopumā. Tie atšķiras pēc dizaina un ieviešanas iezīmēm.

Lielākajai daļai rīkojumu un norādījumu par konkrētām darbībām ar darbinieku ir vienota forma. Tie ir obligāti jāsaskaņo ar visām ieinteresētajām pusēm un darbinieks jāiepazīstas pret kvīti. Personāla rīkojumu kopijas tiek glabātas personīgajā lietā, bet oriģināli atsevišķās mapēs.

Žurnāli par personāla lietvedību, reģistrācijas un uzglabāšanas noteikumi

Lai ņemtu vērā kustību personāla dienestā, tas ietver specializētu žurnālu uzturēšanu. Tie ir vairāku lappušu formāta tabulu dokumenti, visbiežāk vienoti. Parasti tie tiek iedarbināti vai nu lielās piezīmjdatoros, vai arī tiek iegādāti jau gatavi specializētos veikalos.

Personāla žurnālu veidi:

• ienākošās un izejošās dokumentācijas, tai skaitā vēstuļu, reģistrācija;
• pasūtījumu reģistrācija;
• darbinieku ierašanās un izbraukšanas komandējumos reģistrācija;
• pieteikumu, iesniegumu, paziņojumu, amatpersonu un piezīmju reģistrācija;
• darba burtnīcu, to ieliktņu veidlapu reģistrācija;
• dažādu kadru dokumentu kustību uzskaites grāmatas u.c.

Visiem žurnāliem jābūt iesietiem un aizzīmogotiem, un lapām jābūt numurētām. Tie jāglabā atsevišķi no visiem dokumentiem. Vēlams seifā vai speciālā skapī.

Personisko failu uzturēšanas un glabāšanas iespējas

Personas uzskaites glabāšana nav obligāta. Tomēr lielākā daļa organizāciju vienā vai otrā veidā apkopo darbinieku ierakstus. Protams, ērtāk to darīt vienā mapē.

Personas lieta ir dokumentētas personas informācijas kopums par darbinieku, kas savākts un veidots noteiktā secībā. Tas var ietvert dažādus dokumentus un kopijas:

• rīkojumu kopijas par darbinieku;
• paziņojumu kopijas;
• personu apliecinošu dokumentu kopijas, kas apliecina kvalifikāciju, izglītību, pabalstus un ģimenes stāvokli;
• anketa;
• raksturojums un atsauksmes;
• atsauces utt.

Personas faili ietver personas informāciju, un tie ir jāglabā atsevišķi no citiem dokumentiem. Piekļuve tiem atļauta tikai stingri ierobežotam amatpersonu lokam. Atlaižot darbiniekus, personas lietas tiek nodotas arhīva glabāšanai.

Darba grāmatu, kā arī ieliktņu reģistrācijas, uzglabāšanas un izsniegšanas noteikumi

Visām organizācijām ir jāsaglabā darbinieku darba grāmatiņas, izņemot darbiniekus, kas pieņemti darbā uz nepilnu slodzi. Sākotnējā uzņemšanā darba devējs patstāvīgi iegūst tukšas veidlapas un veic tajās pirmo ierakstu. Titullapā ievadiet attiecīgos datus par darbinieku. Pēc tam ir jāuzrauga to atbilstība un savlaicīgi jāveic izmaiņas.

Galvenās daļas izplatībā tiek veikta uzskaite par darbinieka darba un sabiedrisko darbību, viņa pastāvīgo uzņemšanu Visi ieraksti tiek numurēti vispārīgā kārtībā un tiek veikti uz pasūtījuma pamata. Atlaišanas protokolam ir pievienots organizācijas zīmoga nospiedums un vadītāja paraksts.

Ar rokām darināts, ar zilu lodīšu pildspalvu, skaidru un saprotamu rokrakstu. Rūpīgi uzraugiet ievadīto datu atbilstību un ticamību. Ja nepieciešams izlabot informāciju, tad tās rūpīgi jāizsvītro ar vienu rindiņu un jāievada aktuālā informācija. Šī darbība jāapstiprina ar galvas parakstu un zīmogu.

Glabājiet darba grāmatas atsevišķi no citiem dokumentiem, seifā. Tos aizliegts nodot darbiniekiem vai trešajām personām bez īpaša atbildīgo iestāžu rīkojuma.

Personāla dokumentu operatīvās un arhīva uzglabāšanas iezīmes

Personāla dokumentu glabāšanu nosaka to īpašā nozīme. Tie satur personisku informāciju un ir konfidenciāli. Šādi dati nav pakļauti neatļautai izpaušanai. Pretējā gadījumā personāla dienesta darbiniekiem un organizācijas vadītājam tiek uzlikts naudas sods.

Lai organizētu pareizu personāla dokumentu uzglabāšanu personāla dienestā, vēlams, lai būtu atsevišķa telpa. Tajā jābūt vienai ieejai un tai jābūt aprīkotai ar metāla durvīm ar signalizāciju.

Paši dokumenti jāglabā metāla skapjos vai seifos. Izvairieties no saules gaismas un putekļu iedarbības, kā arī no temperatūras svārstībām un pārmērīga mitruma. Šīs vienkāršās darbības palīdzēs saglabāt personas datus.