Darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymo taisyklės. Teisingas darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymas

Šiame straipsnyje rasite:

• Išsamus darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo aprašymas
• Laiko lapo pavyzdys

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas yra darbdavio pareiga, nustatyta Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnyje. Kiekvienam darbuotojui turi būti saugomas darbo laiko apskaitos žiniaraštis T 12, kuriame nurodomas faktiškai dirbtas laikas. Šiam naudojimui:

• laiko apskaitos žiniaraštis T 12;
• darbo laiko apskaitos žiniaraštis T13.

Galite naudoti suvienodintas formas, patvirtintas Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. dekretu Nr. 1, arba formas, sukurtas savarankiškai.

Kam skirta ataskaitos kortelė?

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis reikalingas norint:

• kasdien atsižvelgti į tai, kaip darbuotojai naudoja savo darbo laiką, ar laikosi nustatyto darbo grafiko;
• gauti duomenis apie dirbtas valandas;
• apskaičiuoti atlyginimą;
• rengti statistines darbo statistikos ataskaitas statistikos institucijoms.

Du būdai laikyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir darbo užmokesčio skaičiavimai gali būti tvarkomi vienu iš dviejų būdų:

1) nuolatinio lankomumo ir neatvykimo į darbą registravimo būdas. Jis naudojamas suminiam darbo laiko apskaitymui, kai kinta dirbtų valandų skaičius.

2) nukrypimų (neatvykimų, vėlavimo, viršvalandžių ir pan.) fiksavimo metodas. Šis metodas naudojamas, kai darbo dienos (pamainos) trukmė yra pastovi.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pavyzdžiai

Ataskaitos kortelė surašoma vienu egzemplioriumi. Mėnesio pabaigoje užpildytą ataskaitų kortelę turi pasirašyti struktūrinių padalinių vadovai ir personalo darbuotojas. Tada dokumentas siunčiamas į buhalteriją darbo užmokesčio apskaičiavimui.

Paprastai kiekvieno struktūrinio padalinio darbuotojams yra vedami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai. Savo darbe galite naudoti ir darbo laiko apskaitos žiniaraštį T 12, ir darbo laiko apskaitos žiniaraštį T 13. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis T 13 naudojamas automatizuotam duomenų apskaitos apdorojimui.

Kas saugo darbo laiko apskaitos žiniaraštį

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas dažniausiai pavedamas įgaliotam asmeniui. Jis vienu egzemplioriumi surašo ataskaitų kortelę, atiduoda struktūrinio padalinio vadovui, žmogiškųjų išteklių darbuotojui, pateikia buhalterijai. Pagal darbo laiko apskaitos žiniaraščio duomenis apskaičiuojamas ir mokamas darbuotojų darbo užmokestis.

Dažniausiai atsakomybė už darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymą, be pagrindinių funkcijų, priskiriama žmogiškųjų išteklių specialistui, buhalteriui ar struktūrinių padalinių vadovams.

Kokie pavadinimai naudojami pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį?

Pildydami darbo laiko apskaitos žiniaraštį galite naudoti tiek abėcėlinius, tiek skaitmeninius kodus, kurių sąrašas pateiktas vieningos formos Nr. T-12, patvirtintos Rusijos valstybinio statistikos komiteto 2004 m. sausio 5 d. nutarimu, tituliniame puslapyje. Nr. 1.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje dažniausiai naudojami šie pavadinimai:

Esu dieninis darbuotojas;

B – savaitgaliai ir nedarbo dienos;

N – darbas naktį;

PB – darbas savaitgaliais;

C – viršvalandinis darbas;

B – nedarbingumo atostogos (laikino nedarbingumo laikotarpis);

K – komandiruotė;

OT – kasmetinės bazinės mokamos atostogos;

OZ – atostogos be užmokesčio;

U – mokymosi atostogos.

Neatvykimo dėl priežasčių kodas ataskaitų kortelėje žymimas raidiniu kodu „NN“ (neatvykimas dėl neaiškių priežasčių) arba skaitmeniniu kodu „30“.

Bendrai priimtų simbolių, nurodančių bet kokį laikotarpį (pavyzdžiui, vaiko maitinimo pertraukos, numatytos remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 258 straipsnio 4 dalimi), gali nepakakti. Tokiu atveju organizacija turi teisę duoti nurodymą įvesti papildomą simbolį su abėcėliniu arba skaitmeniniu kodu (Vieningų pirminės apskaitos dokumentų formų naudojimo tvarka, patvirtinta Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto nutarimu 1999 m. kovo 24 d. Nr. 20).

Kaip laikyti darbo laiko apskaitos žiniaraščius be klaidų

Atrodytų, kad darbo laiko apskaitos žiniaraštį užpildyti nesunku, tačiau praktiškai pasitaiko šios klaidos:

• nurodoma tik darbuotojo pavardė ir inicialai, nenurodant pareigų;
• nedarbo šventė pažymima darbo diena;
• prieššventinę dieną darbo laikas sutrumpinamas 1 valanda, pavyzdžiui, vietoj 7 valandų 8.

Internetinėje apskaitos tarnyboje „Mano verslas“ galite nemokamai atsisiųsti ir be klaidų užpildyti vieningą T-12 formą, prieš tai užsiregistravę paslaugoje naudodami . Visos paslaugoje pateiktos formos yra reguliariai atnaujinamos ir atitinka visus teisinius reikalavimus.

Kaip vesti darbo laiko apskaitos žiniaraštį ne visą darbo dieną dirbančiam darbuotojui

Ne visą darbo dieną dirbančio darbuotojo faktiškai dirbtas laikas pažymimas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje. Jo trukmė (valandomis ir minutėmis) nurodoma formos Nr.T-12 apatinėje eilutėje (4 ir 6 stulpeliai) arba formos Nr.T-13 2 ir 4 eilutėse (4 stulpelis). Jei darbuotojas dirba ne visą darbo dieną, dirbtas laikas atsispindi kiekvienai pareigybei atskirai.

Kaip darbo laiko apskaitos žiniaraštyje pažymėti komandiruotę

Komandiruotiems darbuotojams saugomas darbo laiko apskaitos žiniaraštis Nr.T-12. Komandiruotės dienos žymimos raidiniu kodu „K“ arba skaičiumi „06“. Darbo laikas komandiruotėje nėra pažymimas.

Praktikoje tokio dokumento kaip darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo taisyklės daugeliui specialistų kelia daug klausimų. Dažnai kyla sunkumų rengiant šį dokumentą, ypač kai kalbama apie ne visą darbo dieną dirbančius, nepilnamečius darbuotojus ir pan.

Kiekviena įmonė privalo vesti darbo valandų apskaitą. Šios pareigos gali būti pavestos personalo pareigūnui, vadovui, buhalteriui ir kt. Registracija atliekama naudojant specialią Rosstat patvirtintą formą. Tai forma 0504421 arba tiesiog darbo laiko apskaitos žiniaraštis, kuris reikalingas darbuotojo atvykimui ar neatvykimui į darbą registruoti.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (forma 0504421) reikalingas šiais atvejais:

1. Darbo laiko kontrolė visoje įmonėje arba atskirame padalinyje.
2. Darbuotojų darbo dienų apskaita, taip pat nedarbingumo, komandiruočių, atostogų ir kt.
3. Pravaikštų įrašymas.
4. Informacijos apie naujus pavaldinius įvedimas į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.

Kiekvienas įmonės darbuotojas gauna savo unikalų kodą, kuriuo pildomas darbo laiko apskaitos žiniaraštis. Šis skaičius nesikeičia net perkeliant darbuotoją viduje.

Ataskaitos kortelės forma

Yra dviejų formų apskaitos žiniaraščiai – T-12 ir T-13. Taip pat įstatymai nedraudžia įmonės vadovybei naudoti savo kūrimo dokumentus. Dviejų tipų darbo laiko apskaitos žiniaraščiai yra skirti skirtingiems poreikiams:

1. T-12. Jį rankiniu būdu užpildo personalo pareigūnas. Šiandien jie naudojami daug dažniau.
2. T-13. Ši dokumento forma skirta tik automatiniam duomenų apdorojimui. Visa informacija įvedama kompiuteriu, po to turi būti atspausdinta ir pasirašyta ataskaitos kortelė.

Pagalba: jei vadovas nori naudoti savo formas, kaip pavyzdį gali paimti standartines.

Pildymo taisyklės

Žinant, kaip teisingai užpildyti dokumentą, labai lengva sumažinti daromų klaidų skaičių. Formos pavyzdį galima rasti internete. Darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymo taisyklės yra šios:

1. Dokumentą pildantis asmuo turi tiksliai nurodyti, kiek dienų ir valandų dirbo pavaldinys.
2. Informaciją į darbo laiko apskaitos žiniaraštį įrašo tik įgaliotas asmuo.
3. Užpildžius formas, jas pasirašo vadovas ir už personalą atsakingas asmuo.
4. Tada visi pasirašyti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai perduodami buhalterijai.

Šis įsakymas niekada nepažeidžiamas. Dokumento pildymo instrukcijos yra šios:

1. Asmuo, kuriam suteikta teisė pildyti šį dokumentą, turi nurodyti įmonės pavadinimą, darbo laiko apskaitos žiniaraščio numerį, apskaitos terminus ir kt.
2. Toliau surašomas skyrius Nr.1.

Šiame skyriuje personalo pareigūnas turėtų užpildyti atitinkamus laukus ir nurodyti kodus, kuriuos buhalterija vėliau naudos apskaičiuodama darbo užmokestį. Ten taip pat bus pildomas skyrius Nr.

Kalbant apie kodus, dažniausiai yra šie:

• „I“ ir „01“ – darbas įprastu grafiku;
• „C“ ir „05“ – apdorojimas;
• „P“ ir „14“ – motinystės atostogos ir kt.

Laisvadienis darbo laiko apskaitos žiniaraštyje gali būti nurodomas dviem būdais, priklausomai nuo priežasties, dėl kurios jos suteikiamos. Pavyzdys: jei laisva diena buvo gauta papildomai ir neapmokama, tada nurodoma „B“, o jei apmokama poilsio diena – „OB“.

Nevienodai fiksuojamas ir darbas švenčių dienomis. Pavyzdys: kai pavaldinys gauna atlyginimą už darbą švenčių dieną, naudojamas „RV“. Bet jei jis paima papildomą poilsio dieną šiai pamainai, personalo pareigūnas suteikia jai „NV“.

Daugelyje įmonių dažnai pasitaiko situacijų, kai darbo laiko apskaitos žiniaraštyje pateikiama informacija gali būti klaidinga. Tarkime, darbuotojas susirgo ir nepranešė, tačiau personalo pareigūnas nurodė, kad jo neatvykimo priežastis nežinoma. Po susigrąžinimo žmogus atneša teisę, tačiau darbo laiko apskaitos žiniaraštis jau surašytas ir perduotas darbuotojui apmokėti. Ką daryti?

Tada specialistas turi naudoti korekcinį darbo laiko apskaitos žiniaraštį. Paprastai jis išduodamas pasibaigus atsiskaitymo laikotarpiui. Į dokumentą įrašoma teisinga informacija, taip pat pridedama jį pildančio asmens atmintinė. Pastaboje nurodomos priežastys, kodėl pradinis darbo laiko apskaitos žiniaraštis buvo užpildytas neteisingai.

Dokumentui nėra specialios formos, todėl jį galima surašyti ant organizacijos firminio blanko. Paprastai pildomas dviejų tipų dokumentas:

1. Visiškai identiška pradinei formai. Taisymo ataskaitos lapas dubliuoja visą informaciją iš pirmojo dokumento, išskyrus, žinoma, klaidingą informaciją.
2. Yra tik pataisymai. Tokio tipo dokumentai yra mažiau paplitę, tačiau jie nėra uždrausti įstatymais.

Remdamasis korekcinės ataskaitos kortele, buhalterija atliks reikiamą mokėjimų perskaičiavimą.

Terminai

Kalbant apie atsiskaitymo laikotarpius, jaunieji specialistai turėtų žinoti, kad toks laikotarpis visada yra vienas kalendorinis mėnuo. Negalite pildyti ataskaitos kortelės už ketvirtį ar metus. O įgaliotas darbuotojas kiekvieno darbo mėnesio pabaigoje privalo kiekvienam darbuotojui surašyti dokumentus ir perduoti juos pasirašančiam darbo laiko apskaitos žiniaraštyje.

Šiuo atžvilgiu pokyčių nebuvo nei 2015 m., nei 2016 m. Jei darbdavys padarys kokių nors pakeitimų, personalo darbuotojai apie tai sužinos pirmieji.

Atsakomybė

Už teisingą darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą atsako tam įgaliotas asmuo. Tačiau inspektoriai dažnai užfiksuoja įvairius pažeidimus:

• informacijos apie asmens pajamas neatitikimas;
• neteisingas kodų naudojimas;
• neteisingai apskaičiavo išmokas pagal nedarbingumo atostogas.

Už šias klaidas pareigūnas gali būti patrauktas administracinėn atsakomybėn, užtraukiant baudą iki 5000 rublių. Bet jei įmonė iš viso neišduoda darbo laiko dokumento, vadovas gali būti nubaustas 50 000 rublių bauda.

Užpildymo ypatybės

Laikininkai dažnai dokumente turi daryti pastabas, nurodančius nukrypimą nuo standartinio darbo režimo. Svarbu atsiminti, kad tai galima padaryti tik remiantis patvirtinančiais dokumentais (medicinos pažyma ir kt.).

Tačiau dažniausiai dokumentų rengimo sunkumų iškyla pavaldiniui išvykus į komandiruotę. Norėdami išvengti klaidų, personalo pareigūnai turėtų žinoti keletą niuansų:

1. Darbuotojas švenčių dienomis ir savaitgaliais yra komandiruotėje, tai reiškia, kad jam mokamas dvigubas atlyginimas. Įvedamas „KM“.
2. Pavaldinys atostogauja. Tai reiškia, kad „OT“ dedamas į tuščius langelius, atitinkančius savaitgalius. Jei yra nedarbo atostogos, jos turėtų būti neįtrauktos.
3. Atsiranda naujas darbuotojas. Todėl visose tuščiose datų, buvusių prieš jo įdarbinimą, langeliuose turite įrašyti „XX“. Šiuos simbolius reikia naudoti, kai darbuotojas jau išėjo, o mėnesio ataskaitų kortelė dar nėra uždaryta.

Prieš pradėdami tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius, turėtumėte perskaityti atitinkamas instrukcijas ir išmokti visus registracijos niuansus. Mat šiuo atveju padarytos klaidos pirmiausia turi įtakos darbuotojų darbo užmokesčiui, pravaikštų skaičiui ir atostogų trukmei. Visi darbuotojų pateikti dokumentai turėtų būti labai atidžiai tikrinami.

Dėmesio! Dėl naujausių teisės aktų pakeitimų šiame straipsnyje pateikta teisinė informacija gali būti pasenusi!

Mūsų teisininkas gali jums patarti nemokamai – parašykite savo klausimą žemiau esančioje formoje:

Bet kuri įmonė moka atlyginimą pagal faktiškai dirbtas valandas arba dienas. Šiems duomenims apskaitai ir darbo užmokesčiui mokėti pagal dirbtą laiką reikalinga speciali pirminės apskaitos forma. Ši forma laikoma laiko apskaitos žiniaraščiu.

Žemiau pateikiama informacija apie šį dokumentą, jo pildymo instrukcijos pagal išdirbtas darbo valandas įmonėje.

Kodėl šis dokumentas reikalingas ir kodėl jis turėtų būti sudarytas?

Pradėti reikėtų nuo to, kad darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra dokumentas, kurį privalo saugoti kiekvienas darbdavys ar jo įgaliotas atstovas įmonėje, nepriklausomai nuo darbuotojų skaičiaus ir nuosavybės formos personalo lentelėje.

Jei šio dokumento įmonėje nėra, darbo apsaugos institucijos patikrinimo metu vadovybei užtraukiama bauda.

Tuo atveju, kai darbo užmokestis užima labai didelę vietą įmonės sąnaudose, mokestinio audito dokumentuose gali kilti hipotezė dėl nepagrįsto darbo užmokesčio kaupimo ir jo išbraukimo iš įmonės sąnaudų sąrašo. Tokiu atveju atsiras nemalonių pasekmių.

Formos T-12 ir T-13: pildymo taisyklės ir etapai

Apskaitos žiniaraštis tvarkomas kiekvieną mėnesio darbo dieną, ir paskutinę dieną parengiama ataskaita apie bendrą dirbtų dienų/valandų skaičių. Užpildytas dokumentas siunčiamas į buhalteriją.

Pateiksime darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo ir darbo užmokesčio apskaičiavimo instrukcijų pavyzdį, remiantis T-12 ir T-13 formomis. Jie iš esmės nesiskiria.

• Viršuje turite nurodyti organizacijos pavadinimą pagal steigimo dokumentus ir struktūrinio padalinio pavadinimą, jei toks yra.
• Pildomi langeliai „sudarymo data“ (paskutinė darbo mėnesio diena) ir „dokumento numeris“.
• „Ataskaitinis laikotarpis“ nurodo laiko intervalą, nuo kurio pagal planą skaičiuojamas atlyginimas.
• Pirmame darbo laiko apskaitos žiniaraščio stulpelyje nurodomas darbuotojų eilės numeris.
• 2-3 stulpeliai pildomi pagal darbuotojų asmenines korteles pagal T-2 formą, sudarytą remiantis įsakymu dėl priėmimo į įmonę.
• 4 ir 6 stulpeliai skirti darbo laiko įkainių kodams ir informacijai apie dirbtų valandų skaičių praėjusį mėnesį.
• 5 ir 7 stulpeliai skirti dviejų mėnesio pusių tarpiniams rezultatams pažymėti.
• 8-17 stulpeliai pildomi ataskaitinio mėnesio pabaigoje.
• Į galutinį dienų skaičių neįskaitomos darbuotojo nebuvimo dienos (nedarbingumo atostogos, komandiruotės, pravaikštos, savaitgaliai).
• 14 ir 16 stulpeliai užpildomi dienų ir valandų skaičiumi.
• 15 – neatvykimo į darbą priežasties kodas
• 17 – bendras ataskaitinio mėnesio darbuotojų švenčių ir poilsio dienų skaičius.

Dokumentą pasirašo personalo skyriaus, struktūrinio padalinio darbuotojas, direktorius ar bet kuris jo įgaliotas asmuo.

Pamaininio darbo laiko apskaitos žiniaraščių sudarymas ir kiti niuansai

Pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 str darbdavys privalo vesti kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbto laiko apskaitą. Darbo valandos apmokamos pagal fizinę vietą darbo vietoje. Jos apskaičiuojamos fiksuojant lankomumą ir nebuvimą darbe.

Darbas pamainomis yra kolektyvinės sutarties sąlyga ir turi būti patvirtinta dokumentais. Pamaininis darbas gali būti atliekamas tik pagal pamainos grafiką pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 103 straipsnį. Atsižvelgiama į kasdienį darbo laiką ir pamainų dažnumą. Pamainų grafikas šiuo atveju veikia kaip vietinis nepriklausomas norminis aktas.

Norint patvirtinti darbą naktinėse pamainose, reikalaujama, kad darbas būtų įtrauktas į sąrašą, nustatytą darbdavio sutartimi ar aktu pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 97 straipsnį.

Praktikoje dažniausiai naudojamas „laiko režimo“ dienos darbo grafikas. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio režimu atsižvelgiama į dirbtas pamainas per mėnesį, o jos trukmė turi būti vienoda per visą laikotarpį. Darbas, atliktas viršijant trukmę, negali būti kompensuojamas praleidžiant darbą kitą dieną ar paimant laisvą laiką.

Jei įmonės sąlygos neleidžia laikytis darbo sąlygų pagal Rusijos Federacijos darbo kodekso 94 straipsnį, jie įveda suminį darbo laiko apskaitą. Darbas pamainomis gali būti derinamas su laiko sekimo įvedimu. Suvestinės apskaitos įvedimo įmonėje tvarką reglamentuoja išimtinai vidaus darbo teisės aktai. Rusijos Federacijos darbo kodekso 104 straipsnis reikalauja tik neviršyti nominalaus darbo vienetų skaičiaus per mėnesį.

Šiame vaizdo įraše išsamiai aprašoma darbo laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymo procedūra:

Sankcijos už netinkamą darbo laiko apskaitos žiniaraščio užpildymą

Atlikdami mokestinį ir finansinį auditą, auditoriai gali nustatyti šių rūšių apskaitos žiniaraščio pildymo pažeidimus:

• atlyginimo duomenys neatitinka nurodytų pirminiuose ataskaitų dokumentuose ir darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose;
• atlyginimo duomenys neatitinka nurodytų mokėjimo ir atsiskaitymo dokumentuose bei darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose;
• neteisingai naudojami kodai ir pavadinimai;
• į viršvalandžius ar viršvalandžius neatsižvelgiama;
• išmokų dydžio apskaičiavimas laikinojo neįgalumo pažymėjime.

Už pažeidimus buhalteriui ar darbdaviui gali būti skiriamos nuobaudos iki 5000 rublių. Už ataskaitų kortelės neturėjimą ar jos nebuvimą darbo vietoje auditorių atliekamo audito metu gali būti skiriamos administracinės nuobaudos pagal 5.27 straipsnį, o padalinio vadovui gali būti paskirtos dydžio nuobaudos. iki 50 000 rublių.

Norint užfiksuoti organizacijos ar verslininko darbuotojų buvimą gamyboje, kasdien naudojamas T-13 formos darbo laiko apskaitos žiniaraštis, o jei jų nėra, nustatoma priežastis, kuri taip pat atsispindi dokumente. Naudoja personalo ar buhalterinės apskaitos darbuotojai pagal vadovo pateiktus duomenis apie darbuotojų buvimą. Žemiau yra atsisiuntimo formos.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra vienas iš pagrindinių dokumentų, kurio pagrindu formuojamas darbo užmokestis darbuotojams, ypač tų, kuriems jis skaičiuojamas už faktiškai dirbtas valandas. Dokumente įrašoma informacija apie darbuotojų buvimą gamyboje, komandiruotes, atostogas, nedarbingumo atostogas, įskaitant nebuvimą darbe ir pravaikštas.

Gerą darbo laiko apskaitos žiniaraštį reikia sudaryti ir pateikti buhalterijai 2 kartus per mėnesį, vieną už pirmą mėnesio pusę avansui skaičiuoti, o kitą – pagrindinei daliai. Tai daro ne visi, tačiau skaičiuojant avansą subtilybių vis tiek yra, net jei atlyginimo dalis skaičiuojama pagal faktiškai dirbtą laiką.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio šablonas, skirtas atsisiųsti į Excel

Formos pildymas

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra tvarkomas įgalioto asmens ir pateikiamas buhalterijai. Yra du būdai jį užpildyti:

• Variantas Nr. 1 – Išrašas pildomas kasdien, joje pažymimi visi darbuotojų atvykimai ir neatvykimai.
• Variantas Nr.2 – Pildomi tik nukrypimai nuo normos, t.y. Fiksuojami tik neatvykimai, vėlavimas ir pan.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio formos pildymo pagrindinių kodų lentelė

Renginys	Raidės kodas	Skaitmeninis kodas
Darbuotojų lankymas gamyboje, darbo diena	aš	01
Savaitgaliais ir švenčių dienomis, jei grafikas 5/2, tai dažniausiai būna šeštadienis ir sekmadienis, grafikas lankstus, tada pagal grafiką	IN	26
Kasmetinės mokamos atostogos	NUO	09
Motinystės atostogos	R	14
Darbuotojui suteikiamos atostogos vaiko iki 3 metų priežiūrai	aušinimo skystis	15
Atostogos savo lėšomis, be atlygio	PRIEŠ	16
Verslo kelionė	KAM	06
Nedalyvavimas, kurio aplinkybės nenustatytos, pažymimi iki išaiškinimo.	NN	30
Nedarbingumo atostogos	B	19

Pagrindiniai darbo užmokesčio kodai

• 2000 nustatoma atlyginimams ir kelionės išmokoms mokėti.
• 2012 m. – mokant atostogas.
• 2030 – ligos pašalpa.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio formos T-13 pavyzdžio pildymas

Neturėsite ypatingų sunkumų pildydami darbo laiko apskaitos žiniaraštį, tai labai paprasta, tereikia žinoti darbuotojo kodus ir duomenis. Tai daroma kaip pavyzdyje, kuris buvo užpildytas pagal Variantą Nr. bus užpildytas, taip pat dirbtas laikas.

1 stulpelyje įrašomas įrašo eilės numeris, o 2 stulpelyje - visas darbuotojo vardas, pavardė ir pareigos.

3 stulpelyje įrašomas personalo numeris.

4 stulpelyje duomenys įrašomi pagal mėnesius, naudojant kiekvieno darbuotojo raidinius kodus. Norėdami tai padaryti, viršutiniame langelyje įdedamas raidinis kodas, o apatiniame langelyje dirbtas laikas, 5/2 tvarkaraštis, tai bus 8 valandų darbo diena. Skaičiavimas atliekamas už pirmą mėnesio pusę ir už antrąjį, duomenys įrašomi į 5 stulpelį, o galutiniai - į 6 stulpelį.

7-9 stulpeliai reikalingi duomenims, kuriais remiantis teisingai apskaičiuojamas darbo užmokestis, įrašyti.

7 stulpelyje įrašomas įmokos kodas, 8 stulpelyje - buhalterinė sąskaita, kurioje atsispindi darbo užmokesčio sąnaudos, šiuo atveju nurodoma 44 sąskaita, tačiau gali būti ir kitų sąskaitų, priklausomai nuo išlaidų paskirstymo sistemos.

10-13 stulpeliuose įrašomi duomenys apie darbuotojų pravaikštas.

Galimos neįprastos situacijos pildant formą

Liga atostogų metu

Jei darbuotojas susirgo per apskaitinių kasmetinių atostogų laikotarpį ir atnešė nedarbingumo atostogas, tada ataskaitų kortelėje (B) reikia įrašyti nurodytas dienas, o ne atostogas (OT), o atostogos pratęsiamos iki ligos atostogos.

Jei darbuotojas negrįžta iš atostogų, bet suserga, tada jo nebuvimo dienomis tai laikinai pažymima (NN), o pateikus patvirtinamuosius dokumentus keičia į (B).

Švenčių dienų registravimas darbuotojo atostogų metu

Jei darbuotojas atostogauja, o tuo laikotarpiu pagal gamybos kalendorių yra atostogos, tuomet reikia įvesti (B) apie atostogas. Tarkime, jei darbuotojas atostogauja nuo birželio 10 d. iki birželio 17 d., o birželio 12 diena yra šventinė diena, tą dieną kodą (OT) pakeiskite į (B). Tokia diena nebus įskaičiuota į apmokamų atostogų laikotarpį.

Išeiti be užmokesčio

Bet kuri įmonė, kurioje dirba samdomi darbuotojai, turi atsižvelgti į darbuotojų dirbtą laiką. Remiantis tuo, buhalterija apskaičiuoja jiems priklausantį atlyginimą ir išmokas. Išdirbtas laikas atsispindi specialiame dokumente – darbo laiko apskaitos žiniaraštyje. Mes jums pasakysime, kokie yra niuansai dėl jo priežiūros ir kaip teisingai jį užpildyti.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra vienas iš pirminių apskaitos dokumentų tipų, kuriuose įrašoma:

• laiko, praleisto atliekant darbo funkcijas, kurias darbuotojas dirba, rūšis;
• jo trukmė (valandomis ir dienomis).

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio funkcijos:

• pažyma apie faktinį darbuotojo įdarbinimą kiekvienai darbo laiko rūšiai;
• personalo kontrolė;
• adekvatus atlyginimų ir kai kurių išmokų mokėjimas;
• įrodymai atitinkamuose darbo ginčuose;
• apdorojimo apskaičiavimas;
• atleidimo iš darbo dėl pravaikštų teisėtumo pagrindas;
• darbo užmokesčio sąnaudų mokestinis pagrindimas;
• ataskaitų reguliavimo institucijoms rengimo pagrindas.

Ar LLC ar individualus verslininkas gali veikti be darbo laiko apskaitos žiniaraščio?

Įstatymas reikalauja, kad darbdaviai tvarkytų tokį darbo laiko apskaitos žiniaraštį, neatsižvelgiant į jų organizacijos teisinę formą. Jeigu įmonėje dirba samdomi darbuotojai, jiems reikia mokėti atlyginimą, nuo kurio į biudžetą išskaičiuojami mokesčiai. Norėdami patikrinti atlyginimo skaičiavimų pagrįstumą, mokesčių inspekcija pasiteiraus, ar yra šis dokumentas ir jo turinys.

Jei LLC ar individualus verslininkas turi darbuotojų, o darbo laiko apskaitos žiniaraštis nėra užpildytas arba jame yra klaidų, mokesčių inspekcija gali pripažinti jų atlyginimų išlaidas dokumentais nepagrįstomis. Tai reiškia, kad šios darbdavio išlaidos nesumažins pajamų mokesčio bazės.

Svarbu! Darbdaviui, kuris nesivargina sekti darbo valandų ar tvarko darbo laiko apskaitos žiniaraščius su pažeidimais, gresia kontrolės institucijų sankcijos. Direktoriui gali būti skirta 1000 - 5000 rublių bauda, ​​o organizacijoms – iki 50 tūkst. (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 52.7 straipsnis).

Kaip skaičiuojamas darbuotojo darbo laikas?

Darbo laikas – tai dienos ar nakties laikotarpis, per kurį darbuotojas privalo atlikti savo darbo funkcijas, arba laikas, prilygintas darbo užmokesčiui. Šio laikotarpio trukmė (darbo diena ar pamaina) ir jo kartojimosi reguliarumas (rutina ar grafikas) turi būti nustatyta darbo sutartyje kaip darbo sąlygos.

Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodomi įvairūs laiko tipai, susiję su darbo funkcijomis:

• dienos metu;
• naktis;
• savaitgaliais ir švenčių dienomis;
• su laiku;
• laikrodis;
• pažangus mokymas ne gamybos srityje;
• mokamos atostogos;
• nedarbingumo atostogos;
• priverstinė pravaikšta;
• streikuoti;
• paprastas ir kt.

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymo principai

Laikmatininkas privalo laikytis teisės aktų nustatytų taisyklių, taip pat įmonės vidaus taisyklėse nustatytų taisyklių:

1. Šis dokumentas gali būti saugomas kiekvienam padaliniui atskirai arba visai organizacijai.
2. Darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodomas darbuotojo dirbtų valandų skaičius kiekvienai darbo laiko rūšiai pagal priskirtą kodą.
3. Be įdarbinimo laiko, pažymimas ir valandų skaičius, kai darbuotojas neatliko darbo, nors ir turėjo tai daryti (pravaikštos, streikai, prastovos).
4. Darbuotojai į darbo laiko apskaitos žiniaraštį įtraukiami arba iš jo išbraukiami užpildžius atitinkamą personalo dokumentaciją – įsakymą priimti į darbą ar atleisti iš darbo, darbo sutartį.
5. Kai naujas darbuotojas įtraukiamas į darbo laiko apskaitos žiniaraštį, jis gauna personalo numerį, kuris yra unikalus ir taps jo kodu personalo dokumentacijoje. Numeris galios visą laiką, kol dirbsite pas šį darbdavį. Pakeitus pareigas, personalo skaičius nepasikeičia. Po atleidimo 3 metus niekam nereikėtų skirti to paties numerio.
6. Iš anksto pildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį griežtai draudžiama – laikas atsispindi dokumente. iš tikrųjų pavyko.

Ar legalu naudoti elektronines stebėjimo sistemas?

Daugelis organizacijų, ypač didelių, darbuotojų darbo apskaitai palengvinti naudoja elektronines darbuotojų stebėjimo ir/ar stebėjimo sistemas. Įvairios šių sistemų funkcijos leidžia fiksuoti darbuotojų atvykimo ir išvykimo laiką, kai kurių – judėjimą po teritoriją, kartais – veiklą darbo vietoje.

Pagrindas fiksuoti darbuotojo buvimą darbe gali būti jo registracija pagal įvairius rodiklius, numatytus vienos ar kitos apskaitos ir kontrolės sistemos:

• Elektroninių leidimo kortelių pateikimas;
• pirštų atspaudų skaitymas;
• tinklainės skenavimas;
• vaizdo įrašymas naudojant kameras ir kt.

Priklausomai nuo pasirinktos valdymo sistemos, gauti duomenys įrašomi viena ar kita forma. Daugelis elektroninių sistemų numato ataskaitas į organizacijos duomenų bazę siųsti vieninga forma, generuojant tą patį darbo laiko apskaitos žiniaraštį. Todėl juos naudoti yra gana priimtina: tokia apskaita, palyginti su „rankiniu“ darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymu, vadinama automatizuota.

Vimania! Kad automatizuotų sistemų naudojimas taptų legalus, organizacija šį punktą turi nustatyti apskaitos dokumentuose – su darbuotojais ir vidaus reglamentuose.

Kaip dažnai ir kas pildo darbo laiko apskaitos žiniaraštį?

Darbo laiko apskaitos žiniaraštį pildo specialus darbuotojas - „laikininkas“, kuris gali būti vieno iš skyrių darbuotojas:

• HR departamentas;
• buhalterinė apskaita;
• struktūrinio padalinio vadovas;
• direktorius;
• bet kuris asmuo, paskirtas vadovybės įsakymu.

Kiekvieno darbo mėnesio pradžioje atidaromas naujas darbo laiko apskaitos žiniaraštis, o mėnesio pabaigoje jis turi būti uždarytas. Kartais tarpiniai rezultatai sumuojami mėnesio viduryje.

Užpildžius darbo laiko apskaitos žiniaraštį, jį turi pasirašyti atsakingas asmuo ir atitinkamo skyriaus vedėjas, o po to jis perduotas buhalterijai (Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimu patvirtintų instrukcijų 2 skirsnio 2 dalis). 2004 m. sausio 5 d.).

Atsisiųskite ataskaitos kortelės pildymo formą ir pavyzdį

Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymas

Šiam svarbiam dokumentui išlaikyti buvo sukurtos specialios formos. Specialiai jų naudoti nebūtina: darbdavys turi teisę sukurti savo pavyzdžius arba perdaryti standartinius „sau“ (2013 m. vasario 14 d. Rostrudo raštas Nr. PG/1487-61). Svarbiausia, kad parengtoje ataskaitų kortelėje būtų privaloma informacija, numatyta federaliniame įstatyme Nr. 402.

2018 m. darbo laiko apskaitos žiniaraštis, kaip ir anksčiau, gali būti laikomas vienoje iš dviejų tipų standartinių formų:

• forma T-12 - atsižvelgiama ne tik į dirbtą ir/ar praleistą laiką, bet ir mokamas atlyginimas (duomenys įvedami remiantis „rankiniu“ valdymu);
• T-13 forma yra labiau paplitusi, ji naudojama grynai darbuotojo darbo laiko apskaitai, o atlyginimams skaičiuoti pateikiami kiti dokumentai (šią formą galima naudoti ir su automatizuotomis apskaitos sistemomis, tačiau spausdintose versijose reikalingi asmeniniai parašai) .

Kaip užpildyti ataskaitos kortelę T-13 formoje

1C apskaitos programa tvarko automatinį formos T-13 pildymą. Tai primena išplėstą stalą. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis pildomas vienu egzemplioriumi.

Nereikia kiekvieną kartą atskirai pildyti reikiamų duomenų, nes jie nesikeičia, juos galima iš anksto užfiksuoti darbo laiko apskaitos žiniaraščio „turinyje“:

• pilnas įmonės pavadinimas;
• struktūrinio padalinio pavadinimas (jei organizacijoje jų yra keletas).

Atsakingas asmuo į darbo laiko apskaitos žiniaraščio stulpelius įrašo šią informaciją:

• 1 stulpelis – eilės numeris, patogumui eilutės numeruojamos;
• 2 stulpelyje – pilni darbuotojų vardai ir pavardės pagal personalui tvarkomas asmens korteles ir pareigų pavadinimas pagal personalo dokumentaciją;
• 3 stulpeliai – darbuotojams priskirti personalo numeriai.

Dėmesio! Būtina apsispręsti, kaip suvesti informaciją į darbo laiko apskaitos žiniaraštį: visiškai fiksuojant ir buvimą, ir nebuvimą darbo vietoje, ar pažymint tik nukrypimus nuo grafiko.

Kiekvienas paskesnis stulpelis yra padalintas į 2 dalis: vienas skirtas abėcėliniam arba skaitmeniniam kodo žymėjimui, o antrasis – dirbtų valandų skaičiui.

Jie užpildomi taip:

• 4 stulpelis - padalintas į langelius, nurodančius kiekvieną mėnesio dieną, kurioje reikia pažymėti lankomumą ar nebuvimą ir darbo valandas (susideda iš 2 blokų po 15 dienų);
• 5 stulpelis – dirbto laiko apskaičiavimas dienomis nuo mėnesio vidurio ir pabaigos;
• 6 stulpelis – mėnesio darbo dienų skaičiavimas;
• 7 stulpelyje yra darbo užmokesčio kodas;
• 8 stulpelis – apskaitos kodas;
• 9 stulpelis – kiek dienų reikia mokėti pagal 8 ir 9 stulpeliuose nurodytus kodus (juos galima palikti tuščius, jei antraštėje įrašomas vienas kodas visiems darbuotojams);
• 10, 12 stulpeliai – neatvykimo į darbą priežasties abėcėlinis arba skaitmeninis kodas;
• 11, 13 stulpeliai – dėl nurodytos priežasties praleistų valandų ar dienų skaičius.

Lentelės apačioje jų vizas deda skyriaus vedėjas, jei darbo laiko apskaitos žiniaraštis suskirstytas į buhalterinius skyrius, ir visada atsakingas darbuotojas, pildęs darbo laiko apskaitos žiniaraštį (HR pareigūnas, buhalteris ir pan.). Turi būti parašo nuorašas ir patvirtinimo data.

Pagrindiniai darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo kodai

Darbo užmokesčio rūšies kodas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje turi dvigubą formą: abėcėlinį kodą ir skaitmeninį kodą.

	Darbo valandų tipas	Pavadinimas naudojant raidę	Skaitmeninis kodavimas
1	Dalyvavimas pagal standartinį grafiką	aš	01
2	Darbas po darbo valandų	N	02
3	Darbas savaitgaliais ir švenčių dienomis	RP	03
4	Su laiku	C	05
5	Likite verslo kelionėje	KAM	06
6	Kasmetinis Išvykimas	NUO	09
7	Papildomos atostogos	OD	10
8	Studijų atostogos	U	11
9	Sutrumpintas darbo laikas mokymams darbo vietoje	UV	12
10	Studijų administracinės atostogos	UD	13
11	Nedarbingumo atostogos nėštumo ir gimdymo metu (motinystės atostogos)	R	14
12	Palikti prižiūrėti vaiką iki 3 metų	aušinimo skystis	15
13	Nemokamos atostogos gavus vadovybės leidimą	PRIEŠ	16
14	Įstatyme numatytos administracinės atostogos	OZ	17
15	Apmokamas laikinas invalidumas	B	19
16	Neapmokama negalia	T	20
17	Sutrumpintas darbo laikas tam tikrų kategorijų darbuotojams	Čempionų lyga	21
18	Nebuvimas darbe dėl viešųjų pareigų	G	23
19	Pravaikštas	KT	24
20	Darbdavio paskelbta „trumpa“ darbo diena	NS	25
21	Savaitgalis	IN	26
22	Nebuvimas dėl nenustatytos priežasties	NN	30
23	Prastova dėl įmonės kaltės	RP	31
24	Prastovos dėl darbuotojo kaltės	VP	33

Kaip užpildyti darbo laiko apskaitos žiniaraštį konkrečiose situacijose

Kai kurie darbo laiko niuansai reikalauja tinkamai atspindėti darbo laiko apskaitos žiniaraštyje ir tam tikrus atsakingų asmenų veiksmus. Prieš įtraukiant į ataskaitų kortelę, tokie įvykiai turi būti pateisinami kituose oficialiuose, situaciją atitinkančiuose dokumentuose – įsakyme, akte, nedarbingumo atostogose ir pan.

Panagrinėkime, kaip tiksliai reikia pažymėti darbo valandas ir dienas darbo laiko apskaitos žiniaraštyje situacijose, kurios gali atsirasti bet kurioje organizacijoje.

Darbuotojas į darbą neatvyksta

Kai darbuotojas neatvyksta į darbą be įspėjimo, jo neatvykimo priežastis nėra aiški. Tokiu atveju tiesioginis vadovas turi veikti pagal nuostatus – aukštesnei vadovybei pateikti pažymą ir surašyti dviejų liudytojų pasirašytą neatvykimo protokolą.

Kaip šią situaciją pažymėti darbo laiko apskaitos žiniaraštyje? Kol nežinoma, dėl kokios priežasties darbuotojas praleido daugiau nei 4 darbo dienos valandas, darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodomas kodas NN (neatvykimas dėl neaiškios priežasties).

Dėmesio! Darbuotojui prisistačius ir parašius aiškinamąjį raštą, kuriame nurodo neatvykimo priežastis, pažymys pasikeis į atitinkamą. Jei paaiškinimai yra nepatenkinami arba nebuvo pateikti, pravaikšta pažymima ataskaitos kortelėje. Ką gali padaryti darbuotojas?

Atostogos krito per atostogas

Jeigu poilsiautojo poilsio metu dėl švenčių nedirbama kitų darbuotojų, laikmatis atitinkamose langeliuose įrašo raidę B („Poilsio diena“). Šios dienos neįskaičiuotos į jūsų atostogų laiką. Eiliniai savaitgaliai (ne švenčių dienos) pažymėti raidėmis OT ("Atostogos"), nes jie įskaičiuojami į atostogų dienų skaičių.

Darbuotojas susirgo atostogų metu

Darbo kodeksas leidžia pratęsti atostogas priverstinio nedarbingumo laikotarpiui arba šias dienas perkelti kitu laiku. Štai kodėl svarbu darbo laiko apskaitos žiniaraštyje tiksliai nurodyti, kiek dienų darbuotojas sirgo atostogų metu. Natūralu, kad liga turi būti dokumentuojama popieriaus lape.

Laikininkas suskaičiuoja, kiek dienų darbuotojas sveikai ilsėjosi ir pažymi jas OT kodu („Atostogos“). Tada datos, kurioms buvo išduotos nedarbingumo atostogos, atitinkamai pažymimos „B“. Jei atostogos po ligos tęsėsi, šios dienos vėl žymimos „OT“, taip pat laikas, kuriam jos buvo pratęstos arba perkeliamos į nedarbingumo kompensaciją.

Komandiruotė krito savaitgalį

Jei darbuotojas yra priverstas praleisti savaitgalį komandiruotėje, tai sukelia sunkumų darbo laiko apskaitos žiniaraščiuose. Pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį priverstinio darbo išvykimo datos, kurios patenka į savaitgalius, žymimos ne raide B („Savaitgalis“), o kodu K („Komandinė kelionė“), neatsižvelgiant į tai, ar verslo keliautojas tuo metu buvo užsiėmęs. dieną arba atostogavo.