Demandes dans les archives sous forme électronique. Exemple d'application aux archives sur les proches

Si tu veux savoir comment faire une demande aux archives sur les proches ou ancêtres, alors cette publication est définitivement pour vous. Les demandes de la population se répartissent en trois types : socio-juridiques (attestations d'expérience professionnelle, etc.), thématiques (informations biographiques sur une personne) et généalogiques. Des matériaux séparés sont fournis pour les deux premières espèces, et ici nous examinerons en détail la question de savoir comment faire une demande aux archives sur les ancêtres. Un lien vers un téléchargement gratuit de plusieurs exemples de formulaires se trouve à la fin de l'article, mais nous vous encourageons à consulter les explications avant de les soumettre pour augmenter la probabilité d'une réponse positive avec des informations sur l'ascendance d'un organisme gouvernemental. Pour les lecteurs qui veulent économiser du temps et des nerfs, nous suggérons de commander une enquête généalogique dans les archives sur les parents de notre bureau de recherche familiale. Dans le cadre de ce service, moyennant des frais nominaux, nous compilerons un texte compétent et fournirons les coordonnées exactes des archives où vous devez envoyer la demande. Ensuite, lisez les nuances intéressantes des relations avec les employés des salles de lecture et des services de stockage de documents, car, dans la plupart des cas, ce sont eux qui traitent les demandes concernant les proches émanant des citoyens.

Avant de faire une demande aux archives sur les ancêtres, faites attention à l'important facteur psychologique lors de la communication avec des représentants d'organisations régionales où des documents datant de plus de cent ans du bureau d'enregistrement doivent être transférés. Les fondateurs du site ont recherché des proches dans plus de cinquante régions du pays et, compte tenu de ces statistiques, il a été révélé que la plupart du personnel des archives d'État sont des personnes instruites et intelligentes. Selon le personnel, il n'est pas dans son intérêt de retarder le traitement des demandes d'archives, car plus tôt il aidera le demandeur, plus tôt il commencera ses fonctions directes. Il convient de considérer le fait que les revenus de la résolution de problèmes sur les demandes de parents (et il s'agit d'un service payant) vont au Trésor et non à un entrepreneur spécifique. En raison du fait que les réponses aux demandes d'archives sur les ancêtres ne concernent pas l'activité principale des employés, votre candidature peut être rejetée sans expliquer les raisons du refus ou avec une réponse formelle. Sur certaines ressources Internet institutions fédérales il est donc écrit : "l'archive ne traite pas les demandes de nature généalogique concernant les proches en raison de l'emploi important de spécialistes".

Avec les bureaux de l'état civil (enregistrement des actes de l'état civil), les choses sont différentes. Ils sont obligés de répondre à une demande aux archives concernant des proches. Les demandes varient considérablement, certaines s'intéressent au mariage ou à sa dissolution entre membres âgés de la famille, d'autres recherchent un acte de naissance ou de décès d'un parent. La législation change périodiquement, c'est pourquoi la procédure exacte d'exécution des demandes aux archives concernant les ancêtres doit être connue au moment de la demande. L'institution peut exiger une preuve de parenté avec la personne ou un acte de décès. Par exemple, au cours d'une des études sur la famille, un employé du service de stockage des documents du bureau d'état civil a précisé qu'il est permis de demander des informations uniquement sur les morts et que seuls les enfants peuvent le faire sans autorisation supplémentaire. On s'attend à ce que les gens restituent les preuves personnellement ou par l'intermédiaire de représentants autorisés. Autrement dit, un petit-fils, avec des parents vivants, ne recevra pas de résultat positif sur une demande aux archives concernant des parents de troisième génération (grands-parents). Si le père ou la mère ne peuvent pas rechercher de données, ils doivent alors délivrer une procuration au notaire au nom de l'exécuteur testamentaire, qui peut être n'importe qui. Cependant, comme déjà mentionné, l'algorithme réel des actions devient connu dans situation particulière pendant la période de sa survenance et dépend du degré de parenté du citoyen qui envoie demande aux archives sur les ancêtres, avec la personne souhaitée. Il y a une logique dans des règles strictes. Peu de lecteurs seront satisfaits du fait que quelqu'un d'autre "fouille" librement dans la biographie et les relations de leurs proches ou mène une étude de l'histoire familiale, essayant de trouver des preuves compromettantes à des fins égoïstes.

Comment faire une demande aux archives sur les proches de la famille

Après avoir expliqué le concept de base de la démarche de communication avec les archivistes, passons à l'essentiel du sujet de la publication sur le site de généalogie Livemem. Comment faire une demande aux archives concernant des proches pour qu'elle ne soit pas ignorée et exécutée le plus tôt possible? Tout d'abord, déterminez à quelle archive municipale ou à quel bureau d'enregistrement vous devez vous adresser avec votre demande pour rechercher un ancêtre. Le choix de l'institution pour adresser une demande de proches dépend du type de tâche (récupération d'actes ou obtention d'informations) et de la date de l'événement (naissance, mariage ou décès). Selon la réglementation, si cent ans ne se sont pas écoulés depuis la création du document, il doit être conservé par les bureaux d'enregistrement territoriaux. Mais de la pratique de notre bureau de recherches familiales, on sait que des actes d'état civil plus "jeunes" se retrouvent aussi dans les dépôts d'archives régionales. C'est-à-dire que lorsque les documents familiaux d'origine soviétique présentent un intérêt, une demande de parents doit être envoyée au bureau d'enregistrement du lieu de l'événement, et s'ils ont déjà été transférés aux archives fédérales, vous en serez informé. dans une lettre de réponse. Les services publics développent une base de données électronique centralisée contenant des informations pertinentes sur les citoyens. Il est donc possible qu'il soit bientôt possible d'envoyer des demandes de renseignements sur les ancêtres aux organisations locales.

Considérant le cas d'une demande de recherche de faits sur des proches dans les registres paroissiaux de l'église (les précurseurs des livres avec actes d'état civil, qui étaient des documents officiels ~ jusqu'en 1917), il convient de prêter attention au fait qu'il est nécessaire de faire le contraire. Dans un premier temps, demandez des informations sur les ancêtres aux archives fédérales, en fonction de la région où l'événement s'est produit, et si les documents ne leur ont pas été transférés pour stockage, le demandeur sera alors redirigé vers le bureau d'enregistrement. Notons la confusion enchevêtrée avec les régions, où les frontières ont parfois changé dans le cadre du découpage administratif-territorial. Il existe des situations ambiguës lorsqu'un village (village, ville) et la paroisse de son église, par exemple, en 1850 appartenaient à une province, et en 1851 à une autre. Cela signifie que les registres paroissiaux de l'église avec l'histoire familiale des ancêtres pour une localité donnée peuvent être localisés dans deux archives régionales. Il est possible que le citoyen n'en soit pas informé et la demande recevra la réponse classique "introuvable". En cas de doute sur la minutie du traitement d'une demande aux archives concernant des proches, dupliquez la lettre aux institutions des villes voisines, où des livres contenant des enregistrements de rites ancestraux dans des territoires contestés pourraient être envoyés.

Nous allons maintenant expliquer directement la procédure même pour remplir une demande d'archivage pour rechercher des informations sur les ancêtres avec la rédaction du texte d'accompagnement correct. Considérons la situation en utilisant l'exemple d'une demande généalogique aux archives de l'État, car dans le cas du bureau d'enregistrement, les actions sont assez similaires, et les formulaires que nous avons préparés en utilisant le lien de téléchargement gratuit à la fin de la publication ne le font pas besoin d'explications supplémentaires. Une demande aux archives concernant des proches peut être conditionnellement divisée en trois blocs (comme dans l'exemple de la première photo): où l'appel est envoyé, son essence et par qui il a été envoyé. Disons tout de suite que toutes les parties doivent être remplies, si au moins une est omise, alors avec une probabilité de 99% votre candidature sera rejetée. Avant que, comment interroger les archives sur les ancêtres, rendez-vous sur le site de l'établissement ou vérifiez par téléphone si les salariés sont en principe associés à leur exécution. Et si le travail avec les appels des citoyens sur le thème de la recherche de données sur les proches est en cours, découvrez de quelle manière il serait plus pratique pour les archives d'accepter la demande - en e-mail ou l'écriture traditionnelle. Lorsque les demandes sont traitées uniquement sur support physique (en en écrivant), il ne sera pas superflu de compléter le colis avec une seconde enveloppe. Hélas, selon les récits des archivistes, parfois, précisément à cause du manque de leurs propres moyens de transmission, les demandes de proches peuvent être ignorées (plus les archives sont petites, plus le budget de communication sur les ancêtres de la famille est modeste).

En ce qui concerne le contenu du document, il est nécessaire de connaître les nuances suivantes. Les archives où la demande concernant les ancêtres de la famille est envoyée et l'expéditeur sont situés dans un espace visuellement unique - dans le coin supérieur gauche. Dans ce cas, la demande doit être envoyée au nom du directeur. Vous trouverez le nom exact et le responsable actuel sur le site internet de l'établissement. Cette partie de la demande d'informations sur les proches ressemble à ceci: "Au directeur des archives d'État de tel ou tel sujet de la Fédération de Russie (région, république, territoire, etc.), son nom, prénom, patronyme (d'une nouvelle lignée)". Ensuite, indiquez dans le formulaire votre nom complet. le demandeur, son adresse de résidence réelle (où vous pouvez recevoir la correspondance), ainsi que ses coordonnées (numéro de téléphone ou e-mail, et de préférence les deux). Les demandes anonymes adressées aux archives concernant les proches de la famille et les appels sans indiquer les moyens de rétroaction, pour des raisons évidentes, ne sont pas acceptées pour exécution par les employés.

Comment rédiger le texte de la candidature pour augmenter les chances d'un résultat positif ? Nous considérons qu'il est nécessaire de réfuter le mythe répandu selon lequel "plus l'essence de la demande d'archives sur les ancêtres est détaillée, plus la probabilité de recevoir une réponse avec des informations de la part des proches est élevée". Cette approche est pertinente lorsque vous interagissez avec des généalogistes privés ou des organismes spécialisés comme notre bureau de recherche familiale "Keepers of Family Secrets". Mais avec les institutions étatiques, tout devrait se passer exactement à l'opposé. Plus la tâche est formulée de manière claire et concise, plus il est probable que les archives résolvent le problème et examinent la demande de proches dans un court laps de temps. Vous ne devez pas écrire un essai sur le respect des ancêtres, indiquez uniquement les faits exacts: lieu avec date de naissance, lieu de résidence, nom d'un parent, degré de parenté, ainsi que le type d'entrée. Vous pouvez écrire des données approximatives, mais cela augmentera le coût et le temps d'exécution d'une requête généalogique dans les archives sur les ancêtres et, dans certains cas, rendra impossible la recherche d'informations sur les parents. A la fin de la demande d'archivage, notez que l'intérêt est lié à la restauration du pedigree, et vous vous engagez à payer les travaux. Essayez d'adapter l'essence en 3-4 lignes.

Un appel compétent aux archives avec une demande de restauration de l'histoire des ancêtres ressemble à ceci: "Veuillez trouver dans le registre des naissances (ou décès) de mon arrière-grand-père tel et tel (son nom, prénom, patronyme) pour l'année X dans le village (village, ville) N. En l'absence de métriques, je vous serais reconnaissant de bien vouloir informer sur la sécurité des récits de révision, des déclarations de confession et d'autres sources généalogiques pour période spécifiée. Avec une recherche réussie d'un parent, je souhaite délivrer un certificat d'archives (faire un extrait, une photocopie ou une photo de la page). Je suis prêt à payer pour les services." Lorsque vous êtes intéressé par le rite du mariage des ancêtres, remplacez simplement la phrase sur la naissance par le texte approprié sur le mariage. Le personnel des archives n'apprécie pas les formulations vagues et les grandes- échelle des demandes sur les parents sous la forme de "mener une étude généalogique de la famille" ou "je veux connaître la généalogie de mon nom de famille" La solution de tels problèmes est assez difficile, et il est peu probable que les archives les prennent en charge, car la généalogie de la famille n'est pas son domaine d'activité principal. Dans les conversations informelles, les archivistes notent que la politesse et communication culturelle motive en outre pour une exécution de travail de haute qualité, ce qui, en principe, est tout à fait naturel. Sur les sites Web individuels des institutions, dans la section contenant les règles de traitement des demandes, ils écrivent: "les demandes aux archives concernant des proches contenant des expressions obscènes ne sont pas prises en compte". C'est effrayant d'imaginer à quel type de population vous avez affaire. Ne perdez pas la face, ne discréditez pas la mémoire de vos ancêtres et comportez-vous dignement !

Au bas du formulaire, inscrivez la date et signez. C'est-à-dire que vous devez imprimer le document, le signer et le scanner (si nous parlons de l'envoyer par e-mail). Nous attirons l'attention des lecteurs sur le fait qu'il est inutile de dupliquer l'envoi d'une demande aux archives concernant des proches, car une nouvelle demande ira au bout de la file d'attente et créera une charge inutile pour les employés. Mieux, adressez une question à l'établissement : "Je vous demande de préciser le stade d'exécution de ma demande à partir de la date Y, le demandeur est tel ou tel." En ce qui concerne le délai, nous soulignons le fait que l'exécution du travail par l'archive peut prendre à la fois quelques jours et plusieurs mois. Il existe des cas confirmés sur Internet où vous avez dû attendre 10 mois pour obtenir une réponse. Cependant, en toute honnêteté, nous notons que pour les requêtes d'archives sur les ancêtres préparées par des spécialistes du site, le résultat arrive généralement dans un délai de 1 à 2 semaines, ce qui confirme une fois de plus l'importance d'une conception correcte et d'un énoncé clair du problème. En tenant compte de tous nos conseils lors de la préparation d'une demande, vous pourrez faire une demande correcte aux archives sur les proches et obtenir des informations sur les membres de la famille. Soit dit en passant, nous vous recommandons de commander un plan de recherche détaillé auprès de notre bureau généalogique, ce qui facilitera considérablement la mise en œuvre de la recherche d'ancêtres, ainsi que d'augmenter l'efficacité du temps passé et de l'argent investi dans la restauration du pedigree.

télécharger les requêtes standard sur les ancêtres aux archives et aux bureaux d'état civil (185 Ko ; format : docx).

Si vous avez des ajouts - faites-le nous savoir dans les commentaires, nous le ferons ressource utile ensemble!

Dans la vie de chacun, il peut être nécessaire de se référer à des documents d'archives. Les citoyens écrivent des demandes en cas de besoin de restaurer des documents, de recréer événements historiques, établir une relation ou Recherche scientifique. Un avantage incontestable est le développement généralisé d'un réseau d'archives sur le territoire de la Fédération de Russie. A côté des publics, qui disposent de la base documentaire la plus riche, il existe aussi des privés.

La nécessité de soumettre des candidatures est due à la structure complexe des archives. Des milliers de fonds, des collections de documents, du matériel photographique et d'autres sources compliquent la recherche des informations nécessaires. Par conséquent, vous devez décrire la demande aussi précisément que possible. Plus vous spécifiez les faits connus de vous, plus l'employé répondra rapidement à la demande.

Fonctionnalités de compilation

Archives de Russie divisé en types:

Etat;
municipal;
départemental;
archives d'organisations;
privé.

Tous les citoyens de la Fédération de Russie peuvent demander de l'aide à n'importe quelle organisation, l'essentiel est de savoir comment postuler correctement.

Types de demande:

socio-juridique– de clarifier les faits nécessaires dans le respect des droits et intérêts personnes ou des entreprises. Il s'agit notamment des demandes de personnes physiques et morales, consulaires (de citoyens étrangers, officiels);
généalogique- clarifier et clarifier les faits de la biographie des ancêtres, afin de décrire la généalogie du clan, de la famille;
thématique- est fait dans le but d'obtenir des documents sur un fait distinct de l'histoire ou de la vie d'une personne. De telles demandes sont typiques des activités de recherche.

Vous devez d'abord déterminer dans quelle catégorie la question s'inscrit, dans quelle archive les informations d'intérêt peuvent être localisées.

Vous pouvez postuler:

au registraire ou au MFC (passeport requis);
par lettre par la poste russe ;
par voie électronique ou via le portail des services publics.

Les technologies modernes et la disponibilité du portail d'État unifié vous permettent d'envoyer des demandes sans quitter votre domicile, ce qui simplifie le travail avec les archives des villes russes.

Les informations sont fournies gratuitement, ceci est régi par la loi fédérale "Sur l'organisation de la fourniture des services publics et municipaux" du 27 juillet 2010 N 210-FZ. La seule chose pour laquelle l'administration des archives peut fixer un prix est le traitement de l'information et la compilation d'un nouveau travail de recherche par les employés sur la base des documents demandés.

Outre les actes législatifs, il existe des arrêtés, chartes et règlements internes qui régissent le travail des salariés. Le règlement de travail des archives des organisations établi par le Collège des archives fédérales régit le travail des petites archives.

Le principe général du travail des archives est l'accessibilité et l'ouverture. Ils ont été créés pour sauver Documents importants dans le but de les mettre à la disposition des citoyens sur demande. Cependant, il existe des restrictions d'accès à certains documents avec une période de confidentialité définie. Ça peut être documents des archives du ministère de l'intérieur, des forces armées ou des collections nominatives de personnages célèbres transmis par des proches.

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J'aimerais qu'ils écrivent un article sur la façon de vaincre les archives et d'éliminer l'aide. Il est impossible d'attendre.

Nous parlons de l'étape initiale du programme "NRJ" - la collecte de documents qui prouvent que votre ancêtre ascendant a vécu au bon moment au bon endroit :

16.4. Les citoyens étrangers et les apatrides visés au paragraphe 16.1 du présent règlement, ayant (ayant eu) des parents en ligne ascendante directe, résidant de manière permanente ou ayant précédemment résidé de manière permanente sur le territoire de la Fédération de Russie ou sur le territoire ayant appartenu à l'Empire russe ou à la L'URSS, à l'intérieur de la frontière nationale des Fédérations de Russie, soumet en outre l'un des documents (documents) confirmant (confirmant) la présence de ces proches, ainsi que le fait de leur résidence permanente sur le territoire concerné (acte de naissance, acte de mariage, acte d'adoption, acte de décès d'un parent, permis de séjour, extrait du livret de la maison, copie de la carte d'appartement, document contenant des informations sur l'immatriculation militaire, carte d'identité militaire ou autre document (Documentation).
16.5. En l'absence des documents spécifiés aux clauses 16.3 et 16.4 du présent règlement, les candidats soumettent des certificats d'archives, des extraits de documents d'archives, des copies de documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie et (ou) d'autres documents d'archives.

Laisse-moi te rappeler: si vous envisagez d'aller au NPR, ayant un permis de séjour obtenu dans le cadre d'un autre programme, vous n'avez pas besoin de recueillir les certificats d'un ancêtre.

Dans des articles sur les succès obtenus dans NPR ( , ) sur la collecte des certificats, peu de gens écrivent en détail, cependant, cette étape est l'une des plus difficiles, car vous ne pouvez même pas calculer approximativement combien de temps cela prendra et si elle sera couronnée d'un résultat positif. Et vous ne pouvez même pas blâmer le service des migrations - ici, son rôle est insignifiant, au niveau du "acceptons un acte de naissance - non, ce n'est pas suffisant". Tout dépend de votre persévérance, de votre ingéniosité et de la volonté du personnel des archives de vous aider.

Est-ce vraiment si difficile d'obtenir de l'aide ?

Oui. D'abord, une base de données unique, une institution ou organisation, une adresse où vous pouvez demander et recevoir un certificat/extrait confirmant la résidence permanente en Russie (RSFSR) (surtout sur Internet, en mode "en ligne")N'EXISTE PAS .

Un tel certificat/document peut être obtenu auprès de divers organismes, dont la liste est assez longue (bureaux des passeports, organismes de gestion, archives, etc.).

Deuxièmement, les employés de ces organisations ne sont pas toujours d'humeur à aider gratuitement un étranger dès que possible. Il est dans votre intérêt non seulement de collecter vous-même le maximum de données pour la demande, mais également de vous rappeler régulièrement (par exemple en appelant).

Voici le principe d'approche de la question.

Parmi les principaux documents qui peuvent être restaurés ou réobtenus (duplicata) sont les documents de l'état civil : actes de naissance, de mariage, de décès (il faut connaître les dates exactes, ou du moins en quelle année l'acte a été fait, sinon le bureau d'enregistrement peut être refusé, expliquant qu'ils n'ont pas la capacité de pelleter l'intégralité de l'archive).

Il est impératif que dans cette chaîne de vous à l'ancêtre, en plus des actes de naissance, des actes de décès soient pris pour les morts. Si possible - et sur le mariage.

Si vous adressez une demande au bureau d'état civil d'une autre ville, assurez-vous de : en plus de l'adresse postale de résidence (code postal, etc.), indiquez dans la demande l'adresse du bureau d'état civil le plus proche de chez vous où la réponse vous sera envoyée.

Dans la demande, sous quelque forme que ce soit, indiquez l'essence du document dont vous avez besoin, indiquez les informations connues les plus détaillées, ainsi que les données personnelles complètes.

Le délai de réflexion est de 30 jours maximum. N'attendez pas longtemps. Appelez et demandez les résultats de la demande (maintenant, il n'y a plus de problèmes ni avec l'adresse de l'institution ni avec les numéros de téléphone, il est facile de le savoir via Internet). Si un enregistrement d'acte est trouvé, le document sera envoyé.

Au bureau d'état civil local, à réception du document, ils devront confirmer la relation: vous avez besoin de votre acte de naissance et plus loin dans la chaîne (par exemple, un parent, si vous prenez un document pour votre grand-père) ; + certificat de décès de l'ancêtre (si l'ancêtre est décédé), et votre passeport avec une traduction notariée en russe (vous pouvez immédiatement venir avec des photocopies).

Soyez prêt à ce que lorsque vous recevez un document "dans une génération" - si vous recevez, par exemple, un duplicata de l'acte de naissance de votre grand-père et que votre parent (père ou mère) est vivant, il peut exiger une procuration notariée (de père-mère), ou - ils ne leur seront délivrés qu'à eux. Ceux. pour certain personnellement à vous sans la procuration ne donnera le document que sur le parent.

Pour les parents plus éloignés le long de la chaîne : soit une procuration d'un ancêtre intermédiaire vivant - soit un acte de décès (l'acte de décès confirme alors que vous êtes un seul descendant direct).

La durée de conservation des livres d'enregistrement d'État des actes d'état civil dans les bureaux d'état civil est de 100 ans (article 77 de la loi fédérale "sur les actes d'état civil").

Le formulaire n° 9 contient des informations sur les personnes inscrites sur l'espace de vie. Il est souvent obtenu pour la réalisation d'opérations d'achat et de vente, d'autres opérations immobilières. Pour l'obtenir, nous contactons l'organisme qui tient les registres d'enregistrement de cette construction de logements (HOA, etc.). Il convient de garder à l'esprit que pour les citoyens étrangers (non enregistrés) dans cet espace de vie, ils demanderont une procuration au propriétaire de l'appartement pour obtenir un certificat.

Une attestation d'inscription peut également être obtenue au "bureau des passeports" de l'UVM. Toutefois, information sur la radiation (pour cause de départ vers une autre localité, ou de décès), conformément au Règlement administratif pour l'exécution par le FMS de la fonction étatique d'organisation et de conduite des travaux d'adresse et de référence, arrêté n° 422 du 29/10/2007. p.52 sont stockés pendant 10 ans, après quoi ils sont soumis à la destruction.

L'ancêtre était un militaire régulier - une copie de son dossier personnel sera conservée dans les archives centrales du ministère de la Défense de la Fédération de Russie (TsAMO) http://archive.mil.ru/ (région de Moscou, Podolsk, Kirova St., 74).

S'il était un militaire régulier jusqu'en 1941. - soumettre une demande aux archives militaires d'État russes http://rgvarchive.ru/ (Moscou, Adm. Makarova, 29).

Pour rechercher des informations sur les ancêtres en tant que participants à la Seconde Guerre mondiale, le lien suivant peut être utile :

Général: lors de l'envoi d'une demande par courrier à toute organisation, institution : mettez dans une enveloppe des photocopies de documents confirmant votre lien avec la personne sur laquelle vous demandez des informations. C'est vraiment nécessaire.

Archives départementales, municipales et régionales (en fonction de la subordination administrative de la localité). Dans tous les cas, chaque région/sujet dispose d'archives régionales d'État. Archives départementales et archives d'institutions/organismes spécifiques. En tant qu'autorité finale - les archives fédérales de la Fédération de Russie.

Nous apprenons sur Internet des adresses (y compris électroniques) et des numéros de téléphone. On appelle (c'est plus rationnel comme ça), on vérifie s'ils ont les informations nécessaires (sinon on trouve qui d'autre on peut contacter). Ensuite, nous leur envoyons une demande écrite.

La demande est faite sous n'importe quelle forme.

Veillez à bien indiquer le destinataire, le motif du recours (dans notre cas, la demande sera "sociale et légale" et est gratuite), formulez des questions précises. Les informations connues doivent être aussi détaillées que possible. Demandez s'il est impossible d'aider avec l'essentiel de la demande, suggérez l'adresse de l'organisme autorisé ou demandez de transférer la demande selon la compétence.

Tout d'abord, indiquez brièvement le but pour lequel vous demandez des informations. De plus - les informations les plus connues sur l'ancêtre. Vous pouvez joindre une copie de son acte de naissance. Pour plus de commodité et de facilité de perception (dans les archives, après tout, les personnes vivantes travaillent aussi!) Assurez-vous d'indiquer les informations connues dans l'ordre chronologique.

Soyez aussi précis que possible sur les questions que vous souhaitez poser.

Dans une offre séparée, demandez si les informations requises ne sont pas disponibles, suggérez où vous pouvez vous tourner ou demandez à rediriger votre demande de compétence.

Il est également nécessaire d'indiquer vos données personnelles : nom, prénom, et adresse de retour, en indiquant le code postal. Il est recommandé de fournir un numéro de téléphone et une adresse e-mail.

Sur les sites Internet des Archives de l'État, vous pouvez également trouver un service payant "enquête généalogique". La liste des prix et la procédure de prestation de services peuvent être consultées sur le site Web des archives de l'État. En règle générale, dans ce cas, il est proposé d'envoyer une lettre de questionnaire aux archives, dans laquelle les éléments obligatoires sont indiqués, sans lesquels la recherche est impossible. Si les informations spécifiées sont suffisantes pour effectuer une recherche dans les documents des archives d'État, le demandeur reçoit un reçu pour paiement anticipé. À la fin des travaux, un calcul final du coût (y compris le prépaiement) et un reçu sont envoyés. Les frais sont facturés quel que soit le résultat de la recherche.

Aussi, il ne faut pas oublier la possibilité de recherche indépendante dans les salles de lecture des archives.

Les personnes (organisations) fournissant des services de recherche généalogique sur base payée- comme choix possible, cependant, à la fin, les documents (copies) reçus par vous doivent être correctement certifiés.

Résultats. Algorithme d'action

1. Vous parcourez vos archives personnelles, vous asseyez à table, sur la base de documents et d'informations que vous connaissez, ÉCRIVEZ tous les faits fiables connus de la biographie. Vous vous adressez à des parents vivants pour obtenir des informations, peut-être ont-ils conservé certains documents. Il sera utile avec l'aide d'Internet d'obtenir également des informations sur un lieu, une époque, des événements politiques et économiques donnés (quel peuplement, occupation de la population, installations industrielles, temples, etc.).

2. Lorsque l'image globale devient claire, vous pouvez passer aux demandes. De la ville aux archives régionales et fédérales. Y compris départementales. Nous traitons les demandes comme une confirmation de faits connus - pour une confirmation documentaire. Et dans le sens inverse : votre proche figure-t-il sur les listes des travailleurs de l'entreprise (vous avez par exemple appris qu'à un certain moment dans un localitéétait la seule entreprise. Toutes les répressions, les exils, les évacuations se sont en quelque sorte reflétées dans les « bases » départementales générales.

Archive - une institution d'État qui assure la sécurité des documents, des conditions favorables à leur utilisation, fournit des informations aux autorités le pouvoir de l'État et l'autonomie locale, et répond également aux besoins d'information de la population. Et obtenir les informations nécessaires pour protéger les intérêts personnels des citoyens est notre droit inaliénable. Considérez les étapes par lesquelles passe une personne lorsqu'elle postule aux archives.

Quelles sont les demandes ?

Les demandes sont de trois types :

thématique- les demandes d'informations sur une question, un sujet, un événement ou un fait spécifique. Par exemple, une demande biographique, qui établit les informations nécessaires pour étudier la vie d'une personne en particulier, clarifie les faits de sa biographie ;
généalogique- les demandes exprimant le besoin d'informations documentaires établissant la parenté, les liens familiaux deux personnes ou plus, antécédents familiaux, clan ;
socio-juridique- les demandes d'une personne ou d'une organisation spécifique liées à la garantie de ses droits et intérêts légitimes. Ils sont divisés en trois groupes :
- caractère officiel du législatif et pouvoir exécutif;
- des personnes physiques et morales ;
- les demandes des citoyens russes et étrangers et des apatrides vivant à l'étranger, les demandes dites consulaires.

Pour nous, les plus intéressantes seront les demandes sociales et juridiques des personnes physiques et morales. Conformément aux Règles d'organisation du stockage, de l'acquisition, de la comptabilité et de l'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie, les demandes sociales et juridiques comprennent les demandes de confirmation de :

expérience de travail et salaire
service dans des unités et formations militaires,
sur l'état de santé,
l'attribution, décerner des titres,
obtenir une éducation,
l'usage de la répression
sur les actes de l'état civil, etc.

Exemple 1

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Par exemple, après avoir analysé le carnet de travail d'un employé embauché pour un poste de direction et de responsabilité, l'entreprise voudra s'assurer que l'employé a réellement eu une expérience de travail dans une grande entreprise. Si l'entreprise a été liquidée de la manière prescrite par la loi (y compris à la suite d'une procédure de faillite) ou a été transformée d'une manière qui implique le transfert de documents sur le personnel aux archives, l'employeur peut s'adresser aux archives avec une demande correspondante.

Il n'est pas rare de devoir préparer des documents liés à la nomination des pensions aux employés.

Services gratuits et payants

Toutes les enquêtes socio-juridiques sont réalisées gratuitement par les archives. Mais il y a des exceptions :

si vous devez répondre à la demande de toute urgence (dans un délai de 1 à 5 jours à compter de la date de la demande) ;
délivrer un duplicata ou réémettre un certificat d'archives en remplacement de celui perdu ou détérioré par la faute du demandeur (sauf accident documenté) ;
faire plusieurs copies du certificat d'archives à la demande du demandeur ;
faire une demande d'expérience de travail et les salaires depuis plus de 5 ans (60 mois consécutifs) ;
faire une réclamation immobilière.

Aucun frais n'est facturé pour les services dans la salle de lecture des archives (à l'exception des services non prévus par les règles pour le travail des utilisateurs dans les salles de lecture des archives d'État de la Fédération de Russie).

La nomenclature des travaux et services rémunérés effectués par les archives est établie par le Service fédéral des archives de Russie. Sur cette base, l'archive peut élaborer une liste plus détaillée, que le directeur approuve. En outre, les archives peuvent déterminer de manière indépendante les catégories de personnes morales et de personnes (retraités, handicapés, orphelinats, etc.), pour lesquelles des travaux et des services sont effectués à des conditions préférentielles.

Délais d'exécution des demandes

Selon les Règles de base pour le travail des archives des organisations (approuvées par la décision du Collège des archives fédérales du 6 février 2002) le délai d'exécution des demandes à caractère social et juridique selon les documents de l'archive ne doit pas dépasser 30 jours à compter de la date d'enregistrement de la demande. Avec l'autorisation de la direction des archives, ce délai peut être prolongé si nécessaire, mais pas plus de 30 jours avec la notification obligatoire du demandeur. Si, après l'expiration délais la réponse n'est pas reçue, il est nécessaire de contacter l'autorité de gestion des archives de la région avec une demande, pour quelle raison l'appel dirigé n'a pas été exécuté.

Les demandes sont exécutées conformément à la procédure d'utilisation des documents du Fonds d'archives de la Fédération de Russie, établie par la loi fédérale n° 125-FZ du 22 octobre 2004 "sur l'archivage dans la Fédération de Russie", loi fédérale n° 24-FZ du 20 février 1995 "Sur l'information, l'informatisation et la protection des informations".

Si votre demande est jugée non essentielle, alors son transfert par propriété à d'autres archives ou organisations doit être effectué dans les 5 jours à compter de la date de réception de la demande à l'archive, et vous devez en être informé.

Où postuler ?

Premièrement, les archives auxquelles vous devez vous adresser dépendent de la taille de l'organisation qui vous intéresse : si vous avez besoin de données sur une personne qui travaille (a travaillé) dans une institution de subordination fédérale, vous devez contacter les archives fédérales ; subordination républicaine, régionale, régionale - aux archives d'État de la région correspondante; subordination de la ville et du district - aux archives municipales.

Exemple 2

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Si vous avez besoin de demander des informations sur une personne qui a travaillé dans une entreprise d'État liquidée à Moscou, vous devez contacter les archives centrales de l'État des documents sur le personnel de l'entreprise liquidée. entreprises d'État, institutions, organisations de Moscou.

Si une personne travaillait dans une entreprise de subordination municipale ou dans une organisation non gouvernementale, la recherche de documents devrait commencer par les archives de la ville ou du district. Avec organisations commerciales il existe des difficultés liées à l'absence de mécanismes juridiques pour demander le transfert de documents pour le stockage de l'État.

Pour savoir quelle archive contacter, vous pouvez utiliser le site www.rusarchives.ru. Il existe également un guide en ligne des archives de la Russie www.guides.rusarchives.ru, qui vous permet de rechercher dans 31 archives fédérales et 49 régionales et comprend environ 140 000 fonds d'archives contenant des fonds socio-politiques, historiques, militaires, économiques et autres. Documentation.

Comment faire une demande ?

Il n'y a pas d'exigences strictes pour la demande, la demande est faite sous forme libre, mais adressée au directeur des archives. Quel que soit le type de demande, les informations suivantes doivent être fournies :

nom, prénom, patronyme de la personne d'intérêt à l'heure actuelle et, obligatoirement, nom de famille dans la période demandée (indiquer l'année du changement de nom, s'il a eu lieu);
l'adresse à laquelle la réponse de l'archive doit être envoyée ;
votre numéro de téléphone de contact ;
sur quoi et dans quel but les informations sont demandées.

Voici les requêtes les plus courantes et expliquez ce qui doit être spécifié dans chacune d'elles afin de permettre l'exécution d'une telle requête :

En général, certaines archives acceptent non seulement les demandes de renseignements sociaux et juridiques rédigées sur papier, mais également envoyées par courrier électronique, et certaines même par téléphone.

Exemple 3

exemple de demande de réception d'un certificat d'archivage de salaire

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Exemple 4

Modèle de lettre de demande d'une personne morale (modèle de formulaire)

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Transcription d'archive

Le plus souvent, le demandeur reçoit une réponse à la demande sous la forme d'un certificat d'archives, moins souvent - un extrait d'archives ou une copie du document.

Selon GOST R 51141-98 «Travail de bureau et archivage. Termes et définitions" transcription d'archives - il s'agit d'un document officiel des archives contenant des informations issues de documents d'archives en rapport avec l'objet de la demande, indiquant les adresses des documents.

Jetons un coup d'œil à quelques références qui sont émises pour les demandes les plus populaires.

Le certificat d'archives confirmant la durée de service comprend des données pour le temps pour lequel des informations sont disponibles dans les documents d'archives: le nom exact du poste occupé par le citoyen et la période de son travail sont indiqués (voir exemple 5). Les dossiers du personnel, les questionnaires, les autobiographies, personnellement compilés par un citoyen, sur lesquels il n'y a pas de marques sur la vérification des informations qu'ils contiennent sur la base des documents ou certificats originaux soumis, ne peuvent pas servir de base à la délivrance de certificats d'ancienneté archivés (si nécessaire , ces informations sont communiquées par écrit) . Comme pièces justificatives ancienneté, seules les commandes de l'activité principale, les comptes personnels, les livrets, les cartes d'adhésion aux syndicats sont utilisés.

Le certificat de nomination ou de recalcul d'une pension comprend des informations de la manière déterminée par l'organisme qui verse des pensions aux citoyens. Les informations sur les revenus sont incluses dans le certificat telles qu'elles sont énoncées dans les documents des archives. Les données sont présentées séparément pour chaque année sans somme dans l'année. L'archive ne calcule pas les gains moyens mensuels et annuels moyens. En l'absence de documents sur les salaires, le salaire officiel peut être établi sur la base du tableau des effectifs de l'organisation pour la période concernée, d'autres paiements - sur la base d'ordonnances sur les questions de personnel ou sur les activités principales.

Dans le certificat d'études, en l'absence d'informations dans les documents sur l'achèvement d'un établissement d'enseignement par un citoyen, il est indiqué sur quel cours ou dans quelle classe il a étudié.

Lors de l'exécution de demandes répétées ou de la compilation à la demande d'un citoyen (organisation) d'un certificat similaire à celui précédemment délivré, l'archive vérifie la conformité des informations incluses dans ce certificat avec celles contenues dans les documents, et si des informations supplémentaires sont trouvées, il les inclut dans le certificat d'archives réémis.

Exemple 5

Exemple de référence d'archive

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S'il n'y a pas de documents dans l'archive nécessaires pour répondre à la demande, une réponse est rédigée sur le formulaire de l'archive exposant les raisons de l'absence de documents contenant les informations demandées, et les recommandations nécessaires sont données. Lors de la préparation de réponses "négatives", les archivistes essaient d'éviter des formulations telles que "les documents n'ont pas été stockés dans les archives", généralement le demandeur reçoit des recommandations pour trouver les informations nécessaires ou la raison du manque de documents d'archives sur le sujet de la demande est expliqué. En cas de preuve documentée de la perte de documents d'archives contenant les informations demandées, l'archive peut (mais n'est pas obligée de) délivrer un certificat sur les raisons de leur perte, si nécessaire, certifié par le sceau de l'archive.

Il convient de noter que le texte de la référence archivistique est donné dans une séquence chronologique des événements ; dans certains cas, il reproduit des citations de documents d'archives. Après le texte de la référence, sont indiquées les données de recherche des documents qui ont servi de base à sa compilation (numéros de fonds, inventaires, cas, feuilles du document) Il convient de noter que le texte dans la référence d'archive est donné dans une séquence chronologique d'événements, dans certains cas des citations de documents d'archives y sont reproduites. Après le texte du certificat, les données de recherche des documents qui ont servi de base à sa compilation (numéros de fonds, inventaires, dossiers, feuilles du document) sont indiquées.

En général, il est assez difficile d'unifier la forme des informations d'archives, ainsi que la forme de rédaction d'une demande. Cependant, il existe des recommandations pour la préparation des références archivistiques et des réponses aux demandes standard de nature sociale et juridique émises par les institutions d'archives de la Fédération de Russie (lettre des Archives fédérales du 14 mars 2005 n ° 6 / 486-K). Les Recommandations fournissent 12 exemples de références archivistiques pour plusieurs situations différentes.

Les copies du certificat d'archives (sans cachet ni sceau) sont certifiées conformes par le responsable des archives et restent au bureau des archives.

Notez que les références archivistiques diffèrent par le nom du type de document "CERTIFICAT D'ARCHIVES" des autres références, qui sont simplement appelées "RÉFÉRENCE".

Les sociétés commerciales ont également le droit de délivrer des certificats d'archives, des extraits d'archives, mais à condition qu'elles disposent d'une archive sous la forme d'une unité distincte. A défaut, elles seront limitées aux actes, extraits et copies ordinaires.

Selon les Règles de base pour le fonctionnement des archives des organisations, approuvées par la décision du Collège des archives fédérales du 6 février 2002 et contraignantes pour toutes les organisations non gouvernementales, les archives sont créées en tant qu'unité structurelle indépendante de l'organisation. soit une unité faisant partie du service de gestion documentaire (office management), qui reçoit et stocke les documents d'archives à des fins d'utilisation. Les certificats, copies d'archives et extraits identiques à l'original sont certifiés par la signature du responsable de l'organisation ou d'une personne autorisée par lui (le responsable de l'unité qui comprend l'archive) et le sceau officiel de l'organisation.

Extrait d'archives et copie d'archives

Sur l'extrait d'archives et la copie d'archives, les désignations appropriées sont faites - "EXTRAIT D'ARCHIVE" ou "COPIE D'ARCHIVE". Ils sont rédigés sur la forme de l'archive, mais lors de la réalisation de xéro- et photocopies de documents d'archives, la forme de l'archive n'est pas utilisée.

Lors de la délivrance d'un extrait, le nom du document original, son numéro et sa date sont reproduits intégralement (voir exemple 6). Le contenu de l'extrait d'archives du document doit répondre à la demande. La cohérence du contenu et le sens exact de chaque extrait du texte des documents ne doivent pas être violés. Des points de suspension sont placés au début et à la fin de chaque extrait du document, ainsi qu'aux endroits où des mots individuels sont omis. Dans un extrait d'archives, vous ne pouvez donner que des extraits d'un seul document.

Attention! Les mots et expressions distincts d'un document authentique qui soulèvent des doutes quant à leur authenticité doivent être spécifiés par les mots : "ainsi dans le document".

Les copies et extraits d'archives sont certifiés par la signature du responsable des archives et le sceau officiel de l'organisation.

Exemple 6

Exemple d'extrait d'archives

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Après le texte de l'extrait d'archives, sont indiqués le chiffre d'archives et les numéros de feuille de l'unité de stockage du document d'archives ayant servi de base à l'émission de cet extrait (voir exemple 6).

La copie d'archive reprend intégralement le document demandé. Les chiffres d'archives et les numéros de feuille des unités de stockage du document d'archives sont apposés au verso.

Toutes les feuilles d'une copie ou d'un extrait d'archives doivent être reliées, numérotées et certifiées par le responsable des archives aux lieux de fermeture.

Les documents d'information établis par les archives, copies et extraits d'archives sont adressés au demandeur par courrier ordinaire.

Si vous avez transféré des documents vers le stockage d'une organisation tierce

Supposons que votre entreprise ait transféré ses documents en lieu sûr à une organisation tierce qui fournit professionnellement de tels services. Ces services sont fournis non seulement par les archives commerciales, mais également par les archives nationales/municipales. Le propriétaire des documents reste la société sur le territoire de laquelle les documents ne se trouvent plus. Qui dans ce cas a le droit de délivrer des certificats d'archives : le dépositaire ou le propriétaire ?

Selon l'article 892 du Code civil de la Fédération de Russie n ° 14-FZ du 26 janvier 1996, le gardien n'a pas le droit d'utiliser la chose transférée pour stockage sans le consentement du dépositaire, ni de donner la possibilité d'utiliser à des tiers, sauf dans les cas où l'utilisation de la chose stockée est nécessaire pour assurer sa sécurité et ne contredit pas l'accord de stockage. Ainsi, si vous souhaitez déléguer au dépositaire le pouvoir de délivrer des attestations pour les demandes sociales et légales et gagner du temps, alors précisez cette condition dans le contrat de sous-traitance. Dans le cas contraire, le propriétaire de l'entreprise traitera lui-même les documents : si nécessaire, vous devrez demander les documents précédemment exportés au bureau, les traiter et établir un certificat d'archivage, car la question de la confidentialité des informations reste une priorité. .