Рублите подобряват ефективността на работата. Подобряване на ефективността на персонала във всяка индустрия

Здравейте! В тази статия ще говорим за личната ефективност.

Днес ще научите:

• Какво е лична ефективност;
• Какво влияе?
• Как да бъдем наистина ефективни.

Какво е лична ефективност

Да започнем с теоретичната част. Самата концепция за лична ефективност обикновен човекразбираемо, но малко замъглено. Поради факта, че няма ясна дефиниция, възникват проблеми в методологията и като цяло в самия обхват. Нека се опитаме да определим личната ефективност на човек.

Лична ефективност – способността на човек да изпълнява определени задачи възможно най-бързо и ефективно.

Въз основа на това определение вече е възможно да се дадат основните проблеми, с които човек се сблъсква при изпълнение на определени ежедневни задачи:

• Превключване на вниманието;
• Работата не е с пълен капацитет.

Тоест можем да кажем, че личната ефективност предполага ясна концентрация върху изпълнението на определена задача на максимално ниво. Днес психолозите все повече дават приоритет на въпросите за личната ефективност. В свят, пълен с информация, е доста трудно да не се удавиш в такъв поток, да филтрираш правилния.

Защо е важно да оценяваме и подобряваме личното представяне

Ефективността на един конкретен човек може да повлияе не само на работата на един човек конкретна задачана работа или учене, но и като цяло върху преследването на определени човешки цели.

По личната ефективност можем да преценим не само колко бързо изпълнявате задачата, възложена от работодателя, но и колко бързо можете да се изкачите кариерна стълба, получават и използват нова информация и постигат целите си.

Личната ефективност е отговорна за важен параметър - работоспособност. Човек с малка ефективност ще изостава безкрайно, докато по-успешните хора използват потенциала си, за да изпълнят задачите си. За да разберете по-добре самото значение на използването на лична ефективност, трябва да повдигнете темата за таланта и използването на вашия потенциал.

Всеизвестен факт е, че успехът се състои от упорит труд и талант. Освен това хората предлагат различни пропорции, от 10% талант и 90% труд, до 50/50.

Личната ефективност е аналог на труда с използването на таланта. Тоест, вие използвате ресурсите си, за да постигнете целта си възможно най-бързо, като използвате възможно най-малко усилия.

Това не означава, че изпълнението на задачата ще бъде с лошо качество, напротив, колкото по-ефективен е човек, толкова по-ефективно ще свърши работата за кратко време.

Съответно, повишаването на личната ефективност неизбежно ще доведе до факта, че човек ще прекарва много по-малко време за ежедневни дела.

пример:на служителя е поверена задачата да анализира конкурентите в бранша на неговата компания. Въз основа на този доклад той ще трябва да направи свой собствен анализ, да оцени перспективите за развитие на компанията и като цяло да издаде присъдата си за целесъобразността да навлезе на пазара. Служителят ще се справи с такава задача от 1 седмица до 1 месец. И колкото по-висока е неговата ефективност, толкова по-малко време ще бъде отделено на тази задача.

Говорим повече за времето на задачите, а не за тяхното качество, основно въз основа на съвременните реалности. Проблемът на текущата работа е да не се справите със задачата на ниво - почти никога няма проблеми с това. основният проблем- в .

Всеки забеляза подобно явление зад себе си: първите 20-30 минути на работа започвате да изпълнявате възложените ви задачи с горящи очи. След това ефективността спада, очите спират да горят и това, което отне 5 минути, постепенно отнема 10, 15 и 20.

Ако в този момент погледнете себе си отвън, можете да забележите безкрайни разсейвания, отслабване на концентрацията, превключване от една задача на друга и други наистина неефективни неща. И такова явление се наблюдава навсякъде, не само на работа, но и в училище, при провеждане, обучение, четене и т.н.

За да намалите времето за изпълнение на една задача, като по този начин увеличите производителността си, трябва да тренирате лична ефективност.

Кой се препоръчва за подобряване на личната ефективност на първо място

Личната ефективност е необходима за обучение на абсолютно всеки човек, но някои професии изискват специален подход към това. Нека се справим с тези, които преди всичко и незабавно трябва да се погрижат за себе си.

Свободни професии.Да започнем с тях. Това е специална категория работници, които изпълняват различни задачи. Това може да бъде създаване на програми, дизайн, счетоводство и т.н.

Тази категория хора е най-податлива на информационна атака поради постоянен контакт с информация. Ако по време на работа в офиса социалните мрежи, новинарските сайтове и други начини за убиване на време и разсейване от работата са блокирани или наблюдавани, тогава няма такива ограничения при работа от вкъщи.

Често, за да изпълни задача, която отнема максимум 15 минути, средният фрийлансър прекарва повече от час. За да свършат работата по-бързо, да увеличат приходите, броя на клиентите и в същото време да освободят време за по-интересни неща - фрийлансърите трябва постоянно да подобряват личната си ефективност.

Бизнесмени.Всички, които имат такива, както и директори и топ мениджъри на големи компании, ще попаднат в тази категория. В реалностите на съвременната икономика бизнесмените и висшето ръководство имат много ограничено време за решаване на важни проблеми.

В същото време те имат повече отговорности от обикновените служители. За да намерите време за всичко и да оставите няколко часа повече за живот извън работата, трябва да развиете личната си ефективност.

Студенти.Всеки, който учи нещо, може да бъде включен в тази категория. Независимо дали става въпрос за училище или двумесечен счетоводен курс, да използвате максимално потенциала си в обучението си е основната задача на тези хора.

Получаването на максимално количество полезна информация, филтрирането й от ненужния боклук и превръщането й в подходяща за използване за собствени цели е задача, която зависи от личната ефективност.

Кога се формира личната ефективност?

Личната ефективност на човек е субективен фактор. Започва да се формира в предучилищна възраст, а пикът на формиране пада на 19-25 години, времето, когато хората тепърва започват да работят, използвайки всичко, което са получили по време на образованието си.

Но цялата основа се придобива в училище, когато се проявява самата многозадачност на учениците: трябва да правите домашни, да правите каквото искате, да седнете в социалните мрежи, да се разхождате с приятели, да изпълнявате задачи за родителите из къщата и т.н. На. Именно през този период се определят приоритетите.

Но това не означава, че повишаването на личната ефективност е невъзможно в по-късна възраст. След 23-25 ​​години хората се замислят как да повишат своята ефективност, за да отделят време на семейството си и да оставят малко за своите хобита.

Ето защо е необходимо да се повиши собствената си ефективност възможно най-рано, но дори и в по-късна възраст не може да се каже, че човек не може да се справи с промяната на себе си и да започне да бъде по-ефективен.

Три фактора формират основата на личната ефективност:

• Поставяне на цели;
• Използване на ресурс;
• Социализация.

Поставяне на целие най-важният фактор и от трите. За да работите ефективно, трябва да разберете защо го правите. Добре дефинираната цел е в основата на резултата. Важно е да се поставят междинни цели. Най-малкият интервал от време за една цел трябва да бъде 1 ден.

Използване на ресурс. Сравнението на личната ефективност с икономиката е отлично тук. Икономиката е наука за използване на ограничено количество ресурси за задоволяване на нуждите. Ако направим аналогия с човек, тогава всеки има собствен запас от ресурси, които трябва да използва, за да изпълни целите си.

Социализация. Също доста важен фактор. Той отговаря за комуникацията и изпълнението на целите в обществото. Всеки ден човек неизбежно се сблъсква с други хора и те също като него влияят върху изпълнението на целите му.

За да тренирате умението за постигане на цели, трябва да научите как да изграждате взаимоотношения с хората и да се уверите, че те помагат за постигането на целите по един или друг начин.

Човек, който иска да развие личната си ефективност, трябва да се движи в тези три посоки:

• Научете как правилно да поставяте целите си.
• Опитайте се да използвате ресурсите си по-разумно, за да ги постигнете;
• Взаимодействайте с хората, за да реализирате плановете им.

Методи за подобряване на личната ефективност

Има много методи за повишаване на личната ефективност, но всички говорят за едно и също нещо. Събрахме за вас 10-те най-популярни начина за повишаване на личната ефективност и следвайки поне половината от тях в продължение на няколко месеца, гарантирано ще забележите повишаване на ефективността.

Планиране

Един от най-важните начини за подобряване на ефективността е да планирате добре деня си. Това е едно от основните умения, които могат да повишат производителността през целия ден.

Ейбрахам Линкълн беше наистина брилянтен човек, който успяваше да постигне най-амбициозните цели само чрез личната си ефективност. Той работеше максимално почти винаги и това го отличаваше благоприятно от всички, които пречеха на постигането на целите му.

Работата за постигане на целта ви е първата област, върху която ще трябва да работите първо. Най-добре е да запишете целите си на обикновена хартия – това ги прави по-осезаеми. Най-добре е да носите със себе си дневник с цели и да преглеждате периодично.

Но плановете за деня са само върхът на айсберга. Целите също трябва да се поставят за по-дълги периоди. Също така човек трябва да има една цел – мисия, на която трябва да бъде равен. Обикновено това е голяма и грандиозна цел, чието постигане може да отнеме почти цял живот.

В същото време съставянето на компетентна мисия е първата стъпка към постигането на ефективност.

Листовка с основните цели и мисия също е желателно да носите със себе си. Това ще помогне да се отговори на въпроса: „Защо правя това в този момент“, а също така ще даде допълнителна мотивация за работа.

Приоритизиране

Даването на приоритети е важно умение, което трябва да научите веднага щом се научите как да поставяте целите си. Приоритет – Решете коя задача трябва да бъде изпълнена първа и коя след. Подреждането на такъв приоритет ви позволява да решавате най-важните задачи в началото на деня, като използвате максималните ресурси, оставяйки по-малко енергия за второстепенните.

Марк Твен каза: „Ако ядете жаба в началото на деня, останалата част от деня обещава да бъде прекрасен. В крайна сметка вие вече сте свършили цялата упорита работа.”

Тоест трябва да завършите едно голямо и трудна задачанезабавно, без забавяне. След това всичко останало ще изглежда не толкова трудно и можете да направите всичко без много усилия.

Психолозите също се придържат към подобна гледна точка. След като изпълни трудна задача, човек изпитва прилив на ендорфини - хормона на радостта и в резултат на това - увеличаване на вътрешното снабдяване с ресурси. Тоест след трудна задача с удоволствие ще се заемете с нещо по-малко трудно. В същото време най-приятната задача трябва да се остави за края. Стремежът към него също ще увеличи производителността.

Приоритизирането ви позволява да изберете най-голямата и най-грозна жаба, след това малко по-малка жаба и т.н.

Концентрация на вниманието

Един от най сложни методи, което ви позволява да разпръснете максимално личната ефективност.

Концентрация - способността да се фокусира върху нещо конкретно. Тоест, когато изпълнявате задача, не се разсейвате от външни неща, напълно се посвещавате на работата и я изпълнявате много по-бързо.

Проблемът с концентрацията днес е един от най-належащите въпроси, на които психолозите придават значение.

Малко статистики:

• Средната продължителност на времето, през което детето се концентрира върху едно нещо, е 7 минути. При възрастен тази цифра може да се увеличи до 40 минути.
• След 40 минути една и съща работа, независимо колко креативна е тя, има загуба на концентрация и спад в ефективността. Това се отразява негативно на личната ефективност.

Днес има няколко метода за подобряване на концентрацията, но принципът е един и същ: трябва периодично да правите почивки и след дълги сесии в един и същи бизнес да сменяте сферата на дейност. Един от най-старите, но най-ефективни методи за поддържане на концентрацията е методът на Pomodoro.

Същността на метода е, че трябва да направите един вид дейност за 25 минути и след това да си уредите 5-минутна почивка. След като сте направили този цикъл на Pomodoro 4 пъти, трябва да смените дейности, дори ако дейността не е завършена. И след 1-2 цикъла се върнете към него и завършете работата.

Има много други методи, за които можете да научите онлайн.

Постепенно спиране на джаджи на работа

Това следва от предишната точка. Мобилните телефони и таблети имат отрицателен ефект върху концентрацията. Те карат човек постоянно да се разсейва от ненужна информация. Притурките по време на работа трябва да се използват само за комуникация.

Ограничаване на времето, прекарано в социалните мрежи

Социалните медии са идеалното средство за намаляване на личната ефективност. Те отнемат много време, без да носят нищо в замяна. За да използвате рационално личното и работното си време, ще трябва да се ограничите максимално по отношение на социалните мрежи.

Прекарвайте възможно най-малко време във Vkontakte или Odnoklassniki и ще забележите, че имате много повече възможности да правите това, което наистина харесвате.

Контрол върху благосъстоянието

Лошото здраве е една от причините, поради които човек не може да използва максимално своя потенциал. По време на заболяване човек ще бъде практически безполезен на работа, тъй като няма да може да изпълнява ежедневните задачи толкова бързо и ефективно, колкото преди.

Ето защо трябва да се помни, че понякога е много по-добре да прекарате 1-2 дни, за да се възстановите най-накрая, отколкото да работите в болестта в продължение на 1-2 седмици, като по този начин намалявате ефективността си.

Също така не пречи да се отпуснете добре преди да започнете работа. За това чудесен вариант би бил гореща вана. За любителите на източните изкуства медитацията може да бъде истинско спасение. По време на него човешкото тяло почива в ускорен режим и буквално след 20 минути медитация ще почувствате истински прилив на сила.

Влизане в състояние на поток

Поток е името на доста интересно психологическо състояние на човек, което се характеризира с върхова производителност. В това състояние човек е в състояние да раздаде максимума си или дори да надхвърли собствените си граници.

За да влезете в потока, можете да използвате вътрешни или външни стимуланти. Вътрешните стимуланти включват всичко, свързано с личната мотивация на човек. Външните стимуланти включват всичко, което по един или друг начин може да накара човек да се успокои и да се настрои по правилния начин.

Подходящ за това:

• подходящи помещения;
• гореща вана;
• медитация.

С вътрешните стимуланти нещата са малко по-сложни. Те са индивидуални за всеки човек, но си приличат в едно - предизвикват положителен заряд от емоции, което ви позволява да се фокусирате върху едно нещо за дълго време. Те също се занимават с вътрешна мотивация. Достатъчно е да научите за мотивационните си лостове и лесно можете да си повлияете и да влезете в състоянието на потока.

Знайте как да почивате

Това е едно от най-важните умения, които повечето хора са загубили. Както се казва, в повечето речници почивката е промяна на дейността. Следователно, не можете да си почивате просто да лежите на дивана. Трябва да направите нещо друго, което да използва другите ви мускули и способности.

Промяната на вида дейност е нещо, което трябва да научите за кратко време. Ако работиш с ръце – играй шах, покер, накарай мозъка си да мисли. Ако работата ви е свързана с умствена работа, всичко се прави точно обратното – трябва да си почивате, натоварвайки тялото физически, без да му давате много време за мислене.

Има често срещано погрешно схващане, че хората, които работят много на компютъра, могат да се отпуснат, докато седят в социалните мрежи. Но това далеч не е вярно. Времето, прекарано пред компютъра, се отразява негативно на очните мускули, както и на мозъка, който е принуден да филтрира огромни потоци от информация.

Спрете обработката

Този елемент се отнася до здравето, но трябва да бъде подчертан отделно. Всеки човек трябва ясно да представи своя лимит - количеството извършена работа, след което ще навреди на тялото си.

Ние знаем тези възможности човешкото тялоса доста големи, а случаите на надхвърляне на собствените граници не са рядкост, особено когато става дума за спешна и важна работа. Но последствията от такива случаи не са положителни.

За да откажете компетентно обработката, просто трябва да разберете своето преразпределение чрез опит - това състояние, когато нищо не се получава, работата върви 2-3 пъти по-бавно, а физическата умора просто се дисбалансира. И в следващият пътпри достигане на подобно количество работа, трябва да забавите темпото и да ги отложите за известно време, след почивка.

Научете се да делегирате

Това важи особено за служителите, заети в лидерски позиции. Повечето шефове, особено тези от старата школа, се опитват да вършат по-голямата част от работата в компанията сами. И това е погрешно. В крайна сметка лидерът, който е нает в предприятието, става работник, но работникът, който взема решение, няма да стане лидер.

Ето защо е по-добре да създадете ясна йерархична структура, със свободата на избор за всяка връзка - да прехвърлите част от правомощията, които ви лежат на останалите, по-ниски работещи връзки. Това ще ви позволи да се разтоварите и да повишите ефективността на всяка отделна връзка и служител.

Личната ефективност на лидера е това, на което се основава цялата компания. Колкото по-ефективно функционира неговата управленска връзка, толкова повече управленски решения могат да се вземат и толкова по-добро ще бъде икономическото състояние на предприятието.

Това е достатъчно прости методикоито са известни на почти всички. Но изпълнението им може да отнеме значително време. За да ги използвате максимално, трябва да направите тези методи свои навици.

Мързел и страх от промяна като пречки за успеха

Мързелът е само в пословиците – двигателят на прогреса. Всъщност това е една от основните спирачки, която пречи на човек да продължи напред. Заедно с него идва и страхът. И в по-голямата си част това е страхът от промяна.

Човек се страхува, че в нова среда ще загуби стабилност. И стабилност за повечето съвременни хорае един от най-важните аспекти на успешния живот.

В същото време, ако мързелът е нещо, срещу което може и трябва да се бори и всеки разбира това, то страхът от промяната е почти непреодолим сам.

Чудесен начин за борба с мързела е да се развият навици. успешни хора. Един от най-важните методи, които трябва да следвате в живота си, е да наблюдавате какво правят успешните хора и да го въвеждате в живота си.

Друго популярно извинение е възрастта.

Няма да се фокусираме върху това, ще дадем само няколко примера за успешни хора, които реализираха идеите си в доста напреднала възраст:

• Сузи Орман е една от най-известните американски писателки. До 30-годишна възраст работи като сервитьорка. Успехът идва едва след 40;
• Харисън Форд е доста известен режисьор. До 30-годишна възраст работи като дърводелец;
• Дж. К. Роулинг е автор на книгата за Хари Потър. На 31 години тя все още живееше от социални помощи;
• Рей Крок е настоящият собственик на McDonald's. До 52-годишна възраст работи като пътуващ продавач;
• Хенри Форд - няма нужда да обяснявам кой е той. Едва на 40-годишна възраст успява да пусне първия си автомобилен завод.

И има стотици и хиляди такива примери по света. Същата цифра - 30 години, след които човек става толкова тежък във възход, според статистиката си остава само цифра. Никога не е твърде късно да започнете да вървите напред.

Разбира се, възрастта прави мозъците на хората по-малко податливи, информацията се усвоява все по-трудно, нови умения се придобиват с голяма трудност. Вярно, има едно но. Това ще бъде типично за тези, които просто спряха да се развиват след завършване на училище / институт.

Ако човек обръща внимание на своето, изучава нова информация, научава за нови въпроси, които го интересуват, тогава със 100% вероятност мозъкът му ще работи не по-зле, отколкото в училище до 50-70-годишна възраст.

Не случайно засегнахме въпроса за успеха. В крайна сметка повечето читатели, които са отворили тази статия, разчитат на факта, че повишаването на личната ефективност ще ги доведе до успех.

И в повечето случаи критериите за успех са: финансово благополучие, много здраве и семейство. Личната ефективност е тази, която е отговорна за пътя на човека към успеха. Колкото по-ефективно използвате вътрешните си ресурси, толкова по-вероятно е да бъдете сред наистина успешни хора.

Лична ефективност и самообразование

Тук е необходимо да се засегне въпроса за образованието и самообразованието. Нека започнем с факта, че много хора в живота си са мислили за личната ефективност повече от веднъж, въпреки че са го наричали с други думи.

Те четат доста в интернет и купуват различни книги за това как да станат богати, известни и успешни. И доста ярка илюстрация на цялата подобна литература ще бъде работата на Евгений Гордеев - „как да направим милион“. Книгата се състои от 200 страници, 100 от които са заети от безкрайното повторение на думата „работа“, а останалите 100 са подредени, за да паснат на плана. Това е най-истинната книга за това как да станете успешен и богат човек.

Тоест, трябва веднъж да разберете, че няма такова магическо хапче, което драстично да ви направи успешни и богати. Трябва да се развивате, а една от основните насоки е да увеличите максимално собствената си ефективност. От детството хората са заобиколени от безполезни знания, не са научени на основното - как да си поставяте цели, да използвате собствените си ресурси и да ги постигнете. Ето защо първото нещо, което трябва да научите, ако искате да бъдете успешни, е да използвате собствените си ресурси.

Лична ефективност и зона на комфорт

За това как да бъдем със зоната на комфорт, казва заглавието на друга книга - „Излезте от зоната на комфорт. Променете живота си. 21 начина за повишаване на личната ефективност от Брайън Трейси. За да повишите личната си ефективност, ще трябва да излезете от зоната си на комфорт в реалния свят възможно най-скоро.

Човек не може да постигне максимума, ако остане на мястото си. Разбира се, зоната на комфорт е това, което ви прави наистина спокойни и дори щастливи. В същото време отбелязвате времето и не постигате повече.

Успешните хора никога не остават в зоната си на комфорт, те се движат безкрайно напред. Ярък пример е основателят на марката Virgin Ричард Брансън. Човек, който е избрал 7 дейности за своята фирма и продължава да разширява бизнеса си.

Разбира се, излизането от зоната на комфорт идва с предизвикателства. Първият е страхът от провал. Втората пречка е мързелът. Третото е грешната среда. И трите от тези фактора влияят негативно на личната ефективност, като ви пречат да използвате пълния си потенциал. За да постигнете максимума си, да поставите амбициозни цели и да ги постигнете, трябва да използвате методи за повишаване на ефективността, да ги приложите в живота си и да увеличите ефективността си до максимум.

Лична ефективност в компанията

От личната ефективност на отделния човек, нека преминем към цяла компания или предприятие.

Ефективността на служителите на компанията вече не е въпрос толкова на психология, колкото на грамотност. Ето защо добър лидертрябва да работи в няколко направления наведнъж – да изучава приложна психология (методи за въздействие върху хората) и да познава основите на управлението. Тази комбинация ще ви позволи компетентно да управлявате хората и да ги тласкате в правилната посока.

Методологията за подобряване на ефективността на служителите не се различава много от личната ефективност на индивида. В същото време ще е необходимо да се изгради компетентен такъв, който ще позволи възнаграждение ефективни работниции някак да влияят на тези, които не работят максимално.

Мотивационните системи могат да бъдат напълно различни – от парични (което не е достатъчно ефективно) до идеологически (най-ефективни).

Помислете за две крайности: и идеологическа мотивация. Можете да мотивирате с пари за успешното завършване на работата или за преизпълнение на плана. Но има значителен недостатък - за някои работници парите не са основната мотивация и може би те ходят на работа не заради това.

Идеологическата мотивация е способността да вдъхновявате служителите си по такъв начин, че да са пропити с идеята за компанията и самостоятелно да стигнат до заключението: трябва да работите максимално, за да помогнете на работодателя си да постигне целите си . Достатъчно сложно е, но интересен начин, което минимизира разходите за парични възнаграждения, но повишава ефективността на служителите.

Но в чист вид два такива метода на мотивация е почти невъзможно да се срещнат. Ето защо работодателите трябва да комбинират няколко подхода: да дават бонуси на особено изявени служители и да декларират своите високи цели на общи събрания.

Малък лайфхак за бизнесмени: компетентната мисия мотивира служителите перфектно. Колкото по-голяма, по-интересна и „по-бяла” е мисията на компанията, толкова повече служители са готови да повярват в нея и да дадат най-доброто от себе си.

В допълнение към мисията, личният пример ще бъде чудесен начин за мотивиране на персонала. Историята на топ мениджъра Лий Якока заслужава внимание в този дух. Този топ мениджър пое ангажимент да извади Chrysler от кризата. И за да покаже на всички служители, че е част от екипа, той си определи заплата - 1 долар годишно.

Това, разбира се, са крайности и този метод отдавна е популярен и вече е донякъде халтур. Но основният принцип е ясен – ако искате да вдъхновите хората си да направят всичко възможно – покажи им как да го направят.

Заключение

Личната ефективност е способността на човек да изпълнява възложените му задачи с най-високо качество и в най-кратки срокове. Личната ефективност е основата житейски успех, без да увеличи това, обикновеният човек никога няма да може да се изкачи по социалната стълбица.

Психологията на личната ефективност в 21-ви век е такава, че човек трябва да се защитава от прекомерни потоци от безполезна информация. Ето защо намаляването на личната ефективност трябва да бъде свързано с разсейване и създаване на грешни цели.

Методите за подобряване на личната ефективност са доста прости: всички те включват, в една или друга степен, фокусиране върху конкретна задача, определяне на приоритети и балансиране на натоварването и обработката.

Необходимо е да се повиши личната ефективност чрез развиване на определени навици, чието придобиване ще има положителен ефект върху представянето и ще донесе положителни резултати както в живота, така и в кариерата.

Показателите за изпълнение на служителите в предприятието са това, на което трябва да се обърне специално внимание. Изпълнението на техния максимум от всеки служител е основна задача на ръководния персонал.

Всеки, който работи по цял ден, знае, че много често няма достатъчно работно време, за да свърши всичко. Въпреки това, можете значително да подобрите производителността си, ако научите специални навици, които са предназначени да повишат ефективността ви. Продуктивният работник се възползва максимално от всяка минута от работното си време, като отделя по-голямата част от вниманието си първо на най-важните задачи. Ефективността на работното място не само ще подобри производителността ви и ще спечели шефа ви, но също така ще ви накара да се почувствате сякаш сте изпълнили задачата си за днес и сте имали продуктивен ден на работа.

Стъпки

Как да се съсредоточим върху работата

Поддържайте работното място чисто и подредено.Понякога, за да работите по-ефективно, е достатъчно просто да премахнете ненужните неща от работното място. Безпорядъкът пречи на продуктивната работа. Ако непрекъснато ровите из купчина боклуци, за да намерите нужните инструменти или документи, губите прилична част от работното си време. Уверете се, че имате със себе си само нещата, от които се нуждаете всеки ден. Съхранявайте всичко останало на друго място, но така, че при нужда да можете бързо да ги получите.

Уверете се, че вашето работно място е оборудвано с всичко необходимо.Уверете се, че имате всичко правилните материалии инструменти за работа. В офиса например трябва да са готови неща като перфоратори, антителбоди, калкулатори и пр. Ако дейностите ви не се извършват в офиса и използвате други инструменти, основният принцип остава същият - преди да започнете работа ден, трябва да подготвите всичко необходимо. Учени, които използват сложно оборудване и механици, които работят с гаечни ключове, ще бъде по-добре, ако техните инструменти и приспособления са предварително подготвени за работа.

• Това също означава, че трябва да гарантирате това необходими материали. Например скоби за телбоди, пирони (ако сте дърводелец), тебешир (ако сте учител) и т.н.
• Уверете се, че вашите инструменти са в добро състояние. Един повреден ключов инструмент може да попречи на цялата друга работа. Спестете бъдещо време, като периодично почиствате и, ако е необходимо, ремонтирате вашите тела.

1. Направете общ график.Ако имате много задачи, планирането може да увеличи производителността ви. За да направите графика си наистина ефективен, ограничете се до един генерален план (можете да добавите календар към него за планиране на дългосрочни цели). Не е нужно да усложнявате работата си, като правите множество графици или планини от напомняния, които със сигурност ще загубите. Трябва да се ръководите от един-единствен план.

   Ограничете се от неща, които ви разсейват.Всяка работна среда има свои собствени неща, които могат да разсейват. Това може да бъде например много приказлив и натрапчив колега или твърде тиха атмосфера, в която и най-малкото шумолене може да разсейва. Направете всичко възможно да бъдете максимално концентрирани на работа. Ако дейността ви позволява да слушате музика, вземете MP3 плейър със себе си. Можете дори да поставите табела или да поставите бележки, за да не ви притесняват колегите. Това може да ви се стори грубо, но всъщност е целесъобразно и ефективен методуверете се, че никой не ви разсейва, докато работите. Не забравяйте, че можете да разговаряте с колегите си по време на почивката.

   Използвайте почивките си, за да уредите личните си дела.По ирония на съдбата почивките могат да увеличат, а не да намалят производителността ви на работното място. Първо, по този начин получавате останалото, от което се нуждаете. Без него можете да се уморите много и да работите по-бавно и по-малко продуктивно. Второ, по време на почивката ще можете да правите всичко, което обикновено ви отвлича от работата. Случвало ли ви се е да се хващате да мислите през работното време, че трябва да се обадите определено лице? Правете това в почивка, за да не се разсейвате, докато работите.

   Разработване на стратегии за ефективна работа

   1. Разделете големите задачи на малки части.Големите проекти могат да ви изплашат: ако са много големи, лесно е да ги отложите и да отделите време за по-малко важна работадокато не сте принудени да започнете да ги изпълнявате преди края на крайния срок. За ефективна работапърво трябва да свършите най-важната работа, дори и да е малка част от голям проект. Разбира се, по този начин няма да имате усещането, че сте изпълнили цялата задача (как малък проект), но това е по-интелигентен начин да използвате времето си. В бъдеще ще свършите по-бързо най-важните задачи, ако работите по малко всеки ден.

      • Например, ако трябва да направите голяма презентация за един месец, задайте всеки ден колко от този проект ще направите днес. Няма да отнеме много време, няма да ви отклони от останалата част от работата ви, но ще бъде важна първа стъпка, която ще направи останалата част от процеса по-бърза и по-лесна.

   2. Улеснете работата си, като разпределите задачите.Ако не сте на най-ниската позиция, може да успеете да разпределите задачи от същия тип между подчинените си, за да спестите време. Не възлагайте на външни изпълнители тази част от работата, която само вие знаете как да вършите правилно. Вместо това давайте на подчинените повтарящи се задачи, които отнемат много време. Така че можете да използвате способностите си в по-важни задачи. Ако предавате част от работата на някого, наблюдавайте напредъка и задайте краен срок. Винаги благодарете на служителите за помощта им: ако почувстват, че ги оценявате, те ще работят усилено за вас в бъдеще.

      Организирайте срещите рационално.Има причина никой да не ги харесва: според проучване от 2012 г. почти половината от всички респонденти смятат, че срещите са най-голямата загуба на време на работа; повече от дори посещение на ненужни сайтове. Може да са необходими срещи за обсъждане и поставяне на цели. Въпреки това, ако са добре обмислени, срещите често могат да бъдат обременяваща загуба на часове (а понякога и дни), без да се вземе важно решение. Ето няколко съвета, за да направите срещите си възможно най-ефективни:

      Избягвайте конфликти.За съжаление на работното място може да има много стресови ситуации. Ако почувствате, че ще щракнете, незабавно потиснете враждебността. Може би вие, човекът, с когото спорите, или и двете, трябва искрено да се извините. По-добре го направете по-рано, отколкото по-късно. Ако оставите няколко битки да се превърнат във вражди, бъдещото ви представяне ще пострада, тъй като губите време, опитвайки се да не се сблъскате с този човек на работа. Но по-важното е, че това само ще ви накара да се почувствате по-зле, така че не позволявайте на служебните конфликти да влияят на вашата производителност и настроение!

      • Не се страхувайте да се свържете със специалист по разрешаване на спорове и конфликтни ситуации. Предприемачите знаят, че конфликтите и неприятните ситуации могат да попречат на нормалната работа, затова много наемат специалисти, чиито задължения включват разрешаване на работни конфликти. Проверете с човешки ресурси, ако сте ядосани, нервни или се страхувате от колега.
      • След като конфликтът ви е разрешен, не е нужно да сте приятели с човека, с когото сте се скарали – просто трябва да продължите да работите спокойно с него. Бъдете учтиви и внимателни на работното място, дори с хора, които не харесвате.

   Промени в начина на живот

   1. Отделете достатъчно време за почивка.Умората никога не е подобрявала качеството на нечия работа; тя може да забави темпото трудова дейност, намаляват ефективността и ако спите малко, това може да ви засегне по време на важни срещи. Освен това редовната липса на сън води до много здравословни проблеми. Не заспивайте на бюрото си и след това пропускайте работа, защото не се чувствате добре. 7-8 часа здравословен сън ще бъдат най-доброто лекарство за вас.

      • В най-добрия случай, мудност на работното място - малък проблем. В най-лошия случай може да носи сериозна опасност. Ако безопасността на хората е застрашена във вашата работа (например работите като авиодиспечер или шофьор на камион), здравият и пълноценен сън е изключително важен за вас.

   2. Занимавайте се със спорт.Учените са доказали, че упражненията подобряват настроението и производителността на работното място. Това важи особено за офис служителите. Ако прекарвате по-голямата част от деня си седейки пред компютъра, опитайте се да наблегнете малко на физическата активност всеки ден. Така не само ще ви е по-лесно да седите на работа, но и ще се чувствате по-добре, по-енергични и ще имате повече мотивация за работа.

      • Ако това е първият ви път, когато тренирате, опитайте да съчетаете умерено кардио със силова тренировка.

   3. Бъдете в добро настроение.Ако се опитвате да подобрите ефективността на работата си, може да искате да вземете професионалния си живот сериозно. В много случаи това лоша идея: може би ще подобрите ефективността за кратко времено ако винаги се ограничавате да се наслаждавате на работа, лесно ще се изтощите, което ще доведе до летаргия, стрес и липса на мотивация. Опитайте се да сте в добро настроение: ако се чувствате добре на работа, е по-вероятно да сте мотивирани и движени. Правете малките неща, които ще ви помогнат да подобрите настроението си, без да пречите на вашата производителност: слушайте музика със слушалки, правете тренировка или носете лаптопа си в стаята за почивка за малко спокойствие и тишина.

      • Възползвайте се максимално от времето си за почивка: насладете се на възможността да хапнете добре, да чатите и да се смеете с приятелите си от работа.
      • Не пестете от кафе. Може да бъде фантастично лекарство в дни, когато се чувствате изключително изтощени, но ако го пиете всеки ден, ще се пристрастите към него и това няма да ви помогне.

   4. Дайте си стимули.По-лесно е да работите ефективно, когато имате основателна причина за това. Ако един ден ви е станало трудно да се принудите да работите, помислете за основните причини, които са ви довели до тази работа: вашите житейски цели, мечти или самореализация. Опитайте се да мислите за работата си като за средство за постигане на крайна цел – идеалния ви начин на живот. Ако обичате работата си, помислете как се чувствате работата ви: Имате ли чувство за постижение, постижение, когато завършите задача?

   5. Наградете себе си.Ако сте подобрили успешно своята производителност, празнувайте: вие го заслужавате. Не е лесно да се отървете от лошите навици и да развиете добри, така че се наградете за упоритата работа. Вземете питие след работа в петък, отидете на клуб с приятели или просто легнете в леглото с книга. Правете всичко, което ви доставя удоволствие след работната седмица. Като се награждавате, вие увеличавате чувството си за постижение, което е важна част от това да останете мотивирани.

      • Наградата не трябва да е голяма или грандиозна. Освен това не е необходимо да е нещо скъпо. Скромните умерени награди са най-добри. Запазете вашия Rolex за специален повод.
   • Правете по-сложни проекти веднага, вместо да ги оставяте за по-късно. По този начин няма да се опитвате да ги избягвате и да чакате в напрежение да дойде техният ред. Като направите такъв проект първо, е по-вероятно да бъдете доволни и да можете да завършите деня си с положителна нотка, като правите по-приятни или по-малко трудни проекти.

Без значение какъв продукт създава една компания, повишаването на ефективността на труда може да подобри крайния резултат. Правенето на повече с по-малко е реалността на днешната конкурентна бизнес среда и тази динамика е малко вероятно да се промени скоро.

Антон Соловей, ръководител на експертното направление Falcongaze, говори за методи за повишаване на ефективността на труда в компанията и дава съвети как да организираме работния процес по такъв начин, че да постигнем максимална производителност.

Изглежда неуместно през 2018 г. да ви напомня, че компютърните технологии са чудесен начин за повишаване на производителността на компанията и да помогнете на всеки служител да свърши повече работа за по-малко време. Това обаче е толкова динамично развиваща се област, която изисква отделен контрол върху нововъзникващите иновации, които променят идеята за работния процес.

Оценявайки състоянието на компанията и необходимостта от компютърни технологии, е необходимо да се проучи ръчни процесикоито се използват от фирмата и решават как могат да използват правилната технология.

Има и задачи по интернет филтриране (как да предотвратим загубата на спестеното по този начин време) и организиране на удобни инструменти за комуникация в екипа: имейл и табла за съобщения, мигновени съобщения и т.н.

Например в Rusbase имаше история за оптимизирането на управлението в студиото Nimax, където имаше съвети за избор нова системауправление на проекти и продажби, както и нов месинджър. Не е толкова важно кой конкретен инструмент ще бъде използван – много по-важно е той да е еднакъв за целия екип и използването му да е еднакво. И също безопасно.

Контрол и определяне на срокове

Необходимо е да се проследи и ограничи колко време един служител отделя на задачи. За да направите това, можете да използвате едно от приложенията за проследяване на активността и по този начин да определите кои задачи се изпълняват като цяло през деня. Това ще ви помогне да изоставите излишното и да инсталирате оптимално времеза решаване на проблема. Това е така нареченият управляван стрес. Когато служител погледне часовника си, той става фокусиран и продуктивен.

Важен момент е, че процесът на оптимизация не трябва да бъде хаотичен, а контролиран.

Въпреки факта, че нашата разработка - системата SecureTower DLP - е предназначена основно да предоставя информационна сигурност- много клиенти го използват и за работа с бизнес процеси. Например, след внедряването е възможно да се анализира състоянието на информационните потоци, как отделите взаимодействат помежду си, къде и каква информация се съхранява, колко ефективно работи системата за управление, дали има очевидно нелоялни служители и на кои групи да се разделят според степента на вниманието "сигурност" към тях. Едно от първите неща, които нашите клиенти обикновено откриват, са служители, които сърфират в интернет и играят игри през деня.

Според проучване, проведено през последната година от нашите мениджъри между компании, използващи нашата разработка, 80% от анкетираните съобщават, че в техните компании са предотвратени течове на информация с търговска стойност, а 11% посочват, че опитите за извличане на такива данни са правени повече от 10 пъти.

И какво друго?

Още едно важно условие- да контролира не само служителите, но и преките ръководители. В една от компаниите, в чиято информационна среда отдавна е внедрено DLP решение, специалист, работещ с програмата, задейства правила за сигурност, които съобщават, че в счетоводния отдел за предходния месец един от компютрите често остава включен след края на работното време, като в него бяха активни счетоводни програми.

След допълнително разследване се оказа, че е сменен началникът на отдела, който подреди работата по такъв начин, че един от счетоводителите е принуден постоянно да закъснява. Той просто прехвърли някои от задачите си на подчинен.

Как да защитите бизнеса си от нелоялни служители

При изграждане съвременна системаотношенията в организацията не могат без силна защита. От една страна, DLP системата психологически ще стимулира служителя да се придържа отговорно към работните задължения и ще подобри социалния климат в организацията. И от друга страна, да защити бизнеса от нелоялни служители и вътрешни лица, чиято цел е да навредят на компанията, да се възползват от нейните ресурси и да откраднат поверителна информация.

Например в компания за проектиране на сгради е открит служител, който изтича информация към конкуренти. Проследяването на дейностите му не беше лесно, тъй като той не изпращаше рисунките директно по пощата или месинджърите, а ги копира на компютъра си и прави снимки.

С помощта на модула за наблюдение на файловата система службата за информационна сигурност създаде база данни с особено важна документация. Системата сканира всички работни станции в мрежата и разкри, че тази документация се съхранява от потребител, който дори не е участвал в този проект.

Горните методи за повишаване на ефективността на труда изискват по-голяма независимост от служителя, а това от своя страна повишава важността на наблюдението на неговата дейност. Правилното изграждане на взаимоотношения между работодател и служител може да помогне за привеждане на работата на компанията ново нивои увеличаване на печалбите.

Процентът на „работохолиците“ сред ИТ специалистите е невероятно висок: те могат да обсъждат решението на проблем с часове, да седят пред компютъра с дни, да ходят на почивка с години, преминавайки от проект към проект. Този аскетизъм обаче по някаква причина може да не повлияе по никакъв начин на ефективността на екипа на ИТ отдела.

Повишаването на представянето на персонала е грижа на почти всеки CIO - и малка компанияи индустриален гигант. Системата за мотивация на персонала често се изгражда чрез опити и грешки, а броят на грешките е доста голям. Как да оптимизираме мотивационните модели? Как да накараме хората да искат да работят именно в тази организация, да работят за постигане на бизнес резултат?

В ИТ услугите често възниква ситуация, когато хората са добре мотивирани да работят по проект, разбират целите и задачите на работата, ясно виждат хоризонтите, осъзнават областите на отговорност и работят с пълна отдаденост. В ежедневната работа картината често е значително по-различна: хората не мислят за крайните цели на работата си, не изпитват стимул да я правят възможно най-добре. Оказва се, че отборът преминава през спринтовите дистанции бързо и плавно, но постиженията на дистанциите за стаи изглеждат много по-скромни. Тъй като мениджърите често не са в състояние да обърнат ситуацията, започва търсенето на външни фактори за влияние. Използват се всякакви обяснения - от общото състояние на руската икономика, което като океан в капка се отразява в организационните особености на отделните компании, до спецификата на руския манталитет, който, разбира се, понякога ви позволява да „върви бързо“, но само поради факта, че преди това е „впрегнато“ дълго време и бавно. Въпреки това, колкото и успокояващо и надеждно да изглежда обяснението, то не решава проблема.

За да се разбере причината за това явление, е необходимо да се вземат предвид реалните, а не декларираните организационни принципи на компанията като цяло и ИТ отдела в частност.

Формула за успех

Те мислят за създаване или подобряване на система за мотивация, когато се наложи повишаване на ефективността на служителите, повече рационално използванетрудови ресурси. Често мениджърите описват проблема по следния начин: „Хората работят прекрасно, обичат професията си – до степен, че са готови да отделят на компанията и личното си време, като работят извънредно по своя инициатива. Те са - добри професионалисти. Но като цяло ИТ услугата не работи толкова ефективно, колкото би могла да бъде, времето и трудовите ресурси се използват нерационално.” Често усещането за неефективно използване на трудовите ресурси възниква на интуитивно ниво и не се подкрепя от никакви показатели. Мениджърите често виждат изход от тази ситуация чрез промяна на системата за мотивация на персонала, което по правило означава увеличаване на заплатата.

„Подобряването на представянето на една компания или нейното подразделение не се ограничава до създаването на мотивационни схеми. Ефективността на работата на хората зависи не само от мотивацията, така че е необходимо да се разглежда в комбинация с други значими фактори на влияние. Подходът за създаване на ефективна система за работа с персонал, който ние практикуваме, доста често се използва на Запад, но все още не е получил широко разпространение в Русия“, казва Дмитрий Волощук, консултант в направление „Управление на ефективността на персонала“ на Ecopsy Consulting.

В рамките на този подход ефективността се разглежда като производна на три елемента:

Ефективност = компетентност / организационни бариери x мотивация,
където компетентността е професионални знания и умения (а в случай на служител на ръководна позиция, също и управленски умения). Лидерските качества са важен компонент от компетентността на служителите в ИТ услугите, тъй като в бизнес среда, значителна част от която е организирана на принципа на проекта, повечето специалисти от време на време заемат управленска позиция - ръководител на проекти, ръководител на проектен офис и др.;

мотивация - система от материални и нематериални стимули, основани на ценностите и ориентациите на хората;
организационните бариери са нагласи и характеристики на организационната структура, които пречат на хората да работят с пълна отдаденост за доброто на компанията. Това могат да бъдат неорганични работни правила, стандарти, които затрудняват работата на служителите, пропуски в организационната структура, липса на регулации и процедури – например процедури за реагиране на проблемни ситуации и т.н.

Въз основа на формулата е възможно да се разглеждат дейностите на служителите в три измерения – професионализъм, мотивация и корпоративна среда. „За да разберете степента на ефективност на звеното, трябва да погледнете в коя точка от тази триизмерна координатна система се намира: колко голяма е компетентността и мотивацията и какви са организационните бариери. Едва след това е възможно да се направи заключение какви стъпки трябва да се предприемат за подобряване на ефективността“, казва Дмитрий Волощук.

Нивото на професионализъм на ИТ специалистите може да се измери с помощта на професионални тестове или въз основа на оценката на прекия ръководител. По-сложна е ситуацията с техните управленски умения и компетенции – често ИТ специалистите не преминават никакво обучение по управленски умения и изпълняват управленските си функции въз основа на собствените си представи за тях. Освен това е широко разпространена ситуацията, когато най-добрият ИТ специалист става ръководител на ИТ услугата, независимо дали има заложби и умения за лидер или не.

Организационните бариери в различните компании са много индивидуални. Безкрайно задължително служебни бележкикоито трябва да напишете по някаква причина, сложните процедури за координиране на действията, остарелите корпоративни стандарти и много други могат да спрат развитието на една организация. „За хората е трудно да погледнат на дейността си отвън и да предприемат стъпки за оптимизирането им – има толкова много текущи оперативни приоритети и няма абсолютно никакво време за критичен преглед. В резултат на това значението на организационните бариери често се подценява. Междувременно опитът показва, че прости стъпки за подобряване на бизнес процесите могат да освободят 20-30% от полезното време на служителите, казва Дмитрий Волощук. "Освен това, ако човек се занимава с "маймунски труд", това го демотивира."

Теория и практика

Роман Журавлев: „Практиките за управление на ИТ услуги в компаниите не формират никаква система.“ Както всеки друг процес в системата за управление на ИТ, управлението на персонала трябва да има ясно определени цели, които са ясно свързани с целите на ИТ отдела, който, от своя страна са съгласувани с целите и приоритетите на компанията. За постигането на тези цели трябва да се дефинират задачи, основни дейности, процедури. Трябва да се разпредели отговорността за изпълнението както на отделните процедури, така и на процеса като цяло. Трябва да се разпределят необходимите ресурси, да се осигури наличието на необходимите компетенции. Желателно е да се идентифицират и научат как да се оценяват измерими показатели за ефективността на процеса на управление на персонала. Важно е дейностите по управление на персонала да включват фазите на планиране, изпълнение, оценка и подобрение.

„По правило практиките за управление на ИТ услугите в компаниите не формират никаква система“, казва Роман Журавлев, директор на отдела за ИТ обучение в IT Expert. - Процесите, ако бъдат идентифицирани, взаимодействат неефективно. Целите на ИТ услугата не са дефинирани или не са свързани с целите на компанията. Основните дейности в областта на управлението на персонала се извършват, според него, по следния начин:

* планиране: количествено - в рамките на квотата за разширяване на персонала, като правило, ежегодно. Изчисляването на квотата не се основава на нищо. В сферата на образованието – в рамките на бюджетите – от една страна, неясни представи за перспективите за развитие на инфраструктурата – от друга.
* набиране на персонал: източниците не са систематизирани. Дейността на съответния отдел на фирмено ниво не дава резултати, когато става дума за ИТ персонал. Професионално ориентираният подбор се провежда хаотично. Избрани въз основа на експертна оценка на ръководителите на ИТ отдели, служителите се изпращат „в персонала“ за регистрация и официални проверки.
* обучение: в пълно съответствие с планирането, тоест на случаен принцип. (Подробен календарен план може не само да се състави, но и да се спазва. Въпросът „Защо са тези хора и тези програми в него?“ обаче принадлежи към категорията на реторичните въпроси.)
* мотивация: служителите, участващи в проекти, са финансово мотивирани да завършат проекта навреме. Служителите, участващи в оперативни дейности, са мотивирани да запазят като част от корпоративна програма за мотивация (заплата, бонуси, „социален пакет“). Директорът по информационни технологии се включва в това при специални поводи, като опит на ключов служител да напусне компанията.

Описаните практики изобщо не са подобни на препоръките, изложени в модерни моделиИТ управление, като COBIT, MOF, които определят необходимостта от ефективно управление на персонала, включително планиране, подбор, обучение, развитие, мотивация, ротация и уволнение. Причините за това несъответствие според Роман Журавлев са:

* ниско ниво на зрялост на управленските процеси в повечето руски компании;
* несигурност на състоянието и целите на ИТ услугата във фирмата;
* недостатъчно обучение на ръководителите на ИТ служби в областта на управлението;
* липса на адаптирани методи за управление на персонала, отчитащи спецификата на ИТ услугите.

„При такива условия в повечето случаи няма практическа необходимост от „оптимизиране на мотивационните модели“. Те ще останат модели“, казва Роман Журавлев.

„Най-важното е да се изгради система за мотивация за конкретен човек обща системацелеполагане на компанията (или подразделението, ако говорим за ИТ услуга), - казва Елена Шарова, заместник-директор на отдел „Системи за корпоративно управление“ в IBS. - Всеки отделен служител трябва да разбере ролята си в цялостния „работен механизъм” и да види своя принос към общия успех. А мотивационната схема трябва да е пряко свързана с постигането на бизнес целите на звеното и на компанията като цяло.

В процеса на определяне на общите стратегически цели на компанията те се декомпозират до нивото на отделните изпълнители. Всеки служител трябва, от една страна, да има списък с ясни цели и обективни критерии за постигането им, а от друга страна да види как работата му допринася за общия успех. Всичко това създава най-важния психологически ефект – чувството за принадлежност към велика кауза. Без него е почти невъзможно да заинтересуваш служител.

Много е важно първоначално да бъдат определени правилата на играта, не само по отношение на мотивацията, но и организацията на работата като цяло. Необходимо е ясно да се определи кои са зоните на отговорност на служителите, как работим, как комуникираме, как и кой ще контролира работата, как ще наказваме. Правилата на работа (и правилата за мотивация в частност) не трябва да бъдат „черна кутия“ – те трябва да са прозрачни и разбираеми. Колкото по-малко субективност, толкова по-добре.”

източници на вдъхновение

Елена Шарова: „Всеки отделен служител трябва да разбере своята роля в цялостния „механизъм на работа”. За да се изгради ефективна система за управление и мотивация на ИТ услугата, подчертава Роман Журавлев, е важно:

* ясно формулирайте целите на дейността - ИТ услугата като цяло, отделните й подразделения, отделни изпълнители. Координирайте целите на високо ниво с ръководството на компанията, довеждайте ги до вниманието на служителите;
* правят подкрепленията зависими само от изричните резултати от ИТ дейности. Наградите за успеха на други хора не ви стимулират да работите по-добре. Бонуси и други стимули, базирани на представянето на компанията, могат да допринесат за лоялността на ИТ служителите, но не и да подобрят качеството на работа;
* определяне на междинните точки за оценка на дейностите – семантични или времеви. Бонусът в края на годината насърчава по-добрата работа през декември. Резултатите от междинните оценки трябва да бъдат бързи и видими. Бонусът за добро представяне за първото тримесечие, изплатен през септември, се разглежда като закъсняло плащане;
* да направи системата за управление и мотивация адекватна на сложността на организацията, като гарантира простота, справедливост и точност на оценките. Вземете предвид характеристиките различни начиниуправление на дейността. Използване на данни от системи за автоматизация за дейностите по управление на ИТ (записи за извършена работа, отчети, протоколи и др.);
* не забравяйте, че ИТ служителите са различни. Оператор за поддръжка на потребители, програмист и мрежов инженер имат различни личностни черти, предпочитат различни обекти на дейност, организират работата си по различни начини... И ефективната система за управление и мотивация трябва да отчита тези различия;
* Осигурете възможности за професионално израстване. За ИТ специалистите обикновено това е приоритет за кариера. Възможността за обучение осигурява уместност професионално ниво, поддръжка и професионално развитие;
* Опитайте се да установите ефективна комуникация с отдела по човешки ресурси. Често той не помага на CIO, защото нито една от страните не разбира какви са общите предизвикателства, а не защото тези предизвикателства нямат решения.

Хляб, знания, духовна атмосфера!

„Ако сравним цялата система за мотивация с айсберг, тогава заплатите, бонусите и други материални придобивки са това, което лежи на повърхността, което е видимо и сравнително лесно за сравнение“, казва Надежда Шалашилина, HR директор на групата компании „Ланит“. "Но нематериалната мотивация е самата подводна част на айсберга, която е много по-голяма и по-дълбока и не можете да я видите веднага, въпреки че съставлява по-голямата част от блока."

Засега обаче за повечето хора основният мотивиращ фактор е материалната мотивация. Но този фактор, според Елена Шарова, трябва да се работи фино и компетентно: „Финансовата компенсация не е просто покупка на квалификация на човек, тя трябва да го мотивира за постигане на конкретни цели и да го стимулира да расте. Често срещаното „ритуално“ увеличение на заплатата годишно с определен процент по никакъв начин не мотивира за постигане на успех. Служителите го възприемат като факт и не виждат връзката между повишаването на заплатите и ръста на квалификацията си. А по-способните служители не са мотивирани за бързо професионално израстване, защото не виждат как техните приходи зависят от качеството на работа. По този начин трябва да се формира обективна оценка (в парично изражение) на способностите на служителя, като се вземе предвид приносът на служителя към постигането на целите на проекта (ако говорим за управление на проекти) и възможностите за неговото професионално израстване.

Един от ефективните механизми за материална мотивация е сертифицирането на персонала. По време на процеса на сертифициране служителят се съгласява с цели за годината, свързани с професионално и кариерно израстване. Във формуляра за сертифициране се записват не само неговите задължения, но и план за развитие - в коя нова роля трябва да се опитате, какви умения и компетенции трябва да развиете, за да преминете на ново ниво. Работните цели за годината полагат основата за развитието на определени умения. Нарастването на квалификацията, развитието на уменията и компетенциите е последвано от промяна в заплащането.

Вторият инструмент за изграждане на мотивационни схеми е мотивацията чрез цели. „Целите трябва да са ясни и да се поставят ясни индикатори за тяхното постигане, за да няма разминавания“, подчертава Елена Шарова. - Принципът е, че по-добрият резултат гарантира по-голяма награда. Винаги има бонус фонд. Необходимо е само да се осмислят бонусите, които традиционно се издават в различни компании годишно, тримесечно или месечно, трябва да ги обвържете с постигането на конкретни цели. Този механизъм не трябва да бъде „черна кутия“, а трябва да бъде ясен и обективен.

„С безспорното значение на паричния фактор, нематериалната мотивация според мен е най- надежден начинза задържане на висококвалифицирани специалисти, особено в условията на недостиг на персонал и бързо нарастване на заплатите, - казва Надежда Шалашилина. „И всичко, защото именно нематериалната мотивация дава на хората общи ценности и цели, страст към работата им, възможности за развитие и самореализация, признание и истинско удоволствие от работата.

В ИТ индустрията, според всички, основният фактор за нематериална мотивация е професионалното и кариерното израстване. Затова е необходимо да се планира как служителят ще израсне както в професионален, така и в кариерен план за две-три години, казва Елена Шарова. „Тук инструментът за оценка на изпълнението отново влиза в игра“, продължава тя. - Именно по време на оценяването (ако е оперативна, а не формална процедура в компанията) се разработват целите за личностно израстване на служителя и се съгласуват с общите цели на компанията.

За да осигури съгласуваност между стратегическите цели на компанията и целите на отделните служители, IBS е възприела подход за оценка „отгоре-надолу“ – първо ръководството, а след това надолу по стълбицата на работа. Благодарение на това общите цели на най-високото ниво се разлагат на специфични цели на всеки служител. В съответствие с целите на работата на служителя се поставят цели за развитие - какво трябва да научи, какво да овладее. Освен това, за да покажем възможностите за развитие на служителите, ние винаги си поставяме малко по-амбициозни цели в сертифицирането, отколкото се изискват от квалификацията. Това го стимулира и мотивира да се развива, дава увереност, че има много перспективи и има възможност постоянно да учи нови неща.”

Наред с другите важни факториОт нематериалната мотивация може да се отбележи значението на личността на лидера. „Очевидно лидерът и атмосферата, която създава в екипа, означават много – мисията на компанията се предава чрез лидера, той трябва да разпалва сърцата. Но все пак организационната структура, особено ако говорим за индустриален мащаб, не трябва да се основава на личността на лидера, а на първо място на определена култура, регулации, правила за взаимодействие и планове за развитие“, Елена Шарова вярва.

Според проучване, проведено от Ecopsy Consulting на тема „Какво държи талантливите служители в компанията на първо място?“ 91%) се оказват личността на прекия ръководител. Високото ниво на доходите не се покачи над третата стъпка (16,42%). „Хората си остават хора. Важен е материалният компонент, но по-важни са условията – професионални и лични. Никой не е готов да работи с неприятни за себе си хора и да излива вода от празно в празно, - обобщава Дмитрий Волощук. - Темата за нематериалната мотивация руски компаниивсе още е слабо усвоен, до голяма степен поради факта, че потенциалът на материалната мотивация не е използван. Конкуренцията за специалисти до голяма степен се дължи на този ресурс. Но тъй като вече сме в ситуация, в която кандидатите формират пазара и търсенето за тях е много по-високо от предлагането, въпросът за нематериалната мотивация ще бъде остър през следващите години. Когато заплатите достигнат тавана, ще се търсят други ресурси. И тук руският пазар ще следва западния път: най-вероятно това ще бъде мотивация, която е скъпа за компанията, но се дава на служителите под формата на нематериални ползи: социален пакет, възможности за безплатно образование и отдих, плащане за редица семейни нужди – животозастраховане, заплащане на образованието на децата и др. и т.н. Тези практики са добре развити на Запад и скоро ще бъдат въведени активно в руските компании.”

Как да изясним тайната

Разработването на мотивационна система за всяка компания е индивидуално, зависи от много вътрешни и външни фактори. „Когато създавате система за мотивация, е необходимо преди всичко да разберете вътрешните нагласи на хората и как техните собствени цели са свързани с целите на компанията“, подчертава Дмитрий Волощук, консултант в Ecopsy Consulting. - В момента, когато се разработва система за мотивация за оперативни дейности, е много важно да се разбере, от една страна, какво очаква компанията от служителите и за какво е готова да ги мотивира, а от друга страна, какво очакват хората от компанията.

Ако системата мотивира за едно нещо, а хората очакват друго от компанията, тогава системата за мотивация няма да работи, защото не е подходяща за тези конкретни хора. И обратното – мотивационните схеми трябва да са адекватни на очакванията на компанията от персонала. Ако една компания очаква разделяне съвместна дейност, но системата за мотивация в същото време е насочена към насърчаване на проявата на индивидуални качества, без да се отчита как човек е въвлечен в екипната работа и работи за общ резултат, сплотен екип няма да се получи.

Вътрешните нагласи на хората са трудна за идентифициране област. Те са съставени от социални, групови и индивидуални предпочитания, цели и традиции. Но въпреки цялото разнообразие от вътрешни мотиви, някои черти на характераприсъщи на ИТ специалистите могат да бъдат идентифицирани.

Живот от проект до проект

Надежда Шалашилина: „Нематериалната мотивация е подводната част на айсберга.” Когато подбират служители, мениджърите симпатизират на съмишленици. В резултат на това с течение на времето екипът се състои от хора с еднакъв начин на мислене. Наред с очевидните предимства, този подход има и някои недостатъци.

Днес лидерите на компании и техните подразделения в по-голямата част от случаите са хора, насочени към постоянно професионално и кариерно израстване, а ИТ секторът, както вече беше отбелязано, се отличава с това, че професионалното израстване има приоритет. Всяка следваща стъпка на професионално израстване, като правило, е свързана с участие във всеки проект. Съответно много ИТ специалисти са развили дизайнерско мислене. Ставайки лидери, те избират служители със сходни бизнес качества. Ако работата на ИТ отдела в такава ситуация е организирана на принципа на проекта, тя ще бъде много ефективна, особено в динамично развиваща се компания. Но ако текущите оперативни дейности на служителите не са отбелязани с ясни периоди от време и ясно описани цели, хората на тази „равнина“ бързо започват да губят хъс за живот и скоро тръгват да търсят нови Еверести. „Ежедневните дейности на такива служители могат да бъдат организирани под формата на мини-проекти, с ясни цели и ясна система за оценка на резултатите“, казва Дмитрий Волощук. „Мотивацията трябва да бъде изградена по такъв начин, че хората да виждат ясни насоки и да осъзнават какво ще означава за тях да постигнат или не постигнат целите си.”

Дизайнерското мислене е изпълнено с друга опасност. Хора, които са свикнали работа по проект, считат за необходимо да се включат в изпълнението на възможно най-много проекти, независимо от реалната възможност за тяхното изпълнение. Основният индикатор за професионален провал те смятат отхвърлянето на проекта. Следователно ИТ отделът може да участва в множество едновременно изпълнявани вътрешни проекти, насочени към автоматизиране на различни бизнес процеси или подобряване на създадените системи. В същото време общият обем работа значително надвишава възможностите на наличните ресурси. Съответно десетки проекти могат да бъдат в незавършено състояние с години. „Съществената разлика между вътрешен ИТ отдел и независима компания, изпълняваща проекти на пазара, е, че вътрешният отдел не оценява собствената си рентабилност“, отбелязва Дмитрий Волощук. - Това е положението в повечето ИТ отдели на големите компании. Разбира се, мениджърът ще трябва да филтрира предложенията на вътрешните клиенти, въз основа на ресурсите, с които разполага. Но като правило самият той се характеризира с проектно мислене и сформира екип от съмишленици. Кръгът се затваря.

В такава ситуация предлагаме да променим ценностната ориентация - основното нещо не е броят на внедрените, а броят на успешните реализирани проекти. Това автоматично води до създаване на филтър от предложения на клиенти - само тези проекти, от които функционалните звена наистина се интересуват, се приемат за работа. В същото време очевидно безнадеждни проекти трябва да бъдат прекратени, за да не се губят ресурси.”

Синдром на треньора на играчите

Проблемът с "играещия треньор" е много характерен за ИТ отделите. ИТ персоналът е страхотни професионалисти с високо ниво на знания и богат опит. Те преминаха от начинаещи програмисти и системни администратори до професионалисти високо ниво, добре познават предметната област и разбират добре какво правят техните подчинени на всички нива. Въпреки това, тяхната текуща работа е повече в областта на управлението, отколкото в конкретна предметна област. Основната функция на тези специалисти е поставянето на задачи и наблюдението на тяхното изпълнение. Но познаването на предметната област и липсата на управленски умения водят до факта, че те са склонни да анализират всеки проблем, който служителите имат твърде задълбочено или да предприемат сами да коригират недостатъците. На всяка молба за помощ или в процес на наблюдение на изпълнението на поръчките отговарят не като мениджъри, а като инженери. „Това е много често срещан проблем в ИТ“, отбелязва Дмитрий Волощук. - Звеното работи неефективно, тъй като служителите на по-високо длъжностно и квалификационно ниво изразходват времето и усилията си за решаване на проблемите на своите подчинени. Много обичат работата си и не могат да откажат интересни задачипредметна област, защото управленските задачи не ги увличат толкова много. В такава ситуация е много важно да се изгради система от приоритети в мотивационната схема. Ако служителите са мотивирани за бизнес резултат, те ще решат проблема като цяло, без да навлизат в малки детайли.”

Публично пред частно

Дмитрий Волощук: „Мотивацията трябва да бъде изградена по такъв начин, че хората да виждат ясни насоки.“ Друга често срещана грешка при създаването на система за мотивация е, когато системата мотивира хората само за индивидуална работа и всички показатели отразяват личната ефективност на всеки служител. В такава ситуация служителите нямат чувство за екип, колективна взаимопомощ и подкрепа за комфортна работа. Освен това в отбор, в който всеки се чувства като „звезда“, няма отборен ефект. След като се объркат, хората несъзнателно са склонни да лобират за приоритетите на сайта си, което забавя общата кауза. Няма достатъчно синергичен ефект от работата на екипа.

„Необходимо е да се създадат показатели за колективната работа на звеното“, съветва Дмитрий Волощук, „и да се подкрепи постигането на тези показатели с бонусна система. Премиите в този случай ще бъдат разделени: част се издава въз основа на общи показатели, а част - на база индивидуални. В този метод на мотивация няма нищо революционно – така например се прилага бонусната система за промишлени предприятияоще в съветско време. Но на ИТ директорите почти никога не им хрумва да прилагат този опит в работата на подчинения им отдел. Може би на пръв поглед идеята за сравняване на труда на човек, който произвежда материални ценности, с труда на човек, който създава интелектуални ценности, изглежда абсурдна. Но ако погледнете по-отблизо, има много общо в процеса на организиране на тяхната работа и цели. Необходимо е само да се изгради мотивационна система в стриктно съответствие с очакванията на служителите.”

Бележка на CIO

Както всяка сфера на дейност, областта на информационните технологии преминава през различни етапи от жизнения цикъл. Първо, създателите идват в нова област, но с течение на времето технологиите се развиват и се появява широк слой от занаятчии. Появява се ясна процедура, набор от алгоритми и шаблони, предназначени за решаване на проблеми. Това е необходимо и неизбежно. Тъй като ИТ индустрията е доста млада, творчеството в нея се превърна в занаят сравнително наскоро. Затова днес е типична ситуация, когато ИТ специалист, който е достигнал най-високо професионално ниво, губи интерес към предметната област, което вече не му дава възможност да решава проблеми с все по-голяма сложност. Възниква сакраменталният въпрос: какво да правя? „Има два изхода: или избутайте професионалните приоритети на заден план и се наслаждавайте на живота, или потърсете нови приложения в професионалната дейност“, казва Дмитрий Волощук. - Ако първият вариант е неприемлив, то за CIO решението на проблема може да бъде в смяната на ролята, в навлизането в управленската дейност. Освен това ИТ средата е подредена по такъв начин, че човек да може да достигне много високо ниво в кариерата, като остава експерт.

Днес компаниите имат сериозна нужда да подобрят ефективността на ИТ услугите, да увеличат тяхната управляемост. ИТ услугите имат големи бюджети, големи перспективи, големи рискове с неграмотно управление. Ситуацията е стигнала до критична точка, когато е необходимо да се достигне качествено ново ниво на управление на ИТ услугите. Компаниите вече започнаха да позволяват на ИТ мениджърите да участват в управлението на бизнеса, в стратегическото планиране. Съответно ще се търсят не само специалисти, а специалисти с заложби и познания като мениджър. Тези, които могат да съчетаят и двете роли – експерт и мениджър – вече стават конкурентни и интересни за пазара.“

Дмитрий Кандибович, изпълнителен директорщабно ченге

Написани са невероятен брой статии и книги за подобряване на представянето на служителите. Те говорят за мотивация, обучение, компетенции, професионализъм, лични качестваи още много. Днес искам да говоря за другата страна на работата с персонала – контрола.

Мисля, че много мениджъри са запознати със ситуацията „Котка от къщата - мишки да танцуват“, когато шефът отива на почивка или командировка, а подчинените „отпускат“ и не изпълняват преките си задачи, премествайки различни задачи до следващата седмица. Броят на прекъсванията за дим, закъсненията се увеличават, хората предпочитат да си тръгват по-рано, защото властите все още не виждат.

Как можете да сте сигурни, че служителите работят, а не бездействат без надзора на шеф? Как да контролираме закъсненията, паузите за дим, ранното излизане от работа? Как да коригираме непродуктивното време, когато служителите безкрайно пият кафе и правят личен бизнес на работното място?

Разбира се, колегите от HR отделите ще намерят отговор на тези въпроси, но аз, като професионалист с богат опит в ИТ сферата, използвам предимно система за мониторинг като решение - софтуерен пакет, който осигурява анализ на дейността на персонала.

Как системата за наблюдение помага за решаването на горните проблеми? ще ти кажа по ред. На всеки компютър във фирмата е инсталирана програма – агент, който събира и предава информация на сървъра. На сървъра информацията се обработва и генерира под формата на визуални отчети, които могат да бъдат разглеждани и анализирани от мениджъра. Системата за наблюдение улавя началото и края на работния ден, престоя на компютъра, какво точно прави служителят на работното място: какви програми използва, какви сайтове посещава, какви файлове създава, променя или изпраща чрез електронна поща, към уебсайтове, към облака.

Нека си представим ситуация: вие сте лидер, виждате как вашите служители седят в отворен офис пред компютрите и работят. Ръководителят на отдел продажби се разговаря с колеги в заседателна зала, двама мениджъри по продажбите заминаха за среща с клиент, един офис мениджър замина за обяд, а маркетологът е на конференция днес, останалите са на работа. Изглежда всичко върви по план, но нека отворим отчета на системата за наблюдение и да видим какво всъщност се случва. Първо, всички срещи с клиенти или всякакви събития трябва да бъдат насрочени в календара. Второ, системата за наблюдение е интегрирана в ИТ инфраструктурата и вижда, че отсъствието от работното място е свързано с определени събития в календара, ако няма събития в календара, тогава се записва престой, отсъствие от работното място, което изисква обяснение. Така че може да се окаже, че срещата е просто чат на чаша кафе, единият от мениджърите наистина е отишъл при клиента, а вторият решава личните си дела по време на работно време, например той е закарал колата до MOT. Офис мениджърът закъснява за обяд от 20 минути, а маркетологът трябваше да се върне от конференцията следобед, но реши да не се връща в офиса. И още двама служители системно закъсняват с повече от 30 минути.

Сега пребройте колко часа работно време са били пропилени и сте платили заплати на служителите си за тези часове. Направете свои собствени изводи. Но искам да обърна внимание на мениджърите, няма нужда да се разглежда системата за наблюдение като някакъв вид наказателно решение, за да се хване служител да не прави нищо. Отчетът за ефективността ще ви позволи да видите тесните места и да анализирате защо това се случва.

Първо, уведомете служителите си, че компанията вече използва система за наблюдение. Ще видите повишаване на качеството трудова дисциплинапросто защото служителите са запознати. Вече няма да им е толкова лесно да бягат вкъщи рано или да пренебрегват закъснението, защото знаят, че всички инциденти се записват. Служителите ще започнат да се отнасят към планирането на работното си време по-отговорно, да прекарват по-малко време в развлекателни сайтове, защото ще знаят, че системата поправя всичко.

Второ, анализирайте отчетите. Може би си струва да говорите с някой от служителите и да пренасрочите работното време от 10 до 19 или от 8 до 17 - служителят живее далече и в час пик просто се забива в задръствания и системно закъснява или се опитва да избяга от работа рано, за да не влезе в корк. Анализирайте колко време служителите прекарват в неосновни развлекателни сайтове и просто ги блокирайте - системата за наблюдение има такава функционалност.

Трето, предотвратявайте инциденти. Системата записва всички действия с файлове - ако някой иска да открадне клиентската база, ще разберете за това. Ако някой търси работа, ще я видите по посетените сайтове или по ключови думи, които ще бъдат записани от кореспонденция в лична поща или месинджър от работен компютър. И разбира се, застраховайте се срещу незаконни действия на служители, например сиви схеми за работа с клиенти - това може да се прецени и по съдържанието на кореспонденция или изпращане на важни файлове от работен компютър.

И така, нека обобщя. Системата за мониторинг осигурява анализ на дейностите на персонала, защитава от вътрешни заплахи, произтичащи от действията на служителите на работен компютър, ви позволява да контролирате бизнес процесите и да наблюдавате ефективността на служителите и предотвратява възможно изтичане на данни. Системите за наблюдение се използват от компаниите различни нива, както малки предприятия до 30 души, така и многохилядни стопанства. Сега системите за наблюдение започнаха активно да се използват в държавни органи, където решават не само въпросите на трудовата дисциплина, но и въпросите на сигурността, например в рамките на антикорупционния закон.

Системата за наблюдение и контрол на персонала е един от важните инструменти за повишаване на производителността на служителите.