Приемане, завършване и отписване на BSO: строга форма за отчитане, приемо-предавателни актове, актове за отписване. Примерен акт за прехвърляне на BSO на служител Количествен акт за издаване на формуляри за стриктно отчитане образец

При извършване на трудова дейност в организации, предприятия и фирми Често е необходимо да се съставят сертификати за приемане. Актът за приемане и предаване на формуляри за строг отчет е доста важен документ, който трябва да се използва в процеса на получаване на бланките за строг отчет, получени от печатницата.

Трябва да се каже, че документът има определени характеристики в процеса на компилиране. Ако е съставен неправилно, могат да възникнат определени трудности, които допринасят за проблеми в работата на предприятието.

Главна информация

Формуляри за строга отчетност са намерили широко приложениев случай, че изчисленията се извършват без използване на касови апарати. Те могат да бъдат произведени в печатници. В този случай листовете записват информация за институцията, която ги е издала, както и за тиража на формулярите.

Много важно е, че от юли 2018 г. е въведена процедурата за производство на формуляри за строга отчетност, които се издават в печатници, както и чрез използване на специализирани системи, които не са свързани с касово оборудване. забранено.

Днес е разрешено наличието само на формуляри, които се произвеждат с помощта на автоматизирани системи, еквивалентни на касовото оборудване. Те трябва да отговарят възможно най-пълно на изискванията, установени от законодателството на Руската федерация.

Най-често печатницата, с която е сключен договорът за изработка на формуляри, както и ползватели на документацията са напълно различни бизнес субекти. Прехвърлянето на формуляри от печатницата трябва да бъде напълно потвърдено с отделен документ, например сертификат за приемане.

Този документ може да бъде съставен във всяка структура, която е оптимална за страните, участващи в правоотношението. Например, днес широкото използване на формата от Приложение № 4 към Приложение № 2. Формулярите, които се приемат и капитализират въз основа на сертификата за приемане, ще се използват в бъдеще за издаване на стриктно отчитане на служителите, които приемат средства от своите клиенти.

Как се попълва документът?

На първо място, трябва да се каже, че процедурата за попълване на този документ не е много сложна, но изискваща грижа и отговорност. Този документ трябва да бъде попълнен от квалифициран специалист, който има опит в поддържането на такава документация. В противен случай, ако пълненето е направено неправилно, ще възникнат определени проблеми, които изискват незабавно разрешаване.

Така че актът трябва да съдържа информация от следното естество:

Данни за комисионната, която получава от печатницата.
Данни за резултатите от изпитването на доставената партида.
Информация за първичните документи, съставени по време на приемане и предаване на тиражи.
Данни за броя на документите по фактура. Всеки формуляр трябва да съдържа своята серия, както и своя номер.
Информация за допълнителни формуляри, дефектни документи, липси и др.
Цена за получените документи.
Информация за капитализация в преводната и счетоводната книга.

След като документът е съставен и заверен, той трябва да бъде подписан от всички членове на комисията, както и от главния счетоводител или негов заместник.

Процеси за организиране на обращение и издаване на служителите

Процесът на издаване на документация, свързана със стриктно отчитане на служителите, отговорни за получаване на средства от клиенти, се извършва от счетоводния отдел на предприятието, фирмата или организацията.

В такъв случай трябва да бъдат осигуренигенериране на документи със следното съдържание:

Информация за отговорността на служителя, който приема средства.
Заповед, че служителят е назначен за материално отговорно лице.
Фактура за предаване на формуляри.

Трябва да се отбележи, че документите, изброени в първите два параграфа, трябва да бъдат изготвени въз основа на стандартите, установени в рамките на организацията. Третата точка може да бъде изпълнена чрез изготвяне на унифициран типов формуляр под номер М-11.

Поради факта, че този формуляр е много сложен по структура, вместо него е възможно да се използва по-проста документация. В случая става дума конкретно за акта по предаване на бланките за строг отчет на служителите.

Изисквания

Основната задача на доставчика на услуги, който използва такива формуляри в процеса на извършване на плащания към своите клиенти, е да предостави на хората формуляри, които напълно отговарят на структурата и съдържанието на законовите изисквания. Ако на клиента е предоставен строг формуляр за отчитане, който няма установен образец, тогава от Федералната данъчна служба, когато извършва одит, може да бъде издадена глоба.

Ако дадена организация е издала формуляр, чиято проба е неизвестна, тогава в съответствие със закона Федералната данъчна служба може да наложи глоба в размер от 30 000 до 40 000 рубликъм организацията. Ако е наложена глоба на лицето, отговорно за спазването на формулярите за стриктна отчетност, тогава размерът на глобата е от 1500 до 2000 рубли.

За да се предотврати възникването на такава ситуация, е необходимо да се гарантира, че издадените формуляри отговарят на установените стандарти.

Заключение

Процедурата за разпространение на BSO в организациите може да се извърши чрез използване на различни актове, свързани с приемането и предаването на служител. Как точно ще бъде съставен примерният акт за приемане на BSO или неговото предаване се определя преди всичко от нормите, приети във вътрешния корпоративен документооборот.

В случай на получаване на печатни документи от печатница, предприятие или организация се използва формата на акта, която е одобрена в протокола от заседанието на GMEC от 29 юни 2001 г. № 4/63-2001.

Процедурата за отчитане на BSO в програмата 1C е представена подробно в това ръководство.

Използването на формуляри за строга отчетност в процеса на стопанска дейност включва предаване на документи на отговорното лице за регистрация и издаване на подписани копия на клиентите. Получаването на BSO от служител трябва да бъде придружено от изпълнението на редица условия. Фактът на предаване и приемане на формуляри от служителя се записва в акта.

BSO счетоводството включва документиране на всеки случай на движение на формуляри. Актове за предаване на формуляри за стриктно отчитане се съставят в следните случаи:

получаване на формуляри, отпечатани в печатницата (образецът на акта се подписва от представител на печатницата, счетоводител на фирмата клиент и складовик или друг служител, отговорен за съхранението);
актът за приемане и предаване на формуляри за строг отчет се формира при издаване на документи на длъжностните лица на предприятието, отговорни за издаването на формулярите (формата на акта е произволна);
при преместване на документация от един отдел в друг с промяна на финансово отговорното лице, което го приема за съхранение.

Сертификатът за приемане на BSO, образец за неговата подготовка, трябва да съдържа необходимите данни:

Информация за комисията, която е назначена да контролира процедурата по прехвърляне на формуляри.
Резултати от проверка за пълнота и правилна структура на документите.
Посочване на първични документи, свързани с процеса на приемане на партида БСО.
Точният брой на приетите екземпляри е действителната наличност, данни от фактурата. Трябва да се предостави поредица от формуляри.
Установяване на несъответствия с декларираното количество БСО - излишъци, липси, дефектни екземпляри.
Цена на партида документи.
Знак за приемане за BSO счетоводство.

Съставеният акт се подписва от всички членове на комисията и лицето, приело бланките за съхранение.

Акт за прехвърляне на BSO на служител: примерен документ и процедура

За да го прехвърли за съхранение или с цел попълване на BSO, служител на предприятие трябва да отговаря на следните изисквания:

сключено е споразумение за отговорност между избрания служител и организацията;
има влязла в сила заповед за класиране на този служител като материално отговорен служител.

Актът се съставя, след като работодателят осигури на отговорното лице условията, необходими за безопасността на бланките. Фактът, че даден служител е приел BSO, трябва да бъде потвърден от независими лица. За тази цел се създава комисия, която участва в преброяването на прехвърлените документи и оценката на тяхната цялост (клауза 15 от Правилника, одобрен с Резолюция № 359 от 06.05.2008 г.).

Комисията има право да:

лично присъствие по време на процедурата по получаване на документация от материално отговорното лице;
проверка на броя на копията;
сверяване на серията и номерата на БСО с данните, посочени във фактурата.

Сертификатът за приемане на BSO се генерира чрез следване на последователността от процедури:

Формулярите се проверяват за цялост.
Мониторинг на съответствието на информацията за серийни и BSO номера.
Преброяване на парчета на предадени документи.
Въвеждане на информация във формуляра на акта за действителния брой копия, наличието или липсата на дефектни формуляри.
Отразяване в акта на себестойността на бланките.
Удостоверяване от членовете на комисията за верността на информацията, посочена в акта, с подписи и дата на процедурата.
Бележка, че финансово отговорното лице е приело формулярите за съхранение с подписа си.

След приключване на акта отговорното лице взема получените БСО и ги прибира в касата. Препоръчително е да запечатате сейфа със строги отчетни формуляри.

Основната аналогия на тези видове е в работата на икономическия субект директно с населението. В този случай касовите бележки се заменят със строги формуляри за отчетност. Какво е BSO?

Главна информация

На първо място, строго отчетна форма се счита за документ, удостоверяващ факта на получаване на пари от населението. Това е алтернатива на касовия чек.

Важно условие е наличието на предоставяните услуги в.

В същото време предприемач или организация спестява от обслужване на касови апарати и харчи само за закупуване на BSO. При извършване на плащания между организации такива формуляри не се използват. Изключение правят разплащанията между индивидуални предприемачи.

Това постанови Върховният арбитражен съд.

Установява задължителното използване на системи за касови апарати при извършване на плащания в брой от всички организации и индивидуални предприемачи.

В същото време законът позволява да не се използва касово оборудване, ако се предоставят услуги на клиенти с последващо издаване на BSO. Това решение се дължи на минимизиране на разходите за малките предприемачи, предоставящи битови услуги.

Основни термини

Понятието „строга форма за отчитане“ означава документ, издаден от организация или индивидуален предприемач законно на лица, използващи техните услуги.

Това е и името на формуляра, който е в основата на съответния документ. Какво е BSO в счетоводството? Това е основният счетоводен документ, потвърждаващ факта на касова операция.

Формулярът за стриктно отчитане трябва да показва информация, потвърждаваща факта на правната връзка между потребителя на услугите и лицето, което ги предоставя.

Не можете да използвате BSO, когато продавате стоки или когато получателят на услугите е юридическо лице. Определени технологични изисквания се прилагат и към BSO. Неспазването им прави невъзможно използването на такива формуляри.

Списъкът с такива изисквания включва:

Съответно BSO могат да бъдат произведени в цифрова форма.

Но в същото време трябва да се използват автоматизирани системи, които могат:

предотвратяване на неоторизиран достъп;
записвайте всички транзакции с електронен BSO за пет или повече години.

Ако не е възможно формирането на формуляр от основната част и гръбнака, тогава на клиента се дава неразделен формуляр и едновременно с това се издава копие от него.

Формулярите за стриктно отчитане са разделени на одобрени и самостоятелно разработени. За определени видове дейности е разрешено да се използват само одобрени BSO, разработени от федералните власти.

Всички BSO подлежат на най-строга безопасност през периода, одобрен за такава документация. Формулярите за строг отчет се отписват само въз основа на акта. Субектът има право да създаде такова образувание независимо.

Какво е тяхното предназначение

BSO може да се намери на различни места. Те често се използват като касова бележка в малки магазини. На такива бланки се издават билети, документи за пътуване, ваучери и купони. Целта на BSO варира в различните икономически области.

Освен това външният вид на документите също е различен. Така че, когато предоставя услуги, BSO замества касова бележка, потвърждавайки процеса на плащане.

Също така на такива формуляри се съставят документи със строго одобрена форма, които имат идентифициращи характеристики. Например, това могат да бъдат трудови книжки, паспорти и др.

Актуална нормативна уредба

Използването на BSO е разрешено само при предоставяне на услуги за обществеността. Писма от Министерството на финансите на Руската федерация до октомври 2012 г. установяват, че такива услуги включват видовете, изброени в OKUN.

Въпреки че някои от тези услуги по същество работят, за тях все още се използват строги формуляри за отчитане. представи леко модифицирано становище.

В съответствие с неговите разпоредби BSO може да се използва и за приложения, които не са включени в списъка OKUN. Въпреки това използването на формуляри при продажба на стоки все още не е разрешено.

Дори когато предприемачът не използва CCP на базата, той няма право да използва BSO.

Преди това използването на строги формуляри за отчитане беше разрешено само за онези видове дейности, за които съществуваха одобрени формуляри.

Позволено на субектите самостоятелно да разработват необходимите формуляри и да ги отпечатват.

Министерството на финансите на Руската федерация обаче не позволява отпечатването на такива документи на обикновен компютър. За да направите това, трябва да използвате автоматизирана система. Но по-често BSO все още се произвежда в печатници.

Какво важи за формулярите за строга отчетност

Обичайно е да се класифицират като BSO:

сезонни карти;
билети за пътуване;
купони и други подобни.

Федералните разпоредби и правни документи не установяват изчерпателен списък от видове SSO. Но при всички обстоятелства формулярите за строга отчетност означават документи, еквивалентни на касова бележка.

Точно това се казва в параграф 2 от Правителството на Руската федерация № 359. Съгласно клаузи 5 и 7 от Резолюция № 359 федералните власти са свободни да ратифицират формуляри BSO за всякакъв вид услуга.

Одобрените формати се използват стриктно в Руската федерация от всички субекти, предоставящи съответните услуги на населението. Билетите за градския транспорт също се считат за строги отчетни форми.

Техният структурен облик се определя от тез. Изготвя формуляр за предоставяне на услуги от хотели, хотели, къмпинги.

В същото време формулярът, използван досега от хотелите, е остарял формуляр и не може да се използва вместо касова бележка.

Установено е, че когато организациите и индивидуалните предприемачи предоставят услуги, които не са регулирани от федералното законодателство по отношение на прилагането на SSO, те могат да създават подходящи формуляри независимо.

Но в същото време разработените форми трябва да имат всички необходими необходими компоненти.

Задължителни подробности

Клауза 3 от Наредба № 359 определя задължителните реквизити, които трябва да съдържат формулярите за строга отчетност.

По-специално те включват:

Заглавие на документа;
серия и шестцифрен номер;
име на икономическия субект, използващ SSO;
TIN на организацията или индивидуалния предприемач;
вид услуга и нейната цена;
реално получената сума за предоставяне на услугата;
дата на получаване на плащането;
длъжност на служителя, приел парите в брой, трите му имена. и подпис;
печат на индивидуалния предприемач или организация, ако има такъв.

Ако формулярът се произвежда чрез печат, тогава той със сигурност трябва да съдържа подробностите, установени с Резолюция 359 (член 4). Те включват информация за печатницата, тиража на формулярите и датата на тяхното производство.

За формуляри, направени с помощта на автоматизирани системи, не се изисква наличието на такива подробности. Понастоящем не се използват остарели форми на формуляри за строга отчетност. Но е допустимо да ги вземем за основа при разработването на нови форми.

Важно е, че формулярите, изготвени по този начин, не трябва да се регистрират никъде. И ако данъчната служба изисква задължителна регистрация, тогава това изискване е незаконно.

Образец на удостоверение за предаване и приемане

Формулярите за стриктно отчитане, получени от организацията от печатницата, трябва да бъдат приети от лицето, отговорно за съхраняването на такива документи, записването и издаването им.

За непрекъснати дейности по получаване/предаване на формуляри организацията трябва да има стабилно работеща комисия. Счита се за нейно задължение да контролира доставката на BSO.

Приемането трябва да се извърши от комисия, одобрена от непосредствения ръководител на икономическия субект. Въз основа на резултатите от приемането се изготвя сертификат за приемане и предаване на BSO.

Може да се компилира във всякаква форма. За основа се взема формулярът съгласно OKUD 070000. Преди съставянето на акта отговорният служител е длъжен да провери формулярите по номера, серии и количества.

Също така е необходимо да се проверят придружаващите документи на прехвърлящата страна. Огледът се извършва в присъствието на членове на комисията. Актът със сигурност извежда подробно всички данни във формулярите.

Актът се подписва от комисията и се изпраща за одобрение на ръководителя на организацията или индивидуалния предприемач. Въз основа на утвърдения акт отговорното лице приема формулярите за осчетоводяване.

Ако е необходимо да се издаде BSO, се съставя акт за предаване. Естеството на трансфера може да бъде временно или количествено. При прехвърляне на формуляри за определено време актът посочва конкретен период.

По същия начин, с количествения характер на прехвърлянето, се предписва броят на прехвърлените форми. При издаване на BSO се прави бележка в дневника на формуляра.

Актовете се съхраняват в счетоводната книга на BSO през целия период на прилагане на този дневник. Съхранените документи се проверяват при инвентаризация по обичайния начин.

Периодите им на съхранение се определят от ръководството в зависимост от периодите на съхранение на счетоводните дневници на BSO. След изтичане на срока на съхранение актовете се унищожават по начина, определен за БСО.

Ако вместо касова бележка

В повечето случаи се предоставят касови бележки за плащания в брой на клиенти. При липса на касови апарати се използват формуляри за строга отчетност.

Тази процедура се определя от член 2, точка 2 от Федералния закон № 54. По правило строги формуляри за отчитане се използват вместо касова бележка от малки фирми и частни предприемачи, които предоставят битови услуги на населението.

Разрешено е да се замени касова бележка с BSO, ако:

Автоматизирана система

Формуляри за стриктно отчитане могат да бъдат създадени чрез използването на автоматизирани системи. Това е предвидено в параграф 11 от Резолюция № 359. Той също така определя основните законови изисквания за такава услуга.

Този метод за подготовка на формуляри е удобен с това, че може да се извърши директно на работното място, ако е необходимо. Всичко, от което се нуждаете, е компютър и принтер.

Той опростява процеса на използване на BSO и премахва необходимостта от поддържане на счетоводна книга на BSO. Самата система записва всички необходими данни. Автоматизираната система е надеждно защитена от неоторизиран достъп.

Тоест, невъзможно е да коригирате или коригирате формуляра или да го отпечатате два пъти. Всеки формуляр, създаден от системата, получава уникален номер и серия.

Всички операции, извършени с помощта на BSO, автоматично се вземат предвид. Отпечатването на формуляри на обикновен принтер без участието на автоматизирана система е строго забранено.

Единственият недостатък на автоматизираната система е високата цена. Поради тази причина е изключително нерационално малките организации да го използват.

Въпреки това можете да използвате онлайн услугата. В този случай е достатъчен постоянен достъп до интернет и принтер. Освен това е приемливо да отпечатате няколко празни формуляра, когато трябва да получите плащане на места, където няма интернет.

Електронна банка данни

В момента със заповеди и писма на Министерството на финансите на Руската федерация са одобрени повече от двеста вида различни форми на формуляри за строга отчетност. Много е трудно за начинаещ предприемач да разбере това изобилие при избора на желания формат на BSO.

Проучването на действащото законодателство и най-новите разпоредби изисква много време. В този случай автоматизираната система се превръща в отлично решение.

В работата на организации (IE) с BSO е необходимо да се обърне необходимото внимание на процедурата за получаване на формуляри и документация за този процес. По този начин процедурата за приемане на BSO е подробно регламентирана от Правилника, одобрен от правителството на Руската федерация на 6 май 2008 г. (Резолюция № 359).

Приемането на BSO (включително от печатницата) се извършва от лице, специално назначено със заповед на ръководителя на организацията (IP). Носи и материална отговорност. За получаване на BSO по правило се назначава постоянна комисия и всички дейности, свързани с предаването и приемането на формуляри, се извършват в присъствието на тази комисия.

BSO подлежат на процеса на приемане изключително в деня, в който влизат в организацията (IP). Отговорникът за БСО и комисията проверяват получените формуляри със съдържанието на придружаващите ги документи. Съгласуването се извършва според действителния брой получени формуляри (преброени), а също така се съгласуват по серии и номера. Приемането на BSO от организация (IP) се формализира чрез сертификат за приемане, който отразява подробна информация за формата на получените формуляри и тяхното количество.

Актът за приемане на строги формуляри за отчитане на организации (IP) няма одобрен формуляр, така че се разработва самостоятелно от организации (IP) и се одобрява от ръководството. Необходимо е само да се вземат предвид разпоредбите на Федералния закон от 21 ноември 1996 г. N 129-FZ „За счетоводството“ (член 9), който отразява подробностите, необходими за документи, чиито форми не са стандартизирани.

Актът се подписва от страната, която предава формулярите, и страната, която ги получава (всички членове на комисията, лицето, отговорно за получаване на формулярите), и въз основа на резултатите се заверява от ръководителя на организацията (IP). Попълнен и подписан акт е основанието финансово отговорното лице да приеме БСО и да го регистрира в счетоводната книга.

В процеса на изпълнение на дейността на организацията (IP) финансово отговорното лице трябва да издаде BSO на своите служители. Следователно вътрешната процедура за приемане и предаване на BSO също трябва да бъде организирана и да има документална подкрепа (съставяне на актове за приемане и предаване). Можем да разграничим актове за временно приемане и предаване на BSO от служители (като се посочва конкретният период, за който се издава BSO) и количествени (периодът на издаване не е посочен, но трябва да се посочи прехвърленото количество BSO).

Сертификатите за приемане на BSO трябва да се съхраняват в счетоводния дневник на BSO, където се регистрират получените формуляри, през цялото време на използване на такъв дневник. Те подлежат на инвентаризация в същите срокове и ред, както и БСО. Сроковете за съхранение на такива актове, както и самите BSO, се определят от ръководителя на организацията (IP). След изтичане на срока на съхранение актовете подлежат на унищожаване по установения начин.

Задължителното условие за водене на отчет за всички BSO предвижда специална процедура за получаване и издаване на такива формуляри, която трябва да отговаря на стандартите

Наредби, одобрени от правителството на Руската федерация (№ 359).

За осигуряване на получаването и предаването на тези формуляри се създава постоянна комисия, чиито отговорности ще включват наблюдение на получаването и предаването на формулярите.

Първоначално работата с BSO е свързана с приемането им от организации, които издават формуляри. Съответно актът за приемане на прехвърлянето на BSO подлежи на изпълнение. Изготвянето на акта се предшества от проверка на формулярите от лицето, отговорно за тяхното осчетоводяване. Такава проверка се извършва в деня на получаване на посочените документи, в присъствието на представител на организацията, предаваща формуляра, и членове на комисията. Финансово отговорното лице е длъжно да провери всички БСО според техните номера и серии, както и количествен състав, с данните от придружаващите документи на прехвърлящата страна. Сертификатът за приемане трябва да отразява подробно цялата информация за формулярите (общо количество, серия, номера на всеки формуляр поотделно). Такъв акт се подписва от всички лица, присъстващи на рецепцията на BSO и се одобрява от непосредствения ръководител на организацията (IP) и служи като основа за регистриране от отговорното лице на формулярите на строги отчетни документи.

Когато една организация (IP) извършва дейности, BSO се издават на длъжностни лица. Съответно трябва да се състави акт за предаване. Прехвърлянето на формуляри може да бъде временно или количествено. При прехвърляне на BSO за определено време трябва да се изготви удостоверение за прехвърляне, в което да се посочи конкретният период, за който се издава BSO. При прехвърляне на формуляри въз основа на тяхното количество трябва да се изготви сертификат за предаване на BSO, в който да се посочи конкретният брой прехвърлени формуляри. Общите изисквания за детайлизиране на формулярите в акта остават непроменени. В счетоводния дневник на BSO се прави бележка за издаването на BSO на длъжностни лица. Тези лица приемат формулярите след подпис. Връщането на неизползвани, повредени и копия от използвани формуляри се извършва по начин и в срок, определени от управителя. Такава декларация се записва в счетоводната книга и се заверява от финансово отговорното лице.

Актовете за приемане и предаване на BSO нямат строго установена форма, те се разработват и одобряват от организацията (IP) независимо. При разработване на формата на актовете се спазват разпоредбите на чл. 9 от Закона на Руската федерация „За счетоводството“, който съдържа задължителни данни за документи, чиито форми не са унифицирани.

Актовете трябва да се съхраняват в счетоводната книга на BSO през цялото време, докато се използва такъв дневник. Извършената инвентаризация се отнася за актовете, съставени по реда и в сроковете, установени за инвентаризацията на БСО. Сроковете за съхранение на актовете се определят от ръководителя и зависят от периодите на използване и съхранение на счетоводния дневник на BSO. След изтичане на установените срокове за съхранение, актовете подлежат на унищожаване по общия начин, установен за BSO.