Какви счетоводни записи трябва да отразяват транзакциите по корпоративна карта. Картата е свързана с текущата сметка на организацията (специална картова сметка не е открита). Персонализиран - издава се на отговорния служител на предприятието. Как трябва да записвам теглене на пари в брой от банкомат с тази карта: D 71 K 51 или D 50 K 51? При плащане на покупка с тази карта в магазин? Благодаря ти.

Използването на средства от корпоративна карта от отговорен служител е еквивалентно на използването на отчетни суми, получени от него. Тъй като специална картова сметка за корпоративната карта не е открита, използвайте сметка 51, за да записвате паричния поток по нея.

Отразете тегленето на пари в брой от картата, като осчетоводите Дебит 71 Кредит 51. Ако служителят е депозирал пари в касата преди получаването на банковото извлечение, използвайте сметка 57, за да запишете операцията по теглене: Дебит 71 Кредит 57. Отразете депозирането на средства в касата, като осчетоводите Дебит 50 Кредит 71. След получаване на извлечението затворете сметка 57: Дебит 57 Кредит 51.

Покупките, направени с корпоративна карта в магазин, също се отразяват в счетоводството като издаване на средства по отчета: Дебит 71 Кредит 51. След като служителят предостави предварителен отчет с подкрепящи документи и този отчет бъде одобрен, отпишете дълга от сметката 71 със следните вписвания:

Дебит 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

Обосновка

СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА ОПЕРАЦИИ С КОРПОРАТИВНИ КАРТИ

ИЗВЪРШВАНЕТО НА СРЕДСТВА ОТ КОРПОРАТИВНА КАРТА Е ИДЕНТИЧНО ИЗДАВАНЕТО ИМ ПО СМЕТКА

Въз основа на банковото извлечение, съдържащо информация за данните на картата, счетоводителят прави запис за отписване на парите. В този случай отписването е издаването на отчетни суми на картодържателя: ДЕБИТ 71 КРЕДИТ 55 подсметка „Специална корпоративна картова сметка“.

Средствата, дебитирани от специална фирмена сметка в резултат на транзакция с корпоративна карта, се считат за издадени на служителя по сметка.

В рамките на срока, определен от правилата за използване на корпоративни карти, служителят трябва да представи авансов отчет за изразходването на парите от корпоративната карта.

Въз основа на одобрения авансов отчет счетоводителят ще отпише дълга на отговорното лице, ще капитализира придобитите от него стоково-материални запаси и ще присвои към разходните сметки сумите на платените пътни или бизнес разходи: Дебит 10, 20, 26, 44, 60 Кредит 71.

Банковите извлечения може да не се получават всеки ден. В някои случаи счетоводителят може да научи за движението на парите по картата по-рано от предварителния отчет на служителя.

Отговорните лица трябва да съхраняват и прилагат към авансовия отчет не само първични счетоводни документи, но и разписки от банкомати и терминали за теглене или внасяне на пари в брой.

В ситуация, в която все още няма извлечение, но авансовият отчет вече е одобрен, препоръчително е да отразявате движението на парите, като използвате сметка 57 „Трансфери в движение“. Тоест въз основа на авансовия отчет правим следните записи:

ДЕБИТ 71 КРЕДИТ 57

- парите са издадени по сметка.

След получаване на извлечението закрийте сметка 57:

ДЕБИТ 57 КРЕДИТ 55 подсметка „Специална корпоративна картова сметка“

- отразява се дебитирането на средства от сметката;

Корпоративна карта - счетоводството за нея е свързано с някои нюанси, които повдигат въпроси сред счетоводителите, които за първи път се сблъскват с този финансов инструмент. В тази статия ще дадем отговори на често задавани въпроси, които възникват, когато започнете да използвате корпоративни карти.

Коя карта е по-добре да имате - дебитна или кредитна?

За корпоративни цели е възможно издаването на различни версии на банкови карти:

• само дебит (картата ще бъде попълнена със средства, преди да могат да бъдат изразходвани);
• кредит (средствата по картата се предоставят от банката в рамките на лимита);
• дебит с овърдрафт (има възможност за изразходване на средства над дебитното салдо - като правило също ограничено).

Каква карта да изберете зависи от целите, за които се издава, както и от определена степен на доверие към служителя, който ще я използва. Например, ако карта е издадена на мениджър за използване при командировки, включително чуждестранни, препоръчително е да се предвиди възможност за изразходване на средства по заем или овърдрафт („допълнителни“ пари може да са полезни). Ако картата е издадена на собственик на бизнес за редовни малки покупки в рамките на бюджета, най-добрият вариант може да бъде дебитна карта с фиксирано месечно попълване.

ЗАБЕЛЕЖКА! Ако кредитната карта има период на безлихвено използване на кредитни средства, не е необходимо да се изчислява икономическата изгода от такова използване за данъчни цели (виж писмо на Министерството на финансите от 18 април 2012 г. № 03-03- 10/38).

Как да формализираме издаването на карта на служител в счетоводството?

Самата карта е собственост на банката, която я е издала. Следователно фактът на издаване на картата на служител не се отразява в счетоводните сметки на предприятието, за което е издадена. Предприятието може да води записи на такива карти в специален дневник или да създаде списък с пълномощни, издадени на служители, за да получат карта от банката. Ако е необходимо да се потвърди, че служителите са получили карти, може да се поиска документ (например регистър за издаване на карти) от банката.

Как трябва да се регулират транзакциите с карти?

Ако в дадена организация се използват корпоративни карти, препоръчително е да се одобри от местните разпоредби процедурата за използване на карти и подаване на отчети за изразходваните средства.

Такива разпоредби ще помогнат и в следните случаи:

• Уреждане на евентуални претенции от данъчни власти относно процедурата за отразяване на изразходваните средства по корпоративни карти в счетоводството. Например, ако вътрешните разпоредби не установяват ясна процедура за докладване на служител за средства, изтеглени от картата чрез банкомат, данъчните власти може да преценят, че в този случай всички суми, изтеглени от картата, трябва да бъдат преведени чрез пари в брой на организацията гише (записва се по ПКО и веднага се издава касов апарат за издаване за отчет). Разбира се, подобен иск има доста слаби основания, тъй като всъщност парите не са попаднали в касата на предприятието. Но за да се избегнат подобни нюанси, е по-добре да се регистрират всички опции за изразходване на средства от картата и отчитане за тях във вътрешните правила.
• Предявяване на претенции към служител в случай на злоупотреба със средства по картата или установяване на липси и злоупотреби. Ако вътрешните правила са съставени правилно, ще бъде възможно не само да се удържат загуби от злоупотреба със средства от заплатата на виновния служител, но и да се приложи дисциплинарно наказание на служителя по чл. 192 и част 1 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация (за нарушение на разпоредбите за дисциплината в организацията).

Трябва ли да подавам информация за корпоративни карти в данъчната служба?

Законът „За измененията...“ от 2 април 2014 г. № 52-FZ от май 2014 г. премахна задължението на данъкоплатците да предоставят информация за откриване (закриване) на банкови сметки на данъчните власти.

Както беше отбелязано по-горе, самото издаване на банкови карти също се отнася до операциите на банката издател, а не на предприятието.

По този начин не е необходимо да информирате данъчната служба, че имате издадена корпоративна карта.

Как един служител отчита средствата, изразходвани от картата?

Парите по картата са на дружеството и са на негово разположение. Следователно задължението за отчет на служителя възниква само когато е платил с карта или е изтеглил пари в брой от банкомат.

Като общо правило средствата, използвани от служител от корпоративна карта, се считат за отчетни суми. Съответно процедурата за отчитане при тях е подобна. Служителят трябва:

• Изготвяне на предварителен отчет за изразходваните суми. Това може да стане с помощта на стандартния формуляр AO-1, ​​но може да се направи и с помощта на формуляр, одобрен в рамките на организацията (например вътрешните разпоредби за използването на корпоративни карти могат също да съдържат специален формуляр за отчет).
• Към отчета приложете оправдателни документи: касови бележки, фактури, актове и др.
• Представете отчета в счетоводния отдел на предприятието по начина и в сроковете, предвидени в правилата за използване на корпоративни карти.

ЗАБЕЛЕЖКА! Банките периодично (обикновено ежемесечно) съставят и изпращат извлечения на клиентите за своите картови продукти. По този начин отчетите на служители, използващи карти, са доста лесни за проверка по отношение на безналични плащания и тегления през банкомати.

Възможно ли е да се удържа обезщетение от служител за използване на средства за други цели?

Да, можеш. При спазване на редица условия:

• размерът на щетите може да бъде оценен;
• вината на служителя за щетите е доказана (например покупката на стоки за лични нужди се потвърждава от банково извлечение на лична карта и копия от платежните документи на продавача);
• е издадено постановление (заповед) от ръководителя на предприятието за удържане на суми за щети от заплатата на служителя не по-късно от 1 месец от момента на установяване на факта на щетата и вината (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация). ;
• Размерът на направеното приспадане съответства на стандартите, установени в чл. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация;
• служителят не оспорва удържането (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Повече подробности за условията на удръжки от заплата .

Какви са типичните транзакции при транзакции с корпоративни карти?

В счетоводството картовите транзакции се отразяват с помощта на сметки 55 „Специални сметки в банки“ и 71 „Разплащания с отговорни лица“. Типичните операции са представени в таблицата:

			Забележка
		Попълване на корпоративна карта	Резултат 55 се поддържа в анализите за всяка картова сметка
		Използване на банкови кредитни средства	За кредитна карта и овърдрафт
		Плащането за услуги или банковата комисионна по картата е дебитирано
		Служителят е платил разходите с безкасова карта. Служител получи пари в брой с карта	Осчетоводяването се извършва, ако счетоводният отдел разполага със средства за оперативен контрол върху движенията на картите, например интернет банкиране
25, 26, 44, 60, 76		Отразен е отчетът на служителя за изразходваните суми	Осчетоводяването се извършва на датата на приемане на отчета
		Отразен е фактът, че служителят е използвал картата за плащане на разходи	В случай, че няма оперативен контрол. Информацията, че средствата от картата са изразходвани за тези разходи, е получена от служителя (отразено в отчета)
		Използването на средства по картата се отразява според банковия отчет и отчета на служителя	Към датата на получаване на банковия отчет
		Начислена лихва за ползване на заемни средства	За кредитни карти и овърдрафт
		Погасен заем по кредитна карта	Обикновено в размер на задължителното плащане по представената от банката карта

Прочетете за видовете измами, свързани с банкови карти в статията « Измами с използване на платежни банкови карти » .

Резултати

Отчитането на корпоративните карти се извършва по общи правила. В същото време за счетоводни цели картовите сметки, открити в банките, се класифицират като специални банкови сметки, а средствата, изразходвани от карти от служители, се класифицират като отчетни суми. Препоръчително е да се одобри процедурата за използване на карти в отделен вътрешен документ, който да записва всички аспекти на тяхното използване, като се обръща специално внимание на процедурата за отчитане на разхода на средства.

Корпоративната банкова карта е много популярен инструмент за плащане на различни видове разходи, например пътни и бизнес разходи или извършване на разплащания с контрагенти. Такава банкова карта е обвързана със служител, т.е. издава се на конкретно лице. Общата схема на работа е следната: на тази карта се прехвърлят средства от основната банкова сметка на предприятието; служителят изразходва получените пари за нуждите на организацията, след което потвърждава законността на използването им с помощта на отчет за разходите.

За работа с картови сметки е предвидена сметка 55 „Специални сметки в банки“. Нека разгледаме малък практически пример за отразяване на транзакции по тази сметка в програмата 1C: Счетоводство 8 издание 3.0.
На първо място, трябва да прехвърлите пари от основната си банкова сметка към вашата корпоративна картова сметка. За да отразите тази операция в програмата 1C, трябва да използвате документа „Отписване от текущата сметка“ (Банка и каса - Банкови извлечения).
Типът транзакция е посочен като „Прехвърляне към друга сметка на организацията“. Сметката на получателя е корпоративна картова сметка, дебитната сметка е 55.04 „Други специални сметки“.

Нека да прегледаме документа и да разгледаме публикациите. Парите са преведени от основната банкова сметка, тоест от сметка 51, към корпоративната карта, тоест към дебитната сметка - 55.04.

След като парите бъдат преведени на картата, служителят може да тегли пари в брой от нея. В този случай се нуждаем и от документа „Отписване от текущата сметка“. Сега само типът операция избира „Прехвърляне на отговорно лице“. След това ще посочим служителя, който притежава картата и сумата, която трябва да изтегли. Задаваме сметката - 55.04, а в полето „Банкова сметка“ трябва да поставите сметката на корпоративната карта.

Но за да плати стоки, отговорното лице не трябва да тегли пари от картата. Той може да плати за тях с помощта на банков терминал, например в магазин. Тази операция ще бъде подобна на операцията по теглене на средства, тоест ще трябва да използваме и документа „Теглене от разплащателна сметка“ с типа операция „Превод на отговорно лице“. Окабеляването ще бъде абсолютно същото.
Ние изпълняваме документа. Сумата се отписва в дебита на сметка 71.01 „Разплащания с отговорни лица“.

Банката може да начисли такса за теглене на пари, тогава тази операция също трябва да бъде отразена в програмата. За тези цели отново създаваме същия документ „Отписване от текущата сметка“.
Типът операция този път е „Банкова комисионна” или „Други отписвания”. Дебитна сметка – 91.02 „Други разходи”. Счетоводна сметка – 55.04, и банкова сметка корпоративна карта.

Подробна информация за това как да работите с този документ, така че всички раздели да бъдат попълнени правилно, можете да намерите в нашата статия Предварителен отчет - как да попълните в 1C: Enterprise Accounting 8

Ел Ей Елина, икономист-счетоводител

7 правила за корпоративна карта

Как да вземем предвид движението на парите по банкова карта и изразходването им от служител

Текстовете на писмата от Министерството на финансите и Федералната данъчна служба, споменати в статията, можете да намерите: раздел „Финансови и кадрови консултации” на системата ConsultantPlus

Корпоративната банкова карта е добро решение, ако служителите трябва да платят нещо сами. Парите по сметката принадлежат на организацията, но картата се издава на конкретен служител клауза 1.5 от Правилника, одобрена. Централна банка 24 декември 2004 г. № 266-P (наричана по-нататък Наредба № 266-P). Ще ви разкажем за правилата за използване на корпоративна карта и записване на транзакции, свързани с нея.

ПРАВИЛО 1. Данъчните и извънбюджетните фондове трябва да бъдат информирани за картовата сметка

За корпоративната карта се открива отделна банкова сметка клауза 2 чл. 11 Данъчен кодекс на Руската федерация. Тази сметка (както откриването, така и закриването) трябва да бъде докладвана на Федералната данъчна служба, Пенсионния фонд на Русия и Фонда за социално осигуряване по местонахождение на организацията.

Формата на уведомление за откриване на партида, препоръчана от пенсионния фонд, можете да намерите: уебсайт на PFR→ За работодатели → Плащане на осигуровки и подаване на отчети → Отчетност и ред за нейното подаване → Препоръчителни примерни документи

Това трябва да стане в рамките на 7 работни дни от датата на откриване на такава сметка. клауза 2 чл. 23, ал. 6 на чл. 6.1 Данъчен кодекс на Руската федерация; клауза 1 част 3 чл. 28, част 6 чл. 4 от Закон № 212-FZ от 24 юли 2009 г. (наричан по-долу Закон № 212-FZ); Решение на Президиума на Върховния арбитражен съд от 21 септември 2010 г. № 2942/10. За целта трябва да изпратите:

• до данъчната служба - съобщение по образец № S-09-1 одобрени Със заповед на Федералната данъчна служба от 09.06.2011 г. № ММВ-7-6/362@. Когато попълвате този формуляр, информирайте конкретно за откриването на банкова сметка, а не за възникването на права за използване на корпоративно електронно платежно средство (CESP). В крайна сметка KESP и корпоративна банкова карта не са едно и също нещо.

Доклади

1 - относно откриване на сметка 2 - за закриване на сметката 3 - при възникване на правото на ползване на ЕКСП 4 - при прекратяване на правото на ползване на ЕСПП

Когато докладвате на инспектората за откриване на банкова сметка за използване на корпоративна банкова карта, трябва да поставите „1“ в тези клетки на формуляр № S-09-1

1 - в банката 2 - във Федералната хазна (друг орган, отговорен за откриването и поддържането на лични сметки)

• до FSS - съобщение във формата, препоръчан от него Писмо на FSS от 28 декември 2009 г. № 02-10/05-13656;
• към Пенсионния фонд на Русия - съобщение в препоръчаната форма, което можете да намерите на уебсайта на фонда.

Между другото, за една картова сметка могат да бъдат издадени няколко карти - основна и допълнителна клауза 2.1 от Наредба № 266-P. Освен това, карти могат да бъдат издадени на различни служители на вашата организация за една и съща сметка. Не е необходимо да докладвате издаването на всяка допълнителна карта на инспектората и фондовете.

ПРАВИЛО 2. Издаването на корпоративна карта не се отразява в счетоводните сметки

Самата карта е на банката, така че не се отразява в счетоводството. Ако банковата карта е лична и самият служител ще я получи от банката, тогава не е необходимо да се води дневник на банковите корпоративни карти. Въпреки че понякога счетоводителят трябва да попълни пълномощно за конкретен служител, за да получи корпоративна карта от банка (образец на пълномощно обикновено се предоставя от самата банка).

Банката може да информира вашата организация за това на кои служители са издадени карти в регистъра за издаване на международни корпоративни карти или в друг документ (това зависи от приетата от банката система за документооборот и условията, посочени в споразумението ви с нея).

ПРАВИЛО 3. Няма нужда да прехвърляте пари, получени от служител чрез банкомат през касата

Напоследък счетоводители се оплакват, че инспекторите им правят коментари по време на проверки: касовата книга не отразява транзакции, при които служители теглят пари от банкова карта. Твърди се, че в деня на теглене тези пари трябва да бъдат регистрирани като получени на каса и веднага като издадени за отчет. Ако такива пари не са преминали през касата, тогава организацията се глобява за неполучаване на пари в касата и Изкуство. 15.1 Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Мнение на читателя

„Когато за първи път отворихме корпоративна банкова карта, се страхувахме, че ще има трудности с изчисляването на паричния баланс. В края на краищата затваряме в 18.00 часа и служител може да тегли пари в брой от банкомат дори късно през нощта. Но се оказа, че тези пари изобщо не трябва да се пренасят през касата.”

Зухра,
Уфа

Ясно е обаче, че парите физически не са „попаднали в касата“. Така че счетоводството нито може да ги капитализира, нито да ги издаде за отчет. Следователно такива операции не трябва да се отразяват в касовата книга. И съдилищата подкрепят точно тази позиция, отказвайки да позволят на данъчните власти да събират глоби от организации Решение 7 на ЗИД от 20.12.2012 г. № А03-6142/2012 г.; 3 ААС от 30.01.2013 г. № А33-15574/2012г..

От това също следва, че парите, изтеглени от картата в брой, не трябва да се вземат предвид при изчисляване на паричния баланс в края на деня.

ПРАВИЛО 4. Служителят трябва да докладва за „картови” пари

Служителят, на чието име е издадена картата, може да я използва за плащане на покупки или теглене на пари в брой през банкомат. клауза 2.5 от Наредба № 266-P. Парите, които са в сметката на корпоративната банкова карта, са пари, които служителят все още не е получил и които все още не е използвал по никакъв начин. Служителят ще трябва да се отчита за тях само когато тегли пари в брой от картата или плаща нещо с картата.

Пари, получени през банкоматпо същество прилича на пари, дадени на служител по сметка. В крайна сметка, на първо място, това са парите на организацията. Разбира се, служител не трябва веднага да тича до счетоводния отдел след всяка покупка и да пише отчет. Достатъчно е да правите това веднъж на няколко дни - поръчката трябва да бъде одобрена от ръководителя на организацията. Сумата, която служителят може да похарчи, е ограничена от баланса по корпоративната карта (освен ако, разбира се, картата има кредитен лимит и възможност за овърдрафт). Свързвайки се с банката, организацията може да зададе допълнителни ограничения за всяка карта.

ОБСЪДЕТЕ С МЕНИДЖЪРА

Да се контролират изразходването на парите на компанията,По-добре е да издадете заповед относно правилата за използване на корпоративни банкови карти. Важно е в него да се фиксира периодът, през който служителят е длъжен да отчете парите, изразходвани чрез картата или изтеглени от нея.

Служителят може да изготви отчет или по унифициран формуляр № AO-1, ​​или по формуляр, разработен независимо от вашата организация. Например, вместо реда „авансът е получен от касата“, можете да предоставите редовете „парите са получени чрез банкомат с корпоративна карта“ и „парите от корпоративната карта са използвани за безналични плащания. ”

Смята се, че когато служител е закупил нещо за компанията, чрез плащане с карта по банков път,Не е необходимо да се изготвя пълен отчет за разходите. Несъмнено служителят все още трябва да представи подкрепящи документи в счетоводния отдел, а сроковете за това също трябва да се регулират от ръководството на вашата организация (например в същия ред). Само служителят може да прикачи такива документи (касови бележки, фактури, касови бележки) към бележката.

Но трябва да се каже, че повечето счетоводители са по-свикнали да изготвят всички отчети съгласно формуляр № AO-1. В допълнение, името „предварителен отчет“ ще помогне да се избегнат спорове с инспекторите при проверка на правилността на изчисленията на данъка върху доходите. В края на краищата „датата на извършване“ на представителни разходи, разходи за командировки, поддръжка на служебен транспорт и други подобни разходи се счита за дата на одобрение на авансовия отчет за изразходваните пари от служителя x подп. 5 ал.7 чл. 272 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Веднъж месечно банката по правило предоставя на организацията отчет за всяка корпоративна карта. След като го получите, можете да проверите пълнотата на предварителните отчети на служителите. Най-лесният начин е за онези организации, които имат свързана интернет банка.

ПРАВИЛО 5. Ако служителят не е осчетоводил парите от „картата“, те могат да бъдат удържани от заплатата му

Ако служител в рамките на срока, установен във вашата организация, не е представил документи, оправдаващи изразходването на пари, отписани от картата, тогава по нареждане на ръководството счетоводният отдел може да го удържи от заплатата на служителя. Същото може да се направи, ако служител е похарчил пари за други цели, например за някои от личните си цели и Членове 238, 241 от Кодекса на труда на Руската федерация.

ПРЕДУПРЕЖДАВАМЕ СЛУЖИТЕЛЯ

Не можете да кажете на никого ПИН кода на вашата банкова карта.И ако тя бъде открадната или изгубена, трябва да се обадите в банката, издала картата, възможно най-скоро и да я блокирате.

Все пак, имайте предвид, че една заповед от ръководството не е достатъчна за такова приспадане. Необходимо е да се докаже размерът на щетите и вината на служителя. Размерът на щетите, причинени на организацията, може да бъде възстановен от служителя по заповед на ръководителя, ако Членове 238, , 246, 247, 248 от Кодекса на труда на Руската федерация:

• такава поръчка е направена не по-късно от 1 месец от датата, на която организацията е установила размера на щетите, причинени от служителя;
• размерът на щетите не надвишава средната месечна заплата на служителя.

Ако поне едно от тези условия не е изпълнено, удръжката от заплатата на служителя е незаконна.

ОТ АВТЕНТИЧНИ ИЗТОЧНИЦИ

Заместник-началник на Федералната служба по труда и заетостта

„ Притежателят на такава карта (т.е. служителят, на чието име е издадена) носи отговорност за изразходването на средства по корпоративна банкова карта в рамките на установените лимити за разходи.

При липса на документи, потвърждаващи предназначението на корпоративна банкова карта, сумата, използвана за други цели, се възстановява от виновния служител в съответствие с членове 238, 241 и 248 от Кодекса на труда на Руската федерация. Тоест имате нужда от:

• докаже, че щетите, причинени на организацията, са следствие от виновни действия на служителя;
• определя размера на тази щета;
• спазва реда за събиране на тези обезщетения, предвиден в Кодекса на труда. По-конкретно, това означава, че по нареждане на работодателя щетите могат да бъдат възстановени от него само в рамките на средната му месечна заплата.

ПРЕДУПРЕЖДАВАМЕ УПРАВИТЕЛЯ

Възможно е, че Служител използва пари от корпоративна карта за други цели.За да защитите компанията, е по-добре да ограничите възможността за използване на пари на картата до определен лимит. Ако такъв лимит е по-малък от средната месечна печалба на служителя, ще бъде по-лесно да се възстановят от него пари, използвани за други цели.

Моля, имайте предвид, че не винаги е възможно да се възстанови от служител размера на щетите, причинени от него наведнъж, дори ако размерът му не надвишава средната месечна печалба на служителя - притежателя на картата. Всъщност в този случай общият размер на всички удръжки за всяко плащане на заплата не може да надвишава 20% Изкуство. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация. Освен това максималният размер на удръжките трябва да се изчисли от сумата, която остава след приспадане на данъка върху доходите на физическите лица. Писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие от 16 ноември 2011 г. № 22-2-4852.

Вярно е, че служителят може доброволно да компенсира причинените му щети, дори ако размерът на тези щети надвишава средната му месечна печалба.

Ако служителят е против да се удържа нещо от заплатата му, тези пари все още не са загубени за вашата организация. Можете да отидете на съд.

ПРАВИЛО 6. Безкасовите разходи и тегленето на пари в брой на служителите се извършват чрез сметка 71

Транзакциите, които трябва да се използват за записване на транзакции с корпоративна банкова карта, зависят от вида на картата. Случва се:

• <или>дебит - когато дебитите от картата по правило са възможни само в рамките на наличните средства по нея;
• <или>кредит - когато можете да харчите както парите на организацията, налични по картата, така и парите на банката, предоставени в рамките на одобрения кредитен лимит.

Но и в двата случая дебитирането на пари от картата, което се случва по инициатива на служителя (неговия притежател), по-често се извършва чрез сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Одиторите са съгласни с това.

ОБМЕН НА ОПИТ

Генерален директор на одиторската фирма LLC "Вектор на развитие"

„Разходването на средства от служител от корпоративна банкова карта не е изрично регламентирано от нормативни документи (включително сметкоплан), но от икономическа гледна точка това са отчетни средства. Следователно на практика организациите използват сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Много е важно лицето, което е извършило плащания с банкова карта или е теглило пари в брой от нея, да отчете тези пари.

Докато служителят не подаде авансов отчет, той ще има дебитно салдо по сметка 71. Няма значение как са изразходвани средствата от картата - чрез плащане в магазини или чрез теглене на пари в брой.

Сметка 73 „Разплащания с персонал за други транзакции“ е по-малко логично да се използва за отразяване на разходите на пари от корпоративна банкова карта. В края на краищата семантичното му натоварване е малко по-различно - то, като правило, отразява еднократни транзакции, които се различават от редовното разходване на средства като част от служебните задължения на служителите (заеми на служители, обезщетение за материални щети, покупка на ваучери и др.).“

Ето транзакциите за транзакции с дебитни карти (ще разгледаме примера с рублови карти).

Съдържание на операцията	Dt	CT
На датата на попълване на картовата сметка
Парите са прехвърлени от разплащателна сметка към картова сметка		51 “Разплащателни сметки”
На датата, на която банката отписва комисионната
Банковата комисиона, дебитирана от картовата сметка, се записва като друг разход	91-2 „Други разходи”	55, подсметка “Картова сметка”
В данъчното счетоводство банковите комисионни се отчитат като неоперативни разходи. подп. 15, т. 1 чл. 265 Данъчен кодекс на Руската федерация
На датата на използване на картата от служителя (ако организацията има бърз достъп до данни за движението на парите по сметки)*
Картата е използвана за плащане на стоки, работа и услуги, закупени от служителя.		55, подсметка “Картова сметка”
От картата са изтеглени пари от служителката
Към датата служителят съставя отчет за изразходваните суми
Служителят е докладвал за пари в брой, изтеглени от картата и изразходвани за нуждите на организацията, или за безналични разходи	26 „Общи бизнес разходи“ (60 „Разплащания с доставчици или изпълнители“, 10 „Материали“, 44 „Разходи за продажби“ и др.)	71 „Разплащания с отговорни лица“
	19 „ДДС върху закупени активи“

*Някои организации правят това. Когато служителите представят отчети в счетоводния отдел с приложени към тях оправдателни документи, се прави запис в дебита на сметка 71 и в кредита на сметка 57 „Трансфери в движение“. Когато пристигат месечни отчети по картата от банката, се прави осчетоводяване за дебит на сметка 57 и кредит на сметка 55.

Сумите, за които служителят не е осчетоводил, следва да бъдат отразени в счетоводните регистри, както следва.

ОБМЕН НА ОПИТ

Началник отдел „Методология и вътрешен одит” на ПРОДО Мениджмънт ООД

„Средствата, дебитирани от банковата сметка на организацията в резултат на транзакция с корпоративна банкова карта, се считат за издадени на служителя по сметка. Ако той не представи предварителен отчет с подкрепящи документи в рамките на срока, определен от ръководството на организацията, тогава трябва да се направи запис в дебита на сметка 94 „Липси и загуби от щети на ценности“ и в кредита на сметка 71 .

Когато организацията установи вината и размера на щетите, причинени от служителя, е необходимо да се направи запис в дебита на сметка 73 и кредита на сметка 94.

След като парите бъдат удържани от заплатата на служителя или депозирани в брой в касата, това трябва да бъде отразено в кредита на сметка 73 и дебита на сметка 70 „Разплащания с персонала за заплати“ или сметка 50 „Пари в брой“.

Транзакциите с кредитни карти, използващи вашите собствени средства, се отразяват по същия начин като транзакциите с дебитни карти. И операциите за използване на кредитния лимит и връщане на пари в банката ще бъдат отразени по следния начин.

Банковите пари увеличават лимита за плащане на картата. Заемът обаче се счита за получен едва след като компанията го усвои. Тоест след дебитиране на пари от картата (в брой или по банков път) за сметка на кредитния лимит. Следователно не е необходимо да се записва получаването на заем (за да се направи запис в сметка 66 „Разплащания за краткосрочни заеми и заеми“) веднага след като банката е установила кредитен лимит.

Съдържание на операцията	Dt	CT
На датата на дебитиране на средства от картата за сметка на кредитния лимит по инициатива на служителя
Парите, използвани от служителя за закупуване на стоки, работи и услуги, са дебитирани от картата.	71 „Разплащания с отговорни лица“	55 „Специални сметки в банки”, подсметка „Картова сметка”
	55, подсметка “Картова сметка”
На датата, на която банката отписва комисионата от кредитния лимит
От сметката на картата е удържана банкова комисионна поради кредитния лимит	91-2 „Други разходи”	55, подсметка “Картова сметка”
	55, подсметка “Картова сметка”	66 „Разплащания за краткосрочни заеми и заеми“
На датата на попълване на кредитната карта и погасяване на ползвания кредит
От разплащателната сметка към картовата сметка са преведени пари за погасяване на дълга по използвания кредитен лимит	55, подсметка “Картова сметка”	51 “Разплащателни сметки”
	66 „Разплащания за краткосрочни заеми и заеми“	55, подсметка “Картова сметка”
На датата, на която банката начислява лихва за ползване на кредита
Начислена лихва по банков кредит	91-2 „Други разходи”	66 „Разплащания за краткосрочни заеми и заеми“
В данъчното счетоводство лихвите по дългови задължения от всякакъв вид се признават като неоперативни разходи и подп. 2 т. 1 чл. 265 Данъчен кодекс на Руската федерация. Те обаче се вземат предвид в рамките на нормите Изкуство. 269, ал. 8 на чл. 270 Данъчен кодекс на Руската федерация. Ако размерът на лихвите, които могат да бъдат взети предвид в данъчното счетоводство, е по-малък от тяхната начислена сума и организацията трябва да прилага PBU 18/02, тогава е необходимо да се отрази постоянно данъчно задължение (дебит на сметка 99 - кредит на сметка 68 )

ПРАВИЛО 7. Ако корпоративната карта е кредитна карта с безлихвен гратисен период, тогава лихвените спестявания не трябва да се отчитат

По правило за няколко дни използване на кредитни пари, изразходвани от такава карта, банката не начислява лихва. Конкретните условия се определят в споразумението с банката. Данъчният кодекс не съдържа правила за оценка на материалните ползи от безлихвени заеми. Следователно, дори ако организацията има такава полза, тя не трябва да плаща данък върху дохода. Върховният арбитражен съд се придържа към тази позиция Решение на Президиума на Върховния арбитражен съд от 3 август 2004 г. № 3009/04. С нея са съгласни и от Министерството на финансите Писмо на Министерство на финансите от 18 април 2012 г. № 03-03-10/38.

Счетоводителите често питат дали е възможно да изтеглят пари чрез корпоративна банкова карта за изплащане на заплати на служители. По принцип сега няма ограничения за това. Основното нещо е да подредите всичко правилно:

• накарайте служителя да изтегли пари от картата, да напише авансов отчет и да върне неизразходваната сума на касата;
• Касиерът трябва да издаде разписка 0310001 клауза 3.1 от Правилника, одобрена. Централна банка 10/12/2011 № 373-P;
• в счетоводството, за парите, върнати в касата, трябва да се направи запис в дебита на сметка 50 „Пари“ и кредита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“.

Както всяка друга банкова карта, тя се отваря на конкретно лице. Но особеността е, че това лице трябва да е служител на компанията, която е сключила споразумение за издаване на такава карта.

Банките могат да издават дебитни и кредитни корпоративни карти (клауза 1.5 от Наредбите за издаване на платежни карти и за транзакции, извършвани с тях, одобрени от Банката на Русия на 24 декември 2004 г. № 266-P).

Притежателят на дебитна (платежна) карта може да извършва транзакции в рамките на установения от банката размер. Тези изчисления се правят с помощта на парите на компанията в нейната сметка. Използвайки кредитна карта, притежателят може да извършва транзакции с пари, предоставени от банката в рамките на установения лимит в съответствие с условията на договора за кредит.

И двете корпоративни карти могат да бъдат както персонализирани, така и неперсонализирани. Персонализираните карти се издават на конкретен служител на фирмата. Към дружеството се издават ненаименувани. Тази карта може да се използва от всеки. Както показва практиката, организациите използват предимно дебитни карти с лимит, определен за всяка карта за различни категории разходи и овърдрафт.

Как да получите карта

За целта дружеството трябва да сключи договор с банката. То трябва да бъде придружено от:

• списък на служителите, които ще използват картата. Подписите им трябва да бъдат заверени с печата на дружеството;
• копия от паспорти на служители, на чиито имена са издадени картите;
• споразумения за използване на карти във формата, установена от банката, попълнени и подписани лично от служителите.

Корпоративна банкова карта се издава директно на титуляра, посочен от дружеството в заявлението за издаване на банкова карта, или на представител на дружеството въз основа на пълномощно.

Процедура за използване на корпоративни карти

За да могат служителите да работят свободно с корпоративни карти, организацията трябва да разработи правила за процедурата за тяхното използване (част 1 от член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация). Препоръчваме да инсталирате:

• списък на разходите и транзакциите, които могат да бъдат направени от служител с корпоративна карта;
• платежни лимити за корпоративни карти;
• срокът, след който служителят трябва да върне картата;
• реда за подаване на отчет от картодържателите за изразходваните суми;
• срокът, в който служителят трябва да представи предварителен отчет на дружеството с приложени разходооправдателни документи;
• списък на документите, които се приемат като потвърждение на направените разходи.

Освен това е необходимо да се одобри списък с длъжности на лица, чиито работни задължения включват използването на корпоративни карти (клауза 1 от член 847 от Гражданския кодекс на Руската федерация). Служителите, чиито длъжности са изброени в списъка, трябва да бъдат запознати с позицията под подпис (част 2 на член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация).

За да се изключат случаи на загуба на корпоративни карти, както и злоупотреба или кражба на средства, е необходимо да се организира в компанията запис на приемането и издаването на корпоративни банкови карти (член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). За целта е препоръчително да се разработи регистър, който отразява следните данни: номера на карти, пълни имена на техните притежатели, дати на прехвърляне и връщане на карти. Фактът на издаване и връщане на корпоративна карта се потвърждава от служителя, който я е получил, и от лицето, което съхранява данните на картата.

Персонализираните корпоративни банкови карти могат да бъдат в ръцете на притежателите, при условие че отговарят на изискванията за сигурност. Всички неперсонализирани корпоративни карти се съхраняват в сейфа на компанията. По правило неперсоналните карти се издават на служител за изпълнение на конкретна задача - плащане на пътни, представителни или други разходи.

Какви разходи могат да се правят с картата?

Съгласно клауза 2.5 от Наредба № 266-P, юридическо лице може да извършва с помощта на банкови карти, по-специално следните операции:

• получават пари в брой за плащания в Русия, свързани с дейността на юридическо лице, включително плащане на пътни и представителни разходи;
• извършва плащания в рубли, свързани с дейността на юридическото лице, включително плащане на пътни и развлекателни разходи в Руската федерация;
• получават пари в чуждестранна валута в чужбина за заплащане на пътни и гостоприемски разходи;
• заплащане на пътни и гостоприемски разходи в чуждестранна валута извън Руската федерация.

Счетоводител на фирма често има въпрос: може ли командирован служител да използва корпоративна карта в чужбина, за да плаща услуги от името на самата организация? И ако да, как упълномощената банка упражнява валутен контрол върху такива сделки?

Федерален закон № 173-FZ от 10 декември 2003 г. „За регулиране на валутата и валутен контрол“ не установява ограничения върху валутните транзакции между резиденти и нерезиденти.

Следователно служител, командирован в чужбина, действащ от името и за сметка на своята организация, може теоретично да използва корпоративна карта за плащане на услуги.

Действащите по-рано Правила за реда за издаване на банкови карти от кредитни организации (одобрени от Банката на Русия на 9 април 1998 г. № 23-P) съдържаха правило, според което при извършване на валутни транзакции с корпоративни карти, юридическото лице е било длъжно да предостави на упълномощената банка обосновка за операцията, включително отчет за разходите. В сега действащата Наредба № 266-П такова изискване няма.

В същото време клауза 2.5 от Инструкция на Банката на Русия № 138-I от 4 юни 2012 г. предвижда, че при отписване на чуждестранна валута от разплащателна сметка с помощта на банкова карта не се представя сертификат за валутна транзакция на упълномощена банка . С изключение на случаите на валутни транзакции, които изискват изпълнение на паспорт на транзакция. Напомняме, че при извършване на валутни транзакции не е необходимо да се издава паспорт на сделката, ако общата сума на договора не надвишава равностойността на 50 хиляди щатски долара по официалния обменен курс към датата на сключване на договора. (клауза 5.2 от Инструкция № 138I).

По този начин организацията има право да плаща за услуги в чужбина в чуждестранна валута с корпоративна банкова карта.

Отчет за изразходване на пари по корпоративна карта

Понастоящем няма правила, които да определят какъв документ трябва да състави служител на компанията, за да потвърди изразходването на средства по корпоративна карта. Следователно организацията може да използва единния формуляр за предварителен отчет № AO-1.

Забележка. Формата на авансовия отчет е одобрена с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 1 август 2001 г. № 55.

Компанията също така има право да разработи своя собствена форма на отчет (клауза 4, член 9 от Закон № 402-FZ), която трябва да бъде включена в приложението към счетоводната политика (подточка 4, клауза 3, член 21 от Закон № 402-FZ, клауза 4 от PBU 1/2008).

Когато служител има доходи, облагаеми с данък върху доходите на физическите лица

Когато извършвате плащания към корпоративни карти, трябва да запомните, че служителят трябва да отчете получените средства: подайте предварителен отчет с подкрепящи документи.

Ако служител не докладва своевременно за изразходването на средствата или не върне средствата, изтеглени от картата, той ще има доход, обложен с данък върху доходите на физическите лица (постановление на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 5 март 2013 № 14376/12, FAS Западносибирски окръг от 19 февруари 2014 г. № А45-25321/2012). Въпреки че, според някои съдии, липсата на оправдателни документи за изразходването на средства, издадени по сметката или връщането им в касата, не е доказателство, че такива суми могат да бъдат приписани на доходите на служителите (решение на Първия апелативен арбитражен съд от 11 април 2013 г. № A43-14173/2012, решение на Арбитражния съд на Нижни Новгородска област от 31 януари 2013 г. № A43-14173/2012).

Трябва ли да спазвам лимита за плащане?

Клауза 6 от Директива № 3073-U на Банката на Русия от 7 октомври 2013 г. ограничава разплащанията в брой между юридически лица, юридически лица и предприемачи. Лимитът е 100 000 рубли. по един договор.

Използването на корпоративна банкова карта е безкасово плащане. Следователно сумата на плащането може да надвишава 100 000 рубли, ако служител плаща за стоки (работа, услуги) с карта.

Обаче служител, който тегли пари в брой от карта, означава получаване на средства по сметка. И тъй като отговорното лице извършва допълнителни плащания от името на компанията, такива парични средства в сетълменти трябва да се използват при спазване на лимита.

Глобата за нарушаване на лимита за сетълмент за компания варира от 40 000 до 50 000 рубли, за длъжностно лице - от 4 000 до 5 000 рубли. (Член 15.1 от Кодекса на Руската федерация за административните нарушения).

Осчетоводяване на транзакции с корпоративни карти

Отчитането на транзакции с корпоративни карти трябва да се води в сметка 55 „Специални сметки в банки“. За по-удобно отчитане на транзакциите по корпоративни карти, към тази сметка е открита подсметка „Корпоративни карти“. Препоръчително е да се води аналитично счетоводство за тази подсметка за всяка получена корпоративна карта.

Забележка. Наличността и движението на паричните средства в чуждестранна валута се отчитат отделно.

Пример 1. Компанията изпрати служител в командировка. В същото време му беше дадена корпоративна карта, в която от разплащателната му сметка бяха кредитирани 45 000 рубли. При завръщане от командировка служителят е подал авансов отчет.

Разходите възлизат на:

• 16 000 rub. - за пътуване;
• 30 000 rub. - за настаняване;
• 6300 рубли. - дневни пари;
• 3500 rub. - представителни разходи.

ДЕБИТ 55 подсметка “Корпоративна карта”
КРЕДИТ 51

• 45 000 rub. - средствата са кредитирани по картата;

ДЕБИТ 71
КРЕДИТ 55 подсметка “Корпоративна карта”

• 45 000 rub. - средствата се дебитират от картата, когато служител плаща безкасово или при теглене на пари в брой;

ДЕБИТ 26 КРЕДИТ 71

• 52 300 рубли - отразяват се пътни разходи;

ДЕБИТ 44 КРЕДИТ 71

• 3500 rub. - отписани разноски за развлечения;

ДЕБИТ 71 КРЕДИТ 50

• 10 800 рубли. - извършен е окончателен разчет със служителя.

С корпоративна карта можете да извършвате плащания в чуждестранна валута. Тогава ще се използва брой 57.

Пример 2.Нека променим данните от предишния пример. Да приемем, че служителят е изпратен в командировка в чужбина.

За закупуване на валута от текущата сметка бяха преведени 36 900 рубли, а на картата бяха кредитирани 900 долара. Обменният курс към датата на закупуване беше 40 рубли/USD. Разходи:

• 24 000 rub. (600 USD x 40 рубли/USD) - разходи за живот;
• 12 000 rub. (50 USD x 40 рубли/USD x 6 дни) - дневни.

В счетоводството са направени следните записи:

ДЕБИТ 57 подсметка „Корпоративна карта в рубли“
КРЕДИТ 51

• 36 900 рубли - преведени са средства за покупка на валута;

ДЕБИТ 55 подсметка “Корпоративна карта във валута”
КРЕДИТ 57

• 36 000 rub. ((600 USD + 50 USD x 6 дни) x 40 рубли/USD) - кредитирана валута;

ДЕБИТ 91 подсметка „Други разходи“
КРЕДИТ 57

• 900 търкайте. (36 900 - 36 000) - отразява разходите за конвертиране на рубли в щатски долари;

ДЕБИТ 71

• 12 000 rub. (50 USD x 40 рубли/USD x 6 дни) - средствата са изтеглени от картата за плащане на дневни пари;

ДЕБИТ 71
КРЕДИТ 55 подсметка “Корпоративна карта във валута”

• 24 000 rub. (600 USD x 40 рубли/USD) - средства в чуждестранна валута се дебитират от картата за плащане на хотела;

ДЕБИТ 26 КРЕДИТ 71

• 36 700 рубли (36 700 + 700) - командировъчните разходи на отговорното лице се отразяват въз основа на авансов отчет.

Забележка. За един ден пътуване в Русия дневните са според стандартите, установени за командировки в Руската федерация (700 рубли).

Тъй като средствата на компанията са конвертирани в чуждестранна валута в размер на пътните разходи на служителя и са прехвърлени на корпоративната карта на датата на сетълмента по картата, в счетоводството не възникват курсови разлики (клаузи 4, 5, 9 PBU 3/ 2006 г., приложение към PBU 3/2006 ).

Забележка! Разходите по картата трябва да бъдат документирани. В противен случай инспекторите ще считат изразходваните средства от служителите на дружеството за техен облагаем доход.