Длъжностна характеристика личен асистент на ръководителя. Описание на длъжността Помощник генерален мениджър

азОбщи положения.

Настоящата длъжностна характеристика определя правата, задълженията и отговорностите на личния асистент на ръководството, наричан по-долу „Дружеството“.

	Позиция на заеманата длъжност	Личен асистент на ръководители
	Квалификации	Образование и професионален опит: висше (незавършено висше) образование; 1 година опит на подобна позиция; владеене на английски език (устен и писмен). Необходими знания и умения: познаване на деловия етикет, правилата за делово общуване, телефонни разговори; познаване на компютър (MS Office) и офис техника; способност за водене на бизнес кореспонденция на руски и английски език; владеене на правилна реч и писане; подходящ професионален имидж; представителен външен вид; дипломатичност, способност за проявяване на предпазливост и предпазливост при поверителни въпроси; способност за намиране на взаимно разбирателство с ръководството, колегите, клиентите; устойчивост на стрес, добра воля; познаване на вътрешните трудови разпоредби на Дружеството.
	Директно отчитане
	Наличие и състав на подчинените
	Ред за заместване	помощник секретар

II.Правата

Личният асистент има право:

1. Представлява Дружеството в отношенията с други организации, представлява интересите на Дружеството в трети организации при организиране на срещи и телефонни връзки на ръководството.

2. Изискване и получаване на необходимите материали, документи, информация от служители на други отдели за изпълнение на поръчката на ръководството и прекия ръководител на Дружеството.

3. В рамките на служебните си задължения подписват и заверяват документи, а именно: мотивационни писма за изходящи факсове, заявления; заявления за еднократни пропуски за влизане в административната сграда.

4. Самостоятелно провеждане на кореспонденция / преговори с външни организации по въпроси, свързани с решаването на текущи въпроси, които не изискват решението на висшето ръководство и съгласието на други служители, а именно изяснителен характер - за решаване на текущи въпроси, свързани с работния график на управлението или изпълнението на поръчки, които не налагат задължения.

IV.Отговорност

Личният асистент на мениджмънта отговаря за:

1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните им задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в размер, определен от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

2. За престъпления, извършени в хода на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.

3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.

Обществен работник

________________/____________/

Началник отдел "Човешки ресурси".

___________________/_________/

Началник на Административна служба

___________________/_________/

Информация от уебсайта на Бизнес мрежата RB.RU

ОДОБРЯВАМ
изпълнителен директор
Фамилия I.O.________________
"________"_____________ ____ Г.

1. Общи положения

1.1. Помощник-управителят принадлежи към категорията на специалистите.
1.2. Помощникът на ръководителя се назначава на длъжността и се освобождава от нея със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Изпълнителният асистент се отчита директно на главния изпълнителен директор на компанията.
1.4. По време на отсъствието на помощник-ръководителя неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността помощник-мениджър се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше или незавършено висше, опит на подобна работа от една година, познания по офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office (Word , Excel), офис работа.
1.6. Помощник-управителят се ръководи в своята дейност от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, Правилника за вътрешния труд, други нормативни актове на дружеството;
- заповеди и разпореждания на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Длъжностни задължения
2.1. Планира работния ден на ръководителя (срещи, разговори, прием и др.).
2.2. Осигурява техническа поддръжка за дейността на ръководителя (поръчване на транспорт, билети; организиране на срещи, преговори и др.)
2.3. Придружава мениджъра при срещи, пътувания и др.
2.4. Участва в преговори, бизнес срещи, специални приеми; поддържа протоколи и други документи, документиращи хода и резултатите от срещите и преговорите.
2.5. От името на ръководителя координира определени въпроси със служителите на структурните звена, донася им инструкциите и заповедите на ръководителя; контролира изпълнението на инструкции и заповеди.
2.6. Събира материали и информация, изисквани от генералния директор, изготвя аналитични, информационни, справочни и други материали и ги предоставя на ръководителя.
2.7. Провежда деловодство, получава кореспонденция, входяща за разглеждане от ръководителя, приема документи и лични изявления за подпис на ръководителя, води записи и регистрация, предава на ръководителя.
2.8. Поддържа уговорка с ръководителя, организира приемането на посетители.
2.9. От името на ръководителя той изготвя писма, молби и други документи.
2.10. Извършва работа по подготовката на заседанията и заседанията, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събранието, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и съставя протоколи от заседанията и заседанията.
2.11. Изпълнява индивидуални служебни задачи на ръководителя.

3. Права
3.1. Получавайте информация, включително поверителна, до степента, необходима за решаване на възложените задачи.
3.2. Предоставяне на ръководството с предложения за подобряване на тяхната работа и работата на компанията.
3.3. Изисквайте лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на задълженията му.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, произтичащи от дейността на дружеството.
3.5. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.

4. Отговорност
4.1. За неизпълнение и/или несвоевременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговска тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на вътрешния трудов разпорядък, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарна безопасност.

Колекция от длъжностни характеристики

Приблизителна форма

Аз одобрявам

___________________________________ (Фамилия, инициали)
(име на организацията, предварително ________________________
приемане и др., неговата организационна (директор или др
правна форма) официално лице, упълномощено
трябва да одобри
носталгична инструкция)

"" ____________ 20__ г.

Описание на работата
заместник директор
по основните въпроси на дейността
______________________________________________
(име на организация, предприятие и др.)

"" ____________ 20__ г. Н__________

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена за
въз основа на трудов договор с _______________________________________
(име на длъжността на лицето, за което
_______________________________________________________ и в съответствие с
тази длъжностна характеристика е съставена)
разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други нормативни актове
актове, регулиращи трудовите отношения в Руската федерация.

I. Общи положения
1.1. Помощник-директорът принадлежи към категорията технически
изпълнители, се наемат и уволняват от него по заповед
директор на предприятието.
1.2. Човек, който има
висше професионално образование, без представяне на изисквания за трудов стаж
работа, или средно професионално образование и трудов стаж
специалност най-малко _________ години.
1.3. Помощник-директорът се отчита директно на главния изпълнителен директор
________________________________________________________________________.
(предприятия, организации, структурни звена)
1.4. При отсъствие на помощник-директора (ваканция, болест и др.)
задълженията му се изпълняват от заместник, определен в съответствие с
поръчка и носеща пълна отговорност за правилното изпълнение
възложените му задължения.
1.5. В работата си асистент-режисьорът се ръководи от:
- нормативни документи по въпросите на извършената работа;
- методически материали, свързани със съответните въпроси;
- устава на предприятието;
- трудови разпоредби;
- заповеди и заповеди на директора на предприятието
(непосредствен ръководител);
- тази длъжностна характеристика.
1.6. Помощник-директорът трябва да знае:
- резолюции, заповеди, заповеди и други насоки
материали и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и
офис работа;
- структурата и управлението на предприятието и неговите поделения;
- организация на деловодството;
- методи за регистрация и обработка на документи;
- архивиране;
- машинопис;
- правила за използване на приемно-комуникационни устройства;
- стандарти на единна организационна и административна система
документация;
- правила за отпечатване на делови писма чрез стандартни формуляри;
- основи на етиката и естетиката;
- правила за бизнес комуникация;
- основи на организацията и управлението на труда;
- правила за експлоатация на компютърната техника;
- основните разпоредби на административното право и законодателството
за труда;
- вътрешни трудови разпоредби;
- Правила и норми за охрана на труда.

II. Функции
Помощник-директорът има следните отговорности:
2.1. Изпълнение на работа по организационна и техническа поддръжка

2.2. Водене на деловодство, отчитане на поръчки, изискващи контрол
за тяхното изпълнение.
2.3. Участие в разработването на мерки за рационализиране
работния процес.
2.4. Организация на приемане на посетители.

III. Длъжностни отговорности
Да изпълнява възложените му функции пом.-директорът
предприятията трябва:
3.1. Извършване на работа по организационна и техническа поддръжка
административно-административна дейност на ръководителя на предприятието.
3.2. Приема входящите за разглеждане от ръководителя
кореспонденция, да я прехвърли в съответствие с взетото решение в
структурни подразделения или специфични изпълнители за използване в
процеса на работа или подготовка на отговори.
3.3. Провеждане на офис работа, извършване на различни операции с
използването на компютърни технологии, предназначени да събират, обработват и
представяне на информация при подготовката и вземането на решения.
3.4. Приема документи и лични изявления за подпис от ръководителя
предприятия.
3.5. Подгответе документи и материали, необходими за работа
лидер.
3.6. Осигурете навременен преглед и подаване
структурни поделения и конкретни изпълнители на документи,
получени за изпълнение, проверете правилността на изпълнението
изготви проекти на документи, представени на ръководителя за подпис,
осигурете качествено редактиране.
3.7. Организирайте телефонни разговори с управителя
запишете получената в негово отсъствие информация и му я донесете
информация за нейното съдържание, предава и получава информация
приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и
телефонни съобщения, своевременно предоставяне на информацията му,
получени чрез комуникационни канали.
3.8. От името на ръководителя да пише писма, молби и др
документи, подготвят отговори до авторите на писма.
3.9. Извършване на работа по подготовката на срещи и срещи,
провежда се от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване
участници относно часа и мястото на събитието, дневния ред, тяхната регистрация),
взема и съставя протоколи от заседания и заседания.
3.10. Наблюдавайте представянето на служителите
издадени заповеди и указания, както и спазване на сроковете
изпълнение на указания и указания на ръководителя на предприятието, поети на
контрол.
3.11. Поддържайте контролен и регистрационен файл.
3.12. Осигурете на работното място на главата необходимото
организационно оборудване, канцеларски материали,
създава условия, благоприятстващи нейната ефективна работа.
3.13. Печатайте офис материали по указание на ръководителя,
необходима за функционирането му, или за въвеждане на актуална информация в банката данни.
3.14. Организирайте приемането на посетители, насърчавайте ефективността
разглеждане на искания и предложения на служителите.
3.15. Оформете делата в съответствие с утвърдената номенклатура,
да осигури тяхната безопасност и своевременно да предаде в архива.
3.16. Копирайте документи на персонална копирна машина.
3.17. _____________________________________________________________.

IV. Правата
Помощник-директорът има право:
4.1. Запознайте се с проектите за решения на ръководството на дружеството,
свързани с дейността му.
4.2. Внасяйте предложения за разглеждане от ръководството
подобряване на работата, свързана с предвидените задължения
тази инструкция.
4.3. Получавайте от ръководителите на структурни поделения,
информация и документи, необходими за извършване на техните
служебни задължения.
4.4. Изисквайте ръководството на предприятието да съдейства за
изпълнение на задълженията и правата си.

V. Отговорност
Помощник-директорът отговаря за:
5.1. За неизпълнение (неправилно изпълнение) на длъжностното им лице
задълженията, посочени в тази длъжностна характеристика
в границите, определени от трудовото законодателство на Руската федерация.
5.2. За извършените при осъществяване на дейността си
нарушения - в границите, определени от административни, наказателни и
гражданското законодателство на Руската федерация.
5.3. За причиняване на материални щети - в определените граници
трудовото, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

Длъжностната характеристика е разработена в съответствие с ________________
(Име,
_____________________________.
номер и дата на документа)

Ръководител на структурно звено (инициали, фамилия)
персонална служба _________________________
(подпис)

"" _____________ 20__ г.

СЪГЛАСНО:

Ръководител на правния отдел

(инициали, фамилия)
_____________________________
(подпис)

"" ________________ 20__ г.

Запознат съм с инструкцията: (инициали, фамилия)
_________________________
(подпис)

При формиране на персонала ръководителят на всяка организация трябва задължително да информира наетия служител за неговите служебни задължения. Когато пише инструкция, ръководителят трябва да поддържа реда на нейните раздели, конкретната структура.Обикновено се описват характеристиките на професията, служебното положение на служителя в структурата, изискванията, неговите права и отговорности. Помощник-мениджърът, както и останалите служители на организацията, е длъжен да действа и да спазва всички изисквания на този документ.

Ръководството е написано от ръководителя в съответствие с установените стандарти, не трябва да нарушава Кодекса на труда на Руската федерация. Той задължително трябва да бъде съгласуван със съответните служби (юрист, началник на отдела за персонал), запознат с кандидата за позицията, подписан от двете страни. В същото време някои юристи не смятат наличието на такъв документ за задължително за формализиране на служебните отношения.

Полезността на длъжностната характеристика

Основно предназначение:

съдействие на мениджъра в ежедневните му дейности;
максимална информация за задълженията, функциите, изискванията към служителите;
в случай на съдебен процес ще бъде по-лесно да се докаже неспазване на заеманата длъжност;
липсата в договора на подробна информация за характеристиките на функциите и преките задължения на служителя;
позволява на кандидата за длъжността да даде мотивиран отказ поради несъответствие с изискванията за длъжността;
ви позволява да разграничите отговорностите между служителите на организацията;
ви позволява да оцените работата на всеки служител;

Наличието на инструкции е полезно за самия асистент. Той ясно знае своите права и задължения. Не се изисква да изпълнява функции, които не са посочени в инструкциите.

Нормативно – правна уредба за изготвяне на длъжностни характеристики

По принцип изглежда така:

действащото законодателство на Руската федерация;

Законодателството ви позволява да предоставите на служител всякакви функции, ако той има доверие, той има достатъчно знания, опит, квалификация за решаване на такива проблеми. Моля, имайте предвид, че пълномощното трябва да бъде издадено от ръководителя на неговата заповед.

описание на работата;

Длъжностната характеристика се изготвя, като се вземат предвид спецификата на длъжността, установява техническото задание. Тя трябва да отразява действителната работа, извършена от помощник-ръководителя.

вътрешни документи:
устав на организацията, директиви на ръководството, вътрешни правилници и поведение.

Помощникът трябва бързо да се ориентира в правната рамка, регулираща дейността му и работата на подчинените му длъжностни лица. Той трябва да проучи федерално, регионално законодателство, регулаторни документи на организацията.

Основните части на длъжностната характеристика

Структурата е представена в държавните наръчници за квалификацията на служителите. Той съдържа всички основни изисквания за помощник-мениджър и посочва неговото място в структурата на организацията.

Основните компоненти на инструкциите:

неговите общи разпоредби. Предписани са условията за записване в държавата, процедурата за уволнение, подчинение в организацията, правилата за замяна на асистент в негово отсъствие. Посочва се нивото на квалификация, образование, умения, опит;
изисквания и умения;
служебни задължения. Основните функции на асистента са ясно посочени;
правомощия. Този параграф предписва степента на компетентност, правата на асистента;
отговорност. Предписва се общото ниво на специална отговорност за грешките и нарушенията, допуснати в работата, посочва се техният списък (по искане на ръководителя);
работни връзки. Разделът определя обхвата на официалното взаимодействие с други членове на екипа. Посочва се с кого и по какви конкретни въпроси е необходимо сътрудничество.

Нека разгледаме по-отблизо всеки раздел.

Общи положения

Основни разпоредби:

асистент - специалист, който му помага по технически и документални въпроси;
назначаването на длъжност и освобождаването от нея се извършва със заповед на ръководителя на организацията;
в процеса на работа асистентът изпълнява заповедите и инструкциите само на ръководителя;
по време на отсъствието му се осигурява адекватен заместник, посочва се длъжността на неговия заместник, издава се заповед за заместване на организацията;
Асистентът трябва да има специализирано висше образование. Опит в профила - минимум две години. Може да се наложи да повишите квалификацията си, когато кандидатствате за работа.

Изисквания

Ролята на изпълнителен асистент може да включва много различни функции.

Лицето, което на практика заема тази длъжност, може да бъде:

всъщност негов заместник и се отчита директно на лидера и само на него. Често има подчинени на други служители;
личен асистент. Той изпълнява работата на секретар и е в приемната, той също принадлежи към специалисти. В същото време той се отчита не само на началника, но и на началника на службата за персонал по отношение на функциите на секретариата.

Такъв асистент има много по-малко права и правомощия от специалист, отговарящ по функциите си на заместник-ръководител. Може да има средно образование, опит по специалността може дори да не се изисква.

Неправилно е да се идентифицират тези позиции. Единият предполага изпълнение на основно спомагателни функции, а помощник-ръководителят изпълнява организационни и административни функции.

Основни изисквания за асистент с организационни и административни функции:

спазват изискванията на трудовия договор, длъжностната характеристика;
познават правилата на корпоративния етикет и бизнес комуникацията;
да познава задълбочено работния процес, поддържането на отчетната документация и структурата на организацията;
компетентно да води бизнес преговори;
да може да съставя важни документи;
информира управителя в областта на подаване на важни отчети;
работят на компютър, използват оборудване в офиса (скенер и принтер) за изпълнение на преките си задължения;
желателно е владеене на чужди езици (на ниво комуникация);
да могат да изготвят стандартни споразумения.

Ръководителят на предприятието, като се има предвид важността на длъжността на неговия помощник, може да допълни посочения списък, като вземе предвид спецификата на организацията и нейната работа.

Отговорности на помощник мениджър

Помощникът има много отговорности, като работи директно с мениджъра.

Основните отговорности са:

стриктно спазват всички заповеди, заповеди на ръководството;
планирайте ежедневието на мениджъра за следващия ден. Разработване, координиране на времето за посещения, приеми. Предоставяйте графика на управителя навреме;
придружава главата на приеми, при пътувания;
да приемат посетители, да създават списъци с посещения на ръководството, да отговарят на телефонни обаждания и да подават различни сертификати в съответствие с техните правомощия;
осигурява дейността на управителя, решаване на технически проблеми (организиране на преговори, срещи, резервиране на билети, резервиране на хотели);
подготвя заседания, заседания, заседания на ръководителя, уведомява всички участници за дневния ред и часа на заседанието;
води протоколи за хода и резултатите от срещи, срещи, преговори, документира резултатите от тях;
координира работата на отделите, отделите на организацията, съгласно инструкциите и заповедите на ръководителя;
довеждат на вниманието на ръководителите на структурни подразделения заповедите на ръководството, контролират сроковете за тяхното изпълнение;
приема, регистрира документи и заявления, подадени за подпис на ръководителя, предава ги на ръководителя;
изготвя писма, молби, други документи от името на ръководителя;
гарантира, че пълномощните, издадени от ръководителя, се вземат предвид;
общуват независимо със служители на отдели и други организации, решават редица възникващи проблеми, които могат да бъдат разрешени без мениджър;
получава необходимата информация - събира необходимата документация по искане на ръководителя;
изготвят нагледни помагала, документация, необходима за срещите;
организира деловодството, ръководи, контролира дейността на чиновниците;
получава, регистрира и представя на ръководителя изпратената до ръководителя кореспонденция;
общуват с посетителите. Среща се с клиентите, персонала на организацията, води отчети и организира личен прием на посетителите на ръководителя. Също така отговаряйте на техните въпроси, които той може да реши сам.

техническо задание

Основните правомощия и права на асистента:

регистрират, подписват документи от своята компетентност;
получават достъп до информация, която е затворена за широката общественост в случай на официална необходимост;
учебни документи, свързани с професионалната им дейност;
познават структурата, ръководството на всички отдели на организацията;
- изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори на искания (от името на ръководителя);
да изискват от представители на структурни подразделения необходимите документи, материали, да получават информация в количеството, необходимо за изпълнение на преките им задължения;
да се запознава с решенията, заповедите и заповедите на ръководителя;
участват в срещи, срещи на ръководителите на организацията;
подайте искане до ръководителя за разрешение за предоставяне на важни документи на структурните звена;
изпращат предложения за подобряване на тяхната работа и дейността на дружеството;
организация на работното място на ръководителя, създаване на условия за успешна и ефективна работа.

Като се вземат предвид спецификата на работата на самата организация и особеностите на работата на асистента, предложеният списък с правомощия и права може да бъде променен, значително разширен или, обратно, намален.

Обикновено последният параграф е разпоредбите относно мерките за отговорност, които се прилагат към служителя.

Отговорност на асистент

Санкциите за нарушаване на договора, длъжностната характеристика, вътрешните разпоредби, законите трябва да бъдат само в съответствие с приложимото законодателство. Обикновено степента на отговорност се регулира от Кодекса на труда на Руската федерация.

Помощник-мениджърът отговаря за:

неправилно изпълнение на служебни задължения, отказ от изпълнение;
нарушаване на сроковете за изпълнение на необходимата работа;
нарушаване на заповеди, решения, решения на ръководителя;
действия, които не са от тяхната компетентност;
неприветливо, грубо отношение към партньорите на организацията, посетителите, служителите, неспазване на бизнес комуникация и етикет;
материални щети на организацията, нейните контрагенти, служители;
предоставяне на невярна информация на служителите;
недостатъчен контрол върху дейността на подчинените служители;
разкриване на лични данни, поверителна информация, която има ограничен достъп.

Има санкции за:

неизпълнение на служебни задължения изцяло или недостатъчно добросъвестно (съгласно Кодекса на труда на Руската федерация);
престъпления (съгласно законодателството: административни, граждански, наказателни);
причинени материални щети (съгласно Кодекса на труда и Гражданския кодекс на Руската федерация).

Предписаното наказание може да бъде под формата на лишаване от материално възнаграждение, дори уволнение. В края на текста на документа трябва да има визи на служители, които са съгласни с него, и подпис на помощник-ръководителя.

Ръководителят на организацията разработва инструкции, координирани от: адвокат, ръководител на отдела за персонал, охрана на труда. След като направи изменения, допълнения, ръководителят одобрява. Посочени са неговата длъжност, фамилия (с декодиране), дата на одобрение и подпис.

Неговият подпис потвърждава съгласието с промените при извършване на изменения и законността на този документ.

Заключение

Позицията - помощник на ръководителя е много многостранна, отговорна, специална позиция. Той се отчита директно само на лидера и трябва безупречно да изпълнява всички негови инструкции - основното в работата му. Той носи повишена отговорност за непочтено отношение към работата. В този случай са възможни последици с увреждане на самия работодател.

Помощникът трябва да притежава специални лични качества: ангажираност при изпълнението на функциите си, съвестност, общителност, да бъде взискателен към себе си, да може да общува с голям брой хора. Той трябва да притежава известна вродена харизма и чар.

Разгледахме подробно компонентите на инструкцията, техническото задание, функции и изисквания. Те могат да се добавят и усъвършенстват в зависимост от спецификата и размера на организацията. Основното е, че инструкцията трябва да бъде изготвена от ръководителя, съгласувана със съответните служби. Кандидатът за тази позиция трябва да бъде запознат с нея под личен подпис и е желателно да я вземе на ръка.

Бизнес асистент е необходим на всеки мениджър, който при управлението на голяма компания може да повери изпълнението на много от задълженията си. Това трябва да бъде човек с необходимите знания, умения, компетентност, на когото трябва да се доверите във всичко. Асистентът е "дясната ръка" на лидера, непременно умен, трудолюбив, компетентен, надежден помощник, който при отсъствието на лидера може до голяма степен да го замести. Не случайно квалификационният наръчник го насочва към специалисти - мениджъри.

Длъжностната характеристика на помощник-мениджър е създадена, за да се рационализират трудовите взаимоотношения. Документът очертава функционалните задължения, отговорности, права на служителя.

Длъжността "помощник на ръководителя" в различните организации може да се нарече различно: личен асистент на директора, помощник на ръководителя, секретар.

Примерна длъжностна характеристика за помощник на мениджър

аз Общи положения

1. Помощник на ръководителя се назначава на длъжността и се освобождава от нея със заповед на ръководителя на организацията.

2. Помощник на ръководителя се подчинява директно на ръководителя на фирмата.

3. По време на отсъствието на помощник-ръководителя неговите права и функционални задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, както е отчетено в заповедта за организацията.

4. На длъжността помощник-ръководител се назначава лице с висше образование и една година подобен трудов стаж.

5. Помощник-ръководителят в своята дейност се ръководи от:

законодателството на Руската федерация;
Вътрешен трудов правилник, Устав и други регулаторни актове на дружеството;
заповеди и разпореждания на ръководството;
тази длъжностна характеристика.

6. Помощник-ръководителят трябва да знае:

установената процедура за работа с документи в организацията;
правила за бизнес комуникация и етикет;
реда за поддържане на отчетна документация;
правила за използване на офис техника, средства за комуникация;
основите на работа в текстов редактор, електронни таблици;
основи на работата в офиса;
организационна структура на фирмата;
ред за сключване и изпълнение на договори.

II. Длъжностни задължения на помощник-мениджър

Помощник-мениджърът има следните отговорности:

1. Планиране на работния ден на ръководителя: разработване и съгласуване на графика за срещи, посещения, разговори, приеми и други действия.

2. Лично придружаване на ръководителя на срещи, приеми, пътувания.

3. Техническа поддръжка на работата на ръководителя: поръчка на билети, транспорт; организиране на преговори, срещи.

4. Водене на протоколи и други документи, фиксиращи хода и резултатите от срещи, срещи, преговори.

5. Довеждане на вниманието на служителите от структурните подразделения на организацията на инструкции, заповеди на ръководството и контрол за тяхното изпълнение.

6. Събиране на информация, изготвяне и предоставяне на аналитични, информационни, справочни и други отчети на ръководството.

7. Водене на деловодство, получаване на кореспонденция, изпратена до ръководителя.

8. Записване на посетители за лична среща с ръководителя, организация на приема им.

9. Приемане на документи и заявления за подпис на ръководителя, тяхното регистриране, отчитане и предаване на ръководителя.

10. Изготвяне на писма, молби, други документи от името на ръководството.

11. Подготовка на срещи, срещи, срещи, провеждани от ръководителя. Събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за час, място на провеждането им, дневен ред.

12. Изпълнение на служебни указания на ръководителя.

III. Правата

Помощник-управителят има право:

1. Получавайте информация в количеството, необходимо за изпълнение на задачите.

2. Изпращайте предложения до ръководството за подобряване на работата им и рационализиране на дейността на компанията.

3. Изпращайте заявки до отделите на организацията (от името на ръководителя или по лична инициатива) за получаване на документите, необходими за изпълнение на задълженията му.

4. Да изисква от ръководството на институцията да създаде условия, необходими за изпълнение на служебните й задължения.

5. Взема самостоятелни решения в рамките на своята компетентност.

6. Имат достъп до поверителна информация, в случай на бизнес необходимост.